社内のナレッジを正しく蓄積すれば、教育の負担が軽減したり、業務のばらつきを防げたりとさまざまな効果が得られます。また、ナレッジは蓄積だけでなく、常に最新の状態で従業員に共有されることも大切です。
とはいえ、「業務に活かすためのナレッジを、蓄積する方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジを蓄積する理由や効果的な方法を中心にご紹介します。
- 常に最新のナレッジを蓄積・管理できる方法を知りたい
- 簡単にナレッジの蓄積ができるツールを見つけたい
- ナレッジを活用して社内業務を円滑に行えるようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジを正しく蓄積する方法が分かり、業務の負担を軽減できるようになります。
目次
ナレッジとは
ナレッジとは「知識」「知見」といった意味の「knowledge」からきた和製英語です。 以下では、ビジネスにおける社内ナレッジの意味や、類義語との違いを説明します。
社内ナレッジとは
ビジネスにおける社内ナレッジとは、企業にとって有益な”知識”を指します。
社内ナレッジは、企業内で蓄積された経験や情報のことで、共有すれば組織全体のパフォーマンス向上につながります。たとえば、過去のプロジェクトや業務での成功・失敗から得た教訓を次の担当者が把握できれば、最適かつスムーズな対応が実現します。
そのため、業務に迅速に対応するには、社内ナレッジの適切に整理と共有が不可欠なのです。
ナレッジとノウハウの違い
ナレッジの類義語に「ノウハウ（知恵）」がありますが、ノウハウはナレッジをもとに行動し、その経験から得られた”情報”を指します。つまり、ナレッジはノウハウを習得するための要素です。また、ナレッジには以下のような関連用語があります。
- ナレッジマネジメント
- ナレッジベース
- ナレッジワーカー
ナレッジを共有し、組織の生産性向上や企業の価値を高めること。
ナレッジをデータベースに保存し、すぐに確認できるようにしたもの。
ナレッジを活用し、新たな価値やアイデアを提供する労働者。
上記の内容を正しく理解し、メンバー間で認識の齟齬が起きないようにしましょう。
社内ナレッジを蓄積すべき3つの理由
以下では、社内ナレッジを蓄積すべき3つの理由を解説します。ナレッジ蓄積の習慣を会社全体に展開させたい方は必見です。
（1）業務の属人化を防ぐ
1つ目は、業務の属人化を防ぐことです。
ナレッジを社内で蓄積できる仕組みがなければ、社員が獲得した知識は、個々の社員が所有する状況になってしまいます。貴重なナレッジを業務に活かすには、業務の属人化を防がなければなりません。
そのため、チーム全員のナレッジが社内に蓄積される仕組みが必要です。異動・退職メンバーが発生したとしても、後任がナレッジを活用すれば、業務が滞る心配もなくなります。
（2）業務効率化につながる
2つ目に、社内でナレッジを蓄積すると、業務効率化につながります。
ナレッジを蓄積しておけば、分からない部分を逐一担当者に質問する手間が省けるので、同じ作業をする場合、短時間で完了できます。また、ベテラン社員の知識を活用すれば、業務全体の質がアップするメリットもあります。
したがって、非効率な業務を改善するためにも、ナレッジを蓄積できる環境をすぐに整えなければなりません。
（3）教育コストを削減できる
3つ目に、ナレッジを蓄積すれば、教育コストを削減できます。
ナレッジを蓄積していれば、新入社員や中途社員でも、すぐに業務のコツや手順が分かります。また、一度マニュアルを作成すれば、微細な修正のみで運用を続けられるため、無駄な教育コストがかかりません。
したがって、ナレッジを蓄積すると、教育コストが大幅に解消されるのです。
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ナレッジの蓄積に効果的な方法3選
ここでは、ナレッジの蓄積に効果的な方法を3つご紹介します。ナレッジを適切に活用するためにも、以下のポイントを押さえましょう。
方法1｜ドキュメントに残して保管をする
まずは、ナレッジをドキュメントに残して保管する方法があります。
手書きのメモやWord、Excelといったドキュメントは、直感的に情報を記載できるので、誰でも簡単にナレッジを残せます。また、業務ごとにナレッジを振り分けてファイリングすれば、情報が混ざるリスクも軽減されるのです。
ただし、アナログな管理方法なため、目的のナレッジを探すのに時間がかかったり、共有がスムーズにできなかったりするデメリットがある点に注意が必要です。
方法2｜社内wiki・マニュアルを作成する
次に、社内でナレッジを蓄積するために、社内wikiやマニュアルを作成する方法です。
社内wikiは企業内のナレッジを一元管理したもので、ツールを使って作るとWordやExcelよりも情報のまとめや更新が容易になります。また、マニュアルは一度作成すれば長期間の運用ができるので、教育コストの軽減にもつながるのです。
ただし、適切に情報を更新しないと古くなってしまい、実態に合わなくなってしまうので、定期的な見直しが必要です。
方法3｜ナレッジ管理ツールを活用する
最後に、ナレッジ管理ツールを活用する方法があります。
ナレッジ管理ツールはナレッジ蓄積に特化しているので、記載・運用方法を工夫せずとも簡単に情報を残せます。また、複数人で同時にナレッジを確かめられるので、共有に無駄な時間がかかりません。
