IT化が進む今日では、複数人が関わる業務の一連の流れを可視化し、各メンバーの作業効率を高めるのに役立つ「ワークフローシステム」を導入する企業が増えています。
しかし、「ワークフローシステムの導入を検討しているが、どのようなツールが自社に適しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのワークフローシステム6選と、比較するポイントを中心に紹介します。
- 紙やExcelでの稟議・申請手続きが煩雑で頭を抱えている情シス担当者
- 申請や承認のためだけに出社せざるを得なくなっているバックオフィスリーダー
- 既存のシステムが形骸化し、乗り換え先の選定基準に迷っている業務改革推進者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、「既存のグループウェアの活用」か「専用システムの導入」かという選択肢を見極め、自社の承認ルールを崩さずに現場が迷わず使える最適なツールを選定できるようになります。
目次
【簡単解説】ワークフローシステムとは？
以下では、ワークフローシステムについて解説します。基本機能も解説しているので、ワークフローシステムの導入を検討している方は以下の内容を押さえましょう。
回覧や承認をデータ化する仕組み
ワークフローシステムとは、社内の稟議・申請・承認・決裁といった、一連の「業務手続き（ワークフロー）」を、PCやスマートフォン上で完結させるシステムです。
承認すべき紙の資料を手渡しでやりとりしていると、承認者が不在のときにフローが止まってしまいます。そこで、ワークフローシステムを導入すると、システム上で承認が完結するので非対面でも承認をスムーズに進められるのです。
そのため、ワークフローシステムはとくに「上長の外出が多い」「リモートワークを実施している」場合に役立つと言えます。
現場の申請業務で主に使える機能
ワークフローシステムには、以下の基本機能が備わっているサービスが多く見られます。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 書類作成機能 | 申請に関する書類や帳票を作成できる機能です。テンプレート機能が備わっているものであれば、書類を作成する手間を軽減できます。 |
| 承認機能 | 提出された申請書などを承認する機能です。サービスによってはシステム上で印影を付けられる場合もあります。 |
| 承認フロー設定機能 | 承認者の設定やフローの工程を設定できる機能です。複数フローを通過して、決裁がされるので、書類や情報の不備によるトラブルを回避します。 |
| 外部連携機能 | 外部のチャットツールや情報共有ツールと連携できる機能です。書類作成やデータ入力の手間の解消につながります。 |
上記のほかにも、ExcelやPDFに出力できる機能や、自動承認機能が備わったサービスもあります。したがって、ワークフローシステムを導入するときは、基本機能のほかに自社に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。
紙やExcelで承認を回すデメリット
「紙の申請書への押印」や「Excelファイルをメール添付して回覧する」といったアナログな承認運用は、今でも多くの企業で残っています。以下では、ワークフローを紙やExcelでやり取りするデメリットを2つ紹介します。
外出先から承認できない
1つ目のデメリットは、外出先から承認できないことです。
紙の申請書の場合、上司や役員が出張や直行直帰、テレワークで不在にしていると、書類はデスクの上に放置され、決裁が何日も停滞します。Excelのメール添付でも、移動中のスマートフォンからはファイルのレイアウトが崩れて確認しづらく、結局「オフィスに戻ってPCを開くまで承認できない」という状況が発生してしまうのです。
発注書や契約書の承認が止まると、顧客への提案遅れや納期の延期など、競合他社に後れを取る実害が生じます。また、申請した現場社員は「今どの段階で止まっているのか」が見えず、催促の連絡を入れる心理的負担も抱え続けることになるのです。
過去の申請書を探せない
2つ目のデメリットは、過去の申請書を探せないことです。
紙の書類はオフィスのキャビネットや倉庫のバインダーに保管され、必要なときに目視で探し出すのは至難の業です。また、Excelの場合も、担当者のローカルPCや共有サーバーの深い階層に「最新_最終_修正.xlsx」といった名前で点在してしまいます。
「誰が・いつ・なぜこの条件で承認したのか」という経緯が分からないまま放置されると、類似した条件でもいちから申請書を作成する二度手間が発生するのです。
現場が変わる！システム導入のメリット
以下では、ワークフローシステムを導入するメリットを2つ紹介します。システムを選ぶ前に、日々の業務にもたらされる恩恵を把握しましょう。
承認ルートが自動化される
