テレワークが普及し社員の働く場所が分断されるなか、社内コミュニケーションやチームへの貢献意欲を向上する手段として、社内報が注目されています。
社内報による情報発信で期待する効果を得るには、社員が自ら読みたくなるような内容の記事を作成しなければなりません。
しかし「社内報が社員から読まれない」「過去の社内報が膨大な資料の中に埋もれてしまって読み返せない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内報が読まれなくなる理由や、読まれる社内報を作る方法を中心に紹介します。
- 何から手をつければ読まれる社内報を作れるのか分からない新任の広報担当者
- 紙やPDFの社内報が全く読まれていない現実に限界を感じている経営層
- 既存の手法だと社内報の管理が煩雑になることを危惧しているDX推進者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、充実した社内報作成のポイントが分かり、効果的な情報発信ができます。
目次
なぜ社内報は読まれなくなるのか？
以下では、社内報が読まれなくなる理由を4つ紹介します。下記の事項に自社が当てはまっていないか確認しましょう。
業務で活かせる情報がない
1つ目は、業務で活かせる情報が載っていないことです。
社内報に、経営陣の抽象的な精神論やスローガンといった、業務に直結しない情報ばかり載っていては、忙しい業務中において読む優先順位が下がってしまいます。
読み手にあたる社員は、業務をスムーズに進めるためのヒントや他部署の成功事例、トラブルを乗り越えたプロセスなど、業務に活かせる内容を求めているのです。
閲覧までの手間が大きい
2つ目は、閲覧までの手間が大きいことです。
社内報を読むために社内ポータルへのログインや専用アプリのインストールが必要だと、社内報にたどり着くまでのステップが多く、読むのが面倒になってしまいます。
また、冊子で社内報を作ると「文字検索ができない」、PDFだと「スマホで読みづらい」「他のファイルの蓄積により埋もれてしまう」といった問題があります。
デザインにこだわりすぎて更新が止まる
3つ目は、デザインにこだわりすぎて更新が止まることです。
綺麗なレイアウトを作ってデザインの完成度を追い求めすぎると、そのレイアウトを維持しようとして、社内報の作成に時間と労力がかかってしまいます。その結果、社内報が更新されなくなってしまうのです。
社内報では、最新の情報を継続的に発信することが重要であるため、数か月前の出来事が掲載されていても誰も読もうとはしないのです。
発信が一方通行
4つ目は、発信が一方通行であることです。
社内報に「いいね！」機能やコメント欄がないと、社員が意見を主張できず、経営陣の言うことを静かに聴くことしかできなくなってしまうのです。
また、何日もかけて取材し書き上げた記事に対して反応がないと、広報担当者は「誰に届いているのか」「役に立っているのか」が把握できません。この状態で発信を続けさせられるとやりがいを感じなくなり、作業として中身の薄い記事しか書かなくなるのです。
「読まれる社内報」に変えるための3つの鉄則
以下では、自社の社内報を「読まれる社内報」に変えるための鉄則を3つ紹介します。社内報の閲覧率や社員の参加率を高めたい方は、ぜひ参考にしてください。
社員の体験談を載せる
1つ目は、社員の体験談を載せることです。
読まれる社内報を作るには、現場の社員が主役の記事を増やすことが重要です。「Aさんの営業提案書の作り方」「Bチームのリモートワーク効率化の工夫」など、読んだ社員が明日からの自身の仕事にすぐ活かせるノウハウを掲載しましょう。
また「○○部が目標を達成しました」という業務連絡ではなく、「なぜ達成できたのか」「どんな壁にぶつかり、どう乗り越えたのか」といった、成功に至るまでの背景を取材することが大切です。
検索しやすくする
2つ目は、社内報を検索しやすくすることです。
どんなに記事の中身が良くても、業務フォルダーにPDFファイルとして放置されたり、チャットツールのタイムラインに流されたりすると、結局社員から読まれなくなります。そのため、社内報を「その場限りのエンタメ」でなく「組織のナレッジデータベース」として設計する必要があるのです。