ただし、ナレッジが増えてくると情報が埋もれて必要な情報にアクセスできなくなりがちです。そのため、「ナレカン」のように「高精度の検索機能を備えたツール」を導入して、欲しいナレッジがすぐに見つかる環境を整えるべきです。
【必見】社内ナレッジの蓄積・管理が最も簡単にできるおすすめツール
以下では、社内ナレッジの蓄積・管理におすすめなツールをご紹介します。
メモやWord、Excelといったドキュメントを利用して社内ナレッジを蓄積する方法は、個人管理になりやすくナレッジ共有につながりません。そこで、情報を簡単に整理できる「ナレッジ管理専用ツール」を導入することで、社内のナレッジを一か所に集約できます。
しかし、検索機能の不十分なツールに情報を蓄積しても、必要なナレッジがなかなか見つかりません。そのため、検索機能が充実したツールを導入して、情報にアクセスしやすく、ナレッジを業務に活用しやすい環境を整えましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、社内ナレッジを一元管理でき、必要なタイミングで簡単に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「フォルダ」で多階層管理しつつ、ヒット率100%の「検索機能」を利用すれば、必要なタイミングで必ず目当てのナレッジにアクセスできます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」を使えば、上司に質問するように欲しいナレッジを検索できます。
大手～中堅企業に最適なナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内ナレッジのまとめ方
社内ナレッジをまとめるときは、以下5つの手順を踏みます。
- 担当者を決定する
- ルール・目的を明確にする
- 必要な情報を収集する
- フォーマットに沿って文書化する
- 集めた情報を分類する
担当者を決めなければ、社員は「誰かがやるだろう」という他人任せの考えとなり、結果的に誰も行動しません。そのため、ある程度業務経験を積んだ社員を担当者として任命し、社内ナレッジの蓄積を始めましょう。
共有するナレッジの種類や盛り込むべき内容など、ルールを明確にしておくことで、社員も自身のナレッジを共有しやすくなります。また、ナレッジをまとめる目的を明確化し、社内で周知すれば、ナレッジの共有が有意義なものであると社員の理解が得やすくなります。
社内メンバーにナレッジ・ノウハウのまとめを依頼します。ナレッジ共有の習慣がない企業は、担当者が現場メンバーにヒアリングして情報をナレッジ化しましょう。
後から見て役立つナレッジにするには「ナレッジにまとめる背景」「詳細」「注意点・失敗事例」といった情報が欠かせません。そのため、ナレッジに必要な項目はフォーマット化し、項目に沿って文書にまとめましょう。
収集した情報は、社員が簡単にアクセスできるようにテーマやカテゴリーごとに分類します。蓄積するナレッジは日々増えていくため、分かりやすく、一貫性のある分類を心がけましょう。
積極的にナレッジが共有・活用される環境を作るには、上記のようにナレッジをまとめるだけでなく、ナレッジ共有が当たり前の環境であると社員に認識させることが重要です。
ナレッジをITツールに蓄積する5つのメリット
以下では、ナレッジをITツールにためるメリットを5つご紹介します。これまで紙やWordなど、アナログな方法でナレッジを蓄積していた方は必見です。
（1）最新の情報を常に共有できる
1つ目は、常に最新の情報を共有できるメリットです。
たとえば、紙や口頭でナレッジを蓄積・共有している場合、情報を修正するたびに書き直したり、修正後にわざわざメールで連絡したりする手間がかかります。
一方、ツールを利用すれば、書いた内容がすぐに社内に反映されるので、常に最新の情報を保てます。そのため、社員は正確なナレッジを社内で共有できるのです。
（2）社内ナレッジを一元管理できる
2つ目に、社内のナレッジを一元管理できるメリットがあります。
アナログな方法では、ナレッジがさまざまな場所に散在してしまいがちです。紙の書類、メール、個々のPCのファイルなど、情報が分散すると情報を探し出すのに時間がかかり、共有や更新も困難になります。
一方、ITツールを利用することで、ナレッジを一元管理することが可能になります。すべての情報が一つのプラットフォームに集約されるため、情報の整理が簡単になり、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。
（3）必要なナレッジがすぐ見つかる
3つ目のメリットとして、必要なナレッジがすぐ見つかる点が挙げられます。
紙でナレッジを管理していると書類が入り乱れるうえ、WordやExcelはファイルを開かなければ内容を確かめられません。しかし、ナレッジ管理ツールではカテゴリごとに情報を整理できるので、目的の情報をすぐに探し出せます。
また、ほとんどのツールに検索機能が備わっているため、キーワードを入力するだけで情報にアクセスできます。
（4）アクセス権限を設定できる
4つ目に、アクセス権限を設定できるメリットがあります。
たとえばスプレッドシートの場合、ファイルを共有した相手にはすべてのシートが見えてしまうので、機密情報を書くときには注意しなければなりません。そこで、アクセス権限を設定できるナレッジツールを使うと、関連するメンバーだけが必要な情報にアクセスできるようにし、情報漏えいや不適切な情報の取り扱いを防ぐことができます。
