社内のナレッジを正しく蓄積すれば、教育の負担が軽減したり、業務のばらつきを防げたりとさまざまな効果が得られます。また、ナレッジは蓄積だけでなく、常に最新の状態で従業員に共有されることも大切です。
とはいえ、「業務に活かすためのナレッジを、蓄積する方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジを蓄積する理由や効果的な方法を中心にご紹介します。
- 常に最新のナレッジを蓄積・管理できる方法を知りたい
- 簡単にナレッジの蓄積ができるツールを見つけたい
- ナレッジを活用して社内業務を円滑に行えるようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジを正しく蓄積する方法が分かり、業務の負担を軽減できるようになります。
目次
ナレッジとは
ビジネスにおけるナレッジとは、企業にとって有益な”知識”を指します。一方、類義語に「ノウハウ（知恵）」がありますが、こちらはナレッジをもとに行動し、その経験から得られた”情報”を指します。
つまり、ナレッジはノウハウを習得するための要素です。また、ナレッジには以下のような関連用語があります。
- ナレッジマネジメント
- ナレッジベース
- ナレッジワーカー
ナレッジを共有し、組織の生産性向上や企業の価値を高めることです。
ナレッジをデータベースに保存し、すぐに確認できるようにしたものです。
ナレッジを活用し、新たな価値やアイデアを提供する労働者を指します。
上記の内容を正しく理解し、メンバー間で認識の齟齬が起きないようにしましょう。
社内ナレッジを蓄積すべき3つの理由
以下では、社内ナレッジを蓄積すべき3つの理由を解説します。ナレッジ蓄積の習慣を会社全体に展開させたい方は必見です。
（1）業務の属人化を防ぐ
1つ目は、業務の属人化を防ぐことです。
ナレッジを社内で蓄積できる仕組みがなければ、社員が獲得した知識は、個々の社員が所有する状況になってしまいます。貴重なナレッジを業務に活かすには、業務の属人化を防がなければなりません。
そのため、チーム全員のナレッジが社内に蓄積される仕組みが必要です。結果として、異動・退職メンバーが発生したとしても、後任がナレッジを活用すれば、業務が滞る心配もなくなります。
（2）業務効率化につながる
2つ目に、社内でナレッジを蓄積すると、業務効率化につながります。
ナレッジを蓄積しておけば、分からない部分を逐一担当者に質問する手間が省けるので、同じ作業をする場合、短時間で完了できます。また、ベテラン社員の知識を活用すれば、業務全体の質がアップするメリットもあります。
したがって、非効率な業務を改善するためにも、ナレッジを蓄積できる環境をすぐに整えなければなりません。
（3）教育コストを削減できる
3つ目に、ナレッジを蓄積すれば、教育コストを削減できます。
ナレッジを蓄積していれば、新入社員や中途社員でも、すぐに業務のコツや手順が分かります。また、一度マニュアルを作成すれば、微細な修正のみで運用を続けられるため、無駄な教育コストがかかりません。
したがって、ナレッジを蓄積すると、教育コストが大幅に解消されるのです。
ナレッジの蓄積に効果的な方法3選
ここでは、ナレッジの蓄積に効果的な方法を3つご紹介します。ナレッジを適切に活用するためにも、以下のポイントを押さえましょう。
方法1｜ドキュメントに残して保管をする
まずは、ナレッジをドキュメントに残して保管する方法があります。
手書きのメモやWord、Excelといったドキュメントは、直感的に情報を記載できるので、誰でも簡単にナレッジを残せます。また、業務ごとにナレッジを振り分けてファイリングすれば、情報が混ざるリスクも軽減されるのです。
ただし、アナログな管理方法なため、目的のナレッジを探すのに時間がかかったり、共有がスムーズにできなかったりするデメリットがある点に注意が必要です。
方法2｜マニュアルを作成する
次に、社内でナレッジを蓄積するために、マニュアルを作成する方法です。
ナレッジを蓄積する目的やメリット、手順などを詳細に記したマニュアルを作成すれば、ナレッジを蓄積する方法が統一されます。また、マニュアルは一度作成すれば長期間の運用ができるので、教育コストの軽減にもつながるのです。
