日報は、日々の業務管理を目的とした書類です。日報を通して業務の改善点に気づきやすくなるほか、チーム全体で進捗を共有できるので業務を円滑に進められます。
しかし、社内の新入社員や営業の日報提出は「業務の忙しさ」から形骸化しやすい傾向にあります。また、「日報を上手く管理できず、情報の有効活用に結びついていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、正しい日報の管理方法とポイント、紙で管理する問題点を中心にご紹介します。
- 正しい日報管理を実施して手間やコストを削減したい
- 紙によるアナログな日報管理に不便さを感じている
- 日報管理を効率化するおすすめのツールを活用したい
という方はこの記事を参考にすると、正しい日報管理の方法が分かり、面倒な日報業務を効率化できます。
目次
日報の保存期間とは
日報には保管義務があり、法律で3年間の保存期間が設定されています。そのため、定められた期間内は必要に応じてすぐに提出できるように管理しなければなりません。
また、日報は保存期限が定められている一方で、処分方法には決まりがありません。そのため、保存期限を過ぎた日報を継続して保存している企業もあります。
しかし、保存期限が過ぎた日報が増え続ければ、オフィスのスペースを圧迫する可能性があります。したがって、日報を長期的に保管したい場合には「紙の日報をスキャンする」「日報アプリを活用する」などで対応しましょう。
正しい日報管理で得られるメリット
以下は、適切な日報管理をすることで得られる3つのメリットです。
- ノウハウとして運用できる情報資産になる
日報には、社員の得た知識やノウハウが記載されています。そのため、日報の情報を適切に蓄積していけば、企業の持つ情報資産になります。
- 過去の反省点を振り返り、改善しているか確認できる
日報を適切に管理していれば過去の業務を簡単に振り返ることができるので、社員がPDCAサイクルを実際に回して成長しているかの確認が可能です。
- 顧客ごとの対応履歴となり、柔軟に対応方針を変更できる
営業やカスタマーサポートなどの部署では、日報に顧客との商談内容や問い合わせ内容などが記録として残っているので、今後の対応への指針として活かせます。
以上のように日報には有益な情報が記載されているため、すなわち「正しい日報管理」とは、必要な情報へ時間や場所を問わずアクセスできる管理方法を指します。日報を効果的に活用するためにも、情報管理ツールによる「優れたアクセス性」が欠かせないのです。
日報を管理する4つのポイントとは
ここからは、日報管理のポイントをご紹介します。以下のポイントを押さえながら日報を管理しなければ、情報を有効活用できていない現状からの脱却が難しくなるので注意しましょう。
(1)管理場所を細分化しすぎない
1つ目のポイントは、管理場所を細分化しすぎないことです。
書類を管理する際にありがちな失敗として「過度に細分化した結果、管理が面倒になってしまう」ケースがあります。たとえば、管理する場所や格納ファイルを細かく分けると、書類の分類に手間がかかります。
さらに、ファイルを探す・取り出す作業にも時間がかかり、過去の業務の振り返りやノウハウの活用につながりません。そのため、ファイルは大まかなカテゴリ設定で保管し、簡単に確認できるようにしましょう。
(2)保存期間が過ぎた書類は破棄する
2つ目のポイントは、保存期間が過ぎた書類は破棄することです。
日報をはじめ、社内には書類やファイルが増え続けるため、不要な資料が残っているとオフィスの物理的なスペースやパソコンの容量を圧迫してしまいます。そのため、各書類に定められた保存期間を正しく把握し、期間が過ぎた書類から破棄しましょう。
必要のないファイルや書類を減らすと書類管理のストレスが解消されるので、目的の情報が見つけやすくなります。
(3)定期的に棚卸をする
3つ目のポイントは、定期的に日報の棚卸しをすることです。
棚卸しによる定期的な確認作業を設けることで、日報が適切に整理された状態を維持できるため、過去の日報を確認したい場合にすぐに取り出せます。
また、棚卸しをするにあたって重要となるのが、書類ごとの保存期間を正確に把握して分類することです。業務上、保存期間終了後も継続して保存したい書類がある場合には、電子化も検討しましょう。
(4)日報アプリを利用し電子化する
4つ目のポイントは、日報をアプリで電子化して紙管理を廃止することです。
紙の書類を電子データとして保存する方針は、現在多くの企業で推進されています。なぜなら、日報アプリを利用して日報を電子化すれば、作成・共有の手間や印刷費を削減できるからです。
日報アプリの導入をきっかけに社内のペーパーレス化が進めば、時間や場所を問わず書類へアクセスできるようになるので、情報の活用が簡単になります。また、日報に記載された情報を共有しやすくなる点もポイントです。
紙・Excelの日報管理における4つの問題点
以下では、紙やExcelの日報管理における問題点を解説します。以下の問題点を把握しておけば、紙などの日報管理を続けるべきか否かの判断をすぐに下せるようになります。
(1)日報に記載された内容が読みづらい
