日報は、作成すること自体に手間がかかるのはもちろん、上司に提出しなければならないので、日々繰り返される一連の作業を大半の人は「めんどくさい」と感じます。
その結果、「日報を作成すること」自体に意識が向いてしまい、今後の業務に活かすという本来の目的を忘れてしまうことが多いため、日報にかかる手間は解消しなければなりません。
しかし、「日報の煩わしさを解消したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日報をめんどくさいと感じる理由やその解消方法を中心にご紹介します。
- 業務日報の提出が遅れているので、進捗状況をすぐには確認できない
- 日報の内容が薄い、もしくは日報を丁寧に書かない部下がいる
- 日報が形骸化しているため、活用方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、部下が意義を見出せるような日報の運用方法が分かります。
目次
【課題】日報作成が苦痛だと感じる3つの理由
以下では、日報作成が苦痛だと感じる理由について解説します。部下が日報作成に時間をとられている場合、以下の要素に当てはまる可能性が高いので、担当者の方は必見です。
（1）日報に必要性を見出せない
日報を煩わしく感じる1つ目の理由は、”日報に必要性を見出せないため”です。
日報は毎日作成するので、”提出して終わり”になりやすいです。とくに、日報を作成する意味を感じられなかったり、モチベーションを維持できなかったりすると、決まりきった作業として処理しがちだと言えます。
以上のように、日報が形骸化してしまうと「作成すること」自体が目的となり、何のために書いているのか分からずに、「日報を書くのは無駄な作業で、めんどくさい」と感じてしまうのです。
（2）日報に書くことがない
日報を煩わしく感じる2つ目の理由は、”日報に何を書けば良いか分からない”です。
日報に何を書けば良いか分からないと、毎回内容を考えなければならないので「めんどくさい」と感じやすいと言えます。また、毎日同じ業務に従事するため特筆すべきことがなく、内容をひねり出さなければなりません。
以上のように、部下が日報に書くべきことが分かっていないと、内容を考えることを苦痛だと感じかねないのです。
（3）提出に時間がかかる
日報を煩わしく感じる3つ目の理由は、”提出に手間がかかるため”です。
たとえば、日報をExcelやWordなどのファイルで作成するのは手間がかかります。ExcelやWordは書式が崩れていないかを確認したり、上司宛に別途でメールを作成したりというように面倒です。
また、紙の日報は、デスクに置いておくだけでは上司に気が付いてもらえない可能性があります。そのため、こまめに上司の動向を確認して、タイミングを見計らって提出しなければならないのです。
以上のように、日報を作成したあとも「提出」に手間がかかるので、部下は「めんどくさい」と感じてしまうのです。そこで、今日では「ナレカン」のような情報共有ツールを使い、作成から提出までをまとめて効率化する企業が増えています。
【解決策（部下向け）】日報のモチベーションを維持する3つの方法
ここでは、日報へのモチベーションを維持する方法をご紹介します。日々の日報業務をめんどくさいと感じており、改善したい方は必見です。
（1）日報への意味付けをする
モチベーションを維持するためには、日報への意味付けをすることが大切です。
一般的に日報は、その日の業務を振り返り、失敗を改善していくために必要な業務とされています。さらに、自分の中で、「上司とのコミュニケーションを図れる機会」や「過去におこなった業務の備忘録」というような意味付けをすることで、日報の重要性を感じやすくなり、モチベーション維持にもつながるのです。
このように、日報を単なるルーティン業務としてこなすのではなく、自分なりの意味付けを加えることで、日報業務をめんどくさがらずにおこなえます。
（2）こまめに日報用メモを残す
モチベーションを維持するには、こまめに日報用メモを残すことも必要です。
日報を書く際に、何を書くべきか忘れてしまうことがあるため、おこなった業務をこまめにメモすることが大切です。メモした内容を日報に書くだけで、日報業務をスムーズに済ませられるメリットもあります。
このように、こまめに日報用メモを残すことは、”書く内容を忘れる”問題を解消するうえ、日報業務の負担軽減にもつながり、モチベーションを維持しやすくなるのです。
（3）定期的に過去の日報を見返す
モチベーションを維持するには、定期的に過去の日報を見返すことも大切です。
過去の日報を見返すことで、自分のこれまでの業務実績や改善点を振り返れます。定期的に過去の日報を見返してPDCAサイクルをまわすと、さらなる業務効率化を実現するきっかけになるため、日報の意義を実感できます。
そのため、「ナレカン」のような「多階層のフォルダ機能」や「精度の高い検索機能」が備わっているツールを導入して、見返したい日報をすぐに読めるようにする必要があるのです。