ただし、マニュアルは最新の状態で共有しなければ、認識の齟齬が起きる恐れがあるので、内容を定期的に更新しなければなりません。
方法3｜ナレッジ蓄積ツールを活用する
最後に、ナレッジ蓄積ツールを活用する方法があります。
ツールを使えば、すぐに該当のノートを開けるうえに、修正箇所が自動で保存されることからも、手間なく情報を更新できます。また、複数人で同時にナレッジを確かめられるので、共有するのに無駄な時間がかかりません。
ただし、ナレッジの蓄積には全社員が関わるため「誰でも使いこなせるツール」を選択すべきです。たとえば、シンプルなのに過不足のない機能を備えている「ナレカン」を活用すると、ストレスなくナレッジを蓄積・共有できます。
関連記事： ナレッジシェアは難しい？効果的な共有方法を紹介！
【必見】ナレッジの蓄積・管理が最も簡単にできるおすすめツール
以下では、大企業のナレッジの蓄積・管理におすすめなツールをご紹介します。
ナレッジを効率よく蓄積・管理するには、情報を簡単に整理できる「ナレッジ管理ツール」の導入が最適です。ただし、大企業のように従業員数が多いと、人によってITリテラシーにばらつきがあるため、誰でも簡単に使える操作性かどうかチェックすべきです。
以上のようなツールを導入すると、ナレッジが属人化したり、過剰な教育コストがかかる恐れがなくなります。結果、ナレッジを自発的に活用して、業務を円滑に進められるようになるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、メールを使える人なら誰でも使いこなせて、ナレッジ管理に特化したシンプルなツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に残したナレッジは任意のメンバーにのみ公開され、多階層の「フォルダ」で整理できるので、必要な記事がすぐに見つかります。また、管理者はフォルダ単位で、メンバーの編集/閲覧権限をコントロールできるため、情報の管理に最適。
大企業でも使える！仕事のナレッジを管理する「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレッジをツールにためる5つのメリット
以下では、ナレッジをツールにためるメリットを5つご紹介します。これまで紙やWordなど、アナログな方法でナレッジを蓄積していた方は必見です。
（1）最新の情報を常に共有できる
1つ目は、常に最新の情報を共有できるメリットです。
たとえば、紙や口頭でナレッジを蓄積・共有している場合、情報を修正するたびに書き直したり、修正後にわざわざメールで連絡したりする手間がかかります。
一方、ツールを利用すれば、書いた内容がすぐに社内に反映されるので、常に最新の情報を保てます。そのため、社員は正確なナレッジを社内で共有できるのです。
（2）ナレッジをすぐに見つけられる
2つ目に、目的の情報へすぐにアクセスできるメリットがあります。
紙でナレッジを管理していると書類が入り乱れるうえ、WordやExcelはファイルを開かなければ内容を確かめられません。しかし、ナレッジ蓄積ツールではカテゴリごとに情報を整理できるので、目的の情報をすぐに探し出せます。
また、ほとんどのツールに検索機能が備わっているため、キーワードを入力するだけで情報にアクセスできます。
（3）ミスが少なくなる
3つ目のメリットとして、未然にミスを防げる点が挙げられます。
ツールにナレッジを蓄積すると、情報の一元管理が可能です。また、従業員はツールを通じてナレッジを参照し、正確な情報にもとづいた作業を実行できます。
したがって、ナレッジ蓄積ツールを活用することで正確な作業ができ、ミスのリスクを避けられるのです。
（4）コミュニケーションが活発になる
4つ目に、コミュニケーションが活発になるメリットがあります。
ナレッジをツールに蓄積することで、従業員はナレッジに関するやりとりの機会が増えます。また、ツール上の情報やドキュメントから、アイデアやフィードバックを共有し、意見交換ができるのです。
そのため、ツールを使ったナレッジの蓄積・共有により、チーム内や組織全体で話し合いの機会が増え、コミュニケーションが活発になります。
（5）引き継ぎがスムーズになる
5つ目は、ツールを使えば引き継ぎがスムーズになるメリットです。
