テレワークの普及で社員が集まる機会が少なくなるなかで、コミュニケーション活性化や企業理念・企業文化の共有に力を入れるために社内報に注目する企業が増えています。
しかし、「社内報がどれほど読まれているか確認しづらい」「そもそもどのように運用すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内報作成の目的やステップを中心にご紹介します。
- 確実に社員に読まれる社内報を作成したい
- 具体的な作成ステップに従って計画的に作成したい
- 社内報のネタが切れてしまった
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社員に確実に読んでもらえる社内報を効率的に作成する方法が分かります。
目次
社内報の3つの目的
ここからは、社内報を作成する3つの目的を解説します。社内報の閲覧率を向上させるために正しく理解しましょう。
（1）経営理念の浸透
一つ目の目的は、自社の経営理念の浸透です。
社内報により全社的な情報共有や、共有のタイミングを統一できるようになります。このメリットを効果的に利用できれば、必要な時期に全社員の意識改革が可能です。
たとえば、新入社員が入るタイミングや方針転換のあるタイミングで社内報を発行して、経営理念を明示しましょう。
自社の向かうべき方向性を提示することで、会社への帰属意識を高め、経営理念達成に向けた主体的な行動を促進できるのです。
（2）社内の情報共有
二つ目の目的は、社内の情報共有です。
新製品や新しい取り組み、各部門の進捗状況などを共有することで、社内で相互理解を深められます。また、業績や個人・部門ごとの成果など具体的な数値で表せる情報共有は貢献度が測りやすいため、社員のモチベーションも向上するのです。
社内報でさまざまな情報を共有することで、会社全体の業務を幅広く把握できる人材や、競争意識をもった向上心のある人材の育成につながります。
（3）コミュニケーションの活性化
三つ目の目的は、社内コミュニケーションの活性化です。
テレワークが進む現在、社内でのコミュニケーション不足が深刻化しています。オンライン上のコミュニケーションは必要最低限にとどまる傾向があり、社員の関心の範囲は自分の所属する部署や担当する業務に限られてしまうのです。
しかし、社内報で他部署の取り組みを知れるコンテンツを展開すると、社員の関心を広げられ、気軽なコミュニケーションの発生するきっかけを作ります。
また、社内報で頻繁に取り上げられる社員インタビューや社員紹介は会話のきっかけや内容となるケースが多いです。社員・部署同士の結びつきを強めると意思疎通が図りやすくなり、業務を円滑に進められます。
社内報制作の5ステップ
ここからは、社内報制作のための具体的な5つのステップを解説します。このステップに基づいて、計画的な社内報制作を進めましょう。
ステップ1：スケジュールを立てる
まずは、担当者ごとの期限や役割を明確にし、スケジュールを立てましょう。
そのためにすべきことは、作成工程の把握と想定時間の算出です。はじめに、編集会議や初校日、原稿の入稿日など全体的な工程を決め、記事執筆やデザインなど細かい工程をスケジュールに組み入れます。
ただし、一度決めて終わりではなく、ほかの業務との兼ね合いや記事作成を依頼する社員のスケジュールを確認しながら、変更点は随時更新しましょう。
また、定期発行を見越した年間スケジュールを前もって組むことも重要です。
ステップ2：原稿を依頼する
スケジュールが決まれば、次に原稿を依頼します。
このステップでは原稿を依頼する社員を選定しましょう。次に、思い通りの内容・品質で原稿を書いてもらうために、依頼シートを用意して送付します。
締切予定日や発行日、内容などの基本事項のほか、人選のいきさつや企画の趣旨まで丁寧に説明すると親切です。10点ほどの質問形式で相手への負担をできる限り小さくしつつ、聞きたいことを引き出しましょう。
相手の原稿に過不足があった場合には、編集者側で校正をします。
ステップ3：インタビューをする
原稿作成を進めると同時に、インタビューもしなければなりません。
インタビューは原稿依頼に比べて、会話の中で聞きたいことを深ぼることができる点です。社内報にかけられる時間を考慮しながら、両者をバランス良く取り入れましょう。
