プロジェクトを成功に導くためには、適切にスケジュール管理を行う必要があります。各タスクごとの所要時間を正確に見積もり、納期に間に合うように逆算してスケジュールを立てるのが重要です。
一方で、メンバーの進捗状況を十分に把握できておらず、プロジェクトをスムーズに進められていない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトにおけるスケジュール管理のメリットとポイントを中心にご紹介します。
- チームで進捗状況を共有できておらず、無駄な業務や時間が発生している
- 社員の状況を把握しておらず、追加のタスク発生時に素早くアサインできていない
- 案件を円滑に進めるために、スケジュール管理を効率的に行う方法が知りたい
という担当者の方は、本記事を参考にするとスケジュール管理のポイントがつかめ、プロジェクト運営の効率化を実現できます。
目次
スケジュール管理の目的
以下では、スケジュール管理の目的をご紹介します。プロジェクトの進捗状況をマネジメントするためには、チーム全体でスケジュールを共有することが欠かせません。
業務の効率化
スケジュール管理の目的として、業務の効率化が挙げられます。
スケジュールを十分に管理できていないと、業務の優先順位がわからず、タスクをスムーズにさばけません。それゆえ、抱えているタスクを整理し、期限の近いものから取り組むのがポイントです。
このように、期限を目安にタスクの優先順位をつければ、スケジュールの厳守に貢献すると同時に業務を効率的に進められます。
進捗状況の可視化
適切なスケジュール管理は、進捗状況の可視化につながります。
仮に、プロジェクトのスケジュールが不明瞭であると、進捗状況が良いのか悪いのか判断できず、納期を延期する確率が高まります。さらに、進捗状況を把握できなければ、プロジェクトが遅延した場合に人員を追加補充するなどの対策が打てません。
そのため、メンバーのスケジュールを把握し、進捗状況を可視化しておくのが大切です。
プロジェクトメンバーと進捗度の共有
メンバー間で進捗度の共有ができていると、スケジュールの調整が容易です。
たとえば、Aさんの作業の後続にBさんの作業があると想定します。その場合、Aさんの進捗度が分かれば、Bさんは進捗度に応じて自身の作業スケジュールを立てられます。
つまり、進捗度の共有がチーム全体でされていると、個々人のスケジュールが連携し、チーム全体で同じ方向を向いて作業を進められます。作業フローを滞らせないためにも、進捗度の共有は必要不可欠だと言えます。
スケジュール管理のメリットとは？
以下では、スケジュール管理のメリットについてご紹介します。スケジュール管理によってその日にやるべきことが明確になり、優先順位をつけて仕事に取り組めるため、作業効率をアップできます。
無駄な時間を減らせる
スケジュール管理を適切に行えば、業務の詳細な予定が決まり、「今できる作業がない」などの無駄な空き時間を減らせます。
スケジュール管理をせずに手当たり次第タスクを捌く方法では、必要のない作業に時間を割いてしまったり、進めるべき順番通りにできなかったりなどして非効率です。
したがって、スケジュール管理を通してやるべき作業を明確化し、期限を決めて行うのが重要です。とくに、複数人で連続した作業をする場合には、作業の優先度について共通認識を持ち、フローを意識しながらタスクの分担するとシームレスに業務を進められます。
プロジェクトが円滑に進行する
スケジュール管理の利点として、プロジェクトが円滑に進行することが挙げられます。
たとえば、プロジェクトの進行が滞った場合、進捗状況が可視化されていないと、原因特定に時間がかかり、進捗に遅れが生じます。
しかし、スケジュール管理が適切に行われていれば、トラブルが発生した際にも情報が可視化・共有されるので、問題解決のためにリソースを割くべき箇所が明確化します。
このように、スケジュール管理によってメンバーの進捗状況が明らかになり、問題発生時にも迅速な対応が可能になるため、プロジェクトの円滑な進行が見込めます。
スケジュール管理の方法
スケジュールは、目的やプロジェクトの規模によって作成すべきタイプが異なります。以下では、スケジュール管理の方法について3つご紹介します。
マスタースケジュール
マスタースケジュールは単純なプロジェクトに適したタイプで、一番作成が簡単なスケジュールです。
