日報は、作成すること自体に手間がかかるのはもちろん、上司に提出しなければならないので、日々繰り返される一連の作業に大半の人は「めんどくさい」と感じます。
そのため、「日報を作成すること」自体に意識が向いてしまい、今後の業務に活かすという本来の目的を忘れてしまうことが多いため、日報にかかる手間は解消しなければなりません。
しかし、「日報の煩わしさを解消したいが、やり方が分からない」「そもそも日報をめんどくさいと感じる理由が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日報がめんどくさい理由やその解消方法を中心にご紹介します。
- 業務日報の提出が遅れているので、進捗状況をすぐには確認できない
- 日報が形骸化しているため、活用方法を探している
- 日報の内容が薄い、もしくは日報を丁寧に書かない部下がいる
という担当者の方はこの記事を参考にすると、部下が意義を見出せるような日報の運用方法が分かります。
目次
部下が日報を「めんどくさい」と感じる理由とは
部下が日報をめんどくさいと思う理由は、日報作成・提出に手間がかかることです。
日報には、その日の作業やその成果、改善策を書かなければならず、手間がかかることから「最後にまとめて作成しよう」と後回しになります。結果として、業務終了間際の忙しい時間帯に日報を作成しなければならず「めんどくさい」と感じてしまうのです。
加えて、作成後は上司に手渡しやメールといった手段で提出しなければなりません。そのため、特有のかしこまった形式でメールを作成したり、上司が席にいる瞬間を狙って提出したりする必要があるので「めんどくさい」と言えます。
以上のように、業務中に日報を書く、共有するのに時間がかかると部下は日報をめんどくさがるのです。裏を返せば、日報の運用を見直して、作成にかかる時間を短縮すれば「日報がめんどくさい」と感じる状況を解消できると言えます。
日報を簡単に作成する方法とは？
日報の作成時間を短縮する方法は「日報の作成、共有にツールを導入すること」です。
部下は日報をまとめて記入するため、後回しになって「めんどくさい」という状況になります。したがって、スマホやパソコンのどちらからもこまめに日報を作成できるツールを導入すれば、隙間時間で書けるので手間が分散するので便利です。
また、日報の作成や上司への共有までを一元化できるツールを選べば、メールや手渡しで提出する必要がないので「共有の煩わしさ」も解消されます。
以上のように、日報を隙間時間で作成して、上司に共有できる「Stock」のようなツールを導入すれば、作成にかかる時間が短縮されて「日報がめんどくさい」という状況も解消されるのです。
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【課題】日報作成が「めんどくさい」と感じる3つの理由
以下では、日報作成が「めんどくさい」と感じる理由について解説します。部下が日報作成に時間をとられている場合、以下の要素が当てはまる可能性が高いので、担当者の方は必見です。
（1）日報に意味を見出せない
日報を煩わしく感じる1つ目の理由は、”日報に意味を見出せないため”です。
日報は毎日作成するので、”提出して終わり”になりやすいです。とくに、日報を作成する意味を感じられなかったり、モチベーションを維持できなかったりすると、決まりきった作業として処理しがちだと言えます。
以上のように、日報が形骸化してしまうと「作成すること」自体が目的となり、何のために書いているのか分からずに「日報を書くのは無駄な作業で、めんどくさい」と感じてしまうのです。
（2）日報に書くことがない
日報を煩わしく感じる2つ目の理由は、”日報に何を書けば良いか分からない”です。
日報に何を書けば良いか分からないと、毎回内容を考えなければならないので「めんどくさい」と感じやすいと言えます。また、毎日同じ業務に従事するため特筆すべきことがなく、内容をひねりださなければなりません。
以上のように、部下が日報に書くべきこと分かっていないと、内容を考えることを苦痛だと感じかねないのです。
（3）提出に時間がかかる
日報を煩わしく感じる3つ目の理由は、”提出に手間がかかるため”です。
たとえば、日報をExcelやWordなどのファイルで作成するのは手間がかかります。ExcelやWordは書式が崩れていないかを確認したり、上司宛にメールを作成したりというように面倒です。
また、紙の日報は、デスクに置いておくだけでは上司に気が付いてもらえない可能性があります。そのため、こまめに上司の動向を確認して、タイミングを見計らい提出しなければならないのです。
