企業では習慣化された「定例会議」を行っているチームが多いですが、本来の会議の目的を失いマンネリ化している状況も少なくありません。
実際に、「日程が決まっているから」のような定性的な理由のみで、情報共有だけが行われる“生産性のない定例会議”に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、定例会議の必要性と活性化させる3つの手法を中心にご紹介します。
- 定例会議が無駄になっている原因を特定し解消したい
- 情報共有だけのマンネリ化した定例会議を改善する手法を模索している
- 定例会議を活性化させチームの作業効率を向上させたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、定例会議を活性化させるためのヒントを得られ、メンバー間で効率的に情報共有ができるようになります。
目次
定例会議とは
定例会議とは、職場やチームで決まった日時や曜日に開く会議を指します。
プロジェクトの進捗状況を把握したり各メンバーの意見を集約して意思決定を行ったりして、今後のチームの方針を決める重要な役割を担っています。一方、討論する議題がないにも関わらず「定例だから」の理由で開かれていたり、形式的な情報共有だけの会議になったりと“マンネリ化”しやすい点が問題です。
各メンバーが受け身になることで、会議の本来の目的である「合意形成のための活発な議論」が行われず、生産性が低く「無駄」と感じる会議になってしまうのです。そのため、意味のない会議とならないように正しい事前準備が求められます。
定例会議の必要性とは
ここでは、定例会議の必要性について解説します。マンネリ化していると感じるチームメンバーには、以下の「会議における必要性」を共有するようにしましょう。
メンバー間での情報共有のため
プロジェクトを進めるうえで各メンバーの情報共有は必要不可欠です。
定例会議の場で各メンバーが積極的に情報共有を行うと、異なるアイデアに触れながら担当業務に役立つヒントを得たり、新たなアイデアを生み出せたりできるようになります。
また、複数のチームでプロジェクトを進めている場合は各チームの進捗を確認し合う必要があります。チーム内の情報共有だけでなく、チームや部署を横断した情報共有は、予定の変更や直面している課題をメンバー間で報告して解決策を見出し、スピーディなプロジェクト達成にも貢献するのです。
意思決定を行うため
定例会議が必要な理由として、意思決定を行うことも理由のひとつです。
仕事はチームワークが大切なので、リーダーのみの意思決定ではなく、チームメンバー全員が納得して業務を進める必要があるからです。
そこで、参加メンバーが、あるテーマや課題について多様な価値観から話し合いを行い合意することで、今後の方針の意思決定が可能です。
また、テーマが定められ、意思決定を行うという具体的なゴールが設定されていれば、会議に参加するメンバーもゴールに向けて主体的に会議に参加できます。積極的な発言のある会議は、意思決定のスピード感を向上させられるのです。
PDCAサイクルを回すため
PDCAサイクルを回すためにも定例会議が必要になります。
定例会議で週・月単位の目標を計画し設定(Plan)することで、メンバーは「どのタスクをどれほど時間をかけて処理すればよいか」の目途を付けて業務を進められる(Do)ようになります。
そして、次の定例会議では各メンバーやプロジェクトの進捗を客観的に評価(Check)し、改善する方法を考案・実行する(Action)サイクルが確立されれば、継続して業務効率化と改善が期待できます。
また、PDCAサイクルはメンバーの目標達成によるモチベーションアップだけでなく、リーダー目線でもメンバーとプロジェクト管理がしやすくなるメリットがあるのです。
定例会議を活性化する手法3選
ここでは、定例会議を活性化する手法3選をご紹介します。会議の形骸化が感じ取れた場合には、以下の手法に定例会議を当てはめて活性化させる取り組みをしましょう。
(1)ブレインストーミング型
定例会議を活性化する手法の一つにブレインストーミング型があります。
ブレインストーミングは、複数人からグループを作成し、自由な発言によって独創的かつ創造的なアイデアの醸成が期待できる手法です。また、ほかのメンバーのアイデアから着想を得てオリジナルのアイデアを生むことができる面もメリットです。
ブレインストーミングを行うときの注意点は、ほかのメンバーのアイデアを批判したり、評価したりしないことです。参加者の発言が抑制され新たなアイデアを生みにくい環境になってしまいます。
ブレインストーミングは意見を出して正解を出すのが目的ではなく、各メンバーの発言と意見から合意形成することが重要な点を理解しておきましょう。
(2)ディベート型
ディベート型も会議の活発化に役立つ手法の一つです。
ディベートは肯定派と否定派に分かれて討論し、第三者を納得させるための会議手法です。ディベートではチームのメンバーと意思疎通を図り、一貫性のある意見を主張するための力が必要になります。
ディベート型で勘違いされやすい注意点が「勝った方が偉い」という考え方です。ディベートの本来の目的は、メンバーが客観的で多角的な視点を身に付け、活発な議論によって定例会議のマンネリから脱却することであるため、勝敗を付けることが目的ではない点に注意しましょう。
(3)ワールドカフェ型
