近年では、業務のデジタル化に伴い、ひとつのシステム上で社内情報を管理できる「グループウェア」導入する企業が増えています。
しかし、「数あるグループウェアから、自社にマッチしたものを選ぶのが難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのグループウェア10選や機能・選び方を中心にご紹介します。
- グループウェアでどのようなことができるのか知りたい
- グループウェアを使いたいが、どれが良いのか分からない
- ITが苦手な人でも、すぐに使いこなせるグループウェアを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチするグループウェアが分かり、情報共有のストレスを解消できるようになります。
目次
グループウェアとは
グループウェアとは、社内やチームの情報を一か所で共有・管理できるシステムです。
たとえば、チャットやタスク管理、スケジュール管理などあらゆる機能が搭載されており、幅広い業務がツール上で完結します。さらに、多くのグループウェアはネット環境さえあれば利用できるため、テレワーク中や移動中でも業務が進められるのです。
一方、類似ツールに「ワークフローシステム」がありますが、こちらは申請業務に特化したシステムです。グループウェアは業務全体の情報共有を効率化させるシステムなので、両者の用途は異なります。
グループウェアの代表的な4つの機能
ここでは、グループウェアの代表的な4つの機能をご紹介します。以下の機能が過不足なく備わったグループウェアであれば、スムーズな情報共有が実現します。
チャット機能
チャット機能は、チーム内で気軽に連絡をとり合える機能です。メールと異なり件名やCc、Bccを入力する必要がなく、迅速な情報共有ができるのです。
また、個人間のコミュニケーションだけでなく、グループを作成して複数人でのコミュニケーションがとれるのも特徴です。そのため、プロジェクトチームや部署内での情報共有も効率化できます。
以上のように、チャットはスピーディな情報共有を実現するうえで必要な機能です。
ToDo管理機能
ToDo管理機能は、タスク（やるべきこと）をシステム上で作成・管理・共有できる機能です。タスクの漏れや進捗の遅れを防ぎやすくなります。
また、なかには「各々でToDoと期限を設定し、リマインド機能で抜け漏れを防止する」「特定のメンバーへタスクを依頼する」などの使い方ができるものもあります。
そのため、期限が明確に決まったプロジェクトや、一人で多くのタスクを抱える場合などに、ToDo管理機能は重宝するのです。
スケジュール管理機能
スケジュール管理機能は、日・週・月ごとにスケジュールを管理できる機能です。
個人的なスケジュールだけではなく、ほかのメンバーのスケジュールも見られるので「誰が何の業務にあたっているか」がすぐに分かります。
その結果、万が一進捗が予定よりも遅れているメンバーがいても、タスクやスケジュールを早い段階で調整できるのです。
ファイル共有機能
ファイル共有機能は、文書や画像の電子ファイルをオンライン上で共有する機能です。
情報を紙や個人のPCフォルダで管理する場合、紛失のリスクがあったりメールで共有する手間がかかったりします。一方、グループウェアであれば、一か所でファイルを共有できるうえに、メンバーのアクセス権限を付与することも可能です。
このように、グループウェアのファイル共有機能を使えば、情報を手間なく安全にやりとりできるのです。
グループウェアを導入するメリット・デメリット
ここでは、グループウェアを導入するメリット・デメリットを3点ずつご紹介します。現時点でグループウェアの導入を検討している方は、以下を判断材料にしましょう。
グループウェアを導入するメリット
グループウェアを導入するメリットは以下の3つです。
- 情報を一元管理できる
- スムーズに情報共有できる
- どこにいても情報を確認できる
グループウェアはひとつのシステムに複数の機能が搭載されているので、ツールを使い分ける必要がなく、情報の分散を防げます。
グループウェアのチャット機能では、CcやBcc、あいさつ文が不要です。そのため、メールよりも円滑にコミュニケーションがとれます。
PCだけでなく、スマホやタブレットに対応したグループウェアであれば、外出先からでも情報を確かめられます。
上記のように、グループウェアを導入すれば、時間や場所を問わず効率的な情報共有・情報管理ができるのです。
グループウェアを導入するデメリット
グループウェアを導入するデメリットは以下の3つです。
- 導入にコストがかかるケースも多い
- 部署やチームを超えた管理が難しい
- 使いこなすのが難しい
グループウェアは、高額な初期費用や月額費用がかかるものが多いです。また、無料で利用できる代わりにユーザー数に制限があったり、モバイルアプリに対応していなかったりするサービスもあるので注意しましょう。
