多くの企業では定例会議が当たり前のように定期的に実施されています。しかし、目的や成果が不明確なまま開催され、必要性が見直されていないケースも少なくありません。
実際に、「定例会議が無駄だと感じている」「話す内容が業務報告のみで、意思決定や課題解決につながらない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、定例会議が無駄だと感じる原因や解決策を中心にご紹介します。
- 定例会議が成果につながらず、「本当に必要なのか」と感じている管理職
- 定例会議の資料作成や進捗報告に追われ、業務が圧迫されている現場担当者
- 定例会議を見直し・改善する方法が分からないチームリーダー
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、定例会議をただ情報共有するだけで終わらせず、そのあとの意思決定や課題解決につなげられるようになります。
目次
定例会議が無駄だと感じるおもな原因
ここでは、定例会議が無駄だと感じるおもな原因を4つ紹介します。自社の定例会議に対して意味がないと感じている方は必見です。
会議の目的が曖昧になっている
1つ目は、会議の目的が曖昧になっている点です。
会議の議題が明確でなかったり、複数のテーマが混在していたりすると、参加者は何について話し合うのか分からず、話し合いが進みません。また、会議の目的が共有されていないと、開催すること自体が目的となり、十分な成果を得られなくなります。
このように、目的が曖昧なまま開催される定例会議は、参加者に「何のための会議なのか分からない」と感じさせる原因になります。
報告だけで終わっている
2つ目は、報告だけで終わっている点です。
会議の内容が、業務・進捗状況の報告だけだと、参加者が集まって議論する必要性が薄れてしまいます。その結果、情報共有だけなら文書やチャットでも十分対応できると感じられ、会議の開催自体が無駄だと捉えられてしまうのです。
このように、会議が参加者同士の意見交換の場として機能していないと、会議の必要性を感じられなくなります。
事前共有が不足している
3つ目は、事前共有が不足しているという点です。
会議前に、会議の議題・流れや資料など必要な情報が共有されていないと、参加者は、会議中に資料確認や状況把握をする必要が生じます。その結果、本来話し合うべき内容の議論に十分な時間を使えなくなるのです。
このように、事前共有が不足していると会議時間が確認作業に費やされてしまいます。そのため、定例会議の成果や必要性が見えにくくなるのです。
決定事項が曖昧なまま終わる
4つ目は、決定事項が曖昧なまま終わっているという点です。
会議で議論した内容が整理されず、担当者や期限が明確なままだと、会議後に誰が何を進めるべきか分からなくなります。そのため、決定した内容が実行に移されず、同じ議題を次回の定例会議で再び話し合うことになりかねません。
また、同じ内容の会議を繰り返すと、会議の成果が業務に反映されず、会議の意義が薄れてしまいます。その結果、定例会議を実施しても意味がないという状態になってしまうのです。
無駄な定例会議を続けるリスク
ここでは、無駄な定例会議を続けるリスクを解説します。定例会議を見直すべきかを判断したい方は必見です。
業務時間が圧迫される
1つ目は、業務時間が圧迫されるという点です。
成果につながらない会議を続けていると、本来取り組むべき業務に使える時間が減少します。また、会議の準備や資料作成にも時間がかかるため、参加者の負担も大きくなってしまうのです。
このように、成果につながらない会議は「ただ多くの時間を消費するだけ」という状態になります。そのため、日常業務に支障をきたす要因になるのです。
意思決定が遅くなる
2つ目は、意思決定が遅くなるという点です。
会議で結論が出なかったり、担当者や期限が明確にならないまま終了したりすると、必要な判断や対応が先送りにされてしまいます。その結果、本来早急に対応すべき事項であっても、次回の会議まで持ち越される可能性があるのです。
このように、意思決定が先送りされると課題への対応も遅れてしまいます。そのため、本来業務や課題解決に役立つための会議が、かえって業務の停滞・遅延を引き起こすことになるのです。
会議への参加意欲が下がる
3つ目は、会議への参加意欲が下がるという点です。
毎回同じ内容を繰り返したり、会議の成果が見えなかったりすると、参加者は会議の必要性を感じにくくなります。その結果、会議に対して消極的になり、発言・意見交換が活発にされなくなってしまうのです。
