社内のナレッジを正しく蓄積すれば、教育の負担が軽減したり、業務のばらつきを防げたりとさまざまな効果が得られます。また、ナレッジは蓄積だけでなく、常に最新の状態で従業員に共有されることも大切です。
 
とはいえ、「業務に活かすためのナレッジを、蓄積する方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ナレッジを蓄積する理由や効果的な方法を中心にご紹介します。
 
  • ナレッジが正しく蓄積されず、教育コストが大きな負担になっている
  • 手間をかけずにナレッジを管理する方法が知りたい
  • ナレッジを誰でも簡単に蓄積できる環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジを正しく蓄積する方法が分かり、業務の負担を軽減できるようになります。


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ナレッジとは

ビジネスにおけるナレッジとは、企業にとって有益な”知識”を指します。一方、類義語に「ノウハウ(知恵)」がありますが、こちらはナレッジをもとに行動し、その経験から得られた”情報”を指します。
 
つまり、ナレッジはノウハウを習得するための要素です。また、ナレッジは以下のような関連用語があります。
 
  • ナレッジマネジメント
  • ナレッジを共有し、組織の生産性向上や企業の価値を高めることです。
     
  • ナレッジベース
  • ナレッジをデータベースに保存し、すぐに確認できるようにしたものです。
     
  • ナレッジワーカー
  • ナレッジを活用し、新たな価値やアイデアを提供する労働者を指します。
上記の内容を正しく理解し、メンバー間で認識の齟齬が起きないようにしましょう。


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社内ナレッジを蓄積すべき3つの理由

以下では、社内ナレッジを蓄積すべき3つの理由を解説します。ナレッジ蓄積の習慣を全社へ展開させたい方は必見です。

(1)ナレッジの属人化を防ぐ

1つ目は、ナレッジの属人化を防ぐことです。
 
ナレッジを社内で蓄積できる仕組みがなければ、社員が獲得した知識は、個々の社員が所有する状況になってしまいます。貴重なナレッジを業務に活かすには、ナレッジの属人化を防がなければなりません。
 
そのため、チーム全員のナレッジが社内に蓄積される仕組みが必要です。結果として、異動・退職メンバーが発生したとしても、後任がナレッジを活用すれば、業務が滞る心配もなくなります。

(2)業務効率化につながる

2つ目に、社内でナレッジを蓄積すると、業務効率化につながります。
 
ナレッジを蓄積しておけば、分からない部分を逐一担当者に質問する手間が省けるので、同じ作業をする場合、短時間で完了できます。また、ベテラン社員の知識を活用すれば、業務全体の質がアップするメリットもあります。
 
したがって、非効率な業務を改善するためにも、ナレッジを蓄積できる環境をすぐに整えなければなりません。

(3)教育コストを削減できる

3つ目に、ナレッジを蓄積すれば、教育コストを削減できます。
 
ナレッジを蓄積していれば、新入社員や中途社員でも、すぐに業務のコツや手順が分かります。また、一度マニュアルを作成すれば、微細な修正のみで運用を続けられるため、無駄な教育コストがかかりません。
 
したがって、ナレッジを蓄積すると、教育コストが大幅に解消されるのです。
 
関連記事: ナレッジマネジメントとは?システムや成功事例も紹介!


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ナレッジの蓄積に効果的な方法3選

ここでは、ナレッジの蓄積に効果的な方法を3つご紹介します。ナレッジを適切に活用するためにも、以下のポイントを押さえましょう。

方法1|ドキュメントに残して保管をする

まずは、ナレッジをドキュメントに残して保管する方法があります。
 
手書きのメモやWord、Excelといったドキュメントは、直感的に情報を記載できるので、誰でも簡単にナレッジを残せます。また、業務ごとにナレッジを振り分けてファイリングすれば、情報が混ざるリスクも軽減されるのです。
 
ただし、アナログな管理方法なため、目的のナレッジを探すのに時間がかかったり、共有がスムーズにできなかったりするデメリットがある点に注意が必要です。

方法2|マニュアルを作成する

次に、社内でナレッジを蓄積するために、マニュアルを作成する方法です。
 
ナレッジを蓄積する目的やメリット、手順などを詳細に記したマニュアルを作成すれば、ナレッジを蓄積する方法が統一されます。また、マニュアルは一度作成すれば長期間の運用ができるので、教育コストの軽減にもつながるのです。
 
ただし、マニュアルは最新の状態で共有しなければ、認識の齟齬が起きる恐れがあるので、内容を定期的に更新しなければなりません。

方法3|ナレッジ蓄積ツールを活用する

最後に、ナレッジ蓄積ツールを活用する方法があります。
 
ツールを使えば修正箇所が自動で保存されることからも、手間なく情報を更新できます。また、複数人で同時にナレッジを確かめられるので、共有するのに無駄な時間がかかりません。
 
ただし、ナレッジの蓄積には全社員が関わるため「誰でも使いこなせるツール」を選択すべきです。たとえば、誰でも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」を活用すると、ストレスなくナレッジを蓄積・共有できます。
 
関連記事: 知識・スキルの共有は難しい?効果的な共有方法を紹介!


