業務中メモをとり、社員個人やチームのナレッジとして蓄積していくことは非常に重要で、そのメモの記載は手書きはもちろん、PC(パソコン)やスマホなどさまざまです。また、メモアプリとしてWindowsの場合は「メモ帳」を使うケースが多いのではないでしょうか。
 
一方、「情報共有」という観点から「クラウドメモアプリ」を利用すると、メモ書きが組織力の向上につながるノウハウとして昇華しやすくなります。「メモ帳」を使うよりも情報共有機能も備えたメモアプリを使えば、少ないコストで組織力をアップさせる、費用対効果の優れた手法なのです。
 
そこで今回は、WindowsPCのクラウドメモアプリを使うべき理由や厳選したクラウドメモアプリを中心にご紹介します。
 
  • メモアプリを使って、チームで素早くメモを残せるようにしたい
  • メモがただのメモ書きとしてしか活用されていないので、ノウハウへと昇華させたい
  • メモアプリを使って議事録やマニュアルなども蓄積したい
と考える担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたクラウドメモアプリが選定でき、メモだけでなくさまざまな情報を蓄積できるようになります。


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Windowsパソコンのメモ帳とは?

Windowsパソコンには、「メモ帳」というアプリが元々搭載されていますが、デスクトップに常に表示されている訳ではありません。この「メモ帳」を使い、自分のパソコンにテキスト形式(.txt)でメモを残せます。

「メモ帳」の場所

以下の手順で「メモ帳」を呼び出せます。
 
  1. Windows10で画面右下の「Windowsボタン」をクリック
  2. スクロールして「Windowsアクセサリ」を開き
  3. 「メモ帳」をクリック
あとは自由にメモしたい内容を書き込んでいきます。保存・編集はもちろん、文字の拡大や縮小、検索や置換も可能です。一方で、メモとしての機能のみとなるので、共有や共同作業はできません。
 
関連記事: 【おすすめ14選】webブラウザで使えるメモ帳サービスで使いやすいのはどれ?


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WindowsPCのメモ帳よりクラウドメモアプリが良い理由3選

クラウドメモアプリとは「クラウド対応しているメモアプリ」のことであり、PCやスマホなどのさまざまな端末からメモにアクセスできるため、外出時はスマホから、社内在籍時はPCから閲覧が可能。紙に手書きでメモするよりも便利な点が特徴です。
 
そして、新しく編集した内容はリアルタイムで同期されるので、保存し忘れによるメモの紛失を防ぎ、共同作業も行えます。
 
さらに以下では、導入率の高いWindowsに備わっているメモ帳よりも、なぜクラウドメモアプリを利用した方が良いのか、その3つの理由について解説します。

個人のPC以外からでもメモを見られる

メモはクラウド上に保存されているため、個人のパソコン以外のスマホやタブレット端末からでもメモを見られます。
 
Windowsをはじめとしたデフォルトで備わっているメモ帳の場合、個人のメモを簡単に記載できるものの、PCを持っていない場合は別の手段を用いて情報へアクセスする必要があります。
 
しかし、クラウドメモアプリの場合はネット環境のある場所でアプリを開くだけで、必要な情報へとアクセスできます。そのため、外出先や移動中にメモを見たい場合でも、パソコンを開く手間がかかりません。

他の人と共有がしやすい

クラウドメモアプリの特筆すべきメリットのひとつが、リアルタイムで情報共有がされる点です。
 
個人のメモを他の人に共有したい場合、該当部分をコピー&ペーストしてメールで送る必要がありません。個人用のメモアプリの場合は記載した内容は自動保存されるものの、共有機能が備わっていないので迅速な情報共有ができません。
 
一方、クラウドメモアプリでは記載したメモが任意のメンバーとのフォルダやスペースにて作成・共有されます。そのため、今日では一般的となったテレワーク下でも情報共有の遅延を避けられます。
 
たとえば、オンラインミーティングなどの画面共有でメモの内容を反映させながら会議を進めていけば、「議事録メモを振り返りながら清書した議事録を作成する」という非効率な事態が発生しません。
 
ほかにも、この共有機能を応用させると、タスクに関する議論ができたりメンバーの進捗を管理したりできるので、業務スタイルを問わず必要であると言えます。

紛失の心配がない

メモを紛失し、情報漏洩に繋がってしまうというリスクがない点もクラウドメモアプリを利用すべき理由のひとつです。個人のパソコンにメモを保存していると、パソコンの紛失や故障の際にメモまで消えてしまうことになります。
 
