昨今では、上司と部下でコミュニケーションをとるために面談を実施する企業が増えてきています。そして、面談を通じて引き出した社員の悩みや考えを、業務や職場に反映させることで、結果的に社員一人ひとりのパフォーマンスの向上につながるのです。
しかし、「どのように面談記録シートを作ればいいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、面談記録シートの作成・活用方法やおすすめテンプレートを中心にご紹介します。
- 効率的に面談記録シートを作成する方法が知りたい
- 複数あるテンプレートの中からどれを選べば良いのかわからない
- 面談記録シートを有効活用できるように、適切に管理できるようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、面談記録シートの無料テンプレートが見つかるだけでなく、有効な作成・活用方法まで分かります。
目次
面談をする目的とは
社内で面談を実施する目的は、おもに以下の3つが挙げられます。
- 上司と部下の信頼関係を築く
- 部下の成長を促す
- モチベーションを高める
部下が抱えている悩みや意見を上司に相談することで、互いの信頼関係が深まります。結果、普段の業務上のコミュニケーションも取りやすくなり、円滑に仕事を進められます。
部下から相談を受けた上司は、解決に向けたアドバイスをします。また、日頃の仕事ぶりから改善点をフィードバックすれば、部下がより成長できるのです。
部下は面談を通して、自分の働きぶりに対する上司の評価を知ることができます。それにより、今後の業務に高いモチベーションを持って取り組めます。
上記の3つの目的を意識して、社員一人ひとりと向き合うことで、結果的に風通しの良い職場づくりにつながります。そのため、早急に面談記録シートを作成して、効果的な面談を進めていきましょう。
面談記録シートに記載すべき5つの項目
面談記録シートには、以下の5項目の記載が必要です。
- 目標と進捗
- 成果を上げたこと
- 困っていること
- アドバイス
- 次の目標
業務の目標と進捗を記載します。具体的に把握できるように定量的な内容を記入しましょう。
これまでの業務の中で成果を上げた内容を記載します。例えば、「商品Aの売上げ〇円」など分かりやすく数値化します。
業務を進める中で困っていることや悩んでいることを記載します。成果が上がらない原因が分かっている場合は、詳細に記載します。
上司はこれまでの経験や考えをもとに、アドバイスをしましょう。今後のキャリアプランに関する相談などもあります。
面談を通じて、今後の目標を決めます。フィードバックを与えることで、正しい方向性で目標を立てることができます。
以上5つの項目は、面談シートに取り入れたい最低限の必須項目なので、必要に応じて項目を追加すると良いです。また、話しやすい雰囲気づくりとして、プライベートな話題を挟みがちですが、面談の中心にならないように節度をわきまえましょう。
面談記録シートの活用方法
ここでは、面談記録シートの活用方法を紹介します。面談はただ実施するだけでなく、記録に残して保管することで以下のように生かすことができるのです。
社員の評価をする
上司は、面談を通じて社員の評価をすることができます。
ただし、面談の結果だけを評価に結びつけてしまうと、上司の主観に左右される可能性があるため対策が必要です。結論として、ほかの社員からどのように評価されているか、普段の業務への取り組み方はどうか、なども考慮すべきです。
また、面談記録シートを共有し、複数の上司の意見を参考にするなど、多角的で公正な評価が行われるような対策が必要です。
今後の育成に役立てる
面談記録シートを利用して、今後の社員の育成に役立てましょう。
例えば、社員の業績が伸び悩んでいる場合、上司は課題解決や目的達成のためにフィードバックが欠かせません。また、面談の中で、ほかの部署での方が、社員の能力を活かせると判断した場合には、部署の異動も検討すべきです。
そこで、面談記録シートがあれば、今後の社員の育成方針を任意のメンバーと検討を進められます。
分かりやすい面談記録シートの書き方3選
ここでは、面談記録シートを分かりやすく記入する方法を紹介します。以下の3点を意識し、誰が見ても内容が分かる面談記録を目指しましょう。
（1）時系列に沿って記録する
面談記録シートを記入するときに意識すべきポイント1つ目は、時系列に沿って記録することです。
面談内の発言内容を時系列順に記載することで、会話の前後からその発言に至った経緯を把握できます。相手の発言のバックグランドを知ることで、悩みの全体像を把握しやすくなるのです。
一方、発言内容を入れ替えて読みやすくする書き方もありますが、入れ替えに失敗して因果関係が崩れてしまう可能性があるため、基本的には時系列に沿って書きましょう。
（2）表現を統一する
面談記録シートを記入する際に意識すべきポイント2つ目は、表現を統一することです。
面談記録内で表現や言い回しに表記ゆれがあると、読み手が困惑し、誤った解釈をしてしまう可能性があります。例えば、同じ人物のことを「先方」「○○さん」と二通りの書き方をしている場合、読み手はそれぞれ違う人物であると誤解しかねません。
事前に表現方法や言い回しを統一し、読み返したときに誤解を招かないように工夫をしましょう。
