ビジネスにおいて重要な業務のひとつに「タスク管理」があります。適切なタスク管理をすることでさまざまなメリットが得られます。
 
一方で、タスクの管理をとりわけしない環境で働く方のなかには、「仕事のタスク管理はそこまで重要なのか。」と疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「タスク管理の目的、7つのメリット」と「タスク管理の苦手を克服する方法」を中心にご紹介します。
 
  • タスク管理をしたことがないが、本当にタスク管理は必要なのかを知りたい
  • タスク管理が自社の利益になるのかをメリットから判断したい
  • タスク管理が苦手なので簡単に克服できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考すれば、タスク管理の重要性を多様な視点から検討できます。


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タスク管理とは

ここでは、タスク管理の意味と目的を解説します。自社の社員とタスク管理についての共通認識が取れていなければ、以下の内容を確認することは必須です。

タスク管理の意味

タスク管理とは、「プロジェクトを成功させるために必要な作業を適切に統制すること」を指します。
 
適切なタスク管理をするチームでは納期の遅れなどはなく、トラブルが発生しても迅速に対応できる余裕があります。また、タスク管理はタスクの優先順位を明確にして「誰が、いつまでに、何をするのか」まで落とし込む必要があるので、高いマネジメント能力が求められるのです。
 
以上のことからも、タスク管理はあらゆる業界・職種のビジネスマンに必須のスキルだと言えます。

タスク管理の目的

タスク管理の目的は、「業務を効率的に進めて納期・期限に間に合わせること」です。
 
あくまでもプロジェクトを成功させることが第一にあり、そのために必要な作業の進捗を適切に管理する必要があるのです。
 
チーム全体でタスク管理ができれば納期が遅れる原因を最小限に抑え、仕事がスムーズに進行します。

タスク管理はWBSが大切

タスク管理にはWBS(work breakdown structure)の考え方が重要です。
 
WBSは「プロジェクトに必要な大きなタスクを細分化して、最終的にツリー構造をつくる考え方」を指します。WBSの考え方はタスクの抜け漏れを防いで、それぞれのタスクをする意味を明確にできます。
 

タスク管理におすすめのWBS

 
関連記事: タスク管理ツールとは何か?導入メリットや選定ポイントについても解説!
 
関連記事: 「タスク」と「ToDo」の違いって?仕事がはかどるタスク管理術・ツールを紹介!


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タスク管理をする7つのメリット

現在もタスクの管理を特段していない場合には、以下7つのメリットを取りこぼしていることになるので注意が必要です。

仕事の全体像が把握できる

目の前のタスクだけでなく、仕事の全体像が把握できるようになるのがタスク管理のメリットです。
 
タスク管理をすればスケジュールを正確に設定できるので、先を見通して仕事に取り組めるようになります。そのため、工数がかかるタスクは早めに着手したり、万一のトラブルに備えて予定に余裕を持たせたりするなどの対応ができます。
 
仕事の全体像を把握しながら作業できれば、普段よりも客観的に作業を進められるので多くのメリットが得られるのです。

優先度を可視化できる

適切なタスク管理をすれば、タスクの優先度が可視化できます。
 
逆にタスク管理をしていない場合には「どの業務の重要度が高く、いつまでに作業を終える必要があるのか」が判断できません。そのため、優先度の高い重要なタスクばかりが残り、大きなミスや損失につながってしまう可能性があるのです。
 
タスクの優先度が可視化できればスケジュール通りに仕事が進められるので、チームにとっても大きなメリットです。

残業時間が短縮できる

タスク管理をすれば効率的に仕事が進められるので、残業時間の短縮ができます。
 
具体的には、タスク管理をすると作業の重要度や緊急度が明確になるので、優先順位が判断できるようになって無駄を減らせるのです。
 
残業時間の短縮は社員のライフ・ワーク・バランスの維持につながり、企業としてもコストを抑えられるので大きなメリットになります。

業務の質が向上する

タスク管理をすることで業務の質が向上します。
 
適切なタスク管理をするとやるべきことが明確となり、目の前の仕事に集中できます。人の脳が注意を向けられる事柄は限られていると言われるので、頭のなかだけでスケジュールを管理するのは避けましょう。
 
タスク管理が業務の質に直接的な影響はありませんが、「やるべきことに意識を集中させる」という点で大きなメリットがあるのです。

複数の作業を忘れない

タスク管理は担当するタスクを忘れずに処理するのに役立ちます。
 
自身に割り振られたタスクを適切に管理すれば抜け漏れがなくなり、納期に遅れるというような大きな失敗も未然に防げます。また、仕事に関するタスクはすべて一箇所で管理すれば、いつでも一覧で確認できるようになります。
 
