メモは個人の備忘録としての機能がメインですが、社内へ共有するとノウハウやナレッジが蓄積され、企業の重要な情報資産になります。そして、メモをあらゆる業務に横展開するためには「メモ共有ツール」が必須です。
 
しかし、メモ共有ツールには特定のデバイスにしか対応しておらず、メンバー同士でメモの共有ができないものもあります。また、そもそもツールは種類が多いので「結局どれを導入するのが最善なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、複数のデバイス間で使えるメモ共有ツールを中心にご紹介します。
 
  • あらゆるデバイスで使えるメモ共有ツールが知りたい
  • 社内の情報共有が問題ばかりなのでどうにかしたい
  • スマホやパソコンが苦手でも使えるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチするメモ共有ツールが見つかります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

複数デバイス間で使えるおすすめのメモ共有ツール5選

以下では、複数デバイス間で使えるメモ共有ツール5選をご紹介します。
 
メモを共有するにあたって重要視すべきなのは「デバイスによって使い勝手に差分がないこと」「簡単に操作ができること」の2点です。デバイスによって操作感が異なれば情報共有の遅れにつながり、操作性が複雑では社内に浸透しません。
 
また、ビジネス利用では、メモ共有ツールに「ノート」「メッセージ」「タスク」の3機能が備わっているか確認しましょう。メモを残せるノートだけでなく、仕事の連絡をするメッセージや業務を分担するタスクがあれば、社内の情報管理に横展開できるのです。
 
そのため、自社で導入すべきメモ共有ツールは、「ノート」「メッセージ」「タスク」の3機能が備わっているだけでなく、非IT企業の65歳が説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
 
Stockは、メモを含むあらゆる資料を「ノート」へストックして、さらにそのメモについて「メッセージ」で議論ができます。さらに、ノートには「タスク」が紐づいているので、情報共有から業務管理までStockひとつで完結するのです。

【Stock】メモを最も簡単に共有できるアプリ

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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【Evernote Teams】豊富な機能を搭載しているメモアプリ

Evernote Teamsのトップページ https://evernote.com/intl/jp/teams

<Evernote Teamsの特徴>

  • 必要な情報を一か所に残す
  • テキストだけではなく、画像や音声、ファイルなどのあらゆる情報を管理できます。
     
  • Webクリッパー機能
  • Chromeの拡張機能を設定すれば、Webページをワンクリックで保存できます。

<Evernote Teamsの注意点>

  • 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
  • Evernote Teamsには多種多様な機能が搭載されているので、ITに詳しくない場合には使いこなすのに苦労する可能性があります。

<Evernote Teamsの料金体系>

  • Evernote Teams:1,100円/ユーザー/月(30日間のフリートライアルあり)


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【Dropbox Paper】Dropboxと連携できるメモアプリ

Dropbox Paperのトップページ https://www.dropbox.com/ja/paper

<Dropbox Paperの特徴>

  • 多種多様な機能が搭載されている
  • Dropbox Paperにはドキュメントを効率的に作成・管理・共有するための機能が豊富に搭載されています。
     
  • Dropboxのファイルと連携
  • Dropbox PaperにDropboxのファイルを貼り付けられ、Dropbox Paperからファイルにアクセスできます。

<Dropbox Paperの注意点>

  • 共有リンクの管理に注意する
  • リンクを発行するだけで外部共有できる「共有リンク」は便利ですが、適切に管理しなければ情報漏洩につながりかねないので注意が必要です。

<Dropbox Paperの料金体系>

Dropboxユーザーは、Dropbox Paperを無料で利用できます。Dropboxのプランは以下の通りです。
 
  • Professional:2,400円/月(月払い)
  • Standard:1,800円/ユーザー/月(月払い)
  • Advanced:2,880円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise:要問い合わせ