チャット機能で複数人と会話したい場合は、基本的に部署やチームごとにグループを作成します。しかし、チャットのみで情報をやりとりするツールでは、都度グループを作成する手間がかかります。
多機能なグループウェアの場合は、ITに慣れていないと使いこなすのが困難です。そのため、場合によっては、社内に浸透しない可能性があります。
以上のように、選び方や運用方法を誤ると、かえって業務が非効率になる恐れもあるのです。したがって、とくに非IT企業の場合は「シンプルで簡単に操作できること」を条件に選びましょう。
たとえば、グループウェアに必要な機能に過不足がなく、ITが苦手な65歳の方でも簡単に使える「Stock」のようなツールがベストです。
【導入前に必見】グループウェア選定の4つのポイント
以下では、グループウェアを選ぶ4つのポイントをご紹介します。「何を基準にグループウェアを選ぶべきか分からない」と悩む担当者の方は必見です。
（1）機能に過不足がないか
ひとつ目のポイントは、搭載されている機能に過不足がないことです。
たとえば、機能が不足していると「グループウェアで一元管理するはずが、結局別のツールで機能を補足しなければならない」となってしまいます。一方で、機能が多すぎれば、操作を覚えるのに時間がかかったり、誰も使わない機能が増えたりしかねません。
したがって、必要な機能を過不足なく備えたグループウェアを選びましょう。たとえば、情報共有の基盤となる「ノート」、コミュニケーションを促進する「メッセージ」、進捗管理のための「タスク」の3つを備えたものが使いやすいです。
（2）利用ユーザー数を満たしているか
2つ目のポイントは、利用ユーザー数を満たしていることです。
多くのグループウェアは利用ユーザー数ごとにプランを設定しており、プランによって料金が異なります。したがって、導入費用を抑える観点からも、利用人数を事前に把握しておくのが重要です。
また、なかには完全無料で使えるグループウェアもあるものの、ユーザー数に制限のあるケースも多いので注意しましょう。
（3）サポート体制が充実しているか
3つ目のポイントは、サポート体制が充実していることです。
グループウェアの導入直後は「操作方法が分からない」「プランに入っていたはずの機能が使えない」などのトラブルが発生する可能性があります。したがって、サービスの提供会社からの迅速なサポートが重要になるのです。
たとえば、問い合わせに対して1営業日以内に返信があったり、個別サポートを受けられたりすれば、ITが苦手なチームでも安心して利用できます。
（4）誰でも簡単に操作できるか
4つ目のポイントは、従業員の誰もが簡単に操作できることです。
仮に、エンジニアや開発者向けの多機能なグループウェアを選ぶと、使い慣れるまでに時間がかかるうえ「結局定着しなかった」となりかねません。一方、ITの専門知識がなくても直感的に使えるグループウェアであれば、全員がストレスなく情報共有できます。
したがって、シンプルな操作により、導入したその日から使いこなせる「Stock」のようなツールを活用しましょう。
中小企業向け｜おすすめの無料グループウェア5選
以下では、おすすめの無料グループウェア5選をご紹介します。
グループウェアを導入すれば、情報管理や進捗管理の負担が大幅に減ります。とくに、コミュニケーションを円滑にする「メッセージ機能」、情報を流さずに残す「ノート機能」、仕事の抜け漏れを防ぐ「タスク機能」は必須の機能です。
ただし、”便利そうだから”と多機能なグループウェアを選ぶと、メンバーが使いこなせなかったり、使わない機能ばかりになったりする恐れもあります。したがって、「自社に必要な機能を、過不足なく搭載しているグループウェア」でなければなりません。
結論、自社で利用すべきグループウェアは、「ノート」「メッセージ」「タスク」の3機能を備えつつ、ITが苦手な65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に蓄積した情報は、リアルタイムで任意のメンバーへ共有されます。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づけられるので、やりとりが入り乱れたり、タスクの詳細が分からなくなったりする心配もありません。
【Stock】チームの情報を最も簡単に一元管理できるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【LINE WORKS】LINEと同じ使い勝手で使えるサービス
＜LINE WORKSの特徴＞
- LINEと同じ使い勝手
- チャット以外にも豊富な機能がある
プライベート版のLINEと同じく、既読機能やスタンプを利用できます。
掲示板やカレンダー、アンケートなど、チャット以外の機能も豊富です。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 目的の情報を見つけづらい
チャットでやりとりをするため、過去の情報が見つけづらい恐れもあります。
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