（3）テンプレートを使用する
面談記録シートを記入する際に意識すべきポイント3つ目は、テンプレートを使用することです。
面談記録を一から作成するのは多くの時間がかかります。また、面談中は発言内容を素早く記録する必要があるため、フォーマットを活用して記録シートの体裁を整えることをおすすめします。
ただし、WordやExcelなどのテンプレートは他のファイルに埋もれがちなので、管理に注意が必要です。そこで、素早くテンプレートを呼び出し面談記録を残したい方は、「ナレカン」のようなITツールの導入を検討しましょう。
【記入例あり】無料で使える面談記録シートのおすすめテンプレ―ト2選
以下では、面談記録シートの作成におすすめのテンプレートを2つご紹介します。記入例の画像つきなので、面談記録シートを書く具体的なイメージを持ちたい方は必見です。
王の嗜み
こちらは、シンプルなデザインの面談記録シートのテンプレートです。Excel・Word・PDFの中から、用途に合わせて編集や印刷ができます。
以下は、実際に王の嗜みに面談内容を入力した記入例です。
[文書] テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、面談内容を自由に記載できる面談記録シートのテンプレートです。ヒアリングする項目を社員ごとに自由に設定することができます。
以下は、実際に面談内容を入力した記入例です。
![[文書] テンプレートの無料ダウンロードの記入例](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2024/02/スクリーンショット-2024-02-27-145456.png)
面談記録シートをExcelで管理するデメリット
ここでは、Excelで面談記録シートを作成・管理するデメリットを2つご紹介します。ExcelはITに詳しくない人でも始めやすい分、難点もあるため注意しましょう。
（1）ファイル管理が煩雑になる
1つ目のデメリットは、ファイルを整理するのが大変な点です。
Excelはファイル数が膨大になりがちで、さらにファイル名だけでは中身を識別しにくいため、検索性が悪いです。社内にある膨大なファイルの中から、各ファイルの格納場所を覚えておき、必要なときに見つけ出すという作業は骨が折れます。
このように、Excelのようなファイル形式での管理は情報が入り乱れやすいため、目的の情報にアクセスするのに手間と時間がかかるのです。
（2）細かな権限設定がしづらい
2つ目のデメリットは、「一部の社員にのみ公開する」といった細かい権限設定が面倒な点です。
Excelには、パスワードをかけられるものの、開くのに都度パスワードを入力したり、共有したい社員に教えたりしなければならず面倒です。また、フォルダ単位でアクセス権の設定も可能ですが、工数が複雑なためITに不慣れな現場にはおすすめしません。
さらに、細かな権限設定が簡単にできないと、ほかの社員が誤って操作しかねないので、情報改ざんのリスクが高まります。とくに、面談記録シートは社員のプライベートな情報でもあるため、Excelでの管理には不向きなのです。
【ファイルは不便】面談記録シートの作成・管理に最適なツール
以下では、面談記録シートを作成・管理するのに最適なツールをご紹介します。
面談記録シートを書く際には無料で使えるテンプレートを活用すると、作成にかかる時間と手間を短縮できます。しかし、Excelで管理する場合、中身を確認するためにいちいちファイルを開く必要があり、操作が面倒です。
そのため、情報の活用まで求められる面談記録は、いつでも簡単に振り返られるように「ナレッジ」として管理しましょう。しかし、操作が難しいツールですと使用されなくなる可能性があるため、誰でも使いこなせるシンプルなツールであることが前提です。
結論、面談記録シートの作成・管理には、面談情報を「記事」に記録すれば”ナレッジ”として管理できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に面談シートを「テンプレート」として登録すればすぐに呼び起こせるので、一から作成する手間を省けます。また、記事は多階層かつアクセス権限を簡単に設定できる「フォルダ」で分ければ、社員のプライベートな情報の管理にも安心です。
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
面談記録シートの作成・活用方法やテンプレートまとめ
これまで、面談記録シートの作成・活用方法やテンプレートについてご紹介しました。
面談記録シートは、社員の人事評価や今後の育成に活用できます。そこで、テンプレートを用いるとシートの体裁を素早く整えられるのです。
しかし、ExcelやWordに面談記録をまとめると、ほかのファイルに埋もれて探しにくくなってしまいます。したがって、「誰でも簡単に使える文書作成ツール」で面談記録を管理するのが最適です。
結論、自社が導入すべきなのは、メールを使いこなせる方ならば、すぐに使えるほどシンプルな「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、面談記録シートを簡単に管理できる仕組みをつくりましょう。