日報は、作成すること自体に手間がかかるのはもちろん、上司に提出しなければならず、毎日繰り返される作業なので大半の人は「めんどくさい」と感じます。
その結果、「日報を作成すること」自体に意識が向いてしまい、今後の業務に活かすという本来の目的を忘れてしまうことが多いため、日報にかかる手間は解消しなければなりません。
しかし、「日報の煩わしさを解消したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日報をめんどくさいと感じる理由やその解消方法を中心にご紹介します。
- 毎日の日報作成を効率化したい
- 日報の作成・管理・共有に便利なツールを知りたい
- 日報を業務改善に役立てられるよう、効果的に運用したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、部下が意義を見出せるような日報の運用方法が分かります。
目次
業務で日報の作成は必要？
結論、業務に日報は必要です。日報の作成は、個人だけでなくチームにとってメリットがあります。
日報を作成・共有することで、その日の自分の業務を振り返るだけでなく、メンバー全体の業務進捗を把握することができます。また、振り返りやすく管理すれば、過去の営業時の記録やプロジェクトの所感などを参考に、現在の業務の改善に繋げられるのです。
そのため、日報は作成の負担を減らすことにくわえ、管理・共有といった運用を効果的におこなうことが必要だと言えます。
【課題】日報作成が苦痛だと感じる3つの理由
ここでは、日報作成が苦痛だと感じる理由について解説します。部下が日報作成に時間をとられている場合、以下の要素に当てはまる可能性が高いので、担当者の方は必見です。
（1）日報が時間の無駄と感じる
日報を煩わしく感じる1つ目の理由は、”日報が時間の無駄と感じるため”です。
日報は毎日作成するので、”提出して終わり”になりやすいです。とくに、日報を作成する意味を感じられていないと、決まりきった作業として処理しがちだと言えます。
以上のように、日報が形骸化してしまうと「作成すること」自体が目的となり、何のために書いているのか分からずに、「日報を書くのは無駄な作業で、めんどくさい」と感じてしまうのです。
（2）日報に書くことがない
日報を煩わしく感じる2つ目の理由は、”日報に何を書けば良いか分からないから”です。
日報に何を書けば良いか分からないと、毎回内容を考えなければならないので「めんどくさい」と感じやすいと言えます。また、毎日同じ業務に従事するため特筆すべきことがなく、内容をひねり出さなければなりません。
以上のように、部下が日報に書くべきことが分かっていないと、内容を考えることを苦痛だと感じかねないのです。
（3）提出に時間がかかる
日報を煩わしく感じる3つ目の理由は、”提出に手間がかかるため”です。
たとえば、日報をExcelやWordなどのファイルで作成するのは手間がかかります。ExcelやWordは書式が崩れていないかを確認したり、上司宛に別途でメールを作成したりというように面倒です。
また、紙の日報は、デスクに置いておくだけでは上司に気が付いてもらえない可能性があります。そのため、こまめに上司の動向を確認して、タイミングを見計らって提出しなければならないのです。
以上のように、日報を作成したあとも「提出」に手間がかかるので、部下は「めんどくさい」と感じてしまうのです。そこで、昨今では「Stock」のような情報共有ツールを使い、作成から提出までをまとめて効率化する企業が増えています。
【解決策｜部下向け】日報の苦手意識を克服する3つの方法
ここでは、日報への苦手意識を克服する方法をご紹介します。日々の日報業務をめんどくさいと感じており、改善したい方は必見です。
（1）日報の目的を理解する
まず、日報を書いている目的を理解しましょう。
日報は単に上司への報告ツールではなく、自分の業務を振り返り、次の業務に活かすための大切な記録です。また、上司とのコミュニケーションを図れる機会でもあり、適切なフィードバックをもらうことで、業務の改善やスキルアップに繋がることもあります。
上記のような目的を理解することで、日報を書くことが業務改善や自己成長につながると意識できるようになり、苦痛を感じなくなるでしょう。
（2）業務中にメモを取る
次に、業務中に日報用のメモを取る習慣を身につけましょう。
1日作業をしていると、日報を書くタイミングで何を書くべきか忘れてしまうことがあります。そのため、重要なタスクや気づいた点、問題などを簡単にメモしておくことで、日報を書くときに何を書くべきかが明確になります。
このように、こまめに日報用メモを残すことは、”書く内容を忘れる”問題を解消するうえ、日報業務の負担軽減にもつながり、煩わしさや苦手意識を解消しやすくなるのです。
（3）過去の日報を見返す
最後に、定期的に過去の日報を見返すようにしましょう。
過去の日報を見返すことで、自分のこれまでの業務実績や改善点を振り返れます。定期的に過去の日報を見返してPDCAサイクルをまわすと、さらなる業務効率化を実現するきっかけになり、日報の意義を実感できます。
そのため、「Stock」のように、「高度な検索機能」で見返したい日報にすぐにアクセスできるツールで管理すれば、日報を業務改善に活かしやすいのです。
【解決策｜上司向け】部下の日報業務をサポートするための3つの方法
ここでは、部下の日報業務をサポートする方法をご紹介します。部下が日報の作成や共有に煩わしさを感じている場合は、以下の3つの対策を実施しましょう。
