会計事務所に限らず、士業の皆様はまだまだ紙媒体での情報管理が多いのではないでしょうか。
しかし、紙媒体の場合は紛失の恐れだけでなく、クライアントの情報をリアルタイムで把握・管理することが難しくなるなどのデメリットがありますが、クラウドの情報共有ツールを導入することで、そういったデメリットを解消し、一気に業務効率化を進めることが可能になります。
そこで今回は、情報共有ツールを導入するメリットと、会計事務所に相性の良い、情報共有ツール「Stock」のご紹介をさせていただきます。
目次
会計事務所に情報共有ツールを導入するメリットは？
外出先でもクライアントの情報を確認できる
クラウドの情報共有ツールを導入することで、いつでもどこでも情報を確認することができるようになります。
打ち合わせ前に、スマホで前回の議事録を確認できたり、進捗状況を確認できるなど、紙での管理に比べ大幅にスムーズな業務ができるようになります。
他のメンバーの活動を把握しやすい
タスク管理機能などを使うことで、他メンバーの状況を把握しやすくなります。また、複数人で仕事をしている場合には、各人の進捗状況や共有がしやすくなります。
特に、役所への提出期限など、必ず守らなければいけないものがある場合には、タスク管理機能を使うことで、お互いにタスク漏れを防ぐことができます。
過去の情報をすぐに取り出すことができる
紙媒体などでの管理をしていると、過去の情報を探すのに苦労をすることがありますが、情報共有ツールを使うことで、検索機能を使って、すぐに取り出すことができます。
また、様々な情報を一箇所で管理することができるようになるため情報の紛失などを防ぐこともできます。
情報共有ツールを導入するなら「Stock」
「Stock（ストック）」チームの情報を最も簡単に残せるツール
クライアントとの定例会議の議事録や、面談記録などの情報を誰でも簡単に残すことができます。
チャットツールのように情報が流れていくことがなく、また、ファイル管理のように更新や共有のの面倒さがありません。
Stockを使えば、重要な情報があちこちに分散することなく、一箇所で情報管理をすることが可能になります。
■Stockの特徴
１．ノートを簡単に作成できる。
チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができます。
２．とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITリテラシーに関係なく、使いこなすことができます。導入先の学習塾では、ITに詳しくない60代の方も利用しています。
■Stockの主な機能
ノート機能
ノートはフォルダ形式で管理できますので、見慣れた形で情報管理をすることができます。
また、議事録などのテキスト形式だけでなく、画像や動画などあらゆるファイルをドラッグ＆ドロップで簡単に添付することができるので、関連する情報を一箇所にまとめるが可能になります。
さらに、検索機能も優れていることから、すぐに必要な情報を取り出すことができます。
タスク管理
チームのタスクを一覧で管理することができます。
また、タスクはノートに紐づいた形で管理されるため、要件や議事録に関連するタスクを一緒に管理することができ、タスク内容を正確に把握することが可能になります。
一覧で管理できると、都度都度各メンバーに現在の状況を聞く必要がないので、確認する手間が省けます。
メッセージ
Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるのが特徴です。
ノートの内容に対してのみのやり取りをするため、余計な会話や、テーマに関係のない会話が混じることはありません。
■Stockの料金
https://www.stock-app.info/pricing.html
Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合は、通常プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
「Stock」を導入した会計事務所の事例
きずな綜合会計事務所の事例
「税理士事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
———きずな綜合会計事務所 マネージャー 池本健太郎様
https://www.stock-app.info/voice_detail_kizuna.html
きずな綜合会計事務所様では、「クライアント様との打ち合わせ議事録（合計150社～200社）」と、「チームのタスク」でStockをご利用いただいております。
Stockを導入された経緯は、従来のワードファイルによる議事録管理は情報までの距離がとにかく遠くてすぐに情報アクセスできず、結果として情報の確認漏れなどにもつながってしまっていました。
また、チャットツールのタスク管理は直観的でなく全くタスク管理できるイメージがありませんでした。
しかし、Stockを利用することで、いちいちファイルを開くことなく、サクサクと情報を探すことができ、議事録にワンクリックでタスクを簡単に紐づけることが出来るため、びっくりするほど直観的に情報共有ができるようになりました。
税理士法人ユニヴィスの事例
「クライアント様の”深い定性情報”を、チーム内で共有できるようになりました」
———税理士法人ユニヴィス 代表社員 森陽平様（公認会計士・税理士）
https://www.stock-app.info/voice_detail_univis.html
税理士法人ユニヴィス様は、税務や会計に関するサービスを提供されており、メンバー全員でStockをご利用いただいております。
Stockを導入された経緯は、従来、スプレッドシートを用いて様々な情報管理をしていましたが、事業が拡大してくると共に、段々とスプレッドシートの管理では無理が出てきました。
また、スプレッドシートは、セルが小さいため、常に最新情報しか記載できず、過去の情報を時系列で追えないという問題がありました。
しかし、Stockを利用することで、すべての情報をしっかりと残し、各クライアント様とのやり取りを時系列で全て追うことができるようになり、クライアント様の状況を段違いに深く把握することが可能になりました。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
会計事務所はクライアントの大事な情報を扱っていることから、クラウドツールの導入にはセキュリティの心配があるかもしれません。しかし、現在のツールは強固なセキュリティの元運営されており、紙媒体のように紛失することもないことから、クラウドツールで管理することの重要性がどんどん高まっています。
是非、クラウドの情報共有ツールを導入していただき、普段の業務を効率化する一助になれば幸いです。
