日々業務を行っていくうえで、適切なスケジュール管理を行うことは必要不可欠です。
きちんと管理が行えないと、タスクを処理できずに、残業をして寝不足になったり自分の時間が確保できない、などの状況に陥りかねません。
そこで、今回の記事では、スケジュール管理における極意や管理方法、メリットから、スケジュール通りにプロジェクトを進めていくポイントまでをまとめて解説します。
また、スケジュール管理に最適なツールについてもご紹介しますので、スケジュール管理にお悩みの方は是非最後までご覧ください。
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目次
なぜスケジュール管理をするのか？
まずは、そもそもなぜスケジュール管理をする必要があるのかという点から見ていきましょう。
スケジュールの効率化
スケジュール管理を行う一番の理由は、スケジュールの効率化を図ることです。
スケジュールをきちんと管理できていないと、業務時間を超えても業務が残っていることとなってしまい、結果として残業などが発生してしまうことがあります。
こうした結果、寝不足などの体調不良に結びついたり、自分の時間がなくなってしまったりという状況になってしまいます。
正しくスケジュールを効率化させていくことで、こうした悩みを解決し、プロジェクトを円滑に進めることができるようになります。
進捗状況の可視化
進捗状況の可視化は、スケジュール管理を効率化させることに繋がります。
そもそも、プロジェクトの進捗状況が可視化できていなければ、プロジェクトの進みが早いのか遅いのかを判断することが難しいでしょう。
さらに、進捗状況を把握できていなければ、プロジェクトの遅延に対する人員の補完などといった、対処方法が考えられないという状況も生み出します。
そのため、プロジェクト全体の進捗度を管理するために「可視化」は重要なものだと言えます。
プロジェクトメンバーと進捗度の共有
メンバー間で進捗度の共有ができていると、スケジュールの調整がしやすくなります。
例えば、Aさんの作業の後続にBさんの作業があるとします。
その場合Aさんの進捗度が分かると、Bさんは進捗度に応じて自分の作業の進め方を決めることが可能となります。
実際、進捗度の共有ができないと作業の見通しが立たず、後続の作業者に迷惑がかかることがあります。
効率的に作業を進めていくためにも、進捗度の共有は必要不可欠だと言えます。
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スケジュール管理のメリットとは？
では、スケジュール管理を行うことで、どのようなメリットが得られるのでしょうか？
無駄な空き時間がカットできる
スケジュール管理を行うことで、業務の詳細な予定が決まっていきます。
その結果、「今できる作業がない」などの無駄な空き時間を減らし、プロジェクトを効率よく進めていくことができるようになります。
複数人で連続した作業を行うような場合には、こうした管理が行われていないと空き時間が生じてしまい、作業滞ってしまうでしょう。
プロジェクトが円滑に進行する
例えば、プロジェクトの進行が滞ってしまったとして、進捗状況が可視化できていなければ、「どの段階で」「何が」原因となっているのかが分からなくなってしまいます。
スケジュール管理を行うことで、こうした情報が可視化・共有されるため、問題解決のためのリソースをどこに割けばいいのかが視覚的に判断できるようになります。
これにより、迅速な対応が可能になり、プロジェクトの円滑な進行が促進できます。
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スケジュール管理の方法とは？
スケジュール管理を行うには、スケジュールの作成を行う必要があります。
スケジュールは、目的やプロジェクトの規模などによって作成するべきタイプが異なります。
どのようなタイプがあるのか見ていきましょう。
マスタースケジュール
マスタースケジュールは単純なプロジェクトに適したタイプで、一番簡単に作成ができるスケジュールです。
プロジェクトの初期段階で作成され、プロジェクト全体の大枠のスケジュールを示すものです。
一般的に、タスクの概要や完了までにかかる時間などを記載して作成します。
マスタースケジュールはプロジェクトをシンプルにわかりやすくまとめるものであるため、チームミーティングなどにも利用されます。
マイルストーンスケジュール
マイルストーンスケジュールは、要約スケジュールとも呼ばれ、進捗の目安となる重要な節目に対してマイルストーンを設定して組んでいくスケジュールです。
マイルストーンには、「設計完了」や「出荷開始」などといった大きな区切りが設定されます。
主に、スケジュール管理を行ううえで、個々の作業項目の表示では小さく、マスタースケジュールでは大きすぎるという場合に利用されます。
プロジェクトの完了までの間にマイルストーンを複数設置し、直近のマイルストーンを目標にすることで、正確な進捗管理を行うことができます。
プロジェクトスケジュール
大規模で複雑なプロジェクトを管理するのであれば、プロジェクトスケジュールを利用する必要があります。
大きなプロジェクトになると、全体のスケジュールから分断して、各ステージやフェーズごとにサブスケジュールが設定されることもあるでしょう。
こうした場合、プロジェクトスケジュールを作成して管理していく必要があります。
プロジェクトスケジュールでは、作業の工数や順序などまでを詳しく記載し、プロジェクトをより細かく管理していきます。
場合によっては、PERTチャートなどを用いることもあります。
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スケジュール管理における3つの極意
スケジュール管理を行ううえで、どのような点に注意したらいいのでしょうか？