多くのタスクの追われているビジネスマンにとって、タスクのやり忘れは大きな不安要素です。すべてのタスクを確実にやり遂げるためにもタスク管理を始めましょう。

社員同士の協力関係をつくる

チームでタスク管理をすることが社員同士で協力する関係をつくります。
 
個人だけでタスク管理すると作業が属人化するだけでなく、外部からは何をしているのか分からなくなります。そのため、ほかの社員は進捗の遅れに気づけず、サポートしにくい環境になってしまうのです。
 
そのため、仕事のタスク管理をする場合にはチームで共有しましょう。社員間でサポートし合う環境が自然にできれば、チームの成果にも影響が出てきます。

マネジメントが簡単になる

チームのタスク管理は円滑なマネジメントに貢献します。
 
チームのマネジメントに必要なのは「部下が担当するタスクの進捗状況を把握すること」です。チーム全体の進捗を確認するためには、社員一人ひとりの詳細な状況を逐一把握する必要があるのです。
 
今日では、タスクの進捗をリアルタイムで共有できるタスク管理ツールが広く活用されています。一部のタスク管理ツールにはメッセージ機能も搭載されているので、業務上のコミュニケーションも簡単にとれます。
 
たとえば、今回ご紹介する「Stock」のようなわずかな操作で部下へのタスク依頼ができ、メッセージで仕事のやりとりが可能なツールがおすすめです。
 
関連記事: タスク管理で仕事を見える化し、生産性を向上させよう!
 
関連記事: タスク管理の方法とは?効果的に管理できる方法をツールも合わせてご紹介


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タスク管理の苦手を克服できる5つの方法

実際にタスク管理をはじめると、上手くタスク管理できないという課題にぶつかります。そこで以下では、タスク管理の苦手を克服できる5つの方法をご紹介します。

【メモ帳・ノート】バレットジャーナル

メモ帳やノートで実践できるタスク管理の方法にバレットジャーナルがあります。
 
バレットジャーナルは、やるべき作業や仕事を箇条書きで見える化して管理する方法です。タスクを短いフレーズで書き出して、項目の先頭にバレットと呼ばれる[・]やラピッドロギングと呼ばれる[-、>、<、×、*]などを使って管理します。
 

バレットジャーナルのイメージ

【付箋】かんばんボード

何度でも貼り直しができる付箋を活用すれば、かんばんボードでタスク管理ができます。
 
かんばんボードはタスクのステータス(状況)に応じて付箋を移動させて、業務全体の進捗を把握する方法です。かんばんボードは進捗を一目で把握できるので、無理のないスケジュールを組み立てるのにも役立ちます。
 

かんばん方式のイメージ

【電子メール】ToDoリスト

電子メールサービスのGmailでタスク管理する方法があります。
 
パソコンでGmailの画面を開き、画面右側の 「ToDoリスト」をクリックします。次に、タスク管理したいメールをドラッグ・アンド・ドロップして「ToDo リスト」 に追加すれば完了です。
 

GmailのToDoリストのイメージ

【エクセル・スプレッドシート】ガントチャート

表計算ソフトでガントチャートを作成すればタスク管理ができます。
 
ガントチャートとは、作業の段取りとスケジュールをタスクごとにまとめた表です。ガントチャートは業務全体が簡単に把握できるのがメリットです。
 

ガントチャートのイメージ

【タスク管理ツール】さまざまな便利な機能

タスク管理ツールには便利な機能が豊富に搭載されています。
 
たとえば、期限が迫っているタスクは赤文字で表示されるので忘れる心配もなく、高度な検索機能で必要なタスクだけを絞り込んで確認できるツールもあります。
 
また、ほかの社員のタスクが一覧で把握できる機能があるタスク管理ツールは、チーム全体の進捗を把握するのに役立ちます。
 

Stockのタスク管理のイメージ

 
関連記事: 紙でタスク管理する方法を解説!デジタルよりもアナログが良い?!
 
関連記事: 誰でも大量のタスク管理ができるようになるコツ10選!
 