（1）フィードバックを迅速かつ具体的に行う
上司は、部下の日報に対して迅速に適切なフィードバックをしましょう。
日報を提出しても、上司からのフィードバックが遅い場合、部下は日報作成に対するモチベーションを失いがちです。毎日一言でもフィードバックがあると、日報が”提出して終わりの無駄な作業”にならないため、次回の日報作成に対する意欲が向上します。
しかし、日報へのフィードバックをメールソフトやチャットツールでやりとりしてしまうと、ほかのメールやメッセージに埋もれてしまい、あとから振り返るのが難しくなります。そのため、情報が流れずに蓄積されるようなツールを利用しましょう。
（2）日報をデータベース化する
過去の日報をチームでデータベース化して、いつでも振り返られる仕組みにしましょう。
日報が紙や個別のファイルで管理されていると、過去の内容を振り返るのが難しいです。そこで、日報をデータベース化することで、部下は過去の日報を簡単に検索し、業務改善や問題解決の参考にすることができます。
ただし、日報をデータベース化するには、過去の日報を”必要なときにすぐに探し出せる”という状態で集約しておかなければなりません。そのため、情報を簡単に記録して、すぐ探し出せる「Stock」のようなITツールを導入しましょう。
（3）テンプレートを用意する
日報のテンプレートを導入して、日報作成にかかる時間を短縮しましょう。
部下が日報の作成をめんどくさいと思う原因の一つは、「日報に何を書くべきか分からないため」です。したがって、あらかじめ日報に書くべき項目をリストアップしたテンプレートを用意して、部下が書くことに迷わないようにしましょう。
また、フォーマットが統一されることで読み手にもわかりやすい日報になり、フィードバックがしやすくなる利点もあります。
おすすめ日報テンプレート
以下のようなテンプレートを用意すれば、書き手も読み手も手間や時間をかけずに日報を作成・管理できます。
- 「Microsoft Office」の日報テンプレート
- ［文書］テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、Microsoft Officeが提供する業務日報用の無料テンプレートです。業務ごとに時間や状況を記載できるほか、右上には押印用の欄もあります。
こちらは［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する業務日報用の無料テンプレートです。PDCAサイクルの考え方をベースにシンプルな構成で、文章で自由記入方式で記載するフォーマットになっています。
【結論】日報の「めんどくさい」を解消するおすすめのツール
以下では、日報の「めんどくさい」を解消するおすすめのツールを紹介します。
日報は、作成だけでなく管理・共有に手間がかかるうえに、活用されている実感がないために「めんどくさい」と感じやすいです。そこで、日報の作成・管理・共有が完結する情報共有ツールを導入してメンバーの負担を減らしましょう。
また、日報を業務に活かすには、上司と部下間でフィードバックを伝える必要があります。その時に、「メッセージ機能」の付いたツールで日報を管理すれば、日報が形骸化しないうえ、連絡のやりとりも一か所で完結します。
したがって、自社が導入すべきなのは、日報の作成・管理・共有が簡単な情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、スマホからでもメモ感覚で情報を残せるうえに、更新したら即共有されるため日報作成の負担を軽減できます。また、「ノートに紐づくメッセ―ジ」では関連するやり取りが流れることもなく、日報の内容を他の業務に活かしやすいです。
日報を効果的に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜日報業務に便利なStockの機能＞
- あらゆる情報が残せる「ノート」
- ノートに紐づいた「メッセージ」
- ノートに紐づいた「タスク管理」
Stockのノートには、テキスト情報だけでなく、画像・動画やファイルを添付できます。そのため、日報に付随する資料もまとめてメンバーに共有可能です。また、簡単な操作で表やチェックリストを作成できるため、見やすい日報を作ることができるのです。
「メッセージ」機能はノートに紐づいており、やり取りが流れたり、他の会話と話題が混じる心配がありません。そのため、日報に関するフィードバックに便利です。
ノートには「タスク管理」機能も紐づいており、日報から生じたタスクを忘れずにその場で管理することができます。他のメンバーへのタスクの割り当てや期限前の通知も可能です。
日報をめんどくさいと感じる原因と解消方法まとめ
ここまで、日報がめんどくさい理由やその解消方法を中心にご紹介しました。
日報がめんどくさいのは、日報を書くのに手間・時間がかかるためです。したがって、テンプレート機能がついており、操作性がシンプルなITツールを導入して日報作成の手間を削減する必要があります。
ただし、日報はただの報告書ではなく、業務改善のために活用されなければなりません。そのため、メンバー間のコミュニケーションやタスク管理まで完結するツールで、日報の内容を日々の業務に活かせるようにしましょう。
結論、情報の作成・管理・共有の手間を減らして、日報を効率的に業務改善に活かせるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、メンバーが意義を見出せるような日報の運用を実践しましょう。