【解決策（上司向け）】部下の日報業務をサポートするための3つの方法
ここでは、部下の日報業務をサポートする方法をご紹介します。部下が日報の作成や共有に煩わしさを感じている場合は、以下の3つの対策を実施しましょう。
（1）日報へダメ出ししない
上司は、部下の日報にダメ出しするのではなく、適切なフィードバックをしましょう。
具体的には、日報には業務の成果や改善点を記入させて、上司はそれに対する評価や解決策をコメントします。毎日一言でもフィードバックがあると、日報が”提出して終わりの無駄な作業”にならないため、部下のモチベーション維持をサポートできるのです。
しかし、日報へのフィードバックをメールソフトやチャットツールでやりとりしてしまうと、ほかのメールやメッセージに埋もれてしまい、あとから振り返るのが難しくなります。そのため、情報が流れずに蓄積されるようなツールを利用しましょう。
（2）日報をデータベース化する
過去の日報をチームでデータベース化して、いつでも振り返られる仕組みにしましょう。
日報をただ書いて終わりにしてしまうと、形骸化して意味のない日課になる可能性があります。しかし、過去の日報を一か所にまとめデータベース化して、改善点やノウハウをチームで振り返られる状態にすれば、仕事に活かすことができるのです。
ただし、過去の日報をデータベース化するには、過去の日報を”必要なときにすぐに探し出せる”という状態で集約しておかなければなりません。そのため、チームの日報を簡単に蓄積して、必要に応じて瞬時にアクセスできるツールを利用しましょう。
（3）テンプレートを利用する
日報のテンプレートを導入して、日報作成にかかる時間を短縮しましょう。
部下が日報の作成をめんどくさいと思う原因の一つは、「日報に何を書くべきか分からないため」です。したがって、あらかじめ日報に書くべき項目をリストアップしたテンプレートを用意して、部下が書くことに迷わないようにしましょう。
ただし、WordやExcelのテンプレートは管理が煩雑になるため、チーム独自のテンプレートを簡単に作成できる「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。
【結論】日報や週報の「めんどくさい」を解消するおすすめのツール
以下では、日報や週報の「めんどくさい」を解消するおすすめのツールを紹介します。
日報は毎日やるべき業務のひとつなので、作成だけでなく提出の手間も減らさなければ「めんどくさい」と感じてしまうのです。また、日報は仕事のノウハウが詰まった情報資源なので、業務改善のために簡単に振り返られるようにしなければなりません。
そのため、日報の作成・共有・管理のすべてができるツールが必要です。ただし、多機能なツールではITに詳しくない従業員が使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなものにしましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、日報業務に役立つ機能が備わっており、大企業でも全社員が簡単に使いこなせる「ナレカン」一択です。
ナレカンには、日報を書き残せる「記事（ノート）」があるだけでなく、日報ごとに部下とやり取りができる「コメント」機能が備わっています。また、日報に書くべき項目を示した「テンプレート」を作成できるので、「日報に書くべき内容が分からない」という部下の悩みも解消されるのです。
最も簡単に日報を作成できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
- あらゆる情報が残せる記事
- 専属の担当者による手厚いサポート
ナレカンの記事には、テキスト情報だけでなく、画像・動画やファイルを添付できます。そのため、日報に付随する資料もまとめてメンバーに共有可能です。
専属の担当者が導入や移行時だけでなく、運用方法に悩んでいる際にもサポートします。したがって、ナレカンはツール導入や運用時のストレスがなく、自社の情報共有を実現するのに最適です。
日報をめんどくさいと感じる原因と解消方法まとめ
ここまで、日報がめんどくさい理由やその解消方法を中心にご紹介しました。
日報がめんどくさいのは、日報を書くのに時間がかかるためです。したがって、ITツールを導入して日報の作成時間を短縮しなければなりません。
ただし、高機能なツールは高いITリテラシーが必要になるので、会社に浸透しない可能性があります。したがって、簡単に使えて、日報のめんどくささを解消するのに必要な機能に過不足がないツールを選びましょう。
たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、日報作成や共有に役立つ機能だけでなく、すぐに日報を書きはじめられるテンプレートも備えているツールです。
ぜひ「ナレカン」を導入して、部下が意義を見出せるような日報の運用を実践しましょう。