プロジェクトの初期段階で作成され、プロジェクトの始まりから終わりまでの流れを可視化します。一般的に、タスクの概要や完了までにかかる時間を、一目でわかるように棒状のグラフで表します。
また、ミーティングなどでプロジェクト全体を俯瞰したいときには、マスタースケジュールが用いられるため、必ず作成しておきましょう。
マイルストーンスケジュール
マイルストーンスケジュールは、進捗の目安となる重要な節目に対してマイルストーンを設定するものを指します。
マイルストーンには、「設計完了」や「出荷開始」などといった大きな区切りが設定されます。主に、スケジュール管理を行ううえで、個々の作業項目の表示では小さく、マスタースケジュールでは大きすぎるという場合に利用されます。
プロジェクトの完了までの間にマイルストーンを複数設置し、直近のマイルストーンを目標にすれば、正確な進捗管理を行えます。
詳細なプロジェクトスケジュール
大規模で複雑なプロジェクトを管理するのであれば、プロジェクトスケジュールを利用するのがポイントです。
大きなプロジェクトになると、全体のスケジュールから分断して、各ステージやフェーズごとにサブスケジュールが設定されます。こうした場合には、プロジェクトスケジュールを作成して管理していく必要があります。
プロジェクトスケジュールでは、作業の工数や順序などまでを詳しく記載し、プロジェクトをミクロの視点からより細かく管理していきます。なぜなら、工数管理を徹底するためには、タスクを細分化し、作業内容を明白にする必要があるからです。
スケジュール管理における3つのポイント
以下では、スケジュール管理におけるポイントをご紹介します。スケジュールはチーム内で共有し、各タスクに定められた工数が守られているかチェックする必要があります。
スケジュールの可視化
スケジュールの可視化によってタスクの整理ができ、優先順位を適切につけられます。
優先順位をつけることは、自身のすべきタスクを明確にするうえで必要不可欠であり、チーム全体の進捗をスムーズにするためにも重要です。加えて、タスクの順序立てがされていれば、作業効率の落ちるマルチタスクの状況を回避できます。
また、スケジュールの可視化は工数の正確な見積もりにも貢献します。その結果、労働時間から逆算して効率的なスケジュールを組めるようになるのです。
所要時間を設ける
タスクごとに所要時間を設け、時間内に捌けるように管理するのが大切です。
時間制限を設けることにより、「時間内に終わらせなければ」という精神的切迫感で生産性を高められます。また、時間内でタスクをこなすための工夫を考えるようになるため、業務の効率化にも繋がります。
ただし、稼働メンバーの処理能力を超えたタスクを設定してしまうと、プロジェクトの進行が滞る可能性が高いので、適切にタスクを割り振ることに注意しましょう。
プロジェクト管理ツールを使う
プロジェクト管理ツールを用いると、メンバーとの情報共有が簡単に行えます。
プロジェクトの進捗度を把握するために、対面でたびたび会議を開いてメンバーの進捗状況を把握する方法では、時間にロスが生まれて作業が滞ってしまいます。
しかし、ITツールを用いればタスク管理機能によってメンバーの進捗状況が把握でき、チャット機能で適宜フォローも行えるため、プロジェクトをスムーズに進められるのです。
また、ツールによっては「ガントチャート」や「WBS」という案件の進捗を把握する機能が備わったものもあるので、自社の状況に鑑みて必要な機能を精査しましょう。
このように、プロジェクト管理ツールは、離れた場所にいる社員の進捗状況もリアルタイムで確認でき、作業効率を上げられるのです。
プロジェクトにおけるスケジュールの立て方
以下では、プロジェクトにおけるスケジュールの立て方を解説します。作業時間の見積もりは、スケジュール管理において非常に重要なので、メンバーの能力や経験も考慮しながら行う必要があります。
タスク化前に十分に議論する
タスクをメンバーに振り分ける前に議論を重ね、不要なタスクがないか確認するのがポイントです。
「このタスクを本当にすべきなのか」「他にしなればならないタスクはないのか」など、タスクとして設定する前に話し合いの機会を設ける必要があります。また、タスクは可能な限り細分化し、不要な作業が混在していないかチェックするのが重要です。
作業時間を想定する
タスクごとに作業時間を想定すれば、より精密にスケジュール管理ができます。
同じタスクでも作業時間はメンバーによって異なるため、能力や経験を考慮しながら適材適所に配置するのがポイントです。
