日報は、作成すること自体に手間がかかるのはもちろん、上司に提出しなければならず、毎日繰り返される作業なので大半の人は「めんどくさい」と感じます。
その結果、「日報を作成すること」自体に意識が向いてしまい、今後の業務に活かすという本来の目的を忘れてしまうことが多いため、日報にかかる手間は解消しなければなりません。
しかし、「日報の煩わしさを解消したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日報をめんどくさいと感じる理由やその解消方法を中心にご紹介します。
- 業務日報の提出が遅れているので、進捗状況をすぐに確認できない
- 日報の内容が薄い、もしくは日報を丁寧に書かない部下がいる
- 日報が形骸化しているため、活用方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、部下が意義を見出せるような日報の運用方法が分かります。
目次
【課題】日報作成が苦痛だと感じる3つの理由
以下では、日報作成が苦痛だと感じる理由について解説します。部下が日報作成に時間をとられている場合、以下の要素に当てはまる可能性が高いので、担当者の方は必見です。
（1）日報に必要性を見出せない
日報を煩わしく感じる1つ目の理由は、”日報に必要性を見出せないため”です。
日報は毎日作成するので、”提出して終わり”になりやすいです。とくに、日報を作成する意味を感じられていないと、決まりきった作業として処理しがちだと言えます。
以上のように、日報が形骸化してしまうと「作成すること」自体が目的となり、何のために書いているのか分からずに、「日報を書くのは無駄な作業で、めんどくさい」と感じてしまうのです。
（2）日報に書くことがない
日報を煩わしく感じる2つ目の理由は、”日報に何を書けば良いか分からないから”です。
日報に何を書けば良いか分からないと、毎回内容を考えなければならないので「めんどくさい」と感じやすいと言えます。また、毎日同じ業務に従事するため特筆すべきことがなく、内容をひねり出さなければなりません。
以上のように、部下が日報に書くべきことが分かっていないと、内容を考えることを苦痛だと感じかねないのです。
（3）提出に時間がかかる
日報を煩わしく感じる3つ目の理由は、”提出に手間がかかるため”です。
たとえば、日報をExcelやWordなどのファイルで作成するのは手間がかかります。ExcelやWordは書式が崩れていないかを確認したり、上司宛に別途でメールを作成したりというように面倒です。
また、紙の日報は、デスクに置いておくだけでは上司に気が付いてもらえない可能性があります。そのため、こまめに上司の動向を確認して、タイミングを見計らって提出しなければならないのです。
以上のように、日報を作成したあとも「提出」に手間がかかるので、部下は「めんどくさい」と感じてしまうのです。そこで、昨今では「ナレカン」のような情報共有ツールを使い、作成から提出までをまとめて効率化する企業が増えています。
【解決策｜部下向け】日報の苦手意識を克服する3つの方法
ここでは、日報への苦手意識を克服する方法をご紹介します。日々の日報業務をめんどくさいと感じており、改善したい方は必見です。
（1）日報の目的を理解する
まず、日報を書いている目的を理解しましょう。
日報は単に上司に報告するためのツールではなく、自分の業務を振り返り、次の業務に活かすための大切な記録です。また、上司とのコミュニケーションを図れる機会でもあり、適切なフィードバックをもらうことで、業務の改善やスキルアップに繋がることもあります。
上記のような目的を理解することで、日報を書くことが業務改善や自己成長につながると意識できるようになり、苦痛を感じなくなるでしょう。
（2）業務中にメモを取る
次に、業務中に日報用のメモを取る習慣を身につけましょう。
1日作業をしていると、日報を書くタイミングで何を書くべきか忘れてしまうことがあります。そのため、重要なタスクや気づいた点、問題などを簡単にメモしておくことで、日報を書くときに何を書くべきかが明確になります。
このように、こまめに日報用メモを残すことは、”書く内容を忘れる”問題を解消するうえ、日報業務の負担軽減にもつながり、煩わしさや苦手意識を解消しやすくなるのです。
（3）過去の日報を見返す
最後に、定期的に過去の日報を見返すようにしましょう。
過去の日報を見返すことで、自分のこれまでの業務実績や改善点を振り返れます。定期的に過去の日報を見返してPDCAサイクルをまわすと、さらなる業務効率化を実現するきっかけになるため、日報の意義を実感できます。
そのため、「ナレカン」のような「多階層のフォルダ機能」や「超高性能な検索機能」が備わっているツールを導入して、見返したい日報をすぐに読めるようにする必要があるのです。
【解決策｜上司向け】部下の日報業務をサポートするための3つの方法
ここでは、部下の日報業務をサポートする方法をご紹介します。部下が日報の作成や共有に煩わしさを感じている場合は、以下の3つの対策を実施しましょう。
（1）フィードバックを迅速かつ具体的に行う
上司は、部下の日報に対して迅速に適切なフィードバックをしましょう。
