昨今では、上司と部下で信頼関係を構築するために、面談を実施する企業が増えてきています。面談を通じて引き出した社員の悩みや考えをキャリアや業務に反映させることで、結果的に社員一人ひとりのパフォーマンスの向上につながるのです。
しかし、「どのように面談記録シートを作ればいいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、面談記録シートの作成・活用方法やおすすめテンプレートを中心にご紹介します。
- 面談記録シートの作成例が知りたい
- テンプレートを使って効率的に面談記録シートを作成したい
- 面談記録シートを有効活用できるように、適切に管理する方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、面談記録シートの無料テンプレートが見つかるだけでなく、有効な作成・活用方法まで分かります。
目次
面談をする目的とは
社内で面談を実施する目的は、おもに以下の3つが挙げられます。
- 上司と部下の信頼関係を築く
- 部下の成長を促す
- モチベーションを高める
部下が抱えている悩みや意見を上司に相談することで、互いの信頼関係が深まります。結果、普段の業務上のコミュニケーションも取りやすくなり、円滑に仕事を進められます。
部下から相談を受けた上司は、解決に向けたアドバイスをします。とくに、日頃の仕事ぶりから改善点をフィードバックすれば、部下がより成長できるのです。
部下は面談を通して、自分の働きぶりに対する上司の評価を知ることができます。それにより、今後の業務に高いモチベーションを持って取り組めます。
上記の3つの目的を意識して、社員一人ひとりと向き合うことで、結果的に風通しの良い職場づくりにつながります。そのため、早急に面談記録シートを作成して、効果的な面談を進めていきましょう。
面談記録シートとは
面談記録シートとは、面談を通して上司から部下へ伝えたいことや部下から上司への質問などをまとめて記録したものです。以下では、作成する目的や内容を具体的に解説しているので、面談記録シートの作成方法に悩んでいる担当者の方は必見です。
面談記録シートを作成するメリット
面談記録シートを作成するメリットは、おもに以下の2つです。
- 事前に伝えたいことを整理できる
- あとから内容を確認できる
面談記録シートを作成しておくと、面談で伝えたいことを整理できます。限られた面談時間で、お互いが伝えたいことを確実に伝えられるように、あらかじめ面談記録シートを作成しましょう。
面談記録シートを作成しておくと、あとから面談の内容を確認できます。面談は実施して終わりではなく、その後のキャリアや業務内容に反映するべき要素のひとつなので、必要なときに確認できるよう内容を面談記録シートにまとめて管理しましょう。
より効果的な面談にするために、面談記録シートは必ず作成し、関係者で共有・管理しておくことが大切です。
面談記録シートに記載すべき5つの項目
面談記録シートには、以下の5項目の記載が必要です。
- 目標と進捗
- 成果を上げたこと
- 困っていること
- アドバイス
- 次の目標
業務の目標と進捗を記載します。具体的に把握できるように定量的な内容を記入しましょう。
これまでの業務の中で成果を上げた内容を記載します。例えば、「商品Aの売上げ〇円」など分かりやすく数値化します。
業務を進める中で困っていることや悩んでいることを記載します。成果が上がらない原因が分かっている場合は、詳細に記載します。
上司はこれまでの経験や考えをもとに、アドバイスをします。今後のキャリアプランに関する相談にも応じましょう。
面談を通じて、今後の目標を決めます。フィードバックを与えることで、正しい方向性で目標を立てることができます。
以上の項目は面談シートに取り入れたい最低限の項目なので、必要に応じて項目を追加すれば自社に合うシートを作れます。また、話しやすい雰囲気づくりとしてプライベートな話題を挟みがちですが、面談の中心にならないように配分に注意しましょう。
面談記録シートの活用方法
ここでは、面談記録シートの活用方法を紹介します。面談はただ実施するだけでなく、記録に残して保管することで以下のように生かすことができるのです。
社員の評価をする
上司は、面談を通じて社員の評価をすることができます。
ただし、面談の結果だけを評価に結びつけてしまうと、上司の主観に左右される可能性があるため対策が必要です。具体的には、ほかの社員からどのように評価されているか、普段の業務への取り組み方はどうか、なども考慮すべきです。
また、面談記録シートを共有し、複数の上司の意見を参考にするなど、多角的で公正な評価が行われるような対策が必要です。
今後の育成に役立てる
面談記録シートを利用して、今後の社員の育成に役立てましょう。
例えば、社員の業績が伸び悩んでいる場合、上司は課題解決や目的達成のためにフィードバックが欠かせません。また、面談の中で、ほかの部署での方が、社員の能力を活かせると判断した場合には、部署の異動も検討すべきです。
そこで、面談記録シートがあれば、今後の社員の育成方針を任意のメンバーと面談内容を共有して検討を進められます。
分かりやすい面談記録シートにするための3つのポイント
ここでは、面談記録シートを分かりやすく記入する方法を紹介します。以下の3点を意識し、誰が見ても内容が分かる面談記録を目指しましょう。
（1）時系列に沿って記録する
面談記録シートを記入するときに意識すべきポイント1つ目は、時系列に沿って記録することです。
面談内の発言内容を時系列順に記載することで、会話の前後からその発言に至った経緯を把握できます。相手の発言のバックグランドを知ることで、悩みの全体像を把握しやすくなるのです。
一方、発言内容を入れ替えて読みやすくする書き方もありますが、入れ替えに失敗して因果関係が崩れてしまう可能性があるため、基本的には時系列に沿って書きましょう。
（2）表現を統一する
面談記録シートを記入する際に意識すべきポイント2つ目は、表現を統一することです。
面談記録内で表現や言い回しに表記ゆれがあると、読み手が困惑し、誤った解釈をしてしまう可能性があります。例えば、同じ人物のことを「先方」「○○さん」と二通りの書き方をしている場合、読み手はそれぞれ違う人物であると誤解しかねません。