一方、クラウドメモアプリに保存しておけば、メモ自体の紛失は確実に避けられます。そのため、セキュリティの観点からもクラウド上に保存をしておけば、パソコンの紛失による情報漏洩の心配や、故障時のメモへのアクセス不能による影響も軽減されます。
 
メモアプリ選定の際は無料で使えるものもありますが、セキュリティ資格を持つ有料アプリの方が安心です。有料の場合は閲覧権限設定が自在にできるものも多いので、長期的な目線で費用対効果を検討する必要があります。
 
関連記事: オンラインメモのおすすめ19選!クラウドツールを活用しよう!


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おすすめのクラウドメモアプリ7選

以下では、おすすめのクラウドメモアプリを7選ご紹介します。
 
メモアプリの選定であっても「ただメモをとるだけのアプリ」を選定してしまうとPCの標準搭載のメモと変わりません。そのため、「情報の蓄積から共有まで、一元管理ができるツール」を選ぶのが鉄則です。
 
そして、新たなツールの導入は社内のITリテラシーに差がある分だけ、社員に抵抗感が生まれてしまいます。つまり、複雑なツールではないかという点にも注目しましょう。
 
したがって、おすすめツールの中でも特に、非IT企業でも導入したその日から使えるほど簡単な「Stock」のようなメモアプリが必須です。
 
Stockでは「ノート」機能を用いて、記載したメモをフォルダでわかりやすく蓄積できるうえ、独自の「メッセージ」機能でノートに紐付いた話題でやりとりもできます。「チャットツールのように情報が流れてしまう、ファイル共有ツールのようにファイル共有が面倒」というストレスを解消するツールです。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Evernote】さまざまな情報を一元管理する多機能アプリ

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Evernoteはさまざまな機能を搭載したメモアプリです。ノート形式で情報を記載できるほか、多くの機能が備わっているので、リテラシーに合わせた使い方ができるアプリです。

<Evernoteの特徴>

  • Webクリップ機能
    ブックマークのように、ノートにwebページを簡単に貼り付られます。
  • あらゆる情報を全て一箇所に
    あらゆる情報(テキスト、画像、動画など)を一つのメモで管理できます。

<Evernoteの注意点>

  • チーム全体への共有はしにくい
    個人向けに使うことをメインに作られているため、共有して使うには難しく感じます。
  • 高機能なため、使い方が難しい
    Evernoteにはノートをはじめとしてさまざまな機能が備わっているので、運用に支障が出る可能性があります。

<Evernoteの料金体系>

  • FREE:¥0
  • PERSONAL:¥680/月(月間払い)
  • PROFESSIONAL:¥850/月(月間払い)
  • EVERNOTE TEAMS:¥1,100/ユーザ/月(月間払い)


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【OneNote】Microsoftがリリースするメモアプリ

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OneNoteはMicrosoftが提供するメモアプリです。テキストを書くだけでなく、画像や動画、ファイルを任意の場所に自由自在に貼り付けられます。

<OneNoteの特徴>

  • テキストや画像の自由な配置が可能
    テキストはもちろん、画像も自由な箇所に貼り付けられます。
  • Office製品との連携
    ExcelやWordのファイルを貼り付ければ、ダウンロード不要ですぐに開けます。

<OneNoteの注意点>

  • 情報構造の概念が難しい
    情報構造を把握するのが難しいため、「セクション」や「ページ」の概念を理解する必要があります。

<OneNoteの料金体系>

OneNote自体は無料で利用できますが、使用容量が5GBを超えると224円/月の利用料金がかかります。
 


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【Dropbox Paper】Dropboxと連携が可能なメモアプリ

Dropbox Paperのトップページ

Dropbox Paperは、チームのメンバー同士でメモを作れるメモアプリです。Dropbox内に保存されているファイルとの連携が強化されています。

<Dropbox Paperの特徴>

  • チェックリストやコメントなどの機能が豊富
    チェックリストが入れられるなど、付加機能が豊富にあります。
  • Dropboxとの連携
    Dropbox内のファイルを貼り付ければ、ダウンロード不要ですぐに開けます。

<Dropbox Paperの注意点>

  • 情報の整理が難しい
    作ったものは作成順に表示されるため、それらをフォルダごとに分けるなどの操作に手間がかかります。
  • 各機能を覚えるのに時間がかかる
    ほとんどの機能がアイコンのみで表示されているため、どのアイコンがどういった機能なのかを習得するのに時間がかかります。

