昨今のペーパーレス化に伴い、「日報」をデジタルで作成する企業が増えています。日報を電子化すると、スムーズな共有・管理が実現するうえ、過去の日報がデータとして残るので、今後の業務に上手く活用できるようになるのです。
しかし、日報を電子化したいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、工場・作業日報の電子化におすすめのアプリ5選や、ペーパーレス化を成功させるポイントを中心にご紹介します。
- 日報をデジタル化・データベース化するメリットや方法が知りたい
- 日報アプリの機能・評判を比較検討したい
- 最も簡単に電子日報を作成・確認できるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、日報の電子化に最適なアプリが見つかり、自社の日報業務を効率化できます。
目次
日報を電子化（デジタル化）/データべース化するメリット
ここでは、日報を電子化・データべース化するメリットを解説します。以下のメリットを踏まえて、自社の日報を電子化する目的を明らかにしましょう。
（1）作成・管理の負担が軽減される
1つ目のメリットは、日報の作成・管理の負担が軽減されることです。
日報を電子化すると、紙の日報のように、コピーしたり保管スペースを確保したりする手間が無くなります。また、「テンプレート機能」を搭載したアプリであれば、指定の記入欄にテキストを書き込むだけで簡単に日報を作れるのです。
このように、日報を電子化すれば、日々の業務負担が軽減され、他の重要なタスクにより多くの時間を割けます。
（2）過去の日報がデータ化される
2つ目のメリットは、過去の日報がデータ化されることです。
電子日報に記載した情報はデータとして残るので、後から検索にかけて探し出したり、Excelなどの外部ツールに出力したりできます。たとえば、営業日報を電子化すると、日報に記載した営業売上を、その月の売上集計・分析のときにそのまま使えるのです。
したがって、過去の日報を効果的に活用するためにも、日報を電子化しましょう。
（3）場所を問わず共有できる
3つ目のメリットは、場所を問わず共有できることです。
アプリで日報を作れば、オンライン上でスムーズに日報を提出できます。また、スマホ対応のアプリであれば、営業先や工場などのオフィスから離れた場所でも、手軽に日報の作成・確認が可能です。
ただし、ExcelやWordはPCに最適化したツールのため、スマホで使うと何度もスクロールしたり拡大したりする手間がかかります。そのため、「Stock」のように、スマホからでもPCと変わらない使い心地のアプリを選びましょう。
日報を電子化（デジタル化）/データべース化する方法
日報を電子化（デジタル化）/データべース化する方法として、以下が挙げられます。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| Excel | ・表形式でまとめやすい
・関数やマクロを使えばデータ入力を簡略化できる |
・スマホからだと画面が見づらい、開きにくい
・確認するには都度ファイルを開いたり、共有したりする手間がかかる |
| メール | ・気軽に情報を残せる
・Ccも使えばチームでの情報共有も簡単 |
・ほかのメールに埋もれやすい
・ネクストアクションなどのToDo管理まではやりにくい |
日報作成・
管理ツール |
・日報に特化しているので、作成・共有・管理がやりやすくなる
・ツールによってはタスク管理やメッセージのやりとりもできる |
・使い方が複雑なツールは浸透しない
・導入するツールによっては運用コストがかかりすぎる可能性がある |
Excelやメールはすぐに使い始められる一方、運用の工夫が求められたり情報が流れるリスクがあったりします。したがって、記載や確認の工数を抑えるなら日報作成・管理ツールの利用がおすすめです。
ただし、ツールによっては導入や運用に費用が掛かりすぎてしまう恐れもあるので、できるだけシンプルなツールを選ぶのがおすすめです。
＜無料あり＞工場・作業日報の電子化/デジタル化におすすめのアプリ5選
以下では、工場・作業日報の電子化/デジタル化におすすめのアプリ5選をご紹介します。
日報は毎日記録するだけでなく、後から振り返りやすい形で管理することが重要です。しかし、適切に記録・活用できないアプリでは、せっかくの日報が形骸化し、日報の効果が薄れてしまいます。
また、現場で働く社員が日報アプリを使いこなせなければ、社内に浸透せず、紙やExcelの管理から脱却ができません。そのため、シンプルで操作が簡単なうえ、過去の日報をすぐに検索・活用できるアプリを選ぶべきです。
結論、日報の電子化に最適なアプリは、非IT企業の65歳以上の社員でも使えて、日報の「記録」だけでなく「振り返り」まで効率化できる「Stock」一択です。
Stockでは、テキストベースですばやく日報を作成でき、ITの知識がなくてもすぐに使い始められます。また、Stockで作成した日報は、高精度な検索機能ですぐにアクセスできるため、上司やチームでの確認・現場での振り返りも円滑になります。