事前に表現方法や言い回しを統一し、読み返したときに誤解を招かないように工夫をしましょう。
（3）テンプレートを使用する
面談記録シートを記入する際に意識すべきポイント3つ目は、テンプレートを使用することです。
面談記録を一から作成するのは多くの時間がかかります。また、面談中は発言内容を素早く記録する必要があるため、以下のようなコピペして使えるフォーマットを活用して記録シートの体裁を整えることをおすすめします。
＜目標と進捗＞
・（例：上半期の目標・販売額〇〇万円に対し、○月時点での進捗は〇〇万円で約○%であるが○月に〇〇万円の契約が入る見込みなので〇〇万円で到着する見込み。）
＜成果をあげたこと＞
・（例：○月は〇〇の業務フローを見直し、〇h/月の業務時間短縮に貢献した。）
＜困っていること＞
・（例：結果的には目標を達成する見込みだが、月によるばらつきが大きく、再現性がない。）
＜アドバイス＞
・（例：うまくいった場合もそうでなかった場合も、その結果になった原因を書き出して整理しておくと良い。）
＜次の目標＞
（例：〇〇/月。半期ごとではなく、月ごとの目標のみを定めて業務に取り組む。）
ただし、WordやExcelなどのテンプレートは他のファイルに埋もれがちなので、管理に注意が必要です。そこで、素早くテンプレートを呼び出し面談記録を残したい方は、「Stock」のようなITツールの導入を検討しましょう。
【記入例あり】無料で使える面談記録シートのおすすめテンプレート2選
以下では、面談記録シートの作成におすすめのテンプレートを2つご紹介します。記入例の画像つきなので、面談記録シートを書く具体的なイメージを持ちたい方は必見です。
王の嗜み
こちらは、シンプルなデザインの面談記録シートのテンプレートです。Excel・Word・PDFの中から、用途に合わせて編集や印刷ができます。
以下は、実際に王の嗜みに面談内容を入力した記入例です。
[文書] テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、面談内容を自由に記載できる面談記録シートのテンプレートです。ヒアリングする項目を社員ごとに自由に設定することができます。
以下は、実際に面談内容を入力した記入例です。
![[文書] テンプレートの無料ダウンロードの記入例](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2024/02/スクリーンショット-2024-02-27-145456.png)
面談記録シートをExcelで管理するデメリット
ここでは、Excelで面談記録シートを作成・管理するデメリットを2つご紹介します。ExcelはITに詳しくない人でも始めやすい分、難点もあるため注意しましょう。
（1）ファイル管理が煩雑になる
1つ目のデメリットは、ファイルを整理するのが大変な点です。
Excelはファイル数が膨大になりがちで、さらにファイル名だけでは中身を識別しにくいため、検索性が悪いです。社内にある膨大なファイルの中から、各ファイルの格納場所を覚えておき、必要なときに見つけ出すという作業は骨が折れます。
このように、Excelのようなファイル形式での管理は情報が入り乱れやすいため、目的の情報にアクセスするのに手間と時間がかかるのです。
（2）細かな権限設定がしづらい
2つ目のデメリットは、「一部の社員にのみ公開する」といった細かい権限設定が面倒な点です。
Excelには、パスワードをかけられるものの、開くのに都度パスワードを入力したり、共有したい社員に教えたりしなければならず面倒です。また、フォルダ単位でアクセス権の設定も可能ですが、工数が複雑なためITに不慣れな現場にはおすすめしません。
さらに、細かな権限設定が簡単にできないと、ほかの社員が誤って操作しかねないので、情報改ざんのリスクが高まります。とくに、面談記録シートは社員のプライベートな情報でもあるため、Excelでの管理には不向きなのです。
【脱Excel】面談記録シートの作成・管理に最適なツール
以下では、面談記録シートを作成・管理するのに最適なツールをご紹介します。
WordやExcelの面談記録シートは、個別にファイルを作成するので管理が煩雑です。そのため、ファイルを用意することなく、簡単に面談記録を残せる「ノート型ツール」が求められます。
ただし、多機能なツールでは使い方が分からず、社内に浸透しない恐れがあります。したがって、ITに不慣れな方でもすぐに使える、必要な機能に過不足がないツールを導入すべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を簡単に保存でき、非IT企業の65歳の方でも使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に「テンプレート」でフォーマットを呼び出せば、面談記録シートを一から作成する必要がなくなります。また、ノートは「フォルダ」ごとにアクセス権限を細かく設定できるため、社員のプライベートな情報を管理するのにも安心です。
非IT企業の65歳の方でも使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
面談記録シートの作成・活用方法やテンプレートまとめ
これまで、面談記録シートの作成・活用方法やテンプレートについてご紹介しました。
面談記録シートは、社員の人事評価や今後の育成に活用できます。そこで、テンプレートを用いるとシートの体裁を素早く整えられるのです。
しかし、ExcelやWordに面談記録をまとめると、ほかのファイルに埋もれて探しにくくなってしまいます。したがって、「誰でも簡単に使える文書作成ツール」で面談記録を管理するのが最適です。
結論、自社が導入すべきなのは、最もシンプルに面談記録シートを作成・管理できる情報共有ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、面談記録シートを簡単に管理できる仕組みをつくりましょう。