チャットツールの「Slack（スラック）」では、社内外問わずスムーズなやりとりができます。さらに、Slackの基本機能をうまく活用すれば、ToDo管理も可能です。
しかし、SlackでToDo管理をしたいものの、『具体的なやり方が分からない』と悩んでいる方も多いでしょう。
そこで今回は、「SlackでToDo管理をする方法」や「おすすめの連携アプリ」を中心にご紹介します。
- Slackでタスク管理する方法を知りたい
- チェックボックスを用いて、簡単にToDoリストを作成・管理したい
- Slackと連携させることでToDo管理を効率化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、SlackのToDo管理を最適にしつつ、そのほかSlackの欠点をカバーできるアプリを見つけられるので、業務効率をさらに向上させられます。
目次
SlackでToDo管理する6つの方法
以下では、SlackでToDo管理する方法を6つご紹介します。「SlackでToDo管理したいが適切なやり方が分かっていない」という方は必見です。
（1）メッセージをブックマークする
まずは、タスクが割り当てられたメッセージをブックマークする方法があります。ブックマークしたメッセージだけを表示させられるのが特徴です。
具体的な手順は以下の通りです。
1．メッセージ右側の［ブックマーク］をクリックします。
2．左サイドバーに設置されている［後で］をクリックすれば、該当のメッセージが表示されます。また、下記の画面からリマインダー設定をすることも可能です。
以上のステップを踏めば、メッセージがブックマークされて特定のメッセージのみを一覧表示できます。ただし、DMやチャネル問わず、ブックマークしたメッセージはすべて同じ場所に集約されるため、情報が煩雑になる恐れがあります。
（2）メッセージをピン留めする
次に、メッセージをピン留めしてToDo管理をする方法があります。ブックマーク機能と同様に、ピン留めしたメッセージだけを絞り込めるのが特徴です。
具体的な手順は以下の通りです。
1．メッセージ右側の［その他］から［この会話にピン留めする］をクリックします。すると、チャネルの画面上部にある[ピン]から、該当のメッセージを確認できるようになります。
2．ピン留を解除したいときは、メッセージ右側の［その他］から［会話からピンを外す］をクリックすれば完了です。
以上の手順を踏めば、重要なメッセージをすぐに見つけられます。ただし、タスク以外の「重要なメッセージ」もピン留めしていくことが想定されるので、どのメッセージが「タスク」なのかを自身で把握しておかなければなりません。
（3）メッセージにリアクションする
次に、メッセージのリアクションを使ってToDo管理をする方法です。そもそも、Slackのメッセージにチェックボックスを入れることはできない点に注意が必要ですが、リアクション機能を活用することでToDo管理が可能です。
具体的な手順は以下の通りです。
1．タスクに関する任意のメッセージを送ります。
2．タスクを完了したら、メッセージにリアクションをします。
例えば確認したらグッドでリアクション、完了したらチェックでリアクション、など絵文字を使い分けると分かりやすいです。
リアクションを活用することで、誰が行ったのか、そのタスクがどのような状況なのかを可視化できます。
（4）ToDoBotでコマンド入力する
次に、外部アプリの「ToDoBot」を活用すれば、コマンド入力でToDo管理できます。
1. ToDoBotのトップページから［Add to Slack］をクリックし、ページが遷移したら［許可する］を押します。
2．ToDoBotを追加したら、チャット欄に［/todo やるべきこと］を入力します。たとえば、下図のように「/todo 企画書の作成」と送信すると、ToDoBotからToDoが記載されたメッセージが届きます。
3．さらに、下図のように［App］からToDobotを選択して［ホーム］を検索すれば、登録したToDoが一覧で確認できます。
以上のように、外部アプリを拡張機能としてインストールすれば、自社で開発する手間をかけずにToDo管理できるのです。ただし、拡張機能を利用する方法は操作が複雑化するため、ITスキルの高い方におすすめです。
（5）canvasでToDoリスト(チェックボックス)を作る
Slackの機能のひとつである「canvas」は、ToDoリスト（チェックリスト）としても活用できます。なお、canvasは、ダイレクトメッセージや各チャンネルで利用することができます。
1.メッセージで、タスクを依頼されたら、画面右上に表示されている[canvas]をクリックします。
2.クリックするとcanvasが開くので[チェックリスト]を作成しましょう。なお、一番上のタイトルは、アイコンの文言とリンクするので、分かりやすいように書き換えましょう。
また、自分のダイレクトメッセージ上のcanvasを使えば、自分だけが見えるチェックリストを作ることができます。