たとえば、情報を「ノート」単位で管理できる「Stock」のようなツールを導入して過去の社内報を保管すれば、新入社員や中途採用のメンバーが自社の歴史や先輩たちのインタビューを手軽に閲覧できます。
装飾より更新頻度を優先する
3つ目の目的は、装飾より更新頻度を優先することです。
社内報で重要なのは、雑誌のような凝ったレイアウトにリソースを割くことではなく、情報の鮮度です。いいニュースが起きたら、その週に全社に届けるようにしましょう。
ビジネスのスピードが加速する現代においては、担当者が数人がかりで1ヶ月かけて作った完璧な記事よりも、1人の担当者が1時間ほどで作り、週に2回ほど更新される記事の方が需要が高いのです。
そもそも社内報は必要？役割と価値を解説
以下では、社内報の目的、社内報が必要な企業の特徴について解説します。自社で社内報を作成すべきか迷っている方は必見です。
社内報の目的
社内報には、主に以下の3つの目的があります。
- 会社の経営方針の共有
社員一人ひとりが経営方針を認識していなければ、自身のすべきことを明確化できず、業務遂行のスピード感が失われます。社内報で会社の経営方針を共有すれば、社員の帰属意識が高まり、理念達成に向けた日々の業務への主体的な取り組みを促進できます。 - 社内コミュニケーションの強化
社内報で頻繁に取り上げられる社員紹介や部門紹介は、社員同士の相互理解を深める役割を果たします。社員・部門間の結びつきが強くなれば意思疎通が図りやすくなり、業務を円滑に進められるのです。 - 社員の家族に向けた情報共有
社内報に掲載されるコンテンツの多くは「どのような人が働いているのか」といった会社内部の情報を含んでいます。そのため、充実した社内報は、会社と直接的なつながりのない「社員の家族」の安心感を生み出すことができます。
このように、社内報は社内だけでなく社外への橋渡しのような役割を担っており、広報や採用活動、社員の定着率向上に大きな影響を与えられるのです。
社内報が必要な企業の特徴
社内報が必要な企業の特徴は、以下の通りです。
- 横の繋がりが薄い
社員が急増した企業や、拠点を複数構えている企業、リモートワーク導入により対面でのコミュニケーション機会が少ない企業が該当します。社内報により他部署の動きや遠くの拠点で働く社員のストーリーを可視化することで、組織の分断を防ぎます。 - 優秀な社員のノウハウが属人化している
業務マニュアルには手順は書けても、その裏にある試行錯誤や工夫までは残せません。社内報をナレッジ共有の場として活用し、成果を出した社員にインタビュー形式で知恵をアウトプットしてもらうことで、組織全体を底上げできます。 - 新入・中途社員が組織に馴染めず早期離職してしまう
新しいメンバーが最も不安なのは、自社にはどんな歴史があり、どんな人がいて、どんな雰囲気なのかが見えないことです。過去の社内報が残っていれば、それを読むだけで自社について把握できるのです。
以上のように、社内報が必要かどうかは、「社員数」ではなく「組織のコミュニケーションにどれだけ摩擦が生じているか」で決まります。
【必見】社内報を長期的に運用する方法
以下では、社内報を長期的に運用する方法を紹介します。
社内報には、プロジェクトの裏側にあった試行錯誤やエース社員の仕事のこだわりなどを載せることで、他の社員が参照して業務を円滑に進められます。しかし、過去の社内報を管理せずに放置すると、こうしたナレッジが埋没してしまいます。
しかし、過去の社内報をチャットツールや共有フォルダで管理すると、情報が流れて探すのが面倒になってしまいます。こうした管理体制では、社内報を検索できれば短時間で解決できたはずの問題に多くの時間と労力を費やすことになるのです。
そこで重要なのが、社内報をスムーズに作成できるうえに、簡単にアクセスできるITツールを導入することです。このようなツールを使えば、社内報に掲載されたノウハウをいつでも参照できる環境を整備できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、テンプレートを活用して社内報を作成でき、管理も簡単にできるツール「Stock」です。Stockでは、過去の社内報をフォルダで分けて管理できるほか、ノートに自作した「テンプレート」を呼び起こして社内報を簡単に作成できます。