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タスク管理ツールを1番おすすめする3つの理由

これまでメモ帳やエクセルなどで管理する方法をご紹介しましたが、もっともおすすめするのは「タスク管理ツール」です。以下は、タスク管理ツールの導入をおすすめする3つの理由です。
 
  1. 誰でも”簡単に”作成できる
  2. タスク管理はあくまでも仕事を効率化するための手段なので、タスク管理自体に手間がかかるのは本末転倒です。面倒な操作や手間をかけずにタスクを作成できる環境は効率が良く、ストレスもありません。
     
  3. 社員で”簡単に”共有できる
  4. 共有設定に手間がかかるツールを導入してしまうと、次第に誰も共有機能を使わなくなります。面倒な設定をせずに共有できるツールを活用すれば、社員はストレスを感じません。
     
  5. 全社で”簡単に”管理できる
  6. アナログのタスク管理では、適切に管理するためにさまざまな工夫が必要です。しかし、タスク管理ツールには高度な検索機能など、簡単に管理できる機能がすでに備わっています。
以上の3つの理由に共通するのが、タスク管理ツールが”簡単であるか”です。多機能なタスク管理ツールはデジタルに詳しくないと使いこなせないので、次第に利用しなくなる恐れがあるのです。
 
関連記事: 【2022年最新版】タスク共有ツール5選!タスクを共有するメリットも徹底解説!


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無料から利用できるおすすめのタスク管理ツール3選

以下では、無料から利用できるおすすめのタスク管理ツール3選をご紹介します。
 
多種多様なタスク管理ツールがありますが、自社にはシンプルで使い勝手良いツールを導入しましょう。シンプルなタスク管理ツールにすれば、デジタルに詳しくない社員でも簡単に操作できるので社内に浸透しやすいメリットがあるのです。
 
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は非IT企業に勤める65歳以上の社員でも導入初日から使いこなせるほどシンプルなタスク管理ツールです。
 
Stockは導入実績が100,000社を超える今注目のツールで、これまでタスク管理をしてこなかったチームでもすぐに始められます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるITツール

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Microsoft Planner】業務を可視化できるITツール

Microsoft Plannerのトップページ

Microsoft Plannerの特徴

  • カンバン方式でタスク管理する
  • Microsoft Plannerはカンバン方式を採用しており、タスクをドラッグ・アンド・ドロップで移動させて管理します。
     
  • Microsoftのツールと連携できる
  • ワードやエクセルなどのOfficeファイルが簡単に添付でき、さらにほかのアプリケーションも連携可能です。

Microsoft Plannerの注意点

  • タスクの繰り返し設定ができない
  • 定期的なタスクを設定できないので、毎回タスクを作成する手間がかかります。
     
  • リスト表示とカンバン表示を切り替えられない
  • 規模の大きなプロジェクトの場合カンバン表示は見にくいですが、リスト表示には切り替えられません。

Microsoft Plannerの料金体系

  • Microsoft PlannerはMicrosoft365のプランに登録することで利用できます。
  • 【一般法人】Microsoft 365 Business Basic:540円/ユーザー/月(年間契約)
  • 【一般法人】Microsoft 365 Business Standard:1,360円/ユーザー/月(年間契約)
  • 【一般法人】Microsoft 365 Business Premium:2,180円/ユーザー/月(年間契約)
  • 【大企業】Microsoft 365 F3:870円/ユーザー/月(年間契約)
  • 【大企業】Microsoft 365 E3:3,480円/ユーザー/月(年間契約)
  • 【大企業】Microsoft 365 E3:6,200円/ユーザー/月(年間契約)
 


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【Google ToDoリスト】気軽にタスクを作成できるITツール

Google ToDoリストのトップページ

Google ToDoリストの特徴

  • あらゆるデバイスで利用できる
  • PCやスマホ、タブレット端末など、インターネットが利用可能なあらゆるデバイスからタスク管理できます
     
  • Googleの他サービスと連携できる
  • Gmailをタスク化したり、タスクをGoogleカレンダーに表示したりできます。

Google ToDoリストの注意点

  • すべてのタスクを一覧表示できない
  • リストごとに管理されたタスクを一覧表示できないので、自身が抱えているタスクの進捗が把握しにくいので注意が必要です。
     
  • タスクの共有が難しい
  • タスクをほかの人に直接共有できないので、ビジネスチームでの利用には向いていません。

Google ToDoリストの料金体系

  • Google ToDoリストはすべての機能を無料で利用できます。
 


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タスク管理とは?メリットや苦手を克服する方法まとめ

これまで、タスク管理の目的やメリット、苦手を克服する方法をご紹介してきました。以下が今回のまとめになります。
 
  • タスク管理とは、プロジェクトを成功させるために必要な作業を適切に統制すること
  • タスク管理には、業務の全体像を把握できるなどの7つのメリットがある
  • タスク管理の苦手を克服するには、タスク管理ツールの導入が一番効果的である
今回ご紹介したタスク管理ツールのなかでもStockはタスク管理に必要な機能を過不足なく搭載しているので、誰でも簡単に使いこなせるメリットがあります
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してタスク管理機能の使い勝手を試してみましょう。
 
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