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【OneNote】情報を自由配置できるメモアプリ

OneNoteのトップページ https://products.office.com/ja-jp/onenote/digital-note-taking-app

<OneNoteの特徴>

  • テキストや画像を自由に配置できる
  • テキストや画像をノート内の好きな位置に貼り付けられるので、自由度が高いドキュメントを作成できます。
     
  • Officeソフトとの連携
  • Microsoftが提供しているツールなので、ほかのOfficeツールと簡単に連携ができます。たとえば、ノートにExcelを貼り付けた場合、ワンクリックで開くため便利です。

<OneNoteの注意点>

  • 編集作業に慣れる必要がある
  • ノートの編集操作が複雑に感じる可能性があります。そのため、ITに慣れていない場合には、使いこなすまでに時間を要する恐れがあります。
     
  • 情報構造が難しい
  • ノートブックやセクション、ページなど情報構造を把握するのが難しいため、慣れるまでに時間がかかる可能性があります。

<OneNoteの料金体系>

無料のOneNote以外にも、ほかのOfficeツールも利用できるプランがあります。
 
  • 無料版 OneNote:0円
  • Microsoft 365 Business Basic:650円/ユーザー/月
  • Microsoft 365 Apps for business:900円/ユーザー/月
  • Microsoft 365 Business Standard:1,360円/ユーザー/月
  • Microsoft 365 Business Premium:2,390円/ユーザー/月


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【Google Keep】付箋形式でメモを残せるアプリ

Google Keepのトップページ https://www.google.com/intl/ja/keep/

<Google Keepの特徴>

  • Googleアカウントで利用可能
  • 作成したすべてのメモは、Googleアカウント上に保存されます。そのため、あらゆる端末からアクセスできます。
     
  • 便利な機能が豊富
  • 音声をテキストに変換する音声入力や、指先でメモができる手書き入力、設定した日時に通知させるリマインダーなど、便利な機能が豊富に搭載されています。

<Google Keepの注意点>

  • メモの整理が難しい
  • Google Keepにはメモを整理するフォルダがありません。そのため、メモが増えるとその分、目的のメモを探し出すのに苦労する可能性があります。
     
  • 共有には向いていない
  • 複数のメモを一括で共有できる仕様ではなく、メモの共有は一つひとつ設定する必要があります。

<Google Keepの料金体系>

  • すべての機能を無料で利用できます
 
関連記事: 【ビジネス向け】メモを共有できるおすすめのアプリ5選!iPhone/iPad/Androidに対応!
 
関連記事: 【共有できる】オンラインメモのおすすめアプリ7選


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簡単に使えるメモツールの特徴3選

メモ共有ツールを選ぶ際は「高機能である」「価格が安い」といったポイントで選びがちですが、「使い方が誰でもわかる」という点も重要です。以下では、簡単に使えるメモツールの特徴を解説します。

(1)ストレスなくメモができる

シンプルなメモ共有ツールであれば、”操作性”が良いためにストレスを感じません。
 
逆に、メモするまでに煩わしい工数がかかったり、共有設定が面倒だったりするツールは、次第に利用頻度が少なくなり、最終的には一切使わなくなります。そのため、ツールを開いてすぐにメモを書けるくらいシンプルであることが重要です。
 
とくに、個人用のメモだけであれば一般的なメモツールでも十分ですが、ビジネス利用の場合には、メモの共有も簡単にできるかは必ず確認しましょう。

(2)複雑ではなく使いやすい

複雑ではなく使いやすいメモ共有ツールであれば、業務スピードの向上も見込めます。
 
アナログのメモでは「書く」のはもちろん、メモの「共有」も面倒です。しかし、複雑なツールでは無駄に教育コストがかかるため、業務スピードが低下してしまいます。
 
一方、使いやすいツールであれば、教育コストが不要なのはもちろん、利用への心理的負担も少ないため、積極的に利用される状況になるのです。そのため、年齢や性別問わず誰でも使いこなせるメモツールが求められます。

