タスク管理というと個人でやるものと考えがちですが、昨今ではチーム単位や会社単位でのタスク管理が注目を集めています。製造業においても、製品に関わる材料や在庫などのチェックをはじめとした業務を「タスク」として管理・共有するようになっています。
一方で、今なお「業務が属人化していて、どのようにタスク管理すればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、製造業でタスク管理が必要な理由と業務負荷を見える化する方法を解説します。
- タスク管理ができておらず、業務効率が下がっている
- タスク管理の必要性と手段を学び、自社に取り入れたい
- 製造業のタスク管理を効果的に行えるツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、製造業のタスク管理をすべき理由を理解したうえで、自社でのタスク管理を効率的に進められるようになります。
目次
現場作業（工場）で「見える化」が重要な理由
まずは、製造業のなかでも、現場作業（工場）におけるタスク管理が重要な理由を解説します。以下の認識が浸透していない場合は、タスク管理を推し進める前に現場と担当者間で認識を統一させておく必要があります。
（1）業務効率化のため
製造業でタスク管理を行えば、業務効率化を実現することができます。
製造業では前段階の工程の完了を待ってから作業に取り掛かるという業務進行が基本であるため、業務進捗の共有が必要です。仮に、十分なタスク管理がされていないと、作業の遅れやタスク漏れが発生する原因になります。
そして、製造過程での一部分の遅れは、後続する業務に影響して大きな遅延につながりかねません。したがって、タスク管理によってやるべき業務を適切に把握し、納期遅れが発生しないよう管理してスムーズに業務を進められるようにしましょう。
（2）品質向上のため
現場作業（工場）でのタスク管理の徹底は、品質向上にも貢献します。
タスク管理がされていない状況では、管理者はメンバーが現在抱えている負荷を把握できません。そのため、新しく発生したタスクの割り振りを適切にできず、業務負荷が偏ってしまいます。
特定のメンバーにのみタスクが偏り続ける状況は、社員に不公平感を抱かせる原因になります。モチベーションの低下は、作業品質の低下に起因するため、タスクを見える化し、業務負荷が均衡するように調整することが大切なのです。
現場作業（工場）のタスク管理で用いられる3つの手段
以下では、製造業の現場作業（工場）で用いられる、タスク管理の方法を3つ解説します。いずれの方法にもメリットとデメリットがあるので、自社ではどの方法を用いて管理するかを十分検討しましょう。
（1）「カンバン方式」の利用
「カンバン方式」とは、トヨタ自動車が生産管理を目的に導入したタスク管理手法です。
「カンバン方式」のタスク管理では、タスクを「カンバン」に記載し、ボードに付箋を貼るように並べていきます。並べられた「カンバン」は、それぞれを「未着手」「進行中」「完了済み」といったリストに振り分け、進行状況が変わるたびに貼り換えていきます。
「カンバン方式」は、タスクを記載するカードと、それを貼るホワイトボードのようなスペースさえあれば取り組めるため、導入までのコストが低いのがメリットです。
しかし、前後にどのようなタスクがあるのかが把握しにくい以上スケジュール管理が難しく、タスクの重要度や業務負荷が見えにくいというデメリットもあります。また、タスクだけが数多く作成された結果、その後の管理がされないリスクもあるのです。
したがって、「カンバン方式」でタスク管理をするときは、タスクごとの粒度を揃えた均衡化や、別途スケジュール管理を導入するなどの工夫が必要です。
（2）ToDoリストの利用
ToDoリストを利用したタスク管理では、まず業務を下記の3つの条件を満たすように情報を書き出します。
- 具体的である
- 進捗が図れる
- 達成可能である
次に、書き出したタスクそれぞれに期限を設定し、緊急度や重要度に応じて優先度を設定します。あとは、リストを優先度の高い順から処理していくだけで、漏れなくタスクを進捗できるようになります。
しかし、ToDoリストでのタスク管理では、難しいタスクが残りやすいというデメリットもあります。リスト上に難しい業務が常に残っているままだと、業務遂行時にストレスを感じやすいため、タスクを細分化し処理難易度の易化を心がけましょう。
（3）ガントチャートの利用
ガントチャートでのタスク管理では、タスクや作業を縦軸に、カレンダーを横軸に記載します。そして、タスクや作業に必要とされる予定日数を検討し、それを元に横軸に作業スケジュールを作っていきます。
ガントチャートではタスクの内容と工程を一度で確認できるため、全体の状況が掴みやすく、計画時点からスケジュールの妥当性が確認できるのが特徴です。
しかし、仕様上前後関係が掴みにくいうえ、細かな仕様変更が頻発するような場合、頻繁にガントチャートの組みなおしが必要です。したがって、タスク同士の関係確認ができるような工夫をしなくてはなりません。
タスク管理に利用されるツールのメリット・デメリット