このような状態が続くと、会議が活発な議論の場として機能しなくなり、成果につながる話し合いができません。そのため、定例会議の形骸化を引き起こしてしまうのです。
重要な課題が見過ごされる
4つ目は、重要な課題が見過ごされるという点です。
無駄な定例会議では、業務報告や進捗確認に時間を使いすぎてしまい、課題やリスクについて十分に議論できない場合があります。そのため、現状の課題分析・改善ができず、対応が遅れてしまう恐れがあるのです。
また、課題自体に気づかず、問題が大きくなってから発覚するケースもあります。その結果、対応により多くの時間がかかり、従業員の負担も増加してしまうのです。
会議後の認識にズレが生じる
5つ目は、会議後の認識にズレが生じるという点です。
会議で共有された情報や決定事項が曖昧だと、参加者ごとに認識・受け取り方が異なってしまいます。認識がズレたまま業務を進めると、対応漏れや二重対応が発生するなど、必要以上の手間がかかるのです。
また、関係者間で認識をすり合わせるための確認作業も増えてしまいます。そのため、会議後の業務に混乱が生じる原因になりかねません。
効果的な定例会議の方法・進め方
ここでは、効果的な定例会議の方法・進め方を解説します。定例会議を有意義な場にしたい方は、以下のポイントを押さえましょう。
目的・ゴールを明確にする
まず、目的・ゴールを明確にしましょう。
会議を開催する前に、「何を決めるのか」「会議終了時にどのような状態を目指すのか」を定めておくと、参加者全員が同じ方向を向いて話し合えます。また、テーマや議題が脱線したり、会議時間が長くなりすぎたりすることを防げるのです。
このように、目的・ゴールを明確にすることで、会議時間の配分もしやすくなるため、必要な議題・テーマのみを議論でき、成果につなげやすくなるのです。
不要な回は会議をスキップする
次に、不要な回は会議をスキップするようにしましょう。
定例会議は、毎回開催することが目的ではありません。そのため、議題がない・共有事項が少ない場合は、無理に実施しない判断も必要です。
必要なときのみ会議を実施すれば、会議や資料準備に費やす時間が削減され、本来取り組むべき業務に時間を十分に確保できます。したがって、定例会議だからという理由だけで開催せず、必要性を都度判断するべきなのです。
報告は事前共有する
次に、業務や進捗の報告は会議の前に共有するようにしましょう。
定例会議が無駄になる原因のひとつは、会議でしか情報共有できない状態にあります。進捗確認や業務報告に会議時間の大半を使うと、課題解決や意思決定に使う時間が不足してしまいます。
そこで、日頃から情報を共有・蓄積できる仕組みを整えれば、会議では判断や議論が必要な内容だけを扱えるようになります。その結果、会議時間を短縮できるだけでなく、不要な定例会議そのものを減らせるのです。
決定事項と担当者を明確にする
最後に、決定事項と担当者を明確にしましょう。
会議で決まった内容を業務につなげるためには、誰が何を担当するのかを明確にする必要があります。また、対応内容ごとに担当者・期限を決めておけば、進捗状況も把握しやすくなり、ミスやトラブルが発生しても迅速に対応できます。
このように、担当者と期限を明確にして共有すれば、会議で決まった内容を着実に進めやすくなります。したがって、会議終了時には決定事項に加えて担当者と期限も整理しておくことが重要です。
定例会議の改善が難しい理由
定例会議の改善が進まない最大の理由は、会議以外で情報共有する仕組みが整っていないためです。
多くの企業では、「会議時間を短縮したい」「報告中心の会議を減らしたい」と考えています。しかし、日々の進捗や課題、決定事項を共有する仕組みがないと、情報を伝える手段として会議に頼らざるを得ません。
また、「事前共有を徹底しよう」と決めても、メールやチャットでは情報が流れてしまい、あとから必要な情報や経緯を見つけるのに時間がかかります。その結果、参加者ごとに認識のズレや共有漏れが発生するため、結局会議で説明することになるのです。
このように、会議以外で情報共有・蓄積できる仕組みがなければ、結局会議で同じ説明を繰り返すことになり、定例会議への依存から抜け出せなくなります。
定例会議をはじめとした社内の情報共有に最適なツール
以下では、定例会議をはじめとした社内の情報共有に最適なツールをご紹介します。
定例会議を無駄だと感じる原因の多くは、「会議でしか情報共有できない状態」にあります。進捗報告や状況確認のためだけに会議を開いていると、参加者全員の時間が奪われるうえ、意思決定や課題解決に十分な時間を使えません。