取材時のポイントは、対話形式で進行してあいづちやリアクションもこまめにしながら相手の話を引き出すことです。
ステップ4：記事を作成する
原稿やインタビューなど記事の内容が出そろったら、記事作成に取りかかりましょう。
記事は「プロット、見出し、リード文、本文、推敲」の流れで作成しましょう。プロットでは、起承転結を意識しながら内容の順序と終着点を明確にします。
見出しやリード文は、読者を記事に惹きつけることに重点を置いて作成します。とくに、見出しには記事の核心を表現する力強いキーワードが入っていると効果的です。
推敲では客観的な視点が何よりも重要です。本文作成から推敲まで時間を空けたり、ほかの担当者に読んでもらったりしながら修正を加えます。
ステップ5：デザインする
記事が完成したら、紙面のデザインを進めます。
より読みやすく魅力的な記事にするために大切なステップです。デザインは、主に「色調、書体、サムネイル」の三段階に分かれます。
色調や書体は記事のボリューム・内容に沿って決定しましょう。記事作成におけるサムネイルとは見本画像を指し、イラストや図を用いて実際の紙面のイメージを作成します。
社内報制作のポイント3選
ここからは、社内報制作のポイントについて解説します。各ステップを効率的に進めたり、社員の閲覧を促進したりするために、以下の3つのポイントを意識した社内報を制作しましょう。
（1）テンプレートやフォーマットを準備する
一つ目のポイントは、テンプレートやフォーマットを事前に準備しておくことです。
原稿・取材依頼書や記事のプロットの作成など、定型的な作業にはあらかじめテンプレートやフォーマットを用意しておくことで業務時間を短縮できます。また、テンプレートにより記事の担当者ごとに内容や質に差が出るのを防げるのです。
社内報制作が負担になり本来の業務に支障をきたすことを防ぐため、入念に事前準備をしましょう。
（2）ツールを利用して情報共有する
二つ目のポイントは、ツールを利用した情報共有をすることです。
社内報作成では、原稿や取材日など複数人とのやりとりが発生します。個別の対応は混乱を招く恐れがあるため、ビジネスツールを用いて一括で情報共有をしましょう。
とくに、原稿・取材依頼の要件にメッセージを紐づけられるツールが最適です。「原稿・取材依頼の要件はファイル」「細かいやりとりは別途メールやチャット」というように分けてしまうと、あとから対応するときに面倒になります。
（3）アクセスしやすい場所で公開する
三つ目のポイントは、社内報をアクセスしやすい場所で公開することです。
多くの社員に見てもらうために、公開する場所には工夫が必要になります。たとえば、以下の3つの管理方法は社内報で失敗するパターンなので避けましょう。
- 社内報を印刷して職場で掲示する
- 社内報をチャットツールで管理する
- 社内報をファイルストレージで管理する
職場にいて時間があるときにしか閲覧できず、外回りの多い部門の社員には読んでもらえない可能性があります。また、そもそもテレワークには適さない掲示方法です。
共有されたデータはほかのメッセージに埋もれてしまい、探す手間がかかります。
わざわざ社内報を見るためにファイルを開くのは面倒です。また、フォルダ構造が複雑な場合には、そもそもアクセスするのが手間になります。
したがって、社内報をより多くの社員に読んでもらうためには、時間や場所、端末を問わずに使えるクラウド型ツールが最適です。また、チャットのように流れず、ファイルストレージのように面倒ではないツールがあれば導入すべきだと言えます。
【これで決まり】社内報を作成・管理・共有できるツール
ここからは、社内報運用に役立つ具体的なツールを紹介します。
社内報の作成方法には紙やファイル共有などさまざまな方法がありますが、作成効率やコストを考慮するとツールの利用一択です。
ただし、社内報を「作成する方法」と「情報を共有する方法」「管理する方法」が別々の場合、ツールの切り替えや運用の工数が増えて非効率化します。したがって、すべてを一括できるツールを導入しなければ、運用が頓挫する可能性がある点に注意しましょう。
結論、社内報の作成・共有・管理が一か所で完結するのは、社内報の運用に必要な機能を過不足なく備え、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