1つ目は、承認ルートが自動化されることです。
ワークフローシステムには、「金額が50万円以上なら部長と役員の承認が必要」「決裁者が長期出張などで不在の場合は代理承認者へ権限を委任」といった社内ルールを組み込めます。
そのため、申請者は規定をいちいち調べずにフォームに入力するだけで、正しく権限を持つ決裁者へ自動で回覧されるのです。また、組織の意思決定が1人の不在によって滞ることもなくなります。
過去の決定事項が1箇所に集まる
2つ目は、過去の決定事項が1箇所に集まることです。
議論のやりとりはSlack、添付資料はGoogleドライブ、最終的な承認はメールといったように「決定に至る情報」がツールごとに分断されるケースは少なくありません。一方で、ワークフローシステムに情報を蓄積すれば、ツールを横断する手間が省けるのです。
たとえば、議論内容・関連資料・決定事項を1箇所に蓄積し、AIを活用した「自然言語検索機能」を使って目的の情報に簡単にたどり着ける「ナレカン」のようなワークフローシステムであれば、過去の経緯を確認する手間を減らせます。
失敗しない！システム選定ポイント
以下では、ワークフローシステムを比較するポイントを2つ紹介します。導入後にシステムを確実に社内へ定着させたい方は必見です。
操作画面がシンプルか
1つ目のポイントは、操作画面がシンプルかという点です。
ITツールに不慣れな社員にとって、入力項目が多かったり、どこを押せばいいか分からなかったりするシステムはストレスになり、最終的に使われなくなるおそれがあります。
そのため、トライアルの段階で、ITリテラシーがあまり高くない現場のメンバーに実際にツールを使ってもらい、「迷わずに申請・承認できるか」を確認することが不可欠です。
導入時の伴走サポートがあるか
2つ目のポイントは、導入時の伴走サポートがあるかという点です。
社内ルールや承認経路が複雑な企業が自力で初期設定をすると「運用ルールとシステムの仕様が噛み合わない」という壁にぶつかり、稼働が遅れる原因になります。そのため、「専門スタッフによる初期設定の伴走支援」が契約内容に含まれているか確認しましょう。
たとえば、「フォルダ設計」「メンバー・グループ登録」「テンプレート登録」の代行やデータ移行の支援を受けられる「ナレカン」のようなツールであれば、社内に浸透しやすいです。
無料あり｜おすすめのワークフローシステム6選
以下では、おすすめのワークフローシステムを6つ紹介します。
企業では、紙やExcelでの書類管理により、出張中の上司のところで承認が止まって現場の業務が進まないといったトラブルが多発しています。この状態を放置すると、重要案件の失注や対応の遅れに直結するだけでなく、過去の申請書の検索に無駄な時間を要し、現場も管理職も疲弊してしまいます。
これらの課題を解決するために、高機能なワークフローシステムを導入しようとしても、設定や操作が複雑すぎると現場が使いこなせず、結局形骸化してしまいます。多機能なツールによる運用では、情報の更新ハードルが高まり、全社で「情報が活用され続ける状態」を維持することには限界があるのです。
そこで重要なのが、ITスキルに関わらず誰もが迷わず申請・承認でき、かつ承認された決定事項が自然と1箇所に集約されるツールを導入することです。このようなツールを使えば、必要な情報に即アクセスできるようになります。
こうした条件に最も当てはまるのが、申請書の作成・管理・承認が1か所で完結でき、機能に過不足がないツール「ナレカン」です。ナレカンには「承認フロー機能」が備わっており、未承認の情報の公開を制限できます。また、作成から承認、そして承認されたドキュメントが「正しい社内ナレッジ」として蓄積されるまでを一元管理できるため、安全かつスムーズに情報を共有できます。
【ナレカン】申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【X-point Cloud】手書きの稟議書と同じ感覚で利用できるシステム
X-point Cloudの特徴・使い方
- ワンクリックで承認できる
申請された書類をワンクリックで承認できるため、決裁までの流れがスムーズです。 - 設備投資不要のクラウドサービス
導入時に専用のサーバー設備が不要なため、すぐにシステムを利用できます。
X-point Cloudがおすすめな企業
- 紙やExcelからの移行で現場の強い反発が予想される企業
既存の紙の帳票とまったく同じ見た目で画面を作成できるため、ペーパーレス化にありがちな「画面が変わって使いづらい」という現場の拒絶反応を最小限に抑えられます。 - ITリテラシーにばらつきがある中小・中堅企業や老舗企業
豊富なテンプレートが用意されており、パソコン操作に不慣れな社員が多い組織でも教育コストをかけずに社内に定着させることができます。
X-point Cloudの注意点
- 基本容量が1TBである