そのため、定例会議を効率化するには、会議で共有していた情報を事前に共有できる仕組みを整えるべきです。しかし、メールやチャットでは情報が流れてしまい、過去の経緯や決定事項を振り返りにくいため、同じ内容を何度も会議で説明する必要が生じます。
そこで、情報を蓄積しながら共有できるツールを活用すれば、本当に議論が必要な内容だけに時間を使えるようになります。一方で、情報が散在するツールでは、必要な情報を探す手間が発生するため、簡単に蓄積・検索できるツールを選ぶべきです。
なかでも「Stock」は、会議前に共有したい進捗や資料をノート形式で簡単にまとめられ、リアルタイムで共有できる情報共有ツールです。また、蓄積した情報は高精度な検索機能ですぐに見つけられるため、報告中心の定例会議を減らせます。
最も簡単に情報共有・管理ができるITツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで会議に関する情報を共有した例
Stockの「ノート」には画像を添付できるので、たとえば、会議で議論した内容を書いたホワイトボードや紙のメモをそのまま共有する、といった活用方法があります。
定例会議をするデメリット・注意点
定例会議をするデメリット・注意点として、「会議資料の作成・共有が負担になる」という点が挙げられます。
定例会議では継続的に資料を準備する必要があるため、会議以外の業務時間も消費してしまいます。また、関係者に逐一資料を共有する手間が発生したり、資料を修正・再共有をしたりしなければならず、担当者の負担が増大するのです。
そのため、資料を作成・共有できる環境を整える必要があります。たとえば、「Stock」のように、直接書き込んで簡単に資料を作成・リアルタイム共有できるツールを使うと、資料作成・共有に時間がかかりません。
定例会議に関するよくある質問
ここでは、定例会議に関するよくある質問と回答を3つ紹介します。定例会議の進め方・内容に悩んでいる方は必見です。
定例会議は廃止しても良い？
定例会議は、状況によっては廃止しても問題ありません。
定例会議は情報共有や意思決定をするための手段であり、開催すること自体が目的ではありません。たとえば、チャットや社内ツールで十分に情報共有できており、会議で扱う議題もほとんどない場合は、定例会議を廃止しても業務に影響しないのです。
したがって、定例会議を継続・実施するかは、現在の業務に本当に必要かという観点で判断するようにしましょう。
定例会議の適切な頻度は？
定例会議の適切な頻度は、業務内容や会議の目的によって異なります。
会議の頻度が高すぎると共有する内容が少なくなり、間隔が空きすぎると情報共有や状況確認が不十分になります。そのため、プロジェクトの進捗確認は週1回、部門全体の情報共有は月1回など、目的に応じて頻度を設定する必要があるのです。
したがって、一律の基準で決めるのではなく、会議の目的に合わせて頻度を調整するようにしましょう。
定例会議で話すことがないときは？
定例会議で話すことがない場合は、無理に議題を作る必要はありません。
共有事項や検討事項がない状態で会議を開催しても、新たな結論・成果を得られず、会議が無駄になってしまいます。そのため、前回の会議から大きな進捗や課題が発生していない場合は、会議を見送ることも選択肢のひとつです。
したがって、定例会議を実施することではなく、話し合うべき内容があるかを基準に判断するようにしましょう。
定例会議の目的や活性化させる手法まとめ
ここまで、定例会議が無駄だと感じる原因や効果的な定例会議の進め方について解説してきました。
定例会議は、意思決定や重要事項を共有するために実施します。しかし、目的や決定事項が不明確だったり、事前共有が不足していたりすると、意思決定の遅延や認識のズレ、参加者の負担増加につながってしまうのです。
こうした課題を解決するためには、会議資料や重要事項を迅速に共有・一元管理できるツールを活用して、報告中心の定例会議を減らし、資料や必要な情報をすぐに振り返れるように管理する必要があります。
結論、定例会議の資料や情報共有・管理におすすめなのは、ノート形式であらゆる情報を簡単にまとめて蓄積・リアルタイム共有でき、高精度な検索機能で必要な情報をすぐに見つけられるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有を活発化し、マンネリ化した定例会議を改善しましょう。