【Stock】中小企業向け作業日報を簡単に電子化できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【gamba!】日報と社内SNSをかけあわせたアプリ
＜gamba!の特徴＞
- 社内のコミュニケーションを活性化させる
- 勤怠管理ができる
日報に対するコメント機能やスタンプ機能などが充実しており、日報を通して社内のコミュニケーションを活性化できます。
日報に記載した出退勤の時間をエクセルへ出力して、簡単に勤怠管理ができます。
＜gamba!の機能・使用感＞
- かんたん入力機能
- AIによる日報レビュー機能
テンプレートに選択肢を設定して、項目を選ぶだけで簡単に日報をつくれます。そのため、繰り返しの作業が多い場面では、あらかじめ業務内容を登録しておくことで、日報の作成時間を削減できるのです。
ChatGPTが、日報に具体的なフィードバックを提供します。日報の作成中にも評価を確認できるので、参考にしながら日報を作成する場合に役立ちます。
＜gamba!の注意点＞
- 日報の文章間には画像を差し込めない
- 日報の下書きが消えることがある
投稿した日報にはファイルや画像を添付できますが、文章間に差し込むことはできません。そのため、複数枚の画像にそれぞれ注釈をつけたい場合などは注意が必要です。（参考：gamba!＞よくある質問）
ユーザーの口コミでは「下書きが消えていることが多いので、そこが改善されると尚良し」などの声が寄せられています。（引用：App Store）
＜gamba!の料金体系＞
- 月額プラン：1,078円/ユーザー/月
【houren.so】写真で作業日報を共有できるアプリ
＜houren.soの特徴＞
- 写真で簡単に日報を作れる
- 写真に書き込める
作業中に現場の写真を撮影して、最後にコメントを添えるだけで簡単に日報を作成できます。
写真に線や矢印を書き込めるので、現場の状況を正確に伝えるのに役立ちます。
＜houren.soの機能・使用感＞
- 日報がカレンダー形式で表示される
- エリア機能
作成した日報はカレンダー形式で一覧表示されるので、日付から簡単に過去の日報を探し出せます。
あらかじめ作業のエリアを設定しておくと、写真のGPS情報を活用してエリアごとに自動で仕分けられます。そのため、写真の位置情報を記入することなく「どの現場か」をすぐに把握できます。
＜houren.soの注意点＞
- あらゆる部署に適しているわけではない
- 検索機能が乏しい
文字ではなく写真に特化した日報作成アプリなので、デスクワーク中心で写真を撮る必要がない部署には不向きと言えます。
ユーザーの口コミでは、「検索機能が乏しく、蓄積したデータからすぐに探し出せない」などの声が寄せられています。（参考：起業LOG）
＜houren.soの料金体系＞
- フリープラン：0円
- 有償プラン（5人まで）：2,500円/月 ※6人目以降は1ユーザーごとに、500円/月追加
【nanoty】テレワークの生産性を上げるスマホアプリ
＜nanotyの特徴＞
- ChatGPTを搭載している
- 業務改善に貢献する
nanotyは業界初の「ChatGPT」を搭載したアプリで、AIを使って日報を要約・分析できます。
日報に記載した作業時間は、「集計機能」によって業務別に集計できるので、作業効率や残業時間の軽減に向けてアクションを起こしやすくなります。
＜nanotyの機能・使用感＞
- コミュニティ機能
- 日報の要約
社内のマニュアルやニュースなどを、掲示板形式で社員に一斉に共有できます。また、記事には「いいね！」「がんばれ！」などでリアクションできるので、テキストよりも気軽にコミュニケーションが取れます。
AIを活用して、日報の内容を「最大3つの箇条書き」に自動で要約できます。そのため、日報の内容を把握しやすくなり、日々の確認業務の負担が軽減されます。
＜nanotyの注意点＞
- スマホ版は機能制限がある
- 設定画面が分かりづらい
スマホから利用する場合、「集計機能」や「管理者機能」は使えないので、スマホのみで運用したい方は不便に感じる可能性があります。
ユーザーの口コミでは、「設定画面が直感では分かりにくいためもう少し分かりやすくしていただけると助かります」などの声が寄せられています。（参考：ITreview）
＜nanotyの料金体系＞
- SMALL：13,200円/20ユーザー/月
- MEDIUM：28,600円/50ユーザー/月
- LARGE：55,000円/100ユーザー/月
※10名単位でアカウントを追加する場合や、200名以上で利用する場合は問い合わせが必要です。
【Field Plus】業務報告をデジタル化するアプリ
＜Field Plusの特徴＞
- 作業の合間に日報を作成できる
- マルチデバイス対応
作成途中の日報は一時保存されるほか、入力内容がリアルタイムで反映されるため、作業を進めながら日報を作成・確認できます。
PCのみならず、iPhoneやiPad、Androidなど、さまざまなデバイスで利用できます。
＜Field Plusの機能・使用感＞
- テンプレートの作成
- 一時保存機能
報告書のテンプレートを部署や用途に合わせて自由に作成できます。そのため、日報だけではなく、進捗報告・商談報告にも活用できます。