定例会議を活発にする手法の最後がワールドカフェ型の会議手法です。
ワールドカフェは緊張や重苦しい環境になりやすい会議を、和やかで自由な会話がしやすい環境をつくるための手法です。4～5人のテーブルを複数設置し、テーマに沿って自由に会話します。
ワールドカフェの特徴は、時間経過とともに会話するメンバーが入れ替わることです。さまざまな参加者と開かれた空間で会話することで、テーマを深掘りできるだけでなく、もとのグループから派生したアイデアを醸成できるのがポイントです。
【対処法あり】定例会議がだらだらしてしまう原因とは
ここでは、定例会議がだらだらしてしまう原因と対処法について解説します。メリハリをつけて生産性のある会議にするためにも、以下の原因をあらかじめ理解し、対策できるようにしておきましょう。
議題に変化がない
定例会議がだらだらしてしまう原因のひとつが、議題に変化がないことです。
定例会議の話題に新しさがないと「同じ議題をする意味はあるのか」と参加するメンバーが感じ、モチベーションも上がりません。議題に変化がない理由は「そもそも会議を開く目的がない」「既存の会議プログラムに問題がある」が挙げられます。
結果、会議において重要な意思決定もできず、”定例だから参加する”意味のない状況に陥ってしまうのです。そこで、「意思決定が不要な会議はそもそも開催しない」「討論する議題が明確になってから会議を開く」対策が必要です。
一方的で議論の時間がない
一方的で議論の時間がない定例会議は無駄な会議になりがちです。
形骸化した定例会議でよく見られる事象が「議論を行わず会議の企画者だけが一方的に報告を行って、参加メンバーはただ聞くだけ」になっていることです。
聞くだけの会議ではメンバーが受け身の姿勢で参加することになり、意思決定も行われにくいため、生産性が低くだらだらしてしまいがちです。そのため、会議を開く際は必ず各メンバーの発言機会を設けるようにしましょう。
数値の単純な報告や資料の読み上げは無駄な会議に繋がるため、会議を開く必要のない情報や報告は、ITツールを用いて適宜共有する環境も重要です。
事前に会議資料を共有していない
会議において、事前に会議資料を共有しておくことは非常に重要です。
会議資料を事前に共有しておけば、会議前にテーマや最終目標を把握したうえで会議に参加できるようになります。会議開始直後に資料を読み込む時間を設ける必要もなくなり、スムーズに会議を進められるのです。
そして、会議の度に資料を印刷して配布する必要もなくなるため、印刷費用のコスト削減やメンバーの準備に必要な作業負荷もかかりません。実際に、生産性のある会議を実現しているチームは「Stock」のような情報共有ツールで、会議資料を事前に共有し会議を進めているのです。
定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめツール
以下では、定例会議や日々の業務改善にも使えるおすすめのツールをご紹介します。
意味のある会議にするためには、双方向のコミュニケーションにて意思決定をしなければなりません。そこで、日々の業務連絡や単純な報告作業のような情報は「情報共有ツール」で事前に共有しておき、会議に無駄な時間を発生させないことが重要です。
一方、導入するツールを選定する際は「シンプルな操作性か」をとくに重視しましょう。複雑なツールはメンバーの業務負荷を無駄に増やすので、業務が進められないストレスが発生し、最終的には放置されます。
ツールが迷わず使えれば会議に関わる情報共有はもちろん、横展開をして社内のあらゆる情報もスピーディに管理できるようになるのです。結論、定例会議における事前の資料共有や日々の業務改善の実現には、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は会議資料や作業報告を残しつつ共有できるうえ、直感的な「フォルダ」で管理も簡単になります。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、会議はもちろん業務のテーマごとに各メンバーとコミュニケーションが取れるのも大きな特徴です。
最も簡単に情報共有・管理ができるITツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
定例会議の必要性や活性化させる手法まとめ
ここまで、定例会議の必要性や活性化させる手法について解説してきました。
定例会議は重要な情報の共有や意思決定を行う際に必要ですが、決まった日時で開かれるためマンネリ化しやすい点に注意しなければなりません。また、ディベート形式にするなど会議の形式を変える方法もありますが、実際に生産性のある会議を実現しているチームは、情報共有ツールを活用して会議に関わる「報連相」を的確に行っているのです。
一方、非IT企業のチームでは、導入するツールの「メンバー誰しもが使えるシンプルさ」が重要です。性能が充実していてもITリテラシーの低いメンバーの嫌悪感が発生すると使われなくなり、会議だけでなくツールも形骸化してしまいます。
したがって、Stockのように会議前の資料や議事録の管理、コミュニケーションの活性化を簡単に両立できる情報共有ツールが求められるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有を活発化し、マンネリ化した定例会議を改善しましょう。