社内報を簡単に作成・管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのバージョン管理機能＞
以下では、Stockのバージョン管理機能について紹介します。
Stockのノートでは、過去のバージョン履歴を確認でき、「いつ、だれが、どんな内容を編集したのか」まで表示されます。また、過去バージョンを復元することも可能なため、操作を誤ってテキストや添付ファイルを消したり書き換えたりしてしまっても安心です。
社内報のコンテンツに使えるネタ3選
以下では、社内報のコンテンツに使えるネタを3つのジャンルに分けて紹介します。見出しだけで社員の興味を引き起こせるコンテンツ作りに取り組みましょう。
ネタ1｜企業に関するネタ
こちらは、業務に関わる内容のネタです。これらの内容が多いと、社内報が堅苦しくなり読みづらくなってしまうため、掲載には注意が必要です。
【内容例】
- 経営方針や事業計画
- 社長・役員からのメッセージ
- 研修会レポート
- 新サービスリリース情報
- お客様からの声
- ビジネスマナー講座
- 社内イベントカレンダー
ネタ2｜社員に関するネタ
こちらは、社員に関するネタです。コミュニケーションの機会を増やすきっかけとなりやすいですが、プライバシーに配慮する必要があります。
【紹介例】
- 活躍している社員
- 知らなかった！あの部署での仕事内容
- 今注目の部署にインタビュー
- 新入社員紹介
- 様々な座談会（パパ・ママ社員、趣味や特技）
- チーム自慢のメンバー紹介
- 先輩社員の社内履歴書
- 内定者紹介
- おすすめ本紹介
ネタ3｜季節やイベントに関するネタ
こちらは、季節やイベントに関するネタです。記事にまとめやすいため、掲載するネタに悩んだときには季節ネタを参考にすることをお勧めします。
【春】
- 3月：別れの特集（定年退職者など）
- 4月：入社式、新入社員特集
- 5月：ゴールデンウィークの思い出
【夏】
- 6月：梅雨に関すること
- 7月：七夕コンテンツ
- 8月：夏休み特集
【秋】
- 9月：秋特集（味覚の秋、読書の秋など）
- 10月：内定式
- 11月：勤労感謝イベント
【冬】
- 12月：一年の締めくくり、忘年会のススメ
- 1月：新年の挨拶、今年の抱負
- 2月：健康特集
社内報の運用事例
ここでは、社内報の運用に成功した「グリー株式会社」の事例を紹介します。グリー株式会社は、ゲーム事業・メタバース事業、広告・メディア事業を展開している企業です。
社内報を運用する以前は子会社ごとに情報発信をしていたため、グループを包括する情報発信ツールがないことが課題でした。とくに、社内の共通メディアは外部向けの公式ブログのみだったので、社員や家族向けのコンテンツの充実化が求められていました。
そこで、公式ブログを従業員や家族、取引先企業、一般ユーザーへの情報発信のためのオウンドメディアとしてリニューアルしました。とくに、従業員を最も重要な利害関係者として、帰属意識や働くモチベーションを高めるコンテンツ作りを進めたのです。
その結果、実際に目標となる閲覧数を上回る記事が増えており、従業員を中心とした関係者へのメディアの認知度向上による包括的な情報発信が実現しつつあると言えます。
※参考：https://shanaiho-navi.jp/archives/21789/
社内報が読まれなくなる理由・読まれる社内報に変える方法まとめ
ここまで、社内報が読まれなくなる理由や、読まれる社内報に変える方法を中心に紹介しました。
社内報に業務で活かせる情報が載っていなかったり、閲覧までの手間が大きかったり、デザインにこだわりすぎたりすると、社内報は読まれなくなります。読まれる社内報に変えるには、社員の体験談を載せ、更新頻度を高めることが大切です。
また、社内報に業務ノウハウや失敗談を掲載し、簡単にアクセスできるようにすれば、それらの内容を自身の業務に活かし、業務の質を高められます。
したがって、社内報の運用におすすめなのは、社内報を簡単に作成・管理でき、ノウハウ共有にも繋げられるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内報による情報共有やコミュニケーションを活性化させましょう。
