営業チームが月間ノルマを達成するためには、売上予測を正確に立てておき、それに向けてタスク管理する必要があります。そこで、チームの目標達成見込みを「ヨミ表」を使って管理すれば、状況に応じた的確な調整が可能になるのです。
しかし、なかには「どのようにヨミ表を使って、タスクマネジメントをしたら良いのか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、ヨミ表を使ったマネジメント方法や注意点を中心にご紹介します。
- ヨミ表を使ってデータに基づいたマネジメントを徹底したい
- ヨミ表の運用イメージをもつためにExcelテンプレートを使いたい
- 誰でも簡単にヨミ表を作成・管理できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、ヨミ表を使ったタスクマネジメントのやり方が分かるだけでなく、便利なテンプレートも見つかるので、作成する負担を軽減できます。
目次
ヨミ表とは
ヨミ表とは、営業における進捗管理表のことです。現状での見込み数字（ヨミ）を確認しつつ、目標達成に向けてタスク設定していくなど、重要な役割を果たします。
一般的にヨミ表は、Excelやスプレットシートを使って作成されます。ヨミ表を作成するときは、「※確度・時期・金額」を都度更新していき、目標数値を達成していくためにマネジメントしていかなければなりません。
※顧客との取引状況や自身の尺度で決めた、売り上げ見込みのこと。
ヨミ表のメリットとは
以下では、ヨミ表を作成するメリットを紹介します。部署のメンバー全員が、ヨミ表のメリットを理解したうえで活用することで、部署内にスムースに浸透していきます。
チームの目標達成度を把握できる
1つ目のメリットは、チームの進捗状況が可視化されることで目標達成度が把握しやすくなる点です。
ヨミ表を使うと売上予測を立てやすくなるため、今後どのように動けばいいかが明確になります。加えて、チームマネージャーはメンバーの商談状況をもとにして、目標達成のために何をすべきか戦略を立てられるのです。
ただし、ヨミ表は業務で進展があった場合には、都度更新しなければ正確な達成度がわからず、「正しくない情報」と認識されて次第に活用されなくなってしまいます。そのため、担当者はヨミ表を逐一確認する習慣をつける必要があるのです。
リクルートにも活用できる
２つ目のメリットは、リクルートにも活用できる点です。
採用担当者は、応募者をどのくらいの確立で採用可能かを表をもとに推測できるうえ、ヨミが高い応募者にアプローチが注力可能です。また、ヨミ表に基本情報や補足事項もまとめて記録しておけば、ファイルやシートを横断する必要もありません。
しかし、採用における「ヨミ」には主観が入りやすいため、事前に提出された情報や面談の議事録などをもとに客観的に判断する点に注意しましょう。
ヨミ表を使ってマネジメントする方法とは
ヨミ表を使って、タスクマネジメントしていくためには、精度の高い確度を設定することが重要です。以下では、マネジメントするにあたり、押さえておくべきポイントを解説しているので必見です。
ステップ1｜購買プロセスを理解する
はじめに、購買プロセスを明確にしましょう。顧客が商品を購入するまでの一般的な購買プロセスは、以下の通りです。
- 課題を把握する
- 解決策を検討する
- 情報を集める
- 比較・選定をする
- 最終調整をする
- 意思決定する
- 発注をかける
万が一、正確な購買プロセスを把握できていない状態で、売上予測を確定させてしまえば、売上を見誤る可能性が高くなります。
とくに、BtoBの営業では、担当者（窓口となるスタッフ）ではなく、決裁者（所属長や社長）によって購買するかの意思決定がされます。そのため、担当者の合意を得たからと言って「契約が確定した」と思い込んでしまわないように注意しましょう。
ステップ2｜定義を明確にする
次に、購買プロセスごとに定義を明確にしましょう。
購買プロセスが前進したかを判断をするには、プロセスごとに定義を明確にしておくことが大切です。営業パーソンによって認識が異なれば、人によっては見込みが甘くて目標を達成できなかったという事態が起きてしまうのです。
例えば、購買プロセス「（2）解決策を検討する 」では、担当者が自社商品のメリットや価値を理解したかどうかを定義としておくと良いです。
以上のように、それぞれのプロセスごとに定義を設け、算段が甘くて目標が未達になってしまう事態をなくしましょう。
ステップ3｜確度を設定する
最後に、確度の設定をしましょう。
ステップ1、ステップ2の基準のもとで正確な「確度」を設定していきます。確度は、「A～D」もしくは「ネタ」に分けて確度を設定していきます。
たとえば、「受注確度が90％の場合＝A、70%＝B、50％＝C、30％＝D、検討不能＝ネタ」というようにランク分けをします。また、購買プロセスの進行状況によって、都度更新していき、ヨミ表と現状とで認識に相違がでないようにしましょう。