後任への引き継ぎで、ナレッジを口頭で伝えていると抜け漏れが発生するので、振り返れるように情報を共有する必要があります。また、ファイルを使った引き継ぎの場合も「どこに何のナレッジが蓄積されているか」を逐一教えなければなりません。
しかし、ツールでナレッジを蓄積していれば、一元管理されたナレッジへすぐにアクセスできるので、引き継ぎ工数を削減できます。すなわち、引き継ぎのたびにナレッジを共有し直す必要がなくなるのです。
ナレッジ共有が失敗する原因と解決策
以下では、ナレッジの共有が失敗する原因とそれに対する解決策を説明します。ナレッジの共有を絶対に成功させたい方必見です。
原因1 ナレッジを蓄積する方法が浸透していない
そもそもナレッジをどのように蓄積するのかを知らないがゆえに、ナレッジの共有がうまくいかないケースがあります。
解決策としては以下の4つが挙げられます。
- 社員教育を通して、ナレッジを蓄積する方法を伝授する
- ナレッジを蓄積しやすいツールを導入する
- 管理者が積極的にナレッジを共有する
- ナレッジを書いて欲しい人に直接的な声掛けを行う
このように、ナレッジを蓄積する方法を流布させ、蓄積を促していくことが効果的です。しかし、ナレッジの蓄積方法が複雑だと、社員がやらなくなってしまうため、「ナレカン」のような誰でも簡単に使いこなせるナレッジ管理ツールを導入しましょう。
原因2 ナレッジの利用が少ない
ナレッジの蓄積が進んでいるにもかかわらず、利用する習慣がない場合があります。
解決策として、以下の3つがあります。
- 社内ミーティングなどでナレッジの存在を広める
- 新しい業務を始める際にナレッジを確認することを義務化する
- 質疑応答が可能なナレッジ管理ツールを導入し、使用を促す
このように、ナレッジを利用したくなるようなツールの導入やナレッジの確認を規則化することが有効です。ナレッジの利用を普及させて、仕事を効率化していきましょう。
原因3 必要なナレッジが見つからない
必要なタイミングで欲しいナレッジが見つからないというのもナレッジ共有が失敗する原因の一つです。
解決策として以下の3つがあります。
- 検索機能の精度が良いITツールを導入する
- 分野別にフォルダで整理する
- ナレッジに書く内容を見やすいようにテンプレート化する
このように、紙媒体でナレッジを管理するのではなく、デジタル媒体でナレッジの管理をすれば、必要なナレッジが見つからないという悩みを解消できます。ITツールを選ぶ際には、検索機能の精度や整理しやすさも重要なチェックポイントです。
おすすめのナレッジ蓄積ツール一覧
ナレッジ蓄積に役立つツールは以下のタイプに分類できます。各タイプの機能や注意点を押さえ、自社に最適なものを選びましょう。
| タイプ名 | 機能・注意点 |
|---|---|
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チャットタイプ |
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ファイル管理タイプ |
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情報共有タイプ |
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したがって、上記のうち、ナレッジを確実に残しながらスムーズに共有するには「シンプルで簡単に使えるか」を重視しましょう。
社内にナレッジを蓄積する理由や方法まとめ
これまで、社内にナレッジを蓄積すべき理由や方法、メリットを中心にご紹介しました。
ナレッジを蓄積すれば、業務の属人化が防げたり、教育コストを削減できたりする効果があります。また、ナレッジの蓄積方法としては、情報を一元管理できる「ナレッジ共有ツール」を使うべきです。
ただし、多機能なツールは操作が複雑なものが多く、社内に馴染まない恐れがあります。そのため、ツールを選定するときは「必要な機能に過不足がなくシンプルか」を必ず確認しなければなりません。
結論、自社が導入すべきナレッジ蓄積ツールは、メールを使える人なら誰でも簡単に使いこなせるシンプルな操作性の「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」にナレッジを蓄積して作業負担を減らしながら、業務効率化を図りましょう。