相手との取引や支払い義務の証明のために必要な請求書ですが、作成に手間がかかり、担当社員の業務負担が増えてしまうことに悩む方も多いのではないでしょうか。
こうした悩みは、請求管理システムの導入によって改善が可能です。
そこで今回は、請求書をはじめとする帳票作成の効率化に役立つおすすめの請求管理システム5選と、自社に合ったシステムの選定ポイントについて解説します。
- 請求書作成をシステムに移行したいがどのように選べばいいかわからない
- 自社に導入すべきおすすめの請求管理システムを知りたい
- 請求書だけでなく、請求業務全般の効率化を実現できるサービスが知りたい
という方は今回の記事を読むと、請求管理システムの選定ポイントがわかり、自社に最適なシステムの導入が行えるようになります。
目次
請求管理システムとは
請求管理システムとは、請求書や見積書の発行・送付をはじめとする経理作業の効率化に役立つシステムの総称です。
請求業務は金銭が関わる業務ゆえにミスが許されない業務なうえ、手間と精神的な負担がかかるという側面があります。場合によっては、多くの人的リソースを割く必要性や、担当社員が時間外労働を行う必要性も生じかねません。
一方、請求管理システムを導入すると、システムにデータを取り込むだけで請求書や見積の発行が行えるようになります。これまで手作業で入力していた作業をすべてシステムが行ってくれるので、業務効率を改善させながらミスも減らせます。
とくに、働き方改革の促進や新型コロナウイルスの感染拡大防止の一環でリモートワークが促進されている昨今では、システムの利用によりクラウド上で請求業務が進められるため、導入に踏み込む企業が増えています。
請求管理システムの選定ポイント
以下では、請求管理システムを導入する際の選定ポイントを解説します。自社に適したシステムを選ぶためにも、以下のポイントを確実に押さえておきましょう。
自社の業務形態とマッチするシステムを選ぶ
請求管理システムを選定する際に一番重要なのは自社の業務形態とシステムがマッチするかどうかです。
一言に請求管理システムと言っても、システムによって利用できる機能や特徴は異なります。そのため、まずは自社の業務形態とシステムに相違がないかを確認しましょう。
たとえば、アウトソーシングや業務委託などの案件ベースでの取引が多い企業であれば、案件単位で帳票作成ができるシステムを選択するのがおすすめです。共通項目の自動入力が行えるシステムであれば、余計な入力をする手間なく帳票作成が完了します。
また、毎月同じ取引先に請求書を送るような企業であれば、請求書の自動発行・送付機能を搭載したシステムを導入すれば、作業効率を格段に向上できます。
そのシステムが自社の業務形態に合っているかがわからない場合は、サービスページに記載されている導入事例を元に判断するのも手です。
サポート体制が整備されているか
導入するシステムのサポート体制が整備されているかどうかも比較ポイントになります。
帳票の電子化が促進されている一方で、電子化された帳票を企業も存在します。たとえば「社内規定で請求書は紙ベースの物しか扱わないと決まっている」「予算の問題から電子化に対応できていない」など理由はさまざまです。
こうした取引先が多い状況では、せっかくシステムを導入しても、紙に印刷して送付を行うという手間が発生してしまいます。
したがって、自社だけでなく取引先に対しても、電子化の案内やサポートを行える体制が整っているシステムの導入がおすすめです。
セキュリティが万全か
請求管理システムでは、セキュリティ性についてもよく確認しなくてはなりません。
多くの請求管理システムはクラウドサービスであり、インターネット環境さえあれば端末や場所を問わず利用できる一方で、データがクラウド上にあるために情報漏えいのリスクは避けられません。
したがって、データを管理するデータセンターの安全性や、ベンダーによる監視体制に不備がないかどうかをよく確認しましょう。セキュリティに不安がある場合は、導入実績の高いベンダーが提供するシステムの利用がおすすめです。
おすすめの請求管理システム5選
以下では、業務効率化を実現できるおすすめの請求管理システム5選をご紹介します。
請求管理システムを利用すると、自社の帳票作成の手間が省けて業務効率化が実現する一方、入金管理や督促などの業務はシステムの範囲外になるため継続して自社で進めていく必要があります。
しかし、これらの作業は担当者にとって心理的な負担となるリスクが高く、場合によっては帳票の作成以上に膨大なリソースを割かねばならない事態もありえます。
したがって、請求業務の効率化のためには、帳票作成のみを改善する請求管理システムではなく「請求業務そのものの効率を上げられる請求代行サービスの導入」をしましょう。
今回ご紹介するシステムのひとつであるマネーフォワード ケッサイは、取引に必要不可欠な与信審査から帳票作成、入金管理までを行う請求代行サービスです。
顧客登録と取引登録さえ行えば、あとは振込を待つだけで請求業務がすべて完了します。従来のように面倒な審査や消込作業を行う必要もありません。
クラウド型BtoB請求サービス「マネーフォワード ケッサイ」
「マネーフォワード ケッサイ」｜企業間請求代行サービス
https://mfkessai.co.jp/kessai/top