(3)目的のメモにすぐアクセスできる

簡単に使えるメモツールは、目的のメモをすぐに探し出せる機能が備わっています。
 
たとえば、メモを整理するフォルダがあるメモツールは、カテゴリーごとにメモを分類できるので、迷うことなくメモを探し出せるのです。また、高度な検索機能があるメモツールであれば、目的のメモだけをピンポイントに見つけられます。
 
逆に、メモへのアクセス性が悪いメモツールは、たとえ有益な情報が記載されていても、次第に使われなくなるのです。そのため、誰でも直感的にメモを見つけられる機能に過不足がない「Stock」のようなツールであれば、ストレスなく利用できます。
 
関連記事: Webブラウザ(ネット)のメモ帳サービスで使いやすいのはどれ?
 
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複数デバイスに対応するメモツールのメリット3選

次は、複数デバイス対応のメモツールを使うべき理由について解説します。メモツールを選ぶ際には、対応デバイスを必ずチェックして、特定のデバイスからしか使えないという事態にならないようにしましょう。

(1)デバイス間で同期ができる

はじめに、デバイス間で同期ができるのがメリットです。
 
同期とは、2つ以上の異なるデバイス同士で、データを同じ状態に保てる機能を指します。そのため、同期機能があるメモツールを選定すれば、利用用途の幅が広がるのです。
 
たとえば、「外出先からオフィスに戻らなければ情報が確認できない」「社内のメンバーに連絡して、資料を確認してもらう必要がある」という悲惨な状況が解消されます。
 
以上のように、メモの同期ができるだけでも多くのメリットがあるため、とくに効率的な情報管理が求められるビジネスでは、複数デバイス対応のメモツールは必須と言えます。

(2)出先から編集、閲覧ができる

マルチデバイス対応のツールであれば「外出時にスマホからメモをして、オフィスのパソコンで確認する」というような使い方ができます。
 
とくに、営業部門などの移動が多い仕事や、建設現場で指揮をとる仕事では、片手でメモがとれるメモツールは重宝します。また、そのメモはメンバーとすぐに共有できるので、社内の情報共有手段として横展開することも可能です。
 
また、「メッセージ」でコミュニケーションがとれる「Stock」のようなツールもあり、Slackなどのチャットツールが不要になるため、その分コストも抑えられるのです。

(3)メンバーとスムーズに情報共有ができる

スムーズな情報共有ができるので、ビジネス向きなのもメリットです。
 
たとえば、パソコンからメモを残した場合でも、共有先の相手はスマホから内容を確認できます。また、メモツールのなかには、リアルタイムで更新内容が反映されるものがあるので、情報の行き違いでミスをすることが少なくなるのです。
 
逆に、特定のデバイスにしか対応していないメモツールは、同じデバイス間でなければ共有ができません。そのため、結局個人のメモやタスク管理で終わってしまい、全社での業務効率化は実現されないのです。
 
結論、仕事の情報管理・共有をしたい場合には、あらゆるデバイスから利用できるメモツールを導入しましょう。
 
関連記事: 【最新】おすすめのメモアプリ8選!iPhone/Android/Windowsに対応


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複数のデバイス間で使えるメモ共有ツールまとめ

ここまで、デバイス問わずに利用できるツールやその特徴、導入のメリットなどを解説しました。
 
社員個人のメモは些細な情報であっても、企業にとっては貴重なナレッジとして蓄積できる情報であり、資産となる可能性が高いです。しかし、紙などアナログな管理では情報共有がされないので、上手く社内で展開するのが難しいというデメリットがあります。
 
そこで、スマホやパソコン、タブレットで利用可能な「メモ共有ツール」を導入すれば、大切なメモをリアルタイムで共有できるようになるのです。ただし、社内のITリテラシーが低い場合は、誰でも直感的に使いこなせるシンプルなツールを選びましょう。
 
結論、自社で運用すべきメモ共有ツールは、非IT企業の65歳でも説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」一択です。ほかの多機能なメモ共有ツールとは異なり、非IT企業向けに特化しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、まずはメモの情報共有から効率化させていきましょう。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。