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【これで安心】ナレッジの蓄積が最も簡単にできるツール

以下では、ナレッジの蓄積が最も簡単にできるツールをご紹介します。
 
ナレッジを効率よく蓄積するには、情報を一元管理しつつ、チームへの共有も瞬時にできる「情報共有ツール」の活用が最適です。ただし、すべての社員が使いこなせなくてはツールが定着しないので「機能がシンプルで操作しやすいか」をチェックすべきです。
 
以上のようなツールであれば、誰でもストレスなくナレッジを蓄積・共有できるうえ、使い方を教えるための教育コストもかかりません。
 
結論、ナレッジの蓄積に最も役立つ情報共有ツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも、説明なしで簡単に使える「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」にナレッジを蓄積して「フォルダ」で部署や業務ごとに分ければ、情報が混ざらずに管理できます。また、ノートには「メッセージ」も紐づけられるので、わざわざ別のチャットツールなどを導入する必要がないのです。

非IT企業の65歳の方でも即日で使える「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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ナレッジをツールにためる5つのメリット

以下では、ナレッジをツールにためるメリットを5つご紹介します。これまで紙やWordなど、アナログな方法でナレッジを蓄積していた方は必見です。

(1)最新の情報を常に共有できる

1つ目は、常に最新の情報を共有できるメリットです。
 
たとえば、紙や口頭でナレッジを蓄積・共有している場合、情報を修正するたびに書き直したり、修正後にわざわざメールで連絡したりする手間がかかかります。
 
一方、ツールを利用すればわずかな工数で修正が完了するので、常に最新の情報を保てます。そのため、社員は正確なナレッジを社内で共有できるのです。

(2)ナレッジをすぐに見つけられる

2つ目に、目的の情報へすぐにアクセスできるメリットがあります。
 
紙でナレッジを管理していると書類が入り乱れるうえ、WordやExcelはファイルを開かなければ内容を確かめられません。しかし、ナレッジ蓄積ツールではカテゴリごとに情報を整理できるので、目的の情報をすぐに探し出せます。
 
また、ほとんどのツールに検索機能が備わっているため、キーワードを入力するだけで情報にアクセスできます。

(3)ミスが少なくなる

3つ目のメリットとして、未然にミスを防げる点が挙げられます。
 
ツールにナレッジを蓄積すると、情報の一元管理が可能です。また、従業員はツールを通じてナレッジを参照し、正確な情報にもとづいた作業を実行できます
 
したがって、ナレッジ蓄積ツールを活用することで正確な作業ができ、ミスのリスクを避けれるのです。

(4)コミュニケーションが活発になる

4つ目に、コミュニケーションが活発になるメリットがあります。
 
ナレッジをツールに蓄積することで、従業員はナレッジに関するやりとりの機会が増えます。また、ツール上の情報やドキュメントから、アイデアやフィードバックを共有し、意見交換ができるのです。
 
そのため、ツールを使ったナレッジの蓄積・共有により、チーム内や組織全体で話し合いの機会が増え、コミュニケーションが活発になります。

(5)引き継ぎがスムーズになる

5つ目は、ツールを使えば引き継ぎがスムーズになるメリットです。
 
後任への引き継ぎで、ナレッジを口頭で伝えていると抜け漏れが発生するので、振り返れるように情報を共有する必要があります。また、ファイルを使った引き継ぎの場合も「どこに何のナレッジが蓄積されているか」を逐一教えなければなりません。
 
しかし、ツールでナレッジを蓄積していれば、一元管理されたナレッジへすぐにアクセスできるので、引き継ぎ工数を削減できます。すなわち、引き継ぎのたびにナレッジを共有し直す必要がなくなるのです。
 
関連記事: 【無料あり】おすすめのナレッジ蓄積・共有ツール8選!選び方も解説


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おすすめのナレッジ蓄積ツール一覧

ナレッジ蓄積に役立つツールは以下の種類があります。各ツールの機能や注意点を押さえ、自社に最適なものを選びましょう。
 
ツール名 機能・注意点
チャットツール
  • メッセージで気軽にやりとりできます。
  • ただし、メッセージを送るたびに過去のナレッジが流れてしまうので注意が必要です。
ファイル管理ツール
  • ナレッジを特定の場所に保存できるので情報が流れません。
  • ただし、ナレッジの閲覧や編集をするときに、逐一ファイルを探して開く手間がかかります。
情報共有ツール
  • 情報を一元管理でき、共有もスムーズになります。
  • ただし、多機能なツールは操作が複雑なため、必要な機能に過不足のないものを選ぶべきです。
したがって、上記のうち、ナレッジを確実に残しながらスムーズに共有するには「シンプルで簡単に使える情報共有ツール」が最適です。
 
関連記事: 【無料あり】おすすめの社内ナレッジ共有ツール10選!


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社内にナレッジを蓄積する理由や方法まとめ

これまで、社内にナレッジを蓄積すべき理由や方法、メリットを中心にご紹介しました。
 
ナレッジを蓄積すれば、ナレッジの属人化が防げたり、教育コストを削減できたりする効果があります。また、ナレッジの蓄積方法としては、一元管理できる「情報共有ツール」を使うべきです。
 
ただし、多機能なツールは操作が複雑なものが多く、ITに不慣れな場合は適切に操作できない恐れがあります。そのため、ツールを選定するときは「必要な機能に過不足がなくシンプルか」を必ず確認しなければなりません。
 
結論、自社が導入すべきナレッジ蓄積ツールは、非IT企業の65歳の方でも即日かつ、簡単にナレッジを蓄積・管理・共有できる「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」にナレッジを蓄積して作業負担を減らしながら、業務効率化を図りましょう。


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関連記事: ナレッジとは?ノウハウとの違いや効果的な管理方法も解説!
 
関連記事: 【簡単】ナレッジデータベースとは?作り方やおすすめのツールも紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。