ここでは、今日から行える3つの極意についてご紹介します。
スケジュールの可視化
スケジュールの可視化を行うことで、スケジュールを整理しやすくなり、優先順位をつけることが可能になります。
優先順位をつけることは、自分のすべきことを明確にするうえで必要不可欠です。
優先順位がきちんとつくことで、並列して作業を行ってしまう、いわゆるマルチタスクを回避することができます。
また、スケジュールを可視化することで、タスクごとの時間を見積もることができます。
これにより、作業を始める前に、1日の労働時間から逆算した効率的なスケジュールを組むことが可能になり、業務時間内に作業を終わらせられるようになります。
所要時間を設ける
可視化の際に1タスクごとの所要時間を見積もっているので、その所要時間を「タイムリミット」として定め、時間内にタスクを完了させるようにします。
時間制限を設けることにより、「時間内に終わらせなければ」という精神的切迫感から生産性を高めることができます。
また、その時間内でタスクをこなすための工夫を考えることができるため、業務の効率化にも繋がります。
プロジェクト管理ツールを使う
プロジェクトの進捗度を把握するために、プロジェクトマネージャーは会議などを開き、メンバーから進捗度を聞くことがあるでしょう。
こうした会議は必要不可欠ですが、回数が多くなると業務時間のロスに、逆に少なくなれば正確な進捗状況が分からなくなるといった問題点があります。
プロジェクト管理ツールを使うことで、情報の共有やコミュニケーションを簡単にすることができます。
ツールによっては、「ガントチャート」や「WBS」というプロジェクトの進捗度を把握するための手法を備えたツールや、チャット機能がついたものもあります。
これらのプロジェクト管理ツールを取り入れることで、メンバー内での共有や意思疎通を円滑に行うことができるようになります。
また、プロジェクト管理ツールを導入することで、リアルタイムの進捗が確認できるため、作業効率も向上します。
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スケジュール通りにプロジェクトを進めるための5つのポイント
折角スケジュールを立てたのに、スケジュール通りにプロジェクトが進行せずに困った経験はないでしょうか？
ここでは、そんな状況を回避するための5つのポイントをご紹介します。
作業時間を想定する
タスクごとにどれくらいの作業時間がかかるのかが想定できると、スケジュール管理はより明確に行うことができるようになります。
作業時間には個人差があるため、まずは自分の仕事のスピードを把握することが大切です。
そのためにも、日々の業務を行う際、タスクごとにどれだけの時間がかかったのかを記録しておくことをおすすめします。
また、タスク完了後に、想定よりも時間がかかったり、逆に早く完了した場合には、その原因を振り返ることでより正確な作業時間の想定が可能になります。
余裕を持って期限を作る
時間を管理していくうえで、重要なのはスケジュールをぎゅうぎゅうに詰め込まないということです。
そのため、作業時間を想定する際に、ギリギリに設定するのではなく、余裕を持たせてタスクを設定するようにしましょう。
こうしておくことで、予想外に作業に時間がかかってしまった場合や、トラブルが発生した時、また緊急で行わなければならない仕事が入ってしまったときなどに使える時間を確保することができます。
ここで注意しなければならないのが、余裕を持たせて設定するといっても、作業予定時間よりも大幅な余裕を持たせすぎないということです。
余裕のありすぎるスケジュールは、無駄な空き時間を発生させる原因ともなりかねないため、設定するときは気を付けましょう。
集中タスクと非集中タスクを分けて進める
仕事には、能動的で集中力が必要とされる「集中タスク」と、行動するだけで終わる「非集中タスク」があります。
2つのタスクは、異なる能力によって進められているとも言われており、片方のタスクばかりを行うのではなく、両方のタスクをバランスより進めていくことで、メリハリがついた効率のよい仕事ができると言われています。
常に最新の進捗を報告する
誰が今何の作業をしているのかを、必ずわかるようにすることが大切です。
そのためにも、プロジェクトメンバーがタスク管理ツールをプラットフォームとして、常に最新状況に更新していく必要があります。
プロジェクトリーダーは、定期的に全てのタスクを確認し、進捗状況を最新のものにして管理していくようにしましょう。
こうした進捗報告を怠ると、進捗管理自体が形だけのものとなってしまい、実際行われなくなってしまいかねません。
タスク化前に十分に議論する
スケジュール管理では、そもそもスケジュールを立てる前の、タスク化が非常に重要です。
「このタスクを本当にすべきなのか」「他にしなればならないタスクはないのか」など、タスクとして設定する前にきちんと議論を行うようにしましょう。
こうした議論を交わすことで、一度決めてしまったからやるのではなく、戦略的にもすべきタスクを見極めて無駄なく生産的な仕事ができるようになります。
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おすすめスケジュール管理ツール
簡単にスケジュール管理ができるツールをお探しなら、このようなツールはいかがでしょうか？
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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。
スケジュール管理を正しく行うことで、業務効率向上に加えてプロジェクトの円滑な進行の促進へと繋がります。
また、ツールを導入することで、さらにスケジュール管理の効率を高めることができます。
今回の記事が、皆さまのスケジュール管理への知識を深めるものとなっておりますと幸いです。
