スケジュール管理の極意とは!?プロジェクトを円滑に進めよう！

「仕事が終わらず残業ばかり…。早く家に帰りたい…。」
「スケジュールが多すぎて管理できない…。永遠に仕事が終わらない…。」

スケジュールの多さから、残業をして寝不足になったり自分の時間が確保できない、と大きな悩みのタネとなっている方もいるかもしれません。

・スケジュール管理の極意
・おすすめスケジュール管理ツール

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スケジュール管理の方法をご紹介する前に、「スケジュール管理の目的」を定義しておきます。
というのも、目的を定義することで、本来の目的とのズレをなくし、目的達成に注力することができるからです。

目的を見失うと、スケジュール管理手段ばかりに気を取られ、本末転倒な結果になってしまいがちです。
なので、以下の3つのスケジュール管理の目的をしっかりと押さえましょう。

残業のせいで自分の時間がなくなってしまうという方は多いかと思います。

その中で一番大事なのは、スケジュールを管理してスケジュールの効率化を図ることです。

なぜなら、スケジュールの効率化ができていないために、「作業の進みが遅く残業をして終わらせる」という状況になってしまいがちだからです。それゆえ、正しくスケジュールを効率化させることが、プロジェクトを円滑に進めるための不可欠な要素なのです。

 

進捗状況を可視化すると、スケジュール管理を効率化させることに繋がります。

そもそも、プロジェクトの進捗状況を可視化しなければ、プロジェクトの進みが早いのか遅いのかを判断することが難しくなります。進捗状況を把握できていないと、プロジェクトの遅延に対する人員の補完など、対処方法を考えることができません。

それゆえ、プロジェクト全体の進捗度を管理するために「可視化」は必要になってきます。

 

メンバー間で進捗度の共有ができていると、スケジュールの調整がしやすくなります。

例えば、Aさんの作業の後続にBさんの作業があるとします。その場合Aさんの進捗度が分かると、Bさんは進捗度に応じて自分の作業の進め方を決めることが可能となります。
実際、進捗度の共有ができないと作業の見通しが立たず、後続の作業者に迷惑がかかることがあります。

 

スケジュールの可視化を行うことで、スケジュールを整理しやすくなり、優先順位をつけることが可能になります。
優先順位をつけることで、自分のすべきことが明確になります。それにより、マルチタスクを防ぎ生産性が向上します。

また、スケジュールを可視化することで、タスクごとの時間を見積もることができます。作業を始める前に、1日の労働時間から逆算した効率的なスケジュールを組むことも可能になります。

可視化の際に1タスクごとの所要時間を見積もっているので、その所要時間を「タイムリミット」として、時間内に終わらせるようにします。

なぜなら、時間制限を設けることで、「時間内に終わらせなければ」という精神的切迫感から生産性が増すからです。また、その時間内でタスクをこなすための工夫を考えることができ、効率化にも繋がります。

プロジェクトの進捗度を把握するのに、プロジェクトマネージャーは会議などを開き、メンバーから進捗度を聞くことがあると思います。

しかし、プロジェクト管理ツールを使うことで、情報の共有やコミュニケーションを簡単にすることができます。

「ガントチャート」、「WBS」というプロジェクトの進捗度を把握するための手法を備えたツールや、チャット機能がついたものもあります。これらのプロジェクト管理ツールを取り入れることで、メンバー内での共有や意思疎通を円滑に行うことができるようになります。

 

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今回は、プロジェクトを効率的に進めるためのスケジュール管理方法とツールのご紹介をしました。

ぜひ、今回の記事を参考にしてみてください！