マネーフォワード ケッサイは、クラウド型の企業間（BtoB）請求代行・決済代行サービスです。掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行します。
もし未入金が発生した場合にも入金を保証してくれるため、リスクなく掛け売りが可能です。
また、売掛金も最短3営業日で入金可能なため、成長に欠かすことのできないキャッシュフローを滞りなく回すことができます。
＜マネーフォワードケッサイをおすすめするポイント＞
- Web上で請求を登録するだけ請求業務が自動化されるため、本業に集中できるようになります。
- 最短数秒で与信審査が完了し、通過率も99％スピーディーな与信審査で、取引先の拡大に貢献します。
- 100%入金保証で、未回収リスクが軽減未回収リスクの不安が解消され、安心して販路を拡大できるようになります。
＜マネーフォワード ケッサイの料金＞
https://mfkessai.co.jp/kessai/price
「マネーフォワード ケッサイ」プランと、「マネーフォワード ケッサイ 請求代行プラン」から選択できます。
いずれのプランも、初期費用、月額費用は無料から利用できます。
マネーフォワードケッサイプランの場合、毎月の売掛金額の0.5%〜3.5%の手数料で利用できます。
与信審査や売掛保証が不要で、「デジタル化・効率化したい」企業の方は、「マネーフォワード ケッサイ 請求代行プラン」が最適です。
BtoBプラットフォーム 請求書
＜BtoBプラットフォーム 請求書の特徴＞
BtoBプラットフォーム 請求書は国内シェアNo.1のクラウド請求書サービスです。請求書の受取・発行の両方に対応しており、請求書業務の効率化が実現できるのが特徴です。
＜BtoBプラットフォーム 請求書の注意点＞
- 機能が豊富すぎて操作が難しい
- アップロードできるデータに制限がある
利用できる機能が多い一方で、操作が難しく慣れるまでには時間がかかる恐れがあります。
システム上に一度にアップロードできるのは4MBまでなので、データを分割してアップロードする必要があります。
＜BtoBプラットフォーム 請求書の料金体系＞
- 20,000円/月～
別途100,000円～の初期費用が発生します。詳細な料金については問い合わせが必要です。
MakeLeaps
＜MakeLeapsの特徴＞
MakeLeapsはクラウド上で見積・請求・入金管理が行える請求管理システムです。言語設定と書類テンプレートは日英の2種類、外貨は30種類以上に対応しており、国外での取引がある企業でも利用しやすいのが特徴です。
＜MakeLeapsの注意点＞
- Salesforceとの連携でエラーがでることがある
Salesforceとの連携を行った際にエラーがでやすいというユーザーの声があります。
＜MakeLeapsの料金体系＞
- 個人プラン：500円/ユーザー/月
- 法人プラン：800円～/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：25,000円/社/月
楽楽明細
＜楽楽明細の特徴＞
楽楽明細は請求書・納品書・支払明細をはじめとする各種帳票をクラウド上で発行する電子請求書発行システムです。
＜楽楽明細の注意点＞
- 帳票のレイアウトカスタマイズには別途料金が発生する
特殊な形式の帳票へカスタマイズするには1帳票ごとに料金が発生します。
＜楽楽明細の料金体系＞
- 24,000円/月～
別途100,000円～の初期費用が発生します。詳細な料金については問い合わせが必要です。
Misoca
＜Misocaの特徴＞
Misocaは見積書 ・納品書・請求書・領収書・検収書の作成が行える請求管理サービスです。豊富なテンプレートを活用できるほか、作成した見積書のデータを元にワンクリックで納品書・請求書の作成が行えるのが特徴です。
＜Misocaの注意点＞
- 複数請求書は個別に送付される
同一担当者に複数請求書を作成する場合、一通のメールにまとめることができず、すべて個別で送信されます。
＜Misocaの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- プラン15：8,000円/年
- プラン100：30,000円/年
請求管理システム5選と選定ポイントのまとめ
ここまで、おすすめの請求管理システム5選とシステムの選定ポイントを解説しました。
請求管理システムは帳票作成の効率化に役立ちますが、請求業務のすべてを効率化できるものではないので、導入の際には注意が必要です。さらに、実際の現場では「請求書や見積書の作成だけ」ではなく、複数の業務に課題があるケースもあります。
その際に「帳票作成・管理は請求管理システムで、ほかの業務は別のシステムで行う」など課題ごとにシステムを導入していては、運用で必要以上にシステムの横断が発生し、かえって業務効率が低下する原因にもなってしまうのです。
したがって、帳票作成の効率化を狙うならば、同時にほかの請求業務の効率も改善できるサービスを導入しましょう。
今回ご紹介したマネーフォワードケッサイは、面倒な請求業務をすべて代行してくれる決済代行サービスです。取引のデータをシステム上にアップロードするだけで請求業務が完了するため、これまで経理作業にかかっていたリソースを最大限カットできます。
導入は最短7日で完了するので、ぜひマネーフォワード ケッサイを導入して自社の請求業務の自動化を進めましょう。