一時保存が可能なので、入力途中に中断できます。そのため、一度に日報を作成する必要がなくなり、作業の合間に少しずつ作成を進められます。
＜Field Plusの注意点＞
- フィードバックできる機能がない
- 保存されないことがある
管理者と部下でコミュニケーションをとれる機能が搭載されていないため、やりとりをしたい場合は別途メールやチャットアプリを利用しなければなりません。
ユーザーの口コミでは、「スマホで入力すると、上手く保存されないことがありました。仕事の合間にスマホで日報を作成していた際に、一時保存の機能が上手く働きませんでした」などの声が寄せられています。（参考：起業LOG）
＜Field Plusの料金体系＞
- システム初期設定費用：0円
- システム基本使用料：5,000円（税抜）/月
- ライセンス使用料：500円（税抜）/ID/月
【無料あり】日報を電子化するアプリの比較表
以下は、紹介したツールの比較表です。（※表は左右にスクロールできます）
| Stock【おすすめ】 | gamba! | houren.so | nanoty | Field Plus | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
中小企業向け作業日報を簡単に電子化できるアプリ |
日報と社内SNSをかけあわせたアプリ |
写真で作業日報を共有できるアプリ |
テレワークの生産性を上げるスマホアプリ |
業務報告をデジタル化するアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| コメント機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
日報の下書きが消えることがある |
検索機能が乏しい |
スマホ版は機能制限がある |
フィードバックできる機能がない |
| 料金 |
・無料
・有料プランは500円/ユーザー/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは1,078円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは2,500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは13,200円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは5,000円（税抜）/月〜 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「gamba!」の詳細はこちら |
「houren.so」の詳細はこちら |
「nanoty」の詳細はこちら |
「Field Plus」の詳細はこちら |
以上のように、アプリによって機能や料金が異なるので、自社に最適なアプリであるか選定したうえで導入しましょう。
＜時代遅れ？＞紙・手書きの日報のデメリット
以下では、紙・手書きで日報を運用するデメリットをご紹介します。アプリ導入後のイメージが持てず、紙媒体から電子媒体への移行を決めかねている担当者の方は必見です。
（1）作成に時間がかかる
1つ目のデメリットは、日報作成に時間がかかることです。
紙の日報は、印刷や記入などの作成に必要な手順や手間が多く、作成に時間がかかります。さらに、時間がかかることで、部下が日報を「面倒だ」と感じる原因となるほか、作成に十分な時間を割けず、不足した内容のまま提出してしまう恐れがあります。
一方で、日報を電子化すればスマホやパソコンから、テンプレートを活用したり写真を添付したりして、短時間で分かりやすい日報を作成できます。したがって、日報作成の負担を軽減するためにも、紙の日報は電子化すべきです。
（2）管理が面倒である
2つ目のデメリットは、管理が面倒であることです。
紙の日報の場合、「日報を集めて、適切な保管スペースで整理する手間」がかかります。また、過去の日報を見たいときには、管理しているファイルの中から日報を一枚ずつめくって、必要な情報を探さなければなりません。
一方、電子日報であれば、オンライン上で簡単にまとめられるうえ、「検索機能」を使って目的の日報をすぐに探し出せます。
（3）書ける/読める場所が限られる
3つ目のデメリットは、日報を書ける/読める場所が限られることです。
紙媒体で作成した日報は、現物を提出する必要があります。そのため、営業職のように外出が多い職種は、日報の作成・提出のためだけにオフィスに戻らなければなりません。
そこで、日報を電子化するとオンライン上ですべて完結するので、時間や場所を問わずに日報を作成して共有できます。また、マルチデバイス対応の「Stock」のようなアプリを導入すれば、移動中にもスマホから操作できるので便利です。
日報のペーパーレス化を成功させるポイント
ここでは、日報のペーパーレス化を成功させるポイントを紹介します。「日報の電子化に不安を抱えている」という方は必見です。
（1）フィードバックの仕組みを整える
1つ目のポイントは、日報へのフィードバックの仕組みを整えることです。
上司からの日報に関するフィードバックは、部下のモチベーション向上に関わる大切な要素です。しかし、フィードバックのために別のメールやチャットアプリを使うと手間がかかって面倒であるため、フィードバックの習慣が続かなくなる可能性があります。