社内報を適切にストックできるStockの「ノート」と「メッセージ」は紐づいているので、記事作成の段階でも情報が入り乱れることなくスムーズに進められます。また、テンプレート機能もあるため、社内報を毎回一からつくる手間はかかりません。
非IT企業の65歳でも簡単に使えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ネタ切れを防止する厳選ネタ27選
ここからは、ネタ切れを防止するための厳選ネタ27選をご紹介します。社員を惹きつけるような魅力的なネタをもとに記事を作成しましょう。
季節と時事時ネタ編
こちらは、季節や時事ごとに利用できるネタ一覧です。
- 新社会人におすすめしたい新生活アイテム
- 辛い花粉症対策の対策方法
- ゴールデンウィークの思い出集
- 梅雨でも楽しめるインドアの趣味
- 夏バテを乗り切る方法
- 秋に楽しめるスポーツ特集
- おすすめの本紹介
- 新年を気持ち良く迎えるための掃除法
- 学生時代の受験エピソード
社員インタビュー編
こちらは社員インタビューで使えるネタです。とくに、年度始めなど新入社員が多い時期に使えます。
- 新入社員の自己紹介
- 社員の他己紹介
- 代表・役員のインタビュー
- 〇〇好き社員のプレゼン
- ペットの自慢特集
- 10年後にやりたいこと、なりたい自分
- 優秀な社員が考える仕事の秘訣
- 感謝を伝えるサンクスカード集
- 活躍社員の1日に密着特集
社内の出来事編
こちらは社内の出来事に関するネタです。業績が向上したり、社内のアンケート結果が出たりしたときなどに使えるネタです。
- 代表・役員からのメッセージ
- 社内調査アンケート結果
- SDGsの取り組み
- 顧客からの声特集
- 新商品・サービスのリリース
- 社外から見た自社の良いところ
- 社内報に関する感想、要望
- 会社への要望集
- 社内施設の利用ルール
社内報の運用成功事例2選
ここでは、実際の社内報の運用成功事例を2選ご紹介します。以下の事例を参考にし、社内報運用を効率化しましょう。
（1）ディップ株式会社
ディップ株式会社は「バイトル」などをはじめとしたアルバイト・派遣・正社員の求人情報や看護師の人材紹介サイトを運営している会社です。
社員数の増加や拠点の拡大などにより会社が急成長するなかで、自社らしい組織風土の継承が難しくなっている点が課題でした。
課題解決のため、エンゲージメント経営ツール「TUNAG」を全社で導入し、タテヨコナナメのコミュニケーションの活性化に取り組みました。
その結果、全社でツールへのログイン率は8割以上をキープし、現場の社員からは「元気が出ました」「頑張ろうと思えました」といった声が続出し、社員のエンゲージメントの向上を実現したのです。
（2）積水ハウス株式会社
積水ハウス株式会社は大阪府大阪市北区に本社を置く日本の住宅メーカーです。
積水ハウス株式会社では紙の社内報を運用していましたが、情報共有のスピードの遅さが課題でした。また、新型コロナウイルスの影響で紙の社内報が機能していない状況に直面していたのです。
そこで、全社へのスピーディーな情報共有を実現するために、Web社内報を導入し情報共有の効率化を図りました。
その結果「いいね」ボタンやコメント数、アクセス値解析が可能になり、社員一人ひとりの意見が上層部まで届くようになりました。また、紙の社内報でかかっていた工数を削減したことで、コンテンツの内容に時間を割けるようになったのです。
社内報の意義や厳選ネタ紹介のまとめ
ここまで、社内報作成の目的やステップ、作成・管理・共有に役立つツールを中心にご紹介しました。
社内報は経営方針の浸透やコミュニケーションの活性化を図る役割があるため、多くの社員に読まれなければ意味がありません。それゆえに、社員が利用しやすい環境を作ることも担当者の重要な役目です。
とくに、社内報は複数人との情報共有が必要になるため、情報をカテゴリー分けして管理しておくことが大切になります。
したがって、効率的な社内報の運用には、社内報の作成・共有・管理を一元化でき、非IT企業の65歳でも使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して効率的に社内報を運用しましょう。