【Slack】円滑なコミュニケーションがとれるサービス
＜Slackの特徴＞
- 円滑なコミュニケーションがとれる
- チャンネルを作れる
チャット機能でコミュニケーションをするため、メールと異なりCcやBcc、あいさつ文を逐一入力する手間がかかりません。
チャンネルを作ることで、やりとりが入り乱れるのを防げます。
＜Slackの注意点＞
- 情報を残すのには不向き
チャット形式ゆえに情報が流れてしまうので、マニュアルや議事録などを残すのには不向きだと言えます。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【R-GROUP】マルチデバイスで快適に使えるサービス
＜R-GROUPの特徴＞
- デバイスを問わず快適に使える
- ユーザー数無制限で無料利用できる
PC、タブレット、スマホーフォンのいずれの端末でもサクサクと動作します。
永年無料で使えるうえに、ユーザー数も無制限です。
＜R-GROUPの注意点＞
- セキュリティが不十分
無料で使える一方、IPアドレス制限や2段階認証といった”高度なセキュリティ”機能は備わっていません。
＜R-GROUPの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【GROUP SESSION】無料で使える情報共有サービス
＜GROUP SESSIONの特徴＞
- 無料ではじめられる
- 豊富な機能を搭載
無料かつユーザー数も無制限ではじめられます。
「スケジュール」「掲示板」「施設予約」といった豊富な機能を無料で使えます。
＜GROUP SESSIONの注意点＞
- 無料版はスマホでの利用に制限がある
GroupSessionをスマホから利用できる「GSモバイル」は、午前7時～午前9時までのみ無料で利用可能です。利用できる時間帯に制限があるため、注意しましょう。
＜GROUP SESSIONの料金体系＞
- 無料版：0円
- GroupSession byCloud：300円～/ユーザー/月
- GroupSession ZION：853円～/ユーザー/3年
＜比較表＞おすすめの無料グループウェア一覧
こちらは、おすすめの無料グループウェア5選をまとめた比較表です。（左右にスクロール可）
|
【一番おすすめ】 |
LINE WORKS | Slack | R-GROUP | GROUP SESSION | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームの情報を最も簡単に一元管理できる |
LINEと同じ使い勝手で使える |
円滑なコミュニケーションがとれる |
マルチデバイスで快適に使える |
無料で使える情報共有サービス |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・無料
・有料プランは540円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料
・有料プランは1,050円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料 |
・無料
・有料プランは300円～/ユーザー/月 |
上記のように、無料で使えるグループウェアであっても、それぞれの特徴は異なります。そのため、選定するときは、自社の目的に合っているかを確かめましょう。
大企業向け｜おすすめの有料グループウェア5選
以下では、おすすめの有料グループウェア5選をご紹介します。とくに、大規模チームの担当者の方におすすめです。
【サイボウズOffice】100名以下の企業向けサービス
＜サイボウズOfficeの特徴＞
- 重要な情報を見逃しにくい
- ファイルのバージョン管理ができる
「トップページ」では、当日のスケジュールや各自に宛てられた連絡を確かめられので、重要な情報を見逃しにくいです。
ファイル管理機能では、必要なファイルの共有だけでなく「誰がどのように更新したのか」のバージョン管理もできます。
＜サイボウズOfficeの注意点＞
- 多機能で使いこなすのが難しい
ファイル管理やメッセージから、ワークフローやタイムカードといった機能まで搭載されているため、すべての機能を使いこなすのは難しい可能性があります。
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
いずれのプランも、契約は5ユーザーからとなります。
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月
【kintone】必要な機能をカスタマイズできるサービス
＜kintoneの特徴＞
- 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
- 拡張機能が豊富
機能をカスタマイズすれば、自社業務に合わせたシステムを作れます。
API連携やJavaScript、CSSなどの豊富な拡張機能があります。
