営業チームが月間ノルマを達成するためには、売上予測を正確に立てておき、それに向けてタスク管理する必要があります。そこで、チームの目標達成見込みを「ヨミ表」を使って管理すれば、状況に応じた的確な調整が可能になるのです。
しかし、なかには「どのようにヨミ表を使って、タスクマネジメントをしたら良いのか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、ヨミ表を使ったマネジメント方法や注意点を中心にご紹介します。
- 部下の売上予測の精度が低くて困っている
- ヨミ表を使って、タスクマネジメントを徹底したい
- テンプレートを使って、ヨミ表を作成する負担を軽減したい
という方はこの記事を参考にすると、ヨミ表を使ったタスクマネジメントのやり方が分かるだけでなく、便利なテンプレートも見つかるので、作成する負担を軽減できます。
目次
ヨミ表とは
ヨミ表とは、営業における進捗管理表のことです。現状での見込み数字（ヨミ）を確認しつつ、目標達成に向けてタスク設定していくなど、重要な役割を果たします。
一般的にヨミ表は、Excelやスプレットシートを使って作成されます。ヨミ表を作成するときは、「※確度・時期・金額」を都度更新していき、目標数値を達成していくためにマネジメントしていかなければなりません。
※顧客との取引状況や自身の尺度で決めた、売り上げ見込みのこと。
ヨミ表を使ってマネジメントする方法とは
ヨミ表を使って、タスクマネジメントしていくためには、精度の高い確度を設定することが重要です。以下では、マネジメントするにあたり、押さえておくべきポイントを解説しているので必見です。
ステップ1|購買プロセスを理解する
はじめに、購買プロセスを明確にしましょう。顧客が商品を購入するまでの一般的な購買プロセスは、以下の通りです。
（1）課題を把握する →（2）解決策を検討する →（3）情報を集まる →（4）比較・選定をする →（5）最終調整をする →（6）意思決定する →（7）発注をかける
万が一、正確な購買プロセスを把握できていない状態で、売上予測を確定させてしまえば、売上を見誤る可能性が高くなります。
とくに、BtoBの営業では、担当者（窓口となるスタッフ）ではなく、決裁者（所属長や社長）によって購買するかの意思決定がされます。そのため、担当者の合意を得たからと言って「契約が確定した」と思い込んでしまわないように注意しましょう。
ステップ2|定義を明確にする
次に、購買プロセスごとに定義を明確にしましょう。
購買プロセスが前進したかを判断をするには、プロセスごとに定義を明確にしておくことが大切です。営業パーソンによって認識が異なれば、人によっては見込みが甘くて目標を達成できなかったという事態が起きてしまうのです。
例えば、購買プロセス「（2）解決策を検討する 」では、担当者が自社商品のメリットや価値を理解したかどうかを定義としておくと良いです。
以上のように、それぞれのプロセスごとに定義を設け、算段が甘くて目標が未達になってしまう事態をなくしましょう。
ステップ3|確度を設定する
最後に、確度の設定をしましょう。
ステップ1、ステップ2の基準のもと正確な「確度」を設定していきます。確度は、「A～D」もしくは「ネタ」に分けて確度を設定していきます。
たとえば、「受注確度が90％の場合＝A、70%＝B、50％＝C、30％＝D、検討不能＝ネタ」というようにランク分けをします。また、購買プロセスの進行状況によって、都度更新していき、ヨミ表と現状とで認識に相違がでないようにしましょう。
Excel｜マネジメントに役立つヨミ表テンプレート
こちらは、SAIRUの提供するヨミ表のExcelテンプレートです。
テンプレートの上部分には月ごとの集計を記載でき、下部分では月ごとに受注確度などの詳細を記載することができます。
ヨミ表を作成するときの3つ注意点とは
では、ヨミ表をエクセルやスプレットシートで作成するときの注意点を紹介します。以下の注意点を解決できている企業では、ヨミ表の作成・管理がスムーズだと言えます。
（1）管理が面倒である
1つ目の注意点として、エクセルでヨミ表を作成すると、管理が面倒だと言えます。
Excelでヨミ表を作成した場合、適切にフォルダを分けて管理しなければ、欲しい情報がどこにあるのかが瞬時に把握できません。また、ヨミ表の数が増えれば増えるほど、フォルダは入り乱れやすく管理が面倒です。
また、Excelでは、情報を確認するのに一つひとつをデータを開く手間がかかるので、ストレスになりやすいのです。そのため、ヨミ表を作成するのであれば、情報へのアクセス性が良いものを使うことがおすすめです。
（2）チームで共有しづらい
2つ目の注意点として、エクセルで作成した場合、チームで共有しづらいと言えます。
たとえば、ヨミ表の情報を更新した場合、エクセルでは通知が飛ばないため、周囲に変更した旨を報告する手間がかかります。しかし、メールやチャットでの連絡は、メッセージが流れやすく、見落としてしまう可能性が高いのです。
以上のように、エクセルはチームで共有するのに不向きな傾向があるので注意しましょう。とくに、ヨミ表のように更新頻度が高い情報を扱う場合は、すぐに共有できるかを重視すべきです。
（3）ITに不慣れな人には難しい
3つ目の注意点として、ITに不慣れな人には操作が難しいと言えます。
Excelやスプレットでヨミ表を作成する場合、手作業による計算や入力はミスが発生する原因になりかねないので、集計するときは関数を活用しましょう。
しかし、ITに不慣れな人が関数を扱うのは難しく、作業が属人化してしまう恐れがある点を考慮しなければなりません。そのため、作業の属人化を防ぐためには、誰でも簡単に情報を残せるかを十分に考慮すべきです。
【必見】ヨミ表の作成・管理に最適なツール
以下では、ヨミ表の作成・管理に最適なツールを紹介します。
ヨミ表の作榮するときは、管理・共有のしやすさや、ITに不慣れな方でも簡単に操作できる方法を選定しましょう。万が一、これらを満たしていない方法では、ファイルが入り乱れたり、作業が属人化したりしてしまうので注意すべきです。
そのため、ヨミ表の作成にExcelやスプレットシートの活用は不向きなのでおすすめしません。たとえば、情報の管理・共有を一元化できるツールを使えば、あらゆる情報の管理・共有にかかるストレスの軽減が見込めます。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を一元化でき、
ITが苦手な方でも簡単に操作できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にヨミ表を直接作成すれば、リアルタイムで共有でき、テンプレートとして登録しておけば毎回一から作成する手間がかかりません。また、「ノート」と「フォルダ」の2階層に分けて管理できるので、欲しい情報にすぐにたどり着けます。
非ＩＴ企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ヨミ表を使ったマネジメント方法まとめ
ここまで、ヨミ表を使ったマネジメント方法と注意点を中心に解説しました。
ヨミ表は、営業チームが目標を達成するのために、重要な役割を果たします。そのため、確実に購買プロセスや定義を押さえ、正確な確度で売上予測を立てられるようにしましょう。
ただし、エクセルやスプレットシートでは、管理・共有するのが面倒な挙句、ITに不慣れな方が使いこなせないリスクがあるので避けるべきです。
したがって、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を管理・共有でき、非IT企業の65歳以上の方でもすぐに操作できるツール「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ヨミ表の作成・管理を最適化しましょう。