1つ目の問題点は、日報の内容が読みづらいことです。
手書きの日報は、印字されたものと比べると読みづらいのが難点です。また、特定のフォーマットがない場合は、社員ごとに書式や内容にムラが生じてしまい、確認に時間がかかり、フィードバックの遅れにつながります。
そのため、日報を確認する上司の負担を減らすために、日報を電子化して、あらかじめフォーマットやテンプレートを設定しておきましょう。また、フォントや文字サイズを統一するとより読みやすくなります。
(2)過去の日報を検索しづらい
2つ目の問題点は、過去の日報を検索しづらい点です。
日報は毎日作成するため次々と増えてしまい、目的の情報だけを見つけ出すのは難しくなります。とくに、新入社員にとって過去の日報は業務上重要な参考資料となるので、日報管理にはアクセス性の良さが必須です。
一方、日報アプリを導入すれば保管場所が不要になるだけでなく、検索機能ですぐに探し出せます。たとえば、日報管理に役立つ「ナレカン」であれば、タグやタイトルなどあらゆるキーワードから日報を簡単に見つけられるのです。
(3)日報内の情報を一元管理できない
3つ目の問題点は、日報内の情報を一元管理できないことです。
たとえば、日報を電子化した場合、その日対応した”案件情報”などのデータを紐づけて管理することも可能になります。そのため、上司は日報と同時に案件情報を正確に把握できるので、より適切なフィードバックが可能になるのです。
一方で、紙の日報では、以上のように情報を一元化できないため、必要な情報を手書きで写したり、後日メールなどで共有したりする手間が生じてしまうのです。そのため、日報アプリに直接書き込むことで、日報内に情報を一元管理できる仕組みをつくりましょう。
(4)日報の提出が難しい
4つ目の問題点は、日報の提出が難しい点です。
日報を紙媒体で作成・提出する場合、営業や出張などで社外にいる社員も日報提出のために帰社しなければなりません。また、Excelも別途メールで共有する必要があるため、日報の提出を「面倒だ」と感じる原因になってしまうのです。
さらに、提出が滞ると作業進捗が共有できなかったり、上司からのフィードバックの機会が失われたりする可能性もあります。したがって、時間や場所を問わずに日報を作れて、すぐに提出できる仕組みが求められます。
【どれがいい?】日報管理に最適な方法とは
日報管理には、紙、エクセル、アプリなどの管理方法があり、それぞれメリット・デメリットが異なります。そこで、以下の比較表を参考にどの管理方法が自社に最適か検討してみましょう。

上図でみると、紙による日報管理は、紛失の恐れがあるだけでなく、わざわざ対面で共有しなければならないので不便です。また、Excelの日報も共有に別ツールが必要だったり、過去のファイルがすぐに見つからなかったりするデメリットがあります。
したがって、日報を確実に管理できる「日報管理アプリ」の活用がおすすめです。とくに、「ナレカン」
のようなシンプルな操作性のツールであれば、社員が上手く使いこなせないという事態にもなりません。
【必見】全社単位で効果的に日報を管理できるおすすめのアプリ
以下では、効果的に日報を管理できるおすすめのアプリをご紹介します。
紙の日報管理では、過去の日報を検索できなかったり情報の一元管理が難しかったりするため、「情報資産(ナレッジ)」として上手く活用できません。そこで、「誰でも簡単に使いこなせるアプリ」を使って、紙よりも確実に管理できる仕組みをつくりましょう。
ただし、日報を業務に生かすには、過去の日報も簡単に探し出せることが大前提です。とくに、大企業では多くの社員が働くため、全社単位で活用しても欲しい情報がヒットする、検索機能が充実したツールを選択しましょう。
結論、日報を正しく管理するには、社員日報の作成・共有・管理が一か所で完結し、誰でも簡単に必要な情報に即アクセスできるアプリ「ナレカン」が必須です。
ナレカンの「記事」にはテキストだけでなく、画像やファイルも残せるうえ、「テンプレート」も登録できるので日報の項目を一から考える必要がありません。また、「ヒット率100%」の超高精度検索で過去の日報に即アクセスできるので、業務にナレッジを活かせます。
最も簡単に日報を管理できるアプリ「ナレカン」

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日報の正しい管理方法のまとめ
ここまで、日報の正しい管理方法やポイント、問題点を解説しました。
日報を正しく管理すれば、ノウハウとして運用できたり今後の対応方針として活かせたりします。しかし、紙やエクセルの日報では必要な情報が見つからず、過去の日報もすぐに確認できないので有効活用ができません。
そこで、日報アプリを活用すれば、検索機能ですぐに目的の情報を見つけられるなど、効率的な日報管理ができます。ただし、全社で使えなければ運用が定着しないので、誰でも簡単に使えるアプリを選びましょう。
結論、効率的な日報管理には、社内の日報管理を一元化でき、簡単に過去の情報も確認できるアプリ「ナレカン」が最適です。
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