ここでは、タスク管理によく利用される「エクセル」と「ITツール」のメリット・デメリットを紹介します。それぞれの特徴を理解した上で、導入するツールを選びましょう。
エクセルのメリット・デメリット
エクセルでタスク管理するメリットとデメリットは、以下の通りです。
＜メリット＞
- 多くの企業ですでに導入されており、初期費用がかからない。
- ネット上にテンプレートが豊富にある。
＜デメリット＞
- 他のファイルに埋もれてタスク管理用のファイルが見つけづらい。
- 共有する場合、メールやチャット等の外部ツールを介する必要がある。
以上のように、エクセルは導入コストをかけずにタスク管理を開始できる反面、管理や共有の面でデメリットが存在します。
ITツールのメリット・デメリット
ITツールでタスク管理するメリットとデメリットは、以下の通りです。
＜メリット＞
- タスクの作成や管理・共有まで1つのツール上で完結する。
- タスクに関係する情報も紐付けて管理できる
- タスクのリマインドや繰り返し設定もできる
- PCだけでなく、スマホからでもサクサク使える
＜デメリット＞
- ツールによっては費用が割高になる
- 社員のITリテラシーに合っていないツールだと、難しくて使われなくなる
以上のように、ITツールでタスク管理すれば、タスクの作成から管理・共有までを効率化します。ただし、多機能で操作が難しいツールでは社員が使いこなせないため、どのデバイスからでもストレスなく使える「Stock」のようなシンプルなツールが最適です。
無料から使える！製造業の負荷を軽減するアプリ
以下では、製造業でのタスク管理を効率化するおすすめのアプリをご紹介します。
ITツールでのタスク管理をするときは、タスクの有無だけでなく「処理に必要な情報もまとめて管理できるか」が重要です。なぜなら、タスクの管理しかできないツールは、必要な情報を別途共有したり探したりする手間がかかるからです。
タスク管理をより効率化するためにも、導入するツールはタスクの管理だけでなく、関連する情報もまとめて一元化させるものを選びましょう。ただし、タスクが乱立して管理できなくなる事態を防ぐため、”タスク管理そのものがシンプルにできること”が必須です。
したがって、自社が導入するべきは、”タスク”と”関連する情報”もまとめて管理可能な、非IT企業の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストやファイルの添付ができ、かつ「タスク」を紐づけられるので、必要な情報とタスクがセットで確認可能になります。さらに「ノート」に業務の工程を記載しておけば、前後関係が曖昧にならず、効率的にタスクを進められます。
非IT企業でも効率的にタスク・工程管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockでタスク管理した例＞
Stockは、ノート形式で情報を共有・管理できるツールです。上記のように、それぞれの「ノート」には「タスク」を紐付けられるため、タスクに関する詳細な情報をすぐにノートで確認できます。
また、管理者は、誰が何のタスクを持っているか一覧で確認できるため、業務負荷の偏りがないかを把握可能です。
Stockを活用することでメンバー個人がタスク管理するだけでなく、メンバーそれぞれの業務量やタスクを可視化できるので、効率的に業務を進められるのです。
製造業の情報共有に成功した事例
株式会社野口製作所は、金型を作って、金属の板をプレス加工する「プレス加工業」が主な事業です。同社は、エクセルで社内情報を共有していましたが、エクセルは情報の書き込みや更新に手間がかかり、情報がスムーズに共有されない点に悩みを抱えていました。
そこで、製品の情報を任意のメンバーでリアルタイムに共有できるノート形式の情報共有アプリ「Stock」を導入しました。結果、製品にトラブルが発生した場合も、発生の原因や解決までの経緯をStockのアプリに一元管理できるようになったのです。
また、Stockは直感的に使えるシンプルなツールであるため、情報を書き込むハードルが下がり、社内で共有される情報量も増えました。情報の振り返りも簡単なので、製品トラブルがあった場合の対応工数が減り、業務の効率化につながっています。
現場作業（工場）の「見える化」が重要な理由と最適なアプリまとめ
ここまで、製造業でのタスク管理が必要な理由とタスク管理の手法を解説しました。
現場での業務効率化実現や品質向上のためにも、製造業でのタスク管理は欠かせません。タスク管理にはさまざまな手法がある一方で、共有の手間や効率性、確認できる情報量を考えるとタスク管理は「ITツールの利用一択」です。
しかし、ツール選定時には、ツールが自社のITリテラシーに沿っているか検討が必要です。万が一自社に合わないツールを選定してしまえば、社内に浸透せずタスク管理が実現できません。したがって、社員全員が使いこなせる操作性のツールを導入しましょう。
結論、ITリテラシーの差に左右されず直感的に使える操作性の情報共有ツール「Stock」が最適です。また、Stockはスマホからでも使いやすいタスク管理アプリなので、現場作業の負担軽減に役立ちます。
ぜひ「Stock」を使って、製造業における現場作業（工場）のタスク管理を効率化させましょう。