Excel｜マネジメントに役立つヨミ表テンプレート
こちらは、SAIRUの提供するヨミ表のExcelテンプレートです。
テンプレートの上部分には月ごとの集計を記載でき、下部分では月ごとに受注確度などの詳細を記載することができます。
ヨミ表を作成するときの3つの注意点とは
ここでは、ヨミ表をエクセルやスプレットシートで作成するときの注意点を紹介します。以下の注意点を解決できている企業では、ヨミ表の作成・管理がスムーズだと言えます。
（1）管理が面倒である
1つ目の注意点に、エクセルでヨミ表を作成すると、管理が面倒な点が挙げられます。
エクセルでヨミ表を作成した場合、適切にフォルダを分けて管理しなければ、欲しい情報がどこにあるのかが瞬時に把握できません。また、ヨミ表の数が増えれば増えるほど、フォルダは入り乱れやすく管理が煩雑になりがちです。
また、Excelでは、情報を確認するのに一つひとつをデータを開く手間がかかるので、ストレスになりやすいのです。そのため、ヨミ表を作成するのであれば、情報へのアクセス性が良いものを使うことがおすすめです。
（2）チームで共有しづらい
2つ目の注意点として、エクセルで作成した場合、チームで共有しづらいと言えます。
たとえば、ヨミ表の情報を更新した場合、エクセルでは通知が飛ばないため、周囲に変更した旨を報告する手間がかかります。しかし、メールやチャットでの連絡は、メッセージが流れやすく見落としてしまう可能性が高いのです。
以上のように、ヨミ表などの更新頻度が高い情報を扱う場合は、確実に情報を共有できるかを重視しましょう。そこで、「Stock」のようなツールを使えば、ヨミ表に紐づけてメッセージを送れるうえ、宛先として指定したメンバーに通知が飛ぶので便利です。
（3）ITに不慣れな人には難しい
3つ目の注意点は、ITに不慣れな人には操作が難しい点です。
Excelやスプレットでヨミ表を作成する場合、手作業による計算や入力はミスが発生する原因になりかねないので、集計するときは関数を活用しましょう。
しかし、ITに不慣れな人が関数を扱うのは難しく、作業が属人化してしまう恐れがある点を考慮しなければなりません。そのため、作業の属人化を防ぐためには、誰でも簡単に情報を残せるかを十分に考慮すべきです。
【必見】Excelよりも簡単にヨミ表の作成・管理に最適なツール
以下では、ヨミ表の作成・管理に最適なツールを紹介します。
ヨミ表を活用するときはExcelのテンプレートを使うと作成の手間が軽減します。しかし、Excelは共有に別途メールを使う必要があったり、管理が煩雑になるとファイルが埋もれたりしてしまいます。
そのため、ヨミ表の作成にExcelやスプレットシートの活用は不向きなのでおすすめしません。たとえば、情報の管理・共有を一元化できるツールを使えば、あらゆる情報の管理・共有にかかるストレスの軽減が見込めます。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を一元化でき、ITが苦手な方でも簡単に操作可能で形骸化しないツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にヨミ表を直接作成すれば、リアルタイムで共有できるほか、テンプレートとして登録しておけば毎回一から作成する手間がかかりません。また、案件ごとに「フォルダ」を整理できるので、欲しい情報にすぐにたどり着けます。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」でヨミ表を作成した例
以下は、Stockで営業のヨミ表を作成した例になります。
上記のように、Stockの表機能を使えば情報を自由に整理できるだけでなく、色分けをして誰でも見やすいヨミ表を作成できます。また、表も含めてテンプレートとして登録すればわずかな操作で呼び起こせるので、都度体裁を考える手間もかかりません。
ヨミ表を使ったマネジメント方法まとめ
ここまで、ヨミ表を使ったマネジメント方法と注意点を中心に解説しました。
ヨミ表は、営業チームが目標を達成するために、重要な役割を果たします。そのため、確実に購買プロセスや定義を押さえ、正確な確度で売上予測を立てられるようにしましょう。
ただし、エクセルやスプレットシートでは、管理・共有するのが面倒な挙句、ITに不慣れな方が使いこなせないリスクがあるので避けるべきです。
したがって、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を管理・共有でき、非IT企業の65歳以上の方でもすぐに操作できるツール「Stock」が最適なのです。
ぜひ「Stock」を導入し、ヨミ表の作成・管理を最適化しましょう。
