社内や店舗内でその日の出来事を共有するために、多くの企業がアルバイトや社員に日報を提出させています。上司がメンバーの業務内容を日報で把握すれば、問題の見落としを防ぎ、さらに適切なアドバイスをすることもできるのです。
しかし、「中身のない日報が提出される状況を変えたい」「アルバイトも含めた全従業員で日報を共有したい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アルバイトに日報を提出させる理由と運用のコツを中心に紹介します。
- 日報を書くように言われたが、何を書けばわからないアルバイト
- アルバイトの提出する日報の内容がバラバラで全体状況を把握しづらい店長
- 日報を効率的に確認・活用し、業務の改善につなげたいと考えている現場リーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、形だけの日報にさせないための作成方法が分かり、さらにチームの情報共有をスムーズにするツールも見つかります。
目次
アルバイトや社員に日報を提出させる理由
アルバイトや社員に日報を提出させる理由は、以下の3つです。
- 現場の情報を共有するため
- 業務が適切か判断するため
- 問題の早期発見・解決のため
以上の理由から、日報は現場管理と業務改善の両方に役立つ重要な仕組みであると言えます。また、日報は形式だけでなく、運用の方法も整えることが重要です。
【アルバイト・社員】日報の基本の書き方
以下は日報に記載すべき基本の項目です。
- 業務内容
- 各業務の所要時間
- 問題点
- 改善点
- 次回の予定や目標
- 自由コメント
日報では、業務内容を明確にするために、具体的に記載することが重要です。具体的に記載することによって、二重で業務内容を確認する手間が省け、情報共有がスムーズになります。
また、自由コメントには、業務中に気づいた些細なことや、頑張ったこと、項目にはないが伝達するべきことなどを記載しましょう。
【例文あり】誰でも簡単に記入できる日報テンプレート
以下は日報のテンプレートと例文です。テンプレートはコピペしてそのままご利用いただけます。
＜日報のテンプレート＞
業務内容
各業務の所要時間
問題点
改善点
次回の予定や目標
自由コメント
＜上記のテンプレートを使用した例文＞
業務内容
- ホール業務
- 在庫管理（未完了）
各業務の所要時間
- ホール業務 4h
- 在庫管理 1h
問題点
- 商品について詳しく聞かれたときに即答できなかった
- ホールが忙しく、在庫管理を完了なかった
改善点
- 商品知識を深める
- 在庫管理を開始する時間をあらかじめ決めておく
次回の予定や目標
- 在庫管理の続きから業務を開始
- 今回答えられなかった質問について完璧に回答する
自由コメント
- 本日は12時頃が混雑していて、忙しかったです。回転率を上げるために、バッシングを素早く終わらせる工夫をしました。
- 傘の忘れ物が多かったので、お客様が退店するときに確認が必須だと思います。
ぜひ上記のテンプレートを活用して伝わりやすい日報を作成しましょう。
日報の運用がうまくいかない原因
以下では、日報の運用がうまくいかない原因を3つご紹介します。現在アルバイトに日報を書かせているが、あまり業務に活用できていないと感じる方は必見です。
（1）日報が“蓄積されるだけ”で活用されない
日報は「書くだけ」では意味がなく、活用されなければ価値が生まれません。
なぜなら、日報の本来の目的は個人の振り返りではなく、現場の知見をチーム全体で共有し、業務改善に活かすことだからです。しかし、日報が個人単位で完結している場合、情報は蓄積されても組織の資産にはなりません。
たとえば、あるアルバイトが接客での工夫や失敗から学びを得ていても、それが他のメンバーに共有されなければ、同じミスや非効率な対応が繰り返されてしまいます。結果として、日報が存在していても現場の質は向上しないのです。
（2）定期的なフィードバックがない
日報が分散していると、必要な情報を活用できず、業務効率が大きく低下します。
なぜなら、日報がExcel・紙・チャットなど複数の場所に存在していると、過去の情報を横断して確認することが難しくなるためです。その結果、「どこに何があるか分からない」状態になり、せっかく蓄積した情報も活かされません。
たとえば、「過去に似たクレーム対応があったはず」と思っても、該当する日報をすぐに見つけられなければ、毎回ゼロから判断することになります。この状態では、経験が蓄積されず、組織としての成長も止まってしまいます。
（3）すぐに見返せない
日報は再現性のある形で蓄積されなければ、ノウハウとして機能しません。
なぜなら、形式がバラバラで整理されていない日報は、あとから参照しても活用しづらく、他のメンバーが同じ行動を再現できないためです。日報は単なる記録ではなく、「次に活かせる情報」である必要があります。
たとえば、同じ業務に関する日報でも、書き方や粒度が人によって異なると、比較や分析ができません。その結果、成功事例も失敗事例も体系化されず、属人化したまま終わってしまいます。この状態では、日報があっても組織の知識として積み上がらないのです。
【管理者必見】日報の運用を成功させる3つのコツ
以下では、日報の運用を成功させるコツを3つご紹介します。日報を適切に運用し、現場で活用したい管理者の方は必見です。
（1）スマホ利用できるツールで管理する
1つ目のコツは、スマホ利用できるツールで管理することです。
紙で日報を運用すると、作成も管理も面倒で、現場に定着しない可能性があります。また、PCしか対応していないツールで日報を運用すると、空いた時間に手軽に記入できません。