<Dropbox Paperの料金体系>

Dropboxのユーザーであれば無料で利用できるものの、無料プランでは2GBまでの容量しか使えません。有料の場合は以下の料金となります。
 
  • Plus:1,200円/月
  • Family:2,000円/月


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【Google Keep】Googleが提供するメモアプリ

Google Keepの起動画面

Google Keepは、Googleが提供しているメモアプリです。Googleアカウントと連動しているため、保存されたメモは全てGoogleアカウントに管理されます。

<Google Keepの特徴>

  • Googleアカウントと連動
    Googleアカウントを持っていれば、端末に関係なく、どこからでも自分のメモにアクセスすることができます。
  • パネル形式での表示
    保存したメモは、パネル形式で表示されるため、一覧性が高く、どのようなメモが保存されているか把握しやすくなっています。

<Google Keepの注意点>

  • フォルダではなくラベルでの管理
    ラベルでの管理が中心となるため、どんなラベルで管理するかのルール決めが事前に必要です。
  • 個人を対象としたメモツール
    比較的個人向けのメモアプリなので、メモの共有にはリストにメンバーを追加する形となり、リアルタイム性に欠けます。

<Google Keepの料金体系>

利用にはGoogleアカウントを作成する必要があります(無料)。アカウントさえあれば全ての機能を無料で利用可能です。
 


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【esa】情報を育てるドキュメント管理ツール

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esaは、メモの内容をチームで共有して仕事を進められるメモアプリです。

<esaの特徴>

  • 不完全なメモでも公開
    まだ書いている途中のメモをシステム上に残しておいても、どのメモが書き途中なのか後ですぐに分かります。メモが未完成の状態でも早めに情報共有することが可能で、迅速な情報共有ができます。
  • 小規模なチームにオススメ
    2ヶ月間無料で使用できるトライアル期間の終了後は、1ユーザーあたり月額500円の費用感で使用できます。チームが小規模であればあるほど、低価格での利用が可能です。

<esaの注意点>

  • Markdownに慣れる必要がある
    整理されたメモの作り方に欠かせない「Markdown記法」に、エンジニアでない社員も慣れる必要があるので教育コストがかかるケースがあります。

<esaの料金体系>

2ヶ月間はフリーで利用できますが、その後はユーザー一人あたり「500円/月」がかかります。
 


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【Scrapbox】独自の記法でメモを一覧で管理

Scrapbox

Scrapboxは、メモした内容を一覧で見える化できる、情報整理に優れたメモアプリです。

<Scrapboxの特徴>

  • 膨大なメモを管理可能
    書いたメモは簡単に検索できるため、膨大なメモの量になっても瞬時に指定のメモに辿り着けます
  • カンバン方式で操作がシンプル
    操作性がシンプルで、思いついたものをメモで貯めていけます。

<Scrapboxの注意点>

  • 独自の記法に慣れる必要がある
    Markdown記法のような独自の記法を採用しているので、慣れが必要です。
  • 非階層で情報を管理
    作成したメモは一覧での管理となるので、階層化してメモを管理したい場合は不向きです。

<Scrapboxの料金体系>

  • PERSONAL/EDUCATION:無料
  • BUSINESS:ユーザー一人あたり1,000円/月
  • ENTERPRISE:要問い合わせ
 
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Windowsのメモ帳ではなくクラウドメモアプリを使うべき理由まとめ

ここまで、Windowsパソコンのメモ帳よりクラウドメモアプリの方が良い理由や、PCやスマホなどで使えるおすすめのビジネス向けメモアプリをご紹介してきました。
 
業務上のメモは共有するシーンが多いため、社員個人のデスクトップ内だけで完結するメモを運用に用いるのは非効率です。そのため、Windowsのメモ帳では不便だと感じ、共有機能に重きを置くならクラウドメモアプリは必須です。
 
一方、メモアプリはメモの作成はできてもその共有方法が独特、複雑であれば浸透しにくくなってしまい、業務効率化も実現できません。つまり、社内で新しいアプリを浸透させていくには「使いやすさ」も求められます。
 
そして、共有も簡単なクラウドメモアプリは、非IT企業でも問題なく安心して使えるStockの利用一択と言えます。
 
利用は無料かつ1分で完了するので登録へのハードルが低いのも特徴です。ぜひ「Stock」で、メモを使った社内の効率化を実現しましょう。
 
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