日報を提出しても、上司からのフィードバックが遅い場合、部下は日報作成に対するモチベーションを失いがちです。毎日一言でもフィードバックがあると、日報が”提出して終わりの無駄な作業”にならないため、次回の日報作成に対する意欲が向上します。
しかし、日報へのフィードバックをメールソフトやチャットツールでやりとりしてしまうと、ほかのメールやメッセージに埋もれてしまい、あとから振り返るのが難しくなります。そのため、情報が流れずに蓄積されるようなツールを利用しましょう。
（2）日報をデータベース化する
過去の日報をチームでデータベース化して、いつでも振り返られる仕組みにしましょう。
日報が紙や個別のファイルで管理されていると、過去の内容を振り返るのが難しく、部下が同じ課題に直面したときに過去の経験を活かすことができません。データベース化することで、部下は過去の日報を簡単に検索し、業務改善や問題解決の参考にすることができます。
ただし、過去の日報をデータベース化するには、過去の日報を”必要なときにすぐに探し出せる”という状態で集約しておかなければなりません。そのため、チームの日報を簡単に蓄積して、必要に応じて即アクセスできる「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。
（3）テンプレートを用意する
日報のテンプレートを導入して、日報作成にかかる時間を短縮しましょう。
部下が日報の作成をめんどくさいと思う原因の一つは、「日報に何を書くべきか分からないため」です。したがって、あらかじめ日報に書くべき項目をリストアップしたテンプレートを用意して、部下が書くことに迷わないようにしましょう。
また、フォーマットが統一されることで読み手にもわかりやすい日報になり、フィードバックがしやすくなる利点もあります。
おすすめ日報テンプレート
以下のようなテンプレを用意すれば、書き手も読み手も手間や時間をかけずに日報を作成・管理できます。
- 「Microsoft Office」の日報テンプレート
- ［文書］テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、Microsoft Officeが提供する業務日報用の無料テンプレートです。業務ごとに時間や状況を記載できるほか、右上には押印用の欄もあります。
こちらは［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する業務日報用の無料テンプレートです。PDCAサイクルの考え方をベースにシンプルな構成で、文章で自由記入方式で記載するフォーマットになっています。
【結論】日報の「めんどくさい」を解消するおすすめのツール
以下では、日報の「めんどくさい」を解消するおすすめのツールを紹介します。
日報は毎日やるべき業務のひとつなので、作成だけでなく提出の手間も減らさなければ「めんどくさい」と感じてしまうのです。また、日報は仕事のノウハウが詰まった情報資源なので、業務改善のために簡単に振り返られるようにしなければなりません。
そのため、全社的に日報管理を改善するには、「日報の作成・共有いずれも簡単にできるツール」が必要です。ただし、過去の日報を探しだすのに時間と手間がかかってしまうと、しだいに活用されなくなり形骸化してしまう恐れがあります。
したがって、自社が導入すべきなのは、日報をふくむあらゆる情報を一元管理でき、必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンには、「テンプレート」を利用し簡単に日報を作成できる「記事（ノート）」があるだけでなく、日報ごとに部下とやり取りができる「コメント」機能が備わっています。また、ヒット率100%の「超高性能検索」では添付ファイルの中身まで検索でき、過去の日報から必要な情報を確実に探し出せます。
最も簡単に日報を作成・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜日報業務に便利なナレカンの機能＞
- あらゆる情報が残せる「記事」
- 記事に紐づいた「コメント」
ナレカンの記事には、テキスト情報だけでなく、画像・動画やファイルを添付できます。そのため、日報に付随する資料もまとめてメンバーに共有可能です。
「コメント」機能は記事に紐づいており、フィードバックなどが流れたり、他の会話と話題が混じる心配がありません。
日報をめんどくさいと感じる原因と解消方法まとめ
ここまで、日報がめんどくさい理由やその解消方法を中心にご紹介しました。
日報がめんどくさいのは、日報を書くのに手間・時間がかかるためです。したがって、ITツールを導入して日報作成の手間を削減する必要があります。
ただし、日報はただの報告書ではなく、業務改善のために活用されなければなりません。そのため、過去の日報から必要な情報を探し出すための「高性能な検索機能」が備わったツールを導入するべきです。
結論、すぐに日報を書きはじめられるテンプレート機能だけでなく、「平均0.2秒」の高速スピード検索まで備わったツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、部下が意義を見出せるような日報の運用を実践しましょう。
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