そこで、スマホ利用できるツールで日報を管理すれば、手の空いたときに気軽に日報を作成・提出できます。たとえば「Stock」のようなツールは、PCとスマホどちらにも対応しているため、アルバイトの日報作成はスマホ、日報管理はPC、と用途に応じて使い分けられます。
（2）アルバイト・社員間で共有する
2つ目のコツは、アルバイト・社員間で共有することです。
チーム内では、個人の知識を個人だけで終わらせるのは適切ではありません。チーム全体で共有し、共通の知識として活用することが、チーム全体の質を高めることに繋がります。
そこで、日報をアルバイト・社員間で共有することで、自分以外のメンバーが日報に記載した問題点や改善点を今後の自分の業務に活用できます。
（3）フィードバックを徹底する
3つ目のコツは、フィードバックを徹底することです。
フィードバックを徹底することで、アルバイトは自分の業務に対する評価を得られるため、モチベーションの向上が期待できます。
たとえば、良かったことや改善点をその都度伝えると、次回の業務で意識しやすくなります。定期的に個人面談の機会を設け、日報の内容をもとに振り返ることも有効です。
【比較表】日報管理の方法3選
日報管理は方法によって、「活用できるかどうか」が大きく変わります。特に重要なのは、蓄積した情報を活用できるかです。以下は主な日報管理の方法の比較表です。
| 情報共有ツール | チャットツール | Excel | |
|---|---|---|---|
| スマホ対応 | 【〇】 | 【〇】 | 【△】 |
| 利便性 | 直感的に入力しやすい | 過去の情報が埋もれる | 入力が手間 |
| 共有性 | 即共有される | 共有しやすい | 共有しにくい |
| 定着性 | ルール化しやすい | 定着しやすい | 慣れが必要 |
チャットやExcelでは日報を“記録すること”はできますが、あとから探して活用することが難しいという課題があります。一方で、情報共有ツールであれば、日報を蓄積・整理し、必要なときにすぐ活用できます。
アルバイトの日報を簡単に作成・共有できるツール
以下では、アルバイトの日報を簡単に作成・共有できるツールをご紹介します。
アルバイトや新入社員が日報で業務内容や進捗を共有しないと、問題が発生しても早期に気づけず、現場のトラブルにつながる可能性があります。そのため、日報を通じて日々の業務内容を共有することが重要です。
しかし、アルバイトに日報作成を任せても、「何を書けばよいか分からない」「記入に時間がかかる」といった理由から、内容が不十分になったり、提出が定着しなかったりするケースも少なくありません。
このような課題を解決するには、あらかじめ記入項目をテンプレート化し、誰でも簡単に日報を書ける環境を整えることが重要です。また、作成した日報をすぐに共有・確認できる仕組みも必要になります。
こうした条件を満たすのが、誰でも簡単に日報を作成・共有できるツール「Stock」です。Stockでは、テンプレートを使って日報をすぐに作成できるだけでなく、作成した内容がそのままチーム内で共有されるため、提出漏れを防ぎながらスムーズに情報共有できます。
日報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
実際に「Stock」を活用している企業事例
株式会社谷貝食品では、営業日報に「Stock」を活用しています。
同社はいままで、営業日報や社内の情報共有を紙で実施しており、外出先から日報を作成・共有できない点に課題を感じていました。そのため、営業担当者は帰社後でなければ日報を作成・確認できず、情報共有の遅れにつながっていたのです。
そこで、日報の電子化を目的に、シンプルで使いやすい情報共有ツールとして「Stock」を導入し、まずは営業部の日報管理に活用を開始しました。
その結果、営業日報を外出先からリアルタイムで作成・共有できるようになり、情報共有のスピードが向上しました。さらに、導入後は営業部にとどまらず、商品企画や生産管理、社内掲示板、スケジュール共有など、全社のあらゆる情報をStockに一元化したことで、部署間の連携もスムーズになりました。
テンプレで簡単！Stockで日報を共有・管理する方法
日報には、「業務内容」「各業務の所要時間」「問題点」「改善点」「次回の予定」「自由コメント」などの項目をあらかじめ用意しておくことで、アルバイトでも迷わず記入できます。
「Stock」のテンプレート機能を使えば、これらの項目をあらかじめ登録できるため、日報作成のたびに一から内容を考える必要がありません。テンプレートを開いて、内容を埋めるだけで簡単に日報を作成できます。
さらに、作成した日報はそのまま共有されるため、提出の手間がなくなり、店長や社員もリアルタイムで内容を確認できます。これにより、日報の記入から共有・確認までをスムーズに行えます。
アルバイトや新入社員向け日報の書き方まとめ
これまで、アルバイトや社員に日報を提出させる理由や、日報の書き方の基本、日報を運用する3つのコツを中心に紹介しました。
アルバイトの業務の進捗を把握したり、現場の課題をいち早く解決したりするためには、必ず日報をチームに共有させましょう。また、日報のテンプレートを活用すれば、一から作成する工数を減らせます。
ただし、紙やExcelで日報をつくると管理が面倒になり、チームで共有しても確認に手間がかかります。したがって、「日報の作成から共有までが一か所で完結でき、振り返りも簡単にできるツール」を導入すべきです。
なかでも、スマホで簡単に日報の作成、共有、確認をするには、日報の作成・共有に必要な機能が過不足なく備わっており、さらにスマホアプリにも対応しているツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、日報を業務に活用しましょう。
