タスク管理(ToDo管理)は、日々の業務を整理するうえで必要なプロセスですが、個人やチームのタスク管理の方法が全社で確立されている企業はまだ少ないです。
 
さらに、個人によってメモ帳やメールボックスの使用などタスク管理の方法が異なるので、そもそも全社で統一する必要性を感じていないケースも多いのではないでしょうか。
 
しかし、タスク管理を全社で統一していると個人のタスクが可視化できるうえ、ツールによっては業務効率化に貢献するさまざまな機能が搭載されており、生産性の向上を実現できます。
 
そこで今回の記事では、タスク管理の概要やよく使われる方法、さらに効率的にタスク管理ができるおすすめのツールについてご紹介しますので、
 
  • どのようなタスク管理をすれば効率的な業務ができるのか悩んでいる
  • タスク管理によく使われる方法が知りたい
  • ツールでタスク管理をするために、おすすめなツールを知りたい
という方はぜひこの記事を参考にし、タ効率的なタスク管理を実現していきましょう。

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タスク管理(ToDo管理)とは

タスク管理はToDo管理とも呼ばれることが多いですが、厳密には以下のように異なります。
 
タスク管理は、プロジェクトなどで発生した「やるべき作業」を細かく区切ったものになり、ToDo管理は、経費精算などプロジェクトとは関係ない作業を表します。
 
タスク管理は、単にやるべき作業を列挙するだけでなく、「誰が」「いつまでに」「何を」を明確にし、「優先度」まで落とし込む必要があります。
 
一方、普段の業務でメモ書きなどで簡単にやるべきことを書き残しておくことは、ToDo管理と言えます。
 
関連記事: 【2021年度版】タスク管理とは?おすすめタスク管理ツール16選を徹底比較!
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タスク管理の目的とは

タスク管理の一番の目的は、上司や部下の立場によって違えど、大きくは業務を効率的にこなし、滞りなく納期に間に合わせるためです。
 
例えば、スケジュールの変更などによりタスクに取り組む順番が変更となるケースは、ビジネス上において頻繁に発生します。その際にタスク管理ができていないと臨機応変な対応ができなくなってしまいます。
 
タスク管理ができずに作業が遅れてサービスや成果物の提出が間に合わなければ、顧客への信頼を失い、会社への損失を与えます。
 
そのためにもタスク管理を行い、効率的に作業を進めていく必要があります。
 
他にも、上司の立場であれば、今この瞬間に部下はどんな業務に従事していてどんな進捗状況なのか、を確認するためにもタスク管理が必要と言えるでしょう。
 
関連記事: タスク管理で仕事を見える化し、生産性を向上させよう!
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効果的にタスクを作成する方法とは

タスクを作成する際に「タスクの目的」と「どうなれば完了となるか」を明確にしておくことが効果的なタスク管理に繋がります。
 
例えば、「資料作成」というタスクだけを見ると、「なぜ資料を作るのか」「資料作成が完了するとはどういうことか」が曖昧になり、社内と社外、上司と部下との認識齟齬が発生する可能性があります。
 
そのため、「何のために資料を作成するのか」「Aさんの確認が終わったら完了」という内容をメモとして残しておき、タスクを作成する必要があります。
 
また、タスクを割り振りする人にとっても、目的とゴールを該当のタスクを担当する社員に正しく伝えることで、タスクのやり直しとなる原因を事前に排除できます。
 
タスクの作成によって、進捗の確認などで連携を取る必要があるので、コミュニケーションが活性化しスムーズなやりとりを実現、業務効率化が実現できると言えます。
 
関連記事: タスク管理の方法とは?効果的に管理できる方法をツールも合わせてご紹介
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タスク管理をするメリット3選

効率的なタスク管理はさまざまなメリットをもたらします。以下では、タスク管理で得られる代表的なメリット3つを解説していきます。

タスクの優先度が見える化される

もしタスク管理ができていない場合はやるべきことが列挙されたときに、「どの業務の重要度が高く、いつまでに作業完了していなければならないのか」が明確になりません。
 
このようにタスクが煩雑となっていると、タスク漏れなどのトラブルに発展してしまうでしょう。
 
しかし、タスク管理をすれば、それぞれのタスクがいつまでに終わればいいのかが見える化されるため、優先度を決めやすくなります。
 
また、それぞれのタスクの見積もり時間が分かれば、余裕を持って仕事を進めることができます。

1日の仕事の流れが整理しやすい

タスクの優先度が決まれば、その日のうちにやらなければならないことを把握できるため、1日のスケジュールが組みやすくなります。
 
そのため、途中でタスク漏れに気づいて慌てたりすることなく、急なタスクが入った場合でも柔軟に対応できます。
 
また、チームでの業務がメインの場合はメンバーの業務も把握できるので、あるメンバーの進捗が遅れている場合は原因追求、サポート対応も迅速に対応可能です。

全体像を把握しやすい

自分のタスクを管理できていれば、それぞれのタスクの関連性や、最終的なゴールが見えやすくなります。
 
また、プロジェクト内のタスクを共有しておくことで、「それぞれの担当が何をしているか」が分かりやすくなるため、プロジェクトの全体像も把握しやすくなります。
 
逆に、あらかじめゴールが明確に決まっているのであれば、逆算してやらなければならない業務をタスクとして洗い出し、より期日を意識した業務が可能です。
 
関連記事: これで期限を守れる!簡単にタスク管理ができるツールを選ぶポイントとは?
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よく使われるタスク管理の方法3選