（6）Slackリストを活用する
最後に、2024年6月に登場した新機能「リスト」を使ったTodo管理方法があります。任意のメンバーとリストを共有できることが特徴です。
1.画面左の「その他」から「リスト」を選択し、新しいリストを作成します。リストは空のリストもしくは既存のテンプレートから作成することができます。
指定できるフィールドタイプが豊富で、以下のような選択項目も設定できます。
2．リストに追加したいメッセージ右側の［リストに追加］をクリックし、追加先のリストを選択します。
3．リストを共有したい場合は、右上の「共有」ボタンから共有できます。
以上の手順を踏むことで、リストでのタスク管理が可能です。ただし、「リスト機能」は、有料プランでのみ利用できる点に注意しましょう。
【重要】SlackでToDo管理する注意点
ここでは、SlackでToDo管理するうえで押さえておくべき2つの注意点を解説します。社内に浸透しない原因になりかねないので、担当者の方は必見です。
（1）重要なタスクを見落としやすい
1つ目の注意点は、SlackでのToDo管理は重要なタスクを見落としやすい点です。
メッセージのピン留や、ブックマーク機能を活用すれば、重要なメッセージをあとから確認できます。しかし、タスクに関すること以外にも重要なやりとりは交わされるため重要なタスク」として認識しづらいです。
また、Canvas機能やリスト機能では、毎回チェックリストを作成しなければならず面倒です。そのため、ToDo管理には例えば「Stock」のような、タスクを情報と結びつけて作成・管理できるツールが適しています。
（2）90日以前のToDoは閲覧できない
2022年9月から仕様変更が実施され、Slackのフリープランでは、「90日以前のやり取りは閲覧できない」ので注意しなければなりません。
具体的には、フリープランでは90日以前にやり取りした「ToDo」「メッセージ」「ファイル」が閲覧できなくなるので、長期プロジェクトで利用するのが難しくなったのです。
また、従来では、有料プランにすることで非表示になっていたメッセージも見返すことが可能でした。しかし、昨今では無料プランの制約が変更され、ワークスペース内で1年以上経過したデータは、すべて削除されて復元不可能になるので注意しましょう。
無料あり｜Slackと連携できるおすすめToDo管理アプリ5選
以下では、Slackとの連携におすすめのToDo管理アプリを5つご紹介します。
SlackにはToDo管理専用の機能が備わっていないため、ToDoは自分宛へのメッセージで管理したり、チャンネルやリストでまとめたりなどの工夫が必要です。そのため、SlackだけでToDoを管理すると、他のメッセージに埋もれて見つからないリスクがあります。
そこで、Slackと連携できるアプリを併用して、ToDo管理を効率化しましょう。ただし、多機能なアプリはITに詳しくないメンバーが使いこなせず、最終的に放置されることがあるため、『誰でも直感的に使えるアプリ』と連携することが重要です。
結論、自社が導入すべきTodo管理アプリは、Slackのメッセージを簡単にストックでき、非IT企業の65歳の方でもすぐに使える「Stock」一択なのです。
Stockでは、数回クリックするだけでSlackと簡単に連携し、『ノート』にSlackのメッセージを保存できます。また、Stockでの情報の更新をSlack上で通知することが可能なので、大切な情報やToDoを見落とすことなく管理・共有できるのです。
【Stock】社内のToDoを最も簡単に管理できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Google Todo リスト】無料でタスク管理できるアプリ
＜Google Todo リストの特徴＞
- ToDoリストを作成
- Slackとの連携
タスクを追加するだけで見やすいToDoリストを作成可能なので、ジャンルやプロジェクトごとにタスクを分けて管理できます。
Slackと連携すると、Slackで「新しいメッセージを保存」「メッセージをブックマークに登録」した場合などにGoogle Todo リストにタスクを追加できます。
ただし、Slackと連携するには、外部アプリのZapierの利用が必須です。ZapierはメールアドレスまたはGoogleアカウントを登録すれば、無料で利用できます。
＜Google Todo リストの機能・使用感＞
- Googleカレンダーとの連携
- Gmailとの連携
Googleカレンダーと連携すると、カレンダー上にToDoを表示できるので、タスクの進捗状況とスケジュールを一か所で管理できて便利です。
Gmailと連携すれば、「ドラッグ＆ドロップ」でメールをタスクとして追加できるため、対応漏れの防止に役立ちます。
＜Google Todo リストの注意点＞
- タスクの共有機能がない
- 繰り返し設定が使いづらい
- ToDoの順番変更がしにくい
