タスク管理をする方法のひとつに手書きのノートがあります。ノートとペンだけでタスク管理ができるので誰でも気軽に始められるのがメリットです。
 
一方で、「タスク管理する方法が多すぎるので、どれが効果的なのか分からない。」とお悩み方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ノートでタスク管理する方法3選と、近年注目されているバレットジャーナルについて解説します。
 
  • 簡単に始められて、かつ効果もあるタスク管理の方法が知りたい
  • ノート1冊で完結するタスク管理術が知りたい
  • ミスが目立つ部下にタスク管理について共有したい
という方はこの記事を参考にすると、すぐに実践できるタスク管理の方法が分かります。


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ノートでタスク管理する3つの方法

ノートでタスク管理する方法はいくつかありますが、「誰でも簡単に始められて、かつ効果がある方法」を3つに厳選してまとめました。以下でひとつずつ詳細にご説明します。

方法(1) ToDoリスト

ToDoリストの画像

ノートでタスク管理する方法のひとつに「ToDoリスト」があります。
 
ToDoリストはToDo(タスク)を一覧にまとめて、完了したものからチェックしていくタスク管理です。チェックされていない項目が未完了の仕事だとすぐ分かるので便利です。
 
チェックボックスを書くだけで始められるので、誰でも気軽にタスク管理ができます。

方法(2) 重要度・緊急度のマトリクス

重要度・緊急度のマトリクスの画像

ノートでタスクの優先順位を設定できるのが「重要度・緊急度のマトリクス」です。
 
上図のように、縦軸にタスクの重要度、横軸にタスクの緊急度をとったマトリクスでタスクを4つに分類します。タスクの優先順位は ①>②>③>④ になります。
 
限られた時間で効率的に仕事をするためにはタスクに優先順位を付ける必要があります。そのため、ノートに重要度・緊急度のマトリクスを書いてタスクを整理しましょう。

方法(3) 付箋のカンバン方式

カンバン方式の画像

付箋を活用した「カンバン方式」でタスク管理する方法もあります。
 
カンバン方式とは、上図のようにToDo/Doing/Doneの3つの枠を書いたノートにタスクが書かれた付箋を貼り、ステータス(進捗状況)ごとに貼り直す方法を指します。
 
ToDoリストはすべてのタスクの進捗が一目瞭然になるので、抜け漏れが起こりにくくなるなどのメリットがあります。
 
関連記事: 【図解】タスク管理の7つの方法とおすすめツールをご紹介!
 
関連記事: タスク管理とは?メリットや苦手を克服する方法も紹介!


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新しいタスク管理の方法「バレットジャーナル」とは

これまでご紹介した3つのタスク管理のほかに、「バレットジャーナル」というノート術が近年注目を集めています。以下では、バレットジャーナルの概要から書き方、メリット・デメリットまで解説します。

バレットジャーナルとは

バレットジャーナルは、バレットと呼ばれる中点(・)を使ったタスク管理の手法です。
 
箇条書きを活用するので素早い記録が可能になるほか、1冊のノートでタスク管理できる点がメリットです。

バレットジャーナルの書き方

バレットにはいくつか種類があり、上手く活用すれば下図のようなノートが作成できます。独自のバレットを使っても問題ありません。

バレットジャーナルで利用する記号の画像

  • 各バレットの説明
  • 「・」:タスクを記録するための基本的なバレット
    「─」:詳細を記録するためのメモ用バレット
    「×」:タスクが完了したときに使うバレット
    「*」:とくに重要なタスクに使うバレット
    「>」:特定の日程に変更するためのバレット
    「<」:いつかやるべきことに使うバレット

バレットジャーナルのコンテンツ

バレットジャーナルを始めるには、以下のようなコンテンツを作成する必要があります。
 
  • INDEX
  • どのページに何が書かれているかが分かる目次のページです。すぐに目的の情報を探せるように記載します。
  • Future Log
  • 半年から1年分のスケジュールや目標を記載するページです。年間カレンダーの役割をします。
  • Monthly Log
  • 1か月分の予定を書き込む月間カレンダーのページです。中期のプロジェクトを管理できます。
  • Daily Log
  • 1日の予定やタスクを記載するページです。Todoリストの機能もあります。
以上のコンテンツを余すことなく作成すれば、バレットジャーナルのメリットを最大限得られる使い方ができます。