したがって、メッセージ機能が付いた日報アプリを使って、日報の共有後すぐにフィードバックを送る仕組みを作りましょう。
（2）スマホ・タブレットでも使えるアプリを選ぶ
2つ目のポイントは、マルチデバイス対応のアプリを選ぶことです。
たとえば、スマホやタブレットに対応していないアプリを導入すると、移動中や外出先で日報を作成できません。また、製造業や工場など、現場の写真を日報に添付する職種は、スマホで撮影した写真をPCに送る手間がかかります。
そのため、製造日報などの日報を電子化する場合は、作成がスムーズに進むように、スマホ・タブレットに対応しているアプリを導入しましょう。
（3）シンプルな機能性のアプリを選ぶ
3つ目のコツは、簡単に使えるアプリを選ぶことです。
たとえば、多機能なアプリを導入すると、使い方を覚えるのに時間がかかったり、画面の切り替えが煩わしくなったりします。また、「すべての機能を使いこなせず、無駄な機能に費用がかかっている」状況にもなりかねません。
とくに、社員のITリテラシーにばらつきのある大企業においては、使いづらいアプリは全社に浸透しづらいです。したがって、「Stock」のように直感的に操作でき、誰でも簡単に使いこなせるアプリを選びましょう。
Excel｜日報を電子化する無料テンプレート
ここでは、日報を電子化する無料のExcelテンプレートをご紹介します。日報の体裁を考える手間を省きたい方は必見です。
時系列型のテンプレート
こちらのテンプレートには作業時刻や業務内容を残すことができます。また、シンプルな時系列型の日報で、初心者でも使いやすいのが特徴です。
ボックス型テンプレート
こちらは、シンプルなボックス型の日報です。時系列型よりも、自由に業務内容を書くことができ、好みの使い方に合わせて利用できます。
日報を電子化した成功事例3選
以下では、日報を電子化した成功事例を3つご紹介します。他社の事例を把握して、自社の取り組みに役立てましょう。
運転日報の電子化｜東和フードサービス株式会社
東和フードサービス株式会社では、運転日報や配送計画書を紙で管理していたため、配布・回収の負担が大きく、用紙や印刷にコストがかかる課題がありました。とくに、運転日報は「最低1年間の保存」が義務付けられているため、保管場所の確保が困難でした。
そこで、業務サポートアプリを導入し、運転日報や配送計画書を電子化しました。そして、1年で約5,000枚の書類を削減したのです。
その結果、運転日報などを電子データで保存できるようになり、書類管理を担当していたチーフマネージャーの負担が削減されました。また、ドライバーが書類を持ち歩く必要がなくなり、紛失のリスクを削減できました。
製造日報の電子化｜株式会社垣内
株式会社垣内では、日々従業員が手書きで作成する80~90枚の製造日報を、管理者がシステムへ入力しており、この作業に1日4.5時間以上かかる課題がありました。また、日報を数日分まとめて提出されたり、そもそも提出されなかったりするケースもありました。
そこで、電子帳票システムを導入して、製造日報・検査記録・品質関係帳票を電子化しました。
その結果、1日4.5時間以上かかっていた入力作業を撤廃できたうえ、1日80枚の紙帳票の削減が実現しました。タブレットで即日作成・提出するようになったので、数日分まとめての提出や提出漏れがなくなり、製造に関する記録を正確に残せるようになったのです。
業務日報の電子化｜株式会社ベスト・ソリューション
株式会社ベスト・ソリューションでは、エクセルとDropboxで日報を管理していましたが、情報の更新が煩雑で、業務全体が見えにくい状態にありました。各メンバーの担当業務も把握しづらく、タスクの抜け漏れや状況把握の遅れが課題となっていました。
そこで導入したのが、クラウド型の業務管理ツール「Stock」です。日報の作成・閲覧・更新が簡単になったことで、業務の可視化が進み、チーム全体でリアルタイムな連携が可能となりました。
また、社宅の引き渡し管理や介護事業での打ち合わせ内容の共有にもStockのタスク機能やノート機能が活用され、情報管理の質が大きく向上しました。現在では、「Stockがなければ業務が回らない」と言われるほど、社内の中心的なツールとして定着しています。
工場・作業日報を電子化するおすすめのアプリ5選まとめ
ここまで、日報アプリ5選や、紙の日報のデメリットを中心にご紹介しました。
紙の日報は作成や管理が面倒なうえに、読み書きの場所が限られるため、日報の作成・提出のためだけにオフィスに戻る手間が発生してしまいます。一方で、電子化するとオンライン上ですべて完結するので、時間や場所を問わずに日報を作成・共有できます。
ただし、日報は毎日作成するため、簡単な操作で使えることが必須です。したがって、ITに苦手意識のある人でも使いやすいシンプルなツールを選びましょう。
結論、日報の電子化には、非IT企業の65歳のメンバーでも即日使いこなせるツール「Stock」が最適です。Stockは日報とタスクを紐づけて管理する機能もあるため、翌日以降やるべきことの抜け漏れも防げます。
ぜひ「Stock」を導入して、日報のペーパーレス化を実現しましょう。