タスクを共有したい場合は、Google Chatのスペース機能の利用が必須です。
ユーザーからは「繰り返しのタスクの通知を「完了」すると、以後繰り返されなくなる。通知を消すとカレンダーに未完了のタスクが永遠に残る。」との不満の声が見られます。（参考：Google Play）
ユーザーからは「1日分を作業予定順にしたくて指定順に切り替えると、間に登録した別の日付分が混ざってきて邪魔」との意見があります。（参考：Google Play）
＜Google Todo リストの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
※Googleアカウントが必要です。
【Trello】かんばん方式で直感的に操作できるアプリ
＜Trelloの特徴＞
- 直感的な操作性
- Slackとの連携
付箋を貼る感覚でタスクを追加できるので、管理がスムーズになります。
Slackと連携することで、SlackのメッセージをTrello上のタスクへ紐づけて管理できます。また、Slackの画面から直接タスクを作成することもできるのです。
＜Trelloの機能・使用感＞
- タスクの進捗が管理しやすい
- スケジュール管理が可能
- ツール間の行き来が煩わしい
ドラッグ＆ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できるため、タスクの状況が可視化されます。
ボード上で「誰が、どの期間、どのタスクに取りかかるのか」が分かるので、スケジュールを組むうえで便利です。
Slack連携すれば双方に不足するメッセージ機能とタスク機能を補えますが、都度ツールを行き来するのは煩わしいと言えます。
＜Trelloの注意点＞
- テンプレートが使いづらい
- リストを確認しづらい
既存のテンプレートを活用できますが、英語表示になるため用途を判別しづらいです。
ユーザーからは「リスト内にカードがたくさんある場合、下までスクロールする必要があるのは不便だなと思います。」という声があります。カンバン方式ならではの課題であるため、タスクの管理方法として最適か見直すことが大切です。（引用：ITreview）
＜Trelloの料金体系＞
- FREE：$0
- STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：～$17.50 USD 以下/ユーザー/月
【Backlog】チームの連携を強化しながらタスク管理できるアプリ
＜Backlogの特徴＞
- ガントチャート形式で進捗を把握できる
- 親課題・子課題に分けられる
- Slackとの連携
- タスク機能以外も充実している
- バーンダウンチャート機能がついている
- 使いこなすのに時間がかかる
- メッセージに気づきづらい
- スタータープラン：2,970円/月（月払い）
- スタンダードプラン：17,600円/月（月払い）
- プレミアムプラン：29,700円/月（月払い）
- プラチナプラン：82,500円/月（月払い）
- 世界No.1のプロジェクト管理アプリ
- プロジェクト管理に効果的
- Slackとの連携
- カスタムフィールド機能
- 進捗状況の自動グラフ化
- 初期設定が難しい
- Slackやメールとの連携は実用に不向き
- Personalプラン：0円
- Starterプラン：1,475円/ユーザー/月（月払い）
- Advancedプラン：3,300円/ユーザー/月（月払い）
- Enterpriseプラン：要問い合わせ
- Enterprise+プラン：要問い合わせ
各プロジェクトの進捗状況をガントチャート形式で可視化できます。
親課題に対して、子課題を設定可能なため、問題を細分化して根本からの解決を目指す場合に適しています。
Slackと連携することで、Slack上で「Backlogでの課題の追加や更新時の通知の受け取り」と「Backlogの課題作成」ができます。
＜Backlogの機能・使用感＞
タスク管理機能以外にも「ファイル共有機能」や「メッセージ機能」が充実しています。そのため、同ツール内で、メンバーと情報を擦り合わせながら、プロジェクトを進めていける点が強みだと言えます。
バーンダウンチャート機能を使えば、目的値と実績値の乖離を把握できます。プロジェクトが順調に進んでいるかどうかを客観視できるので、進捗に遅れがあった場合には素早い対処が可能です。
＜Backlogの注意点＞
ユーザーからは「多くの便利な機能があるため、どこになにがあるか、何ができるか等習得するまで少し時間がかかりました。」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「メールによる通知もあるが、人によっては全く通知に気づいてくれないので別のチャットツールでリマインドしなくてはいけない。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Backlogの料金体系＞