バレットジャーナルのメリット

バレットジャーナルを活用すれば以下の3つのメリットが得られます。
 
  • ノートとペンだけで始められる
  • 一般的なA4ノートとペンがあれば始められるので、手帳などを購入する必要がありません。
  • カレンダーとタスクを同時に確認できる
  • カレンダーとタスクが1冊のノートで確認できるので、複数のアイテムを使う必要がありません。
  • タスクのやり残しを減らせる
  • 完了できなかったタスクは別日程へ移動させるときに目に入るので、達成率が高まる可能性があります。
バレットジャーナルは誰でもすぐに始められるのが大きなメリットと言えます。

バレットジャーナルのデメリット

バレットジャーナルを使い始める前に確認しておくべきデメリットは以下の3つです。
 
  • ビジネス向きではない
  • ”すぐに共有できない”や”ノートを常に持ち運ぶ必要がある”などビジネス利用に向かないデメリットがあります。
  • 繰り返しのタスクに弱い
  • 毎日もしくは毎週の定期的なタスクを、ノートへ逐一記載する必要があるので手間がかかります。
  • タスクを探しづらい
  • 目次を活用しても詳細なページ数が分からないので、必要な情報を探し出すまでに時間がかかります。
上記のデメリットは、バレットジャーナルだけでなく「手書きのノート」を活用したタスク管理全般に該当します。仕事で使う場合には業務効率を大きく損なう可能性があるので注意しましょう。


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仕事のタスク管理にツールを活用する3つのメリット

ノート以外でタスク管理をする方法のひとつに「タスク管理ツール」があります。以下は、仕事でタスク管理ツールを活用する3つのメリットです。
 
  1. 繰り返しのタスク設定ができる
  2. 定期的なタスクをわざわざ手間をかけて設定する必要がなくなります。
  3. タスクをすぐに検索できる
  4. ”キーワード検索”や”詳細条件検索”でストレスなく目的の情報が見つかります。
  5. ビジネス向きの機能が充実している
  6. 一部のツールは共有機能だけでなく、メッセージ機能なども搭載しています。
以上のように、タスク管理ツールはビジネス利用に最適なアイテムです。
 
関連記事: スマホでも簡単!タスク管理・ToDoアプリをご紹介


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仕事のタスク管理が簡単にできるおすすめのツール

以下では、仕事のタスク管理が簡単にできるおすすめのツールをご紹介します。
 
タスク管理ツールを活用すれば、手書きのノートよりも効率的にタスクの管理ができます。しかし、どれほど優れたタスク管理ツールでも上手く使いこなせなければ宝の持ち腐れです。
 
そのため、タスク管理に必要な機能を過不足なく搭載しているシンプルなタスク管理ツールを導入しましょう。機能に不足があることはもちろんですが、複雑な多機能ツールを導入してしまうと社内に浸透しません。
 
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせるほどシンプルなタスク管理ツールです。
 
誰でも簡単にタスクの設定・管理・共有ができるので、現場とマネジメント双方の業務ストレスが解消されます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ノートでタスク管理する3つの方法まとめ

これまでノートでタスク管理する3つの方法とバレットジャーナルについてご紹介しました。以下は本記事のまとめです。
 
  • 「ToDoリスト」「マトリクス」「カンバン方式」の3つの管理方法が簡単で効果的
  • ノートのタスク管理術はプライベートの利用に向いている
  • 仕事でタスク管理をする場合には、「タスク管理ツール」を活用する必要がある
今回ご紹介したStockはタスク管理に必要な機能を過不足なく備えているので使い勝手が良く、誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルなツールです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をインストールしてタスク管理の利便性を確かめてみましょう。
 
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