日報は、日々の業務管理を目的とした書類です。日報を通して業務の改善点に気づきやすくなるほか、チーム全体で進捗を共有できるので業務を円滑に進められます。
しかし、社内の新入社員や営業の日報提出は「業務の忙しさ」から形骸化しやすい傾向にあります。また、「日報を上手く管理できず、情報の有効活用に結びついていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、正しい日報の管理方法とポイント、紙で管理する問題点を中心にご紹介します。
- 正しい日報管理を実施して手間やコストを削減したい
- 紙によるアナログな日報管理に不便さを感じている
- 日報管理を効率化するおすすめのアプリを活用したい
という方はこの記事を参考にすると、正しい日報管理の方法が分かり、面倒な日報業務を効率化できます。
目次
何年保管すべき？日報の保存期間とは
日報には保管義務があり、法律で3年間の保存期間が設定されています。そのため、定められた期間内は必要に応じてすぐ提出できるように管理しなければなりません。
また、日報は保存期限が定められている一方で、処分方法には決まりがありません。そのため、保存期限を過ぎた日報を継続して保存している企業もあります。
しかし、保存期限が過ぎた日報が増え続ければ、オフィスのスペースを圧迫する可能性があります。したがって、日報を長期的に保管したい場合には「紙の日報をスキャンする」「日報アプリを活用する」などで対応しましょう。
正しい日報管理で得られるメリット
日報を適切に管理することで、次のようなメリットが得られます。
- ノウハウとして運用できる情報資産になる
日報には、社員の得た知識やノウハウが記載されています。そのため、日報の情報を適切に蓄積していけば、企業の持つ情報資産になります。
- 過去の反省点を振り返り、改善しているか確認できる
日報を適切に管理していれば過去の業務を簡単に振り返ることができるので、社員がPDCAサイクルを実際に回して成長しているかの確認が可能です。
- 顧客ごとの対応履歴となり、柔軟に対応方針を変更できる
営業やカスタマーサポートの部署では、日報に顧客との商談内容や問い合わせ内容を記録として残せるので、今後の対応への指針として活かせます。
このように、日報を適切に管理することで、社員の成長を促進するだけでなく、企業全体のノウハウ蓄積や顧客対応力の向上といったメリットもあるのです。
日報を管理する4つのポイントとは
ここからは、日報管理のポイントをご紹介します。以下のポイントを押さえながら日報を管理することで、情報を有効活用しやすくなります。
（1）管理場所を細分化しすぎない
1つ目のポイントは、管理場所を細分化しすぎないことです。
書類を管理するときにありがちな失敗として「過度に細分化した結果、管理が面倒になってしまう」ケースがあります。たとえば、管理する場所や格納ファイルを細かく分けると、書類の分類に手間がかかります。
さらに、ファイルを探す・取り出す作業にも時間がかかり、過去の業務の振り返りやノウハウの活用につながりません。そのため、ファイルは大まかなカテゴリ設定で保管し、簡単に確認できるようにしましょう。
（2）保管期間が過ぎた書類は破棄する
2つ目のポイントは、保管期間が過ぎた書類は破棄することです。
日報を含む社内の書類やファイルは増え続けるため、不要な資料を放置すると、オフィスのスペースやパソコンの容量を圧迫してしまいます。また、不要なデータが多いと目的の情報が見つけにくくなり、書類管理にストレスを感じやすくなります。
そのため、各書類に定められた保存期間を正しく把握し、期間が過ぎた書類から破棄しましょう。
（3）定期的に棚卸をする
3つ目のポイントは、定期的に日報の棚卸しをすることです。
棚卸しによる定期的な確認作業を設けることで、日報が適切に整理された状態を維持できるため、過去の日報を確認したいときにすぐに取り出せます。
また、棚卸しで重要なのは、書類ごとの保存期間を正確に把握して分類することです。業務上、保存期間終了後も継続して保存したい書類がある場合には、電子化も検討しましょう。
（4）日報アプリを利用し電子化する
4つ目のポイントは、日報をアプリで電子化して紙管理を廃止することです。
紙の書類を電子データとして保存する方針は、現在多くの企業で推進されています。なぜなら、作成・共有の効率化や印刷コストの削減といったメリットがあるからです。
とくに日報は、アプリを活用して電子化することで時間や場所を問わずアクセスできるので、情報の活用や共有がよりスムーズになります。
紙・Excelの日報管理における4つの問題点
ここでは、紙やExcelの日報管理における問題点を解説します。以下の問題点を把握しておけば、紙などの日報管理を続けるべきかの判断をすぐに下せるようになります。
（1）日報に記載された内容が読みづらい
1つ目の問題点は、日報の内容が読みづらいことです。
手書きの日報は、印字されたものと比べると読みづらいのが難点です。また、特定のフォーマットがない場合は、社員ごとに書式や内容にムラが生じてしまい、確認に時間がかかり、フィードバックの遅れにつながります。