いずれのプランでも基本容量は1TBのため、それ以上の容量を必要とする場合は別途増設する必要があります。（※最大容量10TB） - 目的の機能を探せない
X-point Cloudの料金体系
導入にかかる初期費用は0円で、スタンダードとプリペイドで料金が異なります。
- スタンダード：基本機能20,000円＋サービス料500円/ユーザー/月（月額）
- プリペイド：基本機能228,000円＋475円/ユーザー/月（年額）
【楽々WorkflowII】データ連携ができるワークフローシステム
楽々WorkflowIIの特徴・使い方
- 多言語に対応している
日本語だけでなく英語・中国語に対応しているため、国際間のワークフロー構築も実現できます。 - セキュリティが高い
ユーザーの権限を細かく設定可能で、キャビネットやフォルダにユーザー・グループ単位で権限を付与できます。
楽々WorkflowIIがおすすめな企業
- 基幹システムと連携させて二重入力をなくしたい企業
承認されたデータを会計システムや基幹システムへ自動引き渡し・同期させる機能が充実しており、申請・承認後の手入力作業を大幅に削減したい企業に最適です。 - 拠点数が多く、複雑な組織構造や承認ルートを持つ中堅・大手企業
条件分岐の高度な設定や複数拠点・グローバル対応にも強いため、既存の入り組んだ社内規約をそのまま電子化したい場合に向いています。
楽々WorkflowIIの注意点
- 多機能だが設定に手間がかかる
- UIが古い
楽々WorkflowIIの料金体系
- 楽々WorkflowII：基本ライセンス 300万円～
- 楽々WorkflowII Cloud：初期費用5万円＋基本料金1万円/月＋1ユーザー料金500円/月
- 楽々WorkflowII Cloud 環境契約：要問い合わせ
【グルージェントフロー】豊富な外部システムと連携できるシステム
グルージェントフローの特徴・使い方
- 外部システムとの連携が充実
各種アプリや電子契約サービスとの連携に長けており、業務とシステムをつなぎ、自動化やプロセスの最適化に貢献します。 - 導入から運用までのサポート
クラウドコンシェルジュ（検索をかけて、疑問を解消することができるサービス）で、システムのナレッジやサポートを受けられます。
グルージェントフローがおすすめな企業
- Google Workspace や Microsoft 365 をすでに活用している企業
既存のアカウント情報（ID・パスワード）やグループ組織をそのまま同期・流用可能なため、二重管理の手間がかからず、シングルサインオンで手軽に利用開始できます。 - チャットツール上で業務を完結させたいIT・ベンチャー企業
外部チャットツールへ自動で承認依頼通知を飛ばし、チャット画面上からワンクリックで承認まで完結させることができます。普段からチャットツールを活用している企業にマッチします。
グルージェントフローの注意点
- GoogleやMicrosoftを利用していないと強みが活きない
Google Workspace や Microsoft 365 との連携を前提とした設計になっているため、これらを利用していない企業や、自社独自のオンプレミス環境で運用したい企業では導入メリットが半減します。 - UIが見づらい
グルージェントフローの料金体系
- ベーシックプラン：400円/ユーザー/月
- ビジネスプラン：500円/ユーザー/月
- プレミアムプラン：1,200円/ユーザー/月
【HUEワークフロー】集計や分析の機能が充実したシステム
HUEワークフローの特徴・使い方
- データ管理・活用に長けている
過去のデータを管理し、数値を伴う集計や分析も表計算ソフトと同じように利用可能です。 - 段階的な差し戻しができる
申請者への差し戻しだけでなく、各ステップの承認者に差し戻しが可能です。
HUEワークフローがおすすめな企業
- 申請データの集計・分析を通じて、業務プロセスの課題を解決したい企業
どの部署・どの承認者で処理が滞留しているかを可視化・分析できるため、単なるペーパーレス化にとどまらず「業務改革（BPR）」を進めたい企業に適しています。 - 直感的な操作性と、手厚い運用サポートの両方を重視する企業
ノーコードでの簡単な画面構築が可能なため、情報システム部門の負担を抑えつつ現場主導で運用を開始したい企業に向いています。
HUEワークフローの注意点
- 容量の追加は10GB単位
容量の追加購入は10GBごとでしかできないため、細かく追加したい方は注意が必要です。 - 使いこなすには慣れが必要
HUEワークフローの料金体系
- 月額プラン：300円/ユーザー/月
【ExchangeUSE】社内のあらゆる申請を一元化するシステム
ExchangeUSEの特徴・使い方
- 組織マスタを複数管理可能
業務ごとの都合を踏まえて、柔軟にマスタ（業務で扱う基本的なデータ）を設定できるので、旧組織から新組織に切り替わるときも手間がかかりません。 - オンプレミス/クラウド/パブリッククラウドを選べる