個人の裁量に任されることが大半なタスク管理の方法ですが、大きく以下の3つに分類することができます。

メモ帳を使ったタスク管理

メモ帳を使ったタスク管理は一般的なため、多くの方が実践している方法です。
 
しかし、どうしてもタスクを箇条書きでしか管理できないため、できるだけタスクの目的や最終アウトプットの状態をイメージしてメモをとる必要があります。
 
また、メモ書きを付箋のように貼り付けておくことも効果的ですが、進捗状況などのステータス管理も重要です。
 
一方、紙のメモの場合は紛失のおそれがあり、保管にかさばってしまううえ、メモ書きの時間もかかってしまうというデメリットがあります。
 
そして、メモ帳アプリなどの場合は、必要な時に必要な情報にすぐアクセスできる機能がなければ、情報が埋もれていってしまう可能性もあります。
 
メモ帳で運用し続けていく場合には、業務が増えた際のタスク漏れが無いように管理していくことが必須です。

メールを使ったタスク管理

メールで指示を受けた場合には、メールにフラグをつけたり、送信者ごとのフォルダ分けをしたりして見逃しを防止できます。
 
しかし、メールにはccなどの設定により自分のタスクとは関係ないやり取りが含まれていることもあるため、不要な情報が多く、見返したときに混乱の原因となります。
 
その際には、できるだけタスクに関連する部分だけ別の場所に保管しておくことも必要になります。
 
また、社外とのやりとりではメールの使用がメジャーですのでメールボックスでも管理ができますが、社内のやりとりは口頭でコミュニケーションをとりながらタスクを進行していくケースがほとんどです。
 
メールボックスだけでのタスク管理は混乱してしまう可能性もあるため、メモ帳などと併用してタスク管理をするのが一般的です。

ツールを使ったタスク管理

ツールを使ったタスク管理は現在主流の方法のひとつであり、さまざまな企業が実践し、効率的なタスク管理を成功させています。
 
タスク管理ツールにはさまざまな種類があり、ツールのなかでコミュニケーションツールができるものや、テキストや文書などをはじめとした情報共有できるものもあります。
 
一方、タスク管理ツールであれば何でも良いわけではなく「人気だから」「有名だから」「大手の導入実績があるから」という理由だけでツールを選定してしまうと、想像以上に使いづらい、導入したものの一部の社員しか使用していないというケースに陥ってしまいます。
 
そのため、さまざまな業務を兼任することが多い中小企業がタスク管理ツールを導入するのであれば「複雑な説明が不要で誰でもすぐに使えるツール」の選定が必須といえます。
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ツールを使ってタスク管理をしてみよう!

以下ではタスク管理に使えるおすすめのツールを4つご紹介していきますが、上記でご紹介したタスク管理ツールの選定ポイントである「複雑な説明なしにすぐに使えるツール」は、わずか3年弱で60,000社以上の導入実績を誇る「Stock」一択と言えます。
 
新しいツールを導入するとなると社員ひとりひとりのリテラシーが異なるので、安定した運用をするのに長い期間がかかります。
 
しかし、Stockであれば「非IT企業であっても誰でも使える」ようなシンプルな設計、かつタスク管理に必要な「ノート機能」「情報ストック機能」「メッセージ機能」の全てが備わっています。
 
そのため、「ツールがうまく使えない」というストレスは皆無と言えます。以下でさらに詳細をご紹介していきます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せて、タスク管理の効率化を実現するツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用し、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務が遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用でき、有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格でとなっています。

「Trello(トレロ)/クラウド型」

Trelloのトップページ

Trelloは、カンバン方式でふせんのようにタスクを動かすす「タスク管理ツール」です。https://trello.com/

<Trelloの特徴>

  1. タスクの進捗管理を視覚的に把握できる
    タスクをカードのように操作する事ができるので、カードの入れ替えによって「タスクの進捗度」を変更できます。
    優先度ごとのフォルダーを作り、カードを入れ替える事で上記のことが可能になります。
  2. 利用人数に縛りがない
    無料版の他のツールでは人数制限は多いですが、Trelloにはありません。タスクを操作するボードの制限はありますが、ほとんどの機能を無料で使えます。

「Wrike(ライク)/クラウド型」

Wrikeのトップページ

Wrikeは、世界的な大企業でも採用されている「タスク管理ツール」です。https://www.wrike.com/ja/

<Wrikeの特徴>

  1. 業界問わず、世界中の企業で使われている
    Googleやairbnbなど、世界中の企業で業界問わず使用されており、汎用性の高いツールです。
  2. 無料版では機能制限が多い
    無料版では機能制限が多く、Wrikeの優れた機能を十分に使えません。有料版を使用することをおすすめします。
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「Backlog(バックログ)/クラウド型」

Backlog

Backlogは、開発者向けの「タスク管理ツール」です。https://www.backlog.jp/

<Backlogの特徴>

  1. エンジニア向けにコード管理ができる
    GitリポジトリやSubversionのように、プルリクエストやコード変更点を、Backlog上で見ることが可能です。
  2. 30日間後は有料版に
    30日まで全機能を無料で使うことができます。有料版購入の前に一度試してみるのがおすすめです。
関連記事: 【2021年度版】おすすめタスク管理・ToDoリストアプリ15選!
 
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タスク管理の方法やツールまとめ

これまで、タスク管理の概要やタスク管理に使われる代表的な方法、おすすめのツールなどもご紹介してきました。以下が今回のまとめになります。
 
  • タスクとはやるべき作業の細かい区切り。タスク管理の一番の目的は業務を効率的にこなし、滞りなく納期に間に合わせること
  • タスク管理にはメモ帳やメールボックスを使う方法があるが、一番はツールでの管理がおすすめ。
  • タスク管理ツールは大手の導入実績や有名どころで選定するのではなく、自社にとってストレスなく使えるかどうかが重要
タスク管理ツールとして中小企業におすすめなツールでご紹介した「Stock」は、利用や登録は無料からでき、かつ1分で登録も完了するので、まずはその使い勝手を試してみましょう。
 
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