【asana】プロジェクトを一元管理できるタスク管理アプリ
＜asanaの特徴＞
G2（レビューサイト）が発表したプロジェクト管理アプリランキングで、第1位を獲得しました。日本だけでなく世界で認められています。
プロジェクトの「ToDoリスト」や「メンバーの進捗状況」をすべて可視化できます。asanaは全体的な進捗状態を確認するのに役立ちます。
Slackと連携することで、Slack上で「asanaのプロジェクトやタスクの共有」が可能です。
＜asanaの機能・使用感＞
asanaタスクに「日付」「数値」「優先度」などの項目を自由に追加して、仕事を自分に合った方法で管理するのに便利です。
asanaにはプロジェクトの進捗状況を自動的にグラフ化する機能があります。チームごとの終わったタスクや未完成のタスクを数で把握できます。
＜asanaの注意点＞
利用しているユーザーからは「初期設定が難しい。メンバーを登録し、タスクを登録していくのが変雑で面倒。」という声があります。新しいツールは導入時点で躓きがちなので、注意しましょう。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「Slackやメール連携をしているが、タスクの移動や新規作成がトリガーなので、通知が来すぎて実運用には不向きと判断」という声がありました。（引用：ITreview）
＜asanaの料金体系＞
比較表｜おすすめのToDo管理アプリ5選
以下は、おすすめのToDo管理アプリ5選の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Google Todo リスト | Trello | Backlog | asana | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内のToDoを最も簡単に管理できるアプリ |
無料でタスク管理できるアプリ |
かんばん方式で直感的に操作できるアプリ |
チームの連携を強化しながらタスク管理できるアプリ |
プロジェクトを一元管理できるタスク管理アプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 繰り返しタスクの設定 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| リマインド機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】※ただし、ほかのGoogleサービスとの連携が必須。 |
【×】※タスクへのコメントは可能 |
【×】※タスクへのコメントは可能 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
タスクの共有機能がない |
リスト（タスク）を確認しづらい |
メッセージに気づきづらい |
Slackやメールとの連携は実用に不向き |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料
※Googleアカウントが必要 |
・無料プランあり
・有料プランは$6 USD/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは2,970円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,475円/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「Backlog」の詳細はこちら |
「asana」の詳細はこちら |
導入後の失敗を回避するためにも、ツールそれぞれの特徴や注意点、料金を比較したうえで、自社に適したツールを選定しましょう。ただし、多機能で複雑なツールをSlackと連携すると、より操作が複雑になってしまいます。
そのため、必要とする機能に過不足なく、Slackと併用してもストレスなく使いこなせるツールを導入するのが最適です。
SlackでToDo管理(タスク管理)する方法まとめ
これまで、「SlackでToDo管理する方法」や「おすすめの連携ツール」を中心にご紹介しました。
Slackはブックマークやリスト機能を使って工夫すれば、ToDo管理ができます。しかし、結局のところ、情報が煩雑化してしまい、あとから重要なToDoを見つけるのが面倒です。
そのため、効率的にToDo管理するには、Slackと外部アプリを連携させる方法が最適です。ただし、多機能なアプリではITに詳しくないメンバーが使えない恐れもあるので、「誰でも簡単に使いこなせるアプリ」を選びましょう。
結論、自社のToDo管理には、Slackのメッセージを簡単に「ノート」へ保存でき、非IT企業の65歳の方でも直感的に使えるアプリ「Stock」一択です。Stockには「メッセージ」も備わっているので、Slackの代替としても使えます。
ぜひ「Stock」を導入して、自社のToDo管理を最適化しましょう。
