タスク管理の方法は様々ありますが、皆さまはどのような方法を試されていますでしょうか。
ノートやメモ帳を使った方法や、付箋を貼り付ける方法、ツールを使った方法など、どのようなタスクを管理するかで、選択するものも変わってくるのではないかと思います。
そこで今回の記事では、ノートを使ったタスク管理の方法や、仕事をする上で使いたいツールをご紹介させていただきます。
タスク管理をノートでしていても上手くできていないという方は、是非参考にしていただければと思います。
目次
多くの人が実践している「ノート」や「紙」を使ったタスク管理方法とは？
タスクの名前を書いて、終わったら消していく
タスク管理を行ううえで一番簡単な方法がこの方法です。
ノートやいらない紙の裏側などに、自分の持つタスクを書き出し、終わったものから消していきます。
タスクをリスト化するには役立ちますが、優先度順に並び替えたり、タスク内容をスケジュール化するのは難しいと言えます。
スケジュール帳への記載
カレンダーがついているノートや手帳を使っている場合、カレンダーの箇所にその日のタスクを記載する方法で管理している方もいると思います。
しかし、ノート部分との区別が難しかったり、スケジュールの欄が小さいとタスクが入りきらなかったりするなど、管理がしにくいケースが発生することがあります。
具体的な「ノート」や「紙」を使ったタスク管理
上記のような問題を解決するためには、ただ書くだけではなく、ちょっとした工夫が必要です。
ToDoノート
ToDoノートはExcelと同じように簡単な「マス目」を作って、タスク管理をする方法です。
やり方はとてもシンプルで、まずチェックボックスと日付、タスク、そして優先順位を列としたマス目を作ります。
あとは、作成したマス目に各タスクを書いていくだけで「タスク管理」ができます。
この方法をより発展させた手法が、後述する「バレットジャーナル」というタスク管理手法となります。
紙と付箋を使ったタスク管理
上記で説明した、紙を使ったタスク管理に似ている手法です。
まず付箋に「タスク」を全て書き出します。
その後、下図のように、縦軸に「緊急度」・横軸に「重要度」を軸にとったグラフを書きます。
そして、書き出したタスクを「優先度」に応じてグラフに貼り付けていきます。
このようにすることで、視覚的に優先度の高い「タスク」が明確になります。
付箋の色を変えれば、より優先順位を分かりやすくすることも出来ます。
他にも、付箋を貼った紙をデスクの上に置いたり、ボードに貼り付けて置くことで、タスク忘れも防止することができます。
ノートを使った新しいタスク管理の仕方「バレットジャーナル」とは？
バレットジャーナルとは
バレットジャーナルとはアメリカ人のデジタル製品デザイナー、ライダー・キャロル氏が考案した手帳術のことを言います。
ノートに、「ラピッドロギング（迅速な記録法）」と呼ばれる、中点（・）を使った箇条書きを用いて記述していく手法です。
箇条書きを使うことで、素早い記述が可能になるほか、一冊のノートで全てのことを管理できる点がメリットだと言われています。
バレットジャーナルの記載コンテンツ
バレットジャーナルを始める際、まず最低限ノート内に設定しなければならないコンテンツがあります。
ひとつずつ項目を見ていきましょう。
- INDEX
すべてのページの目次にあたるページ。
何ページ目に何が書いてあるのかを記載し、情報を引き出しやすくします。 - Future Log
半年～1年分のイベントや目標などを記載するページ。
年間カレンダーのような役割をします。 - Monthly Log
1か月分の予定を書き込む月間カレンダーの役割をするページ。
その月の予定を書くほか、前の月に出来なかったことなども記載しましょう。 - Daily Log
1日の予定やタスクを書き込むページ。
カレンダーだけでなく、Todoリストとしての機能を果たします。
これらのコンテンツを設定したうえで、ラピッドロギングを行いましょう。
バレットジャーナルの記述ルール
バレットジャーナルは、箇条書きによるノート管理術だと前項で触れましたが、特徴として固有のマークを使って分類するという点があります。
マークは「KEY」と呼ばれ、例えば下記のようなKEYをつけて記載していくことが必要になります。
- 「・」：タスク（ToDo）：すぐに実行できるものにつける
- 「○」：イベント（予定）：誕生日や会議などの大事な予定につける
- 「─」：メモ：行きたいお店や料理の作り方など、覚えておきたい情報につける
- 「＊」：重要な内容：とくに重要なイベントなどにつける
- 「！」：アイデア：ひらめきや今後使えそうなアイデアなどにつける
これらの代表的なKEY以外にもマークは存在しますが、完了したら取り消し線を入れるなど、普段活用している方法を変わらないものもあります。
また、このKEYは必ずしも使わなければならないものではないため、自分の分かりやすいマークなどに変更して自分だけのKEYを使って運用することも可能です。
バレットジャーナルのメリット
バレットジャーナルを利用することで、例えば「カレンダーで予定管理、Todoリストでタスク管理」などのようにツールを分けて管理する方法に比べて、予定とタスクをDaily Log上で一覧で可視化できるため、抜け漏れや先延ばし癖をなくすことができます。
また、当日にタスクを終わらせることが出来なくても、そのタスクを翌日に動かしたりする際に必ず目に入るため、「タスクをやらないままにする」ことがなくなり、達成率を向上させることが出来ます。
バレットジャーナルのデメリット
あくまで、これもノートを活用したタスク管理方法となっているため、個人向けのタスク管理方法になります。
そのため、仕事を進める上で他の人とタスクを共有したり、タスクに関する情報を共有することには向いていません。
また、一冊のノートに全てが完結するため、ノートのサイズや重さが大きくなりがちですが、その一方で、持ち運びに適していないノートで始めてしまうと、「そのノートを今持っていないから書けない、わからない」という事態に陥りやすいという点もあります。
プライベートとビジネスの情報が混ざるので、両者を切り替えて残しておきたいという人にも向かないでしょう。
仕事のタスク管理なら「ノート」だけでなく「ツール」もおすすめ！
ビジネスでチームでタスクを共有する場合は、ノート型のツールを使うことで、バレットジャーナルをデジタルに再現することもできるため、仕事をする上でのタスク管理などの情報共有にはツールを使うことをおすすめします。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
まとめ
ノートをうまく使うことでタスク管理は行えるようになりますが、仕事を進める上での共有を考えると、デジタルで情報を管理できるツールを活用するのがおすすめです。
日頃からノートを使っていれば、ノート型のツールへの移行もスムーズに行えるでしょう。
是非今回ご紹介させていただいた内容を元に、ノートでのタスク管理方法を変えてみたり、ツールの導入を検討してみていただければと思います。
