タスク管理の方法は様々ありますが、どのような方法を試されていますでしょうか。
ノートやメモ帳を使った方法や、付箋を貼り付ける方法、ツールを使った方法など、どのようなタスクを管理するかで、選択するものも変わってくるのではないかと思います。
そこで今回の記事では、ノートを使ったタスク管理の方法や、仕事をする上で使いたいツールをご紹介させていただきます。
タスク管理をノートでしていても上手くできていない方は是非参考にしていただければと思います。
多くの人が実践している「ノート」や「紙」を使ったタスク管理方法とは？
タスクの名前を書いて、終わったら消していく
この方法を使っている人は多いと思います。
ノートやいらない紙の裏側など、とにかくタスクを洗い出し、終わったものから消していく方法です。リスト化するには役立つものの、優先度順にしたり、スケジュール化するのは難しいかもしれません。
スケジュール帳への記載
カレンダーがついているノートや手帳を使っている場合、カレンダーの箇所にその日のタスクを記載する方法で管理している方もいると思います。
しかし、ノート部分との区別が難しかったり、スケジュールの欄が小さいとタスクが入りきらなかったりするなど、管理がしにくいケースが多く発生してしまいます。
具体的な「ノート」や「紙」を使ったタスク管理
上記の問題を解決するための方法を、これからご紹介いたします。
ToDoノート
ToDoノートはExcelと同じように簡単な「マス目」を作り、タスク管理をする方法です。
やり方はとてもシンプルで、チェックボックスと日付、タスク、そして優先順位を列としたマス目を作ります。
そのあとに、作成したマス目に各タスクを書いていくだけで「タスク管理」ができます。
この方法をより発展させた手法が、後述する「バレットジャーナル」というタスク管理手法となります。
紙と付箋を使ったタスク管理
上記で説明した、紙を使ったタスク管理に似ている手法です。
まず付箋に「タスク」を全て書き出します。その後、下図のように、縦軸に「緊急度」・横軸に「重要度」を軸にとったグラフを書きます。
そして、書き出したタスクを「優先度」に応じて付箋を貼り付けていきます。
このようにすることで、視覚的に優先度の高い「タスク」が明確になります。
また、付箋の色を変えて、より優先順位を分かりやすくするという選択肢を取ることも可能です。
他にも、付箋を貼った紙をデスクの上に置いたり、ボードに貼り付けて置くことで、タスク忘れも防止することができます。
ノートを使った新しいタスク管理の仕方「バレットジャーナル」とは？
バレットジャーナルとは
バレットジャーナルとは、箇条書きをベースにしている、シンプルなノート活用術です。
バレットジャーナルの記述ルール
バレットジャーナルには、箇条書きをする際に、下記のような記載ルールでマークをつけることで、ノートをすっきりとまとめることができます。
- 「・」：タスク（ToDo）
- 「○」：イベント（予定）
- 「─」：メモ
- 「＊」：重要な内容
- 「！」：アイデア
他にも利用されるマークがありますが、完了したら取り消し線を入れるなど、普段活用している方法を変わらないものもあります。
バレットジャーナルに最適なノートとは？
普通のノートでも上記の記載ルールを活用することで、タスクの整理に役立ちます。後述するノートを使ったり、専用のノートも発売されているため、それらを活用することでより効果が発揮されると思います。
バレットジャーナルのデメリット
あくまで、これもノートを活用したタスク管理方法となっているため、個人向けのタスク管理方法になります。
そのため、仕事を進める上で他の人とタスクを共有したり、タスクに関する情報を共有することには向いていません。
ビジネスでチームでタスクを共有する場合は、ノート型のツールを使うことで、バレットジャーナルをデジタルに再現することもできるため、ツールを使うことが仕事をする上でのタスク管理などの情報共有に効果的です。
タスク管理におすすめのノート
Amazonベーシック ノート クラシックノートブック Lサイズ 横罫
このノートは、バレットジャーナルや自己流のタスク管理をする際にも使える「横線付きのハードカバーノート」です。
特徴として、モレスキンなどの高級ノートと同じように、しおり紐やゴムバンド、ポケットなども兼ね備えているのが特徴です。
また、240枚ページで¥980円とコストパフォーマンスにも優れています。
大きさは、「高さ 21cm」x「幅 12.7 cm」×「厚さ 1.5cm」となっています。
値段は、980円
カンミ堂 タスク管理ツール テンミニッツノートタイプ
このノートは、10分間でタスク管理をことをコンセプトにした「タスク管理専用ノート」です。
「カンミ堂 タスク管理ツール テンミニッツノートタイプ」は、タスクを書いたふせんを、1時間ごとのスケジュール枠に貼り付けてタスクを管理します。
ノートの使い方の流れとして、まず始めに「30・60・120分」ごとの付属のふせんに、「今日のタスク」を書き出します。
その後、見開き左側に「8~19時」の1時間あたりのスケジュール枠に、優先順位などを考慮してタスクを貼りつけたら終了です。
見開き右側には、時間の決まっていないタスクや、翌日以降でも可能なタスクを貼る欄もあります。
大きさは「高さ 14.6cm」×「幅 6.1cm」×「厚み 0.5cm」とコンパクトです。
また、値段も660円と、リーズナブルな価格となっています。
仕事のタスク管理なら「ノート」だけでなく「ツール」もおすすめ！
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
https://www.stock-app.info/
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
まとめ
ノートをうまく使うことでタスク管理の仕方も変わってくると思いますが、やはり仕事を進める上での共有となると、ツールを活用するのがいいのではないでしょうか。
ノートを使っていれば、ノート型のツールへの移行もスムーズだと思います。
是非今回ご紹介させていただいた内容を元に、ノートでのタスク管理方法を変えてみたり、ツールの検討をしてみていただければと思います。
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