タスク管理やToDo管理と聞いて、なかなかしっくりくる方法を見つけられていない方もいるのではないでしょうか。
 
日々の仕事の中でタスク管理やToDo管理は必要なので、良い方法を見つけることで、効率化の実現に繋がります。
 
そこで今回の記事では、タスク管理の方法と、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
タスク管理の仕方に迷っている方は、是非参考にしていただければと思います。
 
関連記事: 「タスク」と「ToDo」の違いって?仕事がはかどるタスク管理術・ツールを紹介!

 
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タスク管理(ToDo管理)とは

タスク管理はToDo管理とも呼ばれることが多いですが、厳密には異なるようです。
タスク管理は、プロジェクトなどで発生した「やるべき作業」を細かく区切ったものになり、ToDo管理は、経費精算などプロジェクトとは関係ない作業を表すことが多くなっています。
 
タスク管理は、単にやるべき作業を列挙するだけでなく、「誰が」「いつまでに」「何を」を明確にし、「優先度」まで落とし込むことで効率的に仕事を進める事ができます。
 
関連記事: 【2021年度版】タスク管理とは?おすすめタスク管理ツール16選を徹底比較!
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タスク管理の目的とは

そもそも、なぜタスク管理を行うのでしょうか?

一番の目的は、「業務を効率的にこなし、滞りなく納期に間に合わせる」ためです。
作業が遅れ、サービスや成果物の提出が間に合わなければ、顧客への信頼を失い、会社への損失を与えます。

そのためにも「タスク管理」を行い、効率的に作業を進めていく必要があります。

 
関連記事: タスク管理で仕事を見える化し、生産性を向上させよう!
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効果的にタスクを作成する方法とは

タスクを作成する際に「タスクの目的」と「どうなれば完了となるか」を明確にしておくことが効果的なタスク管理に繋がります。
 
例えば、「資料作成」というタスクだけを見ると、「何で資料を作るのか」「資料作成が完了するとはどういうことか」が曖昧になり、認識齟齬の原因になりやすいです。
そのため、「何のために資料を作成するのか」「Aさんの確認が終わったら完了」ということをメモとして残しておく必要があります。
 
また、タスクを割り振りする人にとっても、そのようなことをきちんと伝えることで、タスクのやり直しになる原因を防ぐことが可能になります。
 
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関連記事: タスク管理の方法とは?効果的に管理できる方法をツールも合わせてご紹介
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タスク管理をするメリットとは

タスクの優先度が見える化される

タスク管理をすれば、それぞれのタスクがいつまでに終わればいいのかが見える化されるため、優先度を決めやすくなります。
また、それぞれのタスクの見積もり時間が分かれば、余裕を持って仕事を進めることができます。

1日の仕事の流れが整理しやすい

タスクの優先度が決まれば、今日やらなければならないことを把握できるため、1日のスケジュールが組みやすくなります。
そのため、途中でタスク漏れに気づいて慌てたりすることなく、急なタスクが入った場合でも柔軟に対応できます。

全体像を把握しやすい

自分のタスクを管理できていれば、それぞれのタスクの関連性や、最終的なゴールが見えやすくなります。
また、プロジェクト内のタスクを共有しておくことで、「それぞれの担当が何をしているか」が分かりやすくなるため、プロジェクトの全体像も把握しやすくなります。
 
関連記事: これで期限を守れる!簡単にタスク管理ができるツールを選ぶポイントとは?
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よく使われるタスク管理の方法とは

メモ帳を使ったタスク管理

メモを使ったタスク管理は一般的なため、多くの方が実践しているのではないでしょうか。
しかし、どうしてもタスクを箇条書きすることでしか管理できないため、できるだけタスクの目的や最終アウトプットの状態をイメージしてメモができるといいと思います。
 
また、メモ書きを付箋のように貼り付けておくことも効果的かと思いますが、その場合にも上記の内容に加えてステータス管理ができているといいのではないでしょうか。

メールを使ったタスク管理

メールで指示を受けた場合には、メールにフラグをつけておくことで見逃し防止に役立ちます。
しかし、メールにはタスクとは関係ないやり取りが含まれていることもあるため、不要な情報が多く見返したときに混乱の原因となります。
 
その際には、できるだけタスクに関連する部分だけ別の場所に保管しておくことも必要になります。

ツールを使ったタスク管理

ツールを使ったタスク管理が主流になってきていると思いますが、多くのツールがあり、どれを選べばいいか迷っている方もいるのではないでしょうか。
また、業務の中にも様々なコミュニケーションツールが浸透していることから、そのままツール内でタスク管理をすることが増えてきています。
下記でご紹介させていただくツールを活用し、是非タスク管理を試していただきたいです。
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ツールを使ってタスク管理をしてみよう!

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

「Trello(トレロ)/クラウド型」

Trelloのトップページ

Trelloは、カンバン方式でふせんのようにタスクを動かすす「タスク管理ツール」です。https://trello.com/

<Trelloの特徴>

  1. タスクの進捗管理を視覚的に把握できる
    タスクをカードのように操作する事ができるので、カードの入れ替えによって「タスクの進捗度」を変更する事ができます。
    優先度ごとのフォルダーを作り、カードを入れ替える事で上記のことが可能になります。
  2. 利用人数に縛りがない。
    無料版の他のツールでは人数制限は多いですが、Trelloではありません。しかし、タスクを操作するボードの制限はありますが、ほとんどの機能を無料で使うことができます。
 

「Wrike(ライク)/クラウド型」

Wrikeのトップページ

Wrikeは、世界的な大企業でも採用されている「タスク管理ツール」です。https://www.wrike.com/ja/

<Wrikeの特徴>

  1. 業界問わず、世界中の企業で使われている
    Googleやairbnbなど、世界中の企業で業界問わず使用されています。つまり汎用性の高いツールであり、使用に大きな障壁がなく、誰でも使えるツールであると言えます。
  2. 無料版では機能制限が多い
    無料版では機能制限が多く、Wrikeの優れた機能を十分に使えません。有料版を使用することをおすすめします。
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「Backlog(バックログ)/クラウド型」

Backlog

Backlogは、開発者向けの「タスク管理ツール」です。https://www.backlog.jp/

<Backlogの特徴>

  1. エンジニア向けにコード管理ができる
    GitリポジトリやSubversionのように、プルリクエストやコード変更点を、Backlog上で見ることが可能です。エンジニアにとって、一押しタスク管理ツールとなっています。

  2. 30日間後は有料版に
    30日まで全機能を無料で使うことができます。有料版購入の前に一度試してみるのがおすすめです。
 
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まとめ

これだけツールが発達している中で、ツールを使ったタスク管理をすれば間違いないということでもありません。
 
自分の仕事の仕方や業務フローによって最適なタスク管理の仕方があるはずです。
 
是非、今回ご紹介させていただいたことを参考に管理方法の見直しをしていただければと思います。
 
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