そのため、部署数が多い企業や取り組むプロジェクトが多数ある場合は、ナレッジをITツールでためるべきなのです。
（5）引き継ぎがスムーズになる
5つ目は、ツールを使えば引き継ぎがスムーズになるメリットです。
後任への引き継ぎで、ナレッジを口頭で伝えていると抜け漏れが発生するので、あとから振り返れるように情報を共有する必要があります。また、ファイルを使った引き継ぎの場合も「どこに何のナレッジが蓄積されているか」を逐一伝えなければなりません。
しかし、ツールでナレッジを蓄積していれば、ナレッジが一か所に集約されているので、引き継ぎ工数を削減できます。すなわち、引き継ぎのたびにナレッジを共有し直す必要がなくなるのです。
社内のナレッジ共有が失敗する原因と解決策
以下では、ナレッジの共有が失敗する原因とそれに対する解決策を説明します。ナレッジの共有を絶対に成功させたい方は必見です。
原因1 ナレッジを蓄積する方法が浸透していない
そもそもナレッジをどのように蓄積するのかを知らないがゆえに、ナレッジの共有がうまくいかないケースがあります。
解決策としては以下の4つが挙げられます。
- 社員教育を通して、ナレッジを蓄積する方法を伝授する
- ナレッジを蓄積しやすいツールを導入する
- 管理者が積極的にナレッジを共有する
- ナレッジを書いて欲しい人に直接的な声掛けを行う
このように、ナレッジを蓄積する方法を流布させ、蓄積を促していくことが効果的です。しかし、ナレッジの蓄積方法が複雑だと、社員がやらなくなってしまうため、「ナレカン」のような誰でも簡単に使いこなせるナレッジ管理ツールを導入しましょう。
原因2 ナレッジの利用が少ない
ナレッジの蓄積が進んでいるにもかかわらず、利用する習慣がない場合があります。
解決策として、以下の3つがあります。
- 社内ミーティングなどでナレッジの存在を広める
- 新しい業務を始める際にナレッジを確認することを義務化する
- 質疑応答が可能なナレッジ管理ツールを導入し、使用を促す
このように、ナレッジを利用したくなるようなツールの導入やナレッジの確認を規則化することが有効です。ナレッジの利用を普及させて、仕事を効率化していきましょう。
原因3 必要なナレッジが見つからない
必要なタイミングで欲しいナレッジが見つからないというのもナレッジ共有が失敗する原因の一つです。
解決策として以下の3つがあります。
- 検索機能の精度が良いITツールを導入する
- 分野別にフォルダで整理する
- ナレッジに書く内容を見やすいようにテンプレート化する
このように、紙媒体でナレッジを管理するのではなく、デジタル媒体でナレッジの管理をすれば、必要なナレッジが見つからないという悩みを解消できます。ITツールを選ぶ際には、検索機能の精度や整理しやすさも重要なチェックポイントです。
ナレッジ蓄積にエクセルが不向きな理由
エクセルはナレッジ専用ツールではないため、ナレッジの蓄積には不向きと言えます。具体的には以下のような理由があります。
- 文章や画像を整理しにくい
- 共有・更新に手間がかかる
- セキュリティ面が不安
エクセルは数値や表などのデータを整理するには便利ですが、文章や画像がメインであるナレッジを蓄積することには向いていません。
ナレッジの共有や更新の際に手間がかかるため、チーム全体での活用には限界があります。
細かいアクセス権の設定もできないため個人情報や機密情報を取り扱うことも難しいです。
以上のような理由から、ナレッジの管理・蓄積にはエクセルではなく、専用のツールを使用するべきです。
おすすめのナレッジ管理ツール一覧
ナレッジ蓄積に役立つツールは以下のタイプに分類できます。各タイプの機能や注意点を押さえ、自社に最適なものを選びましょう。
| タイプ名 | 特徴 | 注意点 |
|---|---|---|
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チャットタイプ |
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ファイル管理タイプ |
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情報共有タイプ |
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したがって、ナレッジを確実に蓄積しながら活用するには「ナレッジを蓄積しやすく、必要なタイミングで即アクセスできるか」を重視しましょう。
社内にナレッジを蓄積する理由や方法まとめ
これまで、社内にナレッジを蓄積すべき理由や方法、メリットを中心にご紹介しました。
ナレッジを蓄積すれば、業務の属人化が防げたり、教育コストを削減できたりするメリットがあります。また、ナレッジの蓄積方法としては、情報を一元管理できる「ナレッジ共有ツール」を使うべきです。
ただし、蓄積した情報が増えてくると、必要なタイミングで迅速にアクセスできなくなり、業務での活用が難しくなります。そのため、簡単に蓄積できるだけでなく、「必要なタイミングでナレッジに即アクセスできるツール」を選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきナレッジ管理ツールは、簡単にナレッジを一元管理でき、必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」にナレッジを蓄積して作業負担を減らしながら、業務効率化を図りましょう。