＜kintoneの注意点＞
- 専門的な知識が必要
自社向けにカスタマイズができますが、専門的な知識が必要です。そのため、ITに慣れている人でなければ使いこなせない可能性があります。
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：780円/ユーザー/月
- プレミアムコース：1,500円/ユーザー/月
【Google Workspace】Googleが提供するサービス
＜Google Workspaceの特徴＞
- 仕事に必要な機能が豊富にある
- 企業で使えるように最適化されている
GmailやGoogleカレンダー、Google Driveといった豊富な機能を活用できます。
会社の独自ドメインのメールアドレスを作成できるなど、ビジネスに活用するために最適化されています。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 費用対効果が小さくなりやすい
メールやカレンダーなど特定の機能しか使わないチームにとっては、機能過多で費用対効果が小さくなる可能性があります。
＜Google Workspaceの料金体系＞
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Microsoft 365】Microsoftアプリと連携できるサービス
＜Microsoft 365の特徴＞
- Microsoftアプリとの連携がスムーズ
- 管理しやすい
WordやExcel、Microsoft Teamsなどのアプリを連携させて業務ができます。
管理担当者側でアカウントを一元管理できます。
＜Microsoft 365の注意点＞
- バージョン変更によって使いづらくなる可能性もある
Microsoft 365は自動でバージョンアップされるため、アップデートの内容によっては、操作しづらくなる可能性もあります。
＜Microsoft 365（一般法人向け）の料金体系＞
- Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1,030円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,750円/ユーザー/月
【J-MOTTO】会員制ビジネスサポートサービス
＜J-MOTTOの特徴＞
- 会員制ビジネスポータルサービス
- 最大3ヶ月無料で試せる
J-MOTTOは会員制ビジネスポータルサービスなので、J-MOTTOへ入会することで各種サービスを利用できるようになります。
無料試用期間は最大3ヶ月なので、チームに合っているかどうか検討しやすいです。
＜J-MOTTOの注意点＞
- 管理者による設定がしづらい
利用ユーザーからは「特定の設定画面へたどり着くのが大変」という声もあります。
＜J-MOTTOの料金体系＞
- スタンダードプラン：3,000円～/月（月払い）
- ライトプラン：20,000円～/月（年払い）
＜比較表＞おすすめの有料グループウェア5選一覧
こちらは、おすすめの有料グループウェア5選をまとめた比較表です。（左右にスクロール可）
| サイボウズOffice | kintone | Google Workspace | Microsoft 365 | J-MOTTO | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
100名以下の企業向け |
必要な機能をカスタマイズできる |
Googleが提供するサービス |
Microsoftアプリと連携できる |
会員制ビジネスサポートサービス |
| 料金 |
・有料
・500円～/ユーザー/月 |
・有料
・780円～/ユーザー/月 |
・有料
・680円～/ユーザー/月 |
・有料
・750円～/ユーザー/月 |
・有料
・3,000円～/月（月払い） |
上記のように、有料のグループウェアはそれぞれ最低利用価格が異なるので、自社の予算と照らし合わせたうえで選びましょう。
おすすめのグループウェア10選まとめ
ここまで、おすすめのグループウェア10選や、機能・選び方を中心にご紹介しました。
グループウェアはチャットやファイル共有、タスク管理が一か所でできるため、社内の業務効率化に役立ちます。そして、自社にマッチしたグループウェアを選ぶには、機能に過不足がなかったり、ユーザー数を満たしていたりする点を意識しましょう。
加えて、非IT企業の場合、多機能なグループウェアではメンバーが使えず、結果として社内に浸透しない可能性もあります。したがって、「ITに不慣れな人でも直感的に操作できるツール」を選ぶべきなのです。
つまり、「ノート」「メッセージ」「タスク」の3機能に過不足がなく、シンプルなグループウェア『Stock』が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内の情報を簡単に一元管理しましょう。