また、個人においては、各タスクにどれだけの時間がかかったのかを把握し、予定と実績の差分を見える化しましょう。想定より時間がかかってしまった場合には、原因と解決策をセットで考え、改善していく必要があります。
余裕を持って期限を作る
時間を管理していくうえで、スケジュールには予定を詰め込みすぎず、少々余裕をもって期限設定しておくのが大切です。
なぜなら、予想以上に作業時間がかかってしまった場合やトラブルが発生した際に、使える余剰時間を確保するためです。さらに、特定の日に予定を多く入れるのではなく、中長期的な視野を持って予定を分散させるのがポイントです。
しかし、ここで注意しなければならないのが、作業予定時間よりも大幅な余裕を持たせすぎないということです。時間の有り余るスケジュールは、無駄な空き時間を発生させる原因ともなりかねないので、設定時に注意が必要です。
集中タスクと非集中タスクを分けて進める
仕事には、能動的で集中力が必要とされる「集中タスク」と、行動するだけで終わる「非集中タスク」があります。
2種類のタスクには異なる能力が必要であり、両者を混在して行うのは非効率的です。そのため、シングルタスクを意識し、午前中は企画のアイデア出しを行い、午後はメールチェックや既存顧客へ連絡するなど、時間帯でこなすタスクの種類を変えましょう。
常に最新の進捗を報告する
チーム内で常に最新の進捗状況を報告しあい、情報の抜け漏れを防ぐのが重要です。
従来のような口頭での連絡では、「言った」「言わない」のトラブルが発生するリスクが高く、適切な情報共有が難しいです。そのために、情報共有が気軽に行えるITツールをプラットフォームとして、タスクの進捗状況を共有しておきましょう。
また、責任者は積極的に部下とコミュニケーションをとり、工数を守れているかこまめにチェックする必要があります。
プロジェクトのスケジュール管理に最適なITツール
以下では、プロジェクトのスケジュール管理に最適なITツールをご紹介します。
従来のような紙媒体やExcelでのスケジュール管理では、情報を更新する手間がかかり、情報共有には別のツールを併用しなければならず、余計な工数がかかって非効率的です。
一方で、ITツールならメンバーのスケジュールを一目で見られ、時間や場所に縛られずに連絡やファイルの閲覧が可能です。
さらに、ITツールの中でも「誰でも直感的に使いこなせるシンプルさ」が必須です。プロジェクトの立ち上げから遂行までの時間は少ないため、教育コストがかからず、短時間で簡単に操作できるツールが求められています。
一連の条件を加味すると、選ぶべきツールは導入初日から説明不要で操作でき、スケジュール管理に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」へ進捗状況を簡単に書き込めるうえ、ノートに紐づいたメッセージ機能でプロジェクトに関するやりとりもできます。さらに、任意のメンバーのタスク管理も直感的に行えるので、プロジェクト全体のスケジュール設定・確認も容易です。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
プロジェクトにおけるスケジュール管理まとめ
これまで、プロジェクトにおけるスケジュール管理のメリットやポイント、立て方などをご紹介してきました。
スケジュール管理を正しく行えば、各人が抱えているタスクが可視化され、チーム全体で進捗状況を管理できます。さらに、タスクには優先順位を明確につけて期限内にタスクを捌いていくと、スケジュール通りにプロジェクトを進められます。
また、ITツールを導入すれば、タスクの洗い出しからアサインまで一元化でき、時間や場所を問わず連絡が取れます。そして、プロジェクトに参加する社員は多様なバッググラウンドを持っていることを考慮すると、「誰でも使いこなせるシンプルさ」が不可欠です。
今回ご紹介したStockは、ITリテラシーの低い社員でもすぐに使いこなせるツールであり、業界・業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有の円滑化を実現しています。
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用してスケジュール管理を可視化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