そのため、日報を確認する上司の負担を減らすために、日報を電子化して、あらかじめフォーマットやテンプレートを設定しておきましょう。また、フォントや文字サイズを統一するとより読みやすくなります。
（2）過去の日報を検索しづらい
2つ目の問題点は、過去の日報を検索しづらい点です。
日報は毎日作成するため次々と増えてしまい、目的の情報だけを見つけ出すのは難しくなります。とくに、新入社員にとって過去の日報は業務上重要な参考資料となるので、日報管理にはアクセス性の良さが求められます。
一方、日報アプリを導入すれば保管場所が不要になるだけでなく、検索機能ですぐに探し出せます。たとえば、日報管理に役立つ「Stock」であれば、タグやタイトルなどあらゆるキーワードから日報を簡単に見つけられるのです。
（3）日報内の情報を一元管理できない
3つ目の問題点は、日報内の情報を一元管理できないことです。
たとえば、日報を電子化すれば、その日対応した”案件情報”などを紐づけて管理できます。そのため、上司は日報と案件の内容をまとめて確認でき、より的確なフィードバックが可能になります。
一方で、紙の日報では、以上のように情報を一元化できないため、必要な情報を手書きで写したり、後日メールなどで共有したりする手間が発生します。そのため、日報アプリを活用し、情報を一元管理できる仕組みを整えることが重要です。
（4）日報の提出が難しい
4つ目の問題点は、日報の提出が難しい点です。
紙で日報を作成・提出する場合、営業や出張などで社外にいる社員も日報提出のために帰社しなければなりません。また、Excelで作成した場合もメールでの共有が必要となり、手間が増えることで「日報提出が面倒」と感じる原因になります。
さらに、提出が滞ると作業進捗の共有が遅れる恐れもあります。そのため、時間や場所を問わずに日報を作れて、すぐに提出できる仕組みの導入が必要です。
【どれがいい？】日報管理に最適な方法とは
日報管理には、紙、エクセル、アプリの管理方法があり、それぞれメリット・デメリットが異なります。そこで、以下の比較表を参考にどの管理方法が自社に最適か検討してみましょう。
上図でみると、紙による日報管理は、紛失の恐れがあるだけでなく、わざわざ対面で共有しなければならないので不便です。また、Excelの日報も共有に別ツールが必要だったり、過去のファイルがすぐに見つからなかったりするデメリットがあります。
したがって、いつでもどこでも日報を作成・共有できる「日報管理アプリ」の活用が便利です。とくに、「Stock」のようなシンプルな操作性のツールであれば、社員が上手く使いこなせないという事態にもなりません。
【必見】全社単位で効果的に日報を管理できるおすすめのアプリ
以下では、効果的に日報を管理できるおすすめのアプリをご紹介します。
従来のように紙やWord・Excelで日報を作成する場合、手渡しやメールでの送付といった手間がかかります。また、入力が複雑だと記載に時間がかかり、本来の業務に割く時間が減ってしまいます。
そのため、日報を簡単に作成・共有できるツールを選びましょう。とくに、ITスキルに自信がないメンバーでも直感的に操作できる、シンプルで必要な機能が揃ったツールがおすすめです。
結論、日報を正しく管理するには、ITリテラシーの差に左右されず、誰でも簡単に日報を作成できる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」では、テキストベースで素早く日報を作成でき、ITの知識がなくてもすぐに使い始められるほどシンプルな操作性です。また、簡単にテンプレートの作成・呼び出しができるほか、記載内容は即時共有されるため、日報の作成・共有にかかる手間を大幅に削減できます。
最も簡単に日報を管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで作成した日報例
Stockを活用することで、以下のような日報を作成することができます。
Stockのテンプレート機能を活用することで、あらかじめ登録したフォーマットを呼び出して、項目を埋めるだけで簡単に日報を作成できます。そのため、日報の形式が統一され、確認作業の効率も向上します。
また、日報に紐づいたメッセージ機能を活用すれば、業務に関する質問やフィードバックのやり取りもスムーズにできます。
日報の正しい管理方法のまとめ
ここまで、日報の正しい管理方法やポイント、問題点を解説しました。
日報を正しく管理すれば、ノウハウとして運用できたり今後の対応方針として活かせたりします。しかし、紙やエクセルで日報を共有するのに、対面で提出したり別ツールに添付したりと面倒です。
そこで、日報アプリを活用すれば、作成した日報を簡単に共有でき、日報業務の負担を軽減できます。ただし、全社で使えなければ運用が定着しないので、誰でも簡単に使えるアプリを選びましょう。
結論、効率的な日報管理には、誰でも簡単に日報を作成・共有・管理できるアプリ「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を使って、日報管理を効率化し、ストレスなく日報を提出・フィードバックできる環境をつくりましょう。