以上のように、日報を作成したあとも「提出」に手間がかかるので、従業員は「めんどくさい」と感じてしまうのです。そこで、今日では「Stock」のような情報共有ツールを使い、作成から提出までをまとめて効率化する企業が増えています。
【解決策】日報のモチベーションを維持する3つの方法
ここでは、日報へのモチベーションを維持する方法をご紹介します。部下が日報の作成や共有に「時間がかかること」以外で煩わしさを感じている場合は、以下の3つの対策を実施しましょう。
（1）日報へダメ出ししない
上司が部下の日報に単純にダメ出しするのではなく、適切なフィードバックをすることが大切です。
具体的には、日報には業務の成果や改善点を記入させて、上司はそれに対する評価や解決策をコメントします。毎日一言でもフィードバックがあると、日報が”提出して終わりの無駄な作業”にならないため、日報へのモチベーションを維持できるのです。
しかし、日報へのフィードバックをメールソフトやチャットツールでやりとりしてしまうと、ほかメールやメッセージに埋もれてしまい、あとから振り返るのが難しくなります。そのため、情報が流れずに蓄積されるようなツールを利用しましょう。
（2）日報をデータベース化する
過去の日報をチームでデータベース化して、いつでも振り返られる仕組みにしましょう。
日報をただ書いて終わりにしてしまうと、形骸化して意味のない日課になる可能性があります。しかし、過去の日報を一か所にまとめてデータベース化して、改善点やノウハウをチームで振り返られる状態にすれば、仕事に活かすことができるのです。
ただし、過去の日報をデータベース化するには、過去の日報を”必要なときにすぐに探し出せる”という状態で集約しておかなければなりません。そのため、チームの日報を簡単に蓄積して、必要に応じて瞬時にアクセスできるツールを利用しましょう。
（3）テンプレートを利用する
日報のテンプレートを導入して、日報作成にかかる時間を短縮しましょう。
部下が日報の作成をめんどくさいと思う原因の一つは「日報に何を書くべきか分からないため」です。したがって、あらかじめ日報に書くべき項目をリストアップしたテンプレートを用意して、部下が書くことに迷わないようにしましょう。
ただし、WordやExcelのテンプレートではなく、チーム独自のテンプレートを簡単に作成できる「Stock」のようなツールを導入しましょう。
【結論】日報や週報の「めんどくさい」を解消するおすすめのツール
以下では、日報や週報の「めんどくさい」を解消するおすすめのツールを紹介します。
日報は毎日やるべき業務のひとつなので、作成だけでなく提出の手間も減らさなければ「めんどくさい」と感じてしまうのです。また、日報は仕事のノウハウが詰まった情報資源なので、業務改善のために簡単に振り返られるようにしなければなりません。
そのため、日報の作成・共有・管理のすべてができるツールが必要です。ただし、多機能なツールではITに詳しくない従業員が使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなものにしましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、日報業務に役立つ機能が備わっており、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に日報を書き残して、ノートに紐づいた「メッセージ」で部下とスムーズなやりとりできます。また、日報に書くべき項目を示した「テンプレート」を作成できるので「日報に書くべき内容が分からない」という部下の悩みも解消されるのです。
最も簡単に日報を作成できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
日報嫌いの原因と解消する方法まとめ
ここまで、日報がめんどくさい理由やその解消方法を中心にご紹介しました。
日報がめんどくさいのは、日報を書くのに時間がかかるためです。したがって、ITツールを導入して日報の作成時間を短縮しなければなりません。
ただし、高機能なツールは高いITリテラシーが必要になるので、会社に浸透しない可能性があります。したがって、簡単に使えて、日報のめんどくささを解消するのに必要な機能に過不足がないツールを選びましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、65歳以上の社員でも簡単に日報を作成でき、すぐに日報を書きはじめられるテンプレートも備えているツールです。
無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して、部下が意義を見出せるような日報の運用を実践しましょう。