オンプレミス/クラウド/パブリッククラウドの3種類が展開されているため、自社のニーズに合わせた選択ができます。
ExchangeUSEがおすすめな企業
- 情報が複数ツールに散らばっている企業
目的ごとに別のシステムを契約するのではなく、あらゆる申請手続きをまとめ、管理コスト削減とガバナンス強化を同時に実現したい企業に最適です。 - 独自の社内規定が多い中堅・大企業
独自のカスタマイズや大企業の基幹連携実績が豊富で、オンプレミス環境や専用クラウドでの運用を希望する企業にも対応可能です。
ExchangeUSEの注意点
- 運用コストが高くなる
カスタマイズ性が高いがゆえ、手軽に契約して即日使い始めるような「即効性」は期待できません。
ExchangeUSEの料金体系
以下は、クラウド型とオンプレミス型のそれぞれの料金プランです。
ExchangeUSE XG（クラウド型）
- 要問い合わせ
WORKFLOW PACKAGE（オンプレミス型）
- フリースタイル ワークフロー：77万円（税別）/100名
- 旅費・経費精算 ワークフロー：110万円（税別）/100名
- 勤怠管理 ワークフロー：110万円（税別）/100名
【比較表】6つのワークフローシステムを徹底比較
以下は、おすすめのワークフローシステムの比較表です（表は左右にスクロール可）。
| ナレカン | X-point Cloud | 楽々WorkflowII | グルージェントフロー | HUEワークフロー | ExchangeUSE | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | 申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム | 手書きの稟議書と同じ感覚で利用できるシステム | データ連携ができるワークフローシステム | 豊富な外部システムとの連携できるシステム | 集計や分析の機能が充実したシステム | 社内のあらゆる申請を一元化するシステム |
| シンプルで簡単or多機能 | シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） | 多機能 | 多機能 | 多機能 | 多機能 | 多機能 |
| サポート充実 or 自社運用向け | サポート充実 | 自社運用向け | サポート充実 | 自社運用向け | サポート充実 | サポート充実 |
| 注意点 | 法人利用が前提なので、個人利用は不可 | 基本容量が1TBである | 設定に手間がかかる | GoogleやMicrosoftを利用していないと強みが活きない | 容量の追加は10GB単位である | 運用コストが高くなる |
| 料金 |
・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランなし ・有料プランは20,500円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし ・有料プランは500円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし ・有料プランは400円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし ・有料プランは300円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし ・有料プラン（オンプレミス版）は77万円/100名～ |
| 公式サイト | 「ナレカン」の詳細はこちら |
「X-point Cloud」の詳細はこちら |
「楽々WorkflowII」の詳細はこちら |
「グルージェントフロー」の詳細はこちら |
「HUEワークフロー」の詳細はこちら |
「ExchangeUSE」の詳細はこちら |
上記の比較表を参考にして、自社に合ったワークフローシステムを導入しましょう。
おすすめのワークフローシステム6選と選定ポイントまとめ
ここまで、おすすめのワークフローシステムや比較ポイントを中心に紹介しました。
ワークフローシステムを導入すると、フローを可視化したり情報が管理しやすくなったりするメリットが得られます。ただし、サービスによって備わっている機能が異なるので、自社の課題や規模にあったものを選びましょう。
とくに、高度なワークフローシステムでは、使いこなせなかったり承認ルートの設定に手間がかかったりして、そのうち形骸化してしまいます。したがって、ITに詳しくない方でも簡単に使える操作性のツールを導入しましょう。
なかでも、非IT企業のワークフローシステムに最適なのは、申請書の作成・管理・承認が1か所で完結するAIナレッジツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のフローを円滑化しましょう。
