「仕事が終わらず残業ばかり…。早く家に帰りたい…。」
「スケジュールが多すぎて管理できない…。永遠に仕事が終わらない…。」

スケジュールの多さから、残業をして寝不足になったり自分の時間が確保できない、と大きな悩みのタネとなっている方もいるかもしれません。

スケジュール管理の極意
おすすめスケジュール管理ツール

 
この記事では、上記2つについて説明いたします。

ぜひスケジュール管理の悩みを解決し、プロジェクトを円滑に進めましょう!

<この記事で最もおすすめのツール「Stock」とは?>
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい」というお悩みはありませんか?
Stockは、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

https://www.stock-app.info/

なぜスケジュール管理をするのか?

スケジュール管理の方法をご紹介する前に、「スケジュール管理の目的」を定義しておきます。
というのも、目的を定義することで、本来の目的とのズレをなくし、目的達成に注力することができるからです。

目的を見失うと、スケジュール管理手段ばかりに気を取られ、本末転倒な結果になってしまいがちです。
なので、以下の3つのスケジュール管理の目的をしっかりと押さえましょう。

スケジュールの効率化

残業のせいで自分の時間がなくなってしまうという方は多いかと思います。

その中で一番大事なのは、スケジュールを管理してスケジュールの効率化を図ることです。

なぜなら、スケジュールの効率化ができていないために、「作業の進みが遅く残業をして終わらせる」という状況になってしまいがちだからです。それゆえ、正しくスケジュールを効率化させることが、プロジェクトを円滑に進めるための不可欠な要素なのです。

 
関連記事: おすすめスケジュール管理アプリ12選!スケジュール管理のメリットとコツも合わせて解説

進捗状況の可視化

進捗状況を可視化すると、スケジュール管理を効率化させることに繋がります。

そもそも、プロジェクトの進捗状況を可視化しなければ、プロジェクトの進みが早いのか遅いのかを判断することが難しくなります。進捗状況を把握できていないと、プロジェクトの遅延に対する人員の補完など、対処方法を考えることができません。

それゆえ、プロジェクト全体の進捗度を管理するために「可視化」は必要になってきます。

 
関連記事: プロジェクトの進捗管理ができるガントチャートツールを徹底比較!【21選】

プロジェクトメンバーと進捗度の共有

メンバー間で進捗度の共有ができていると、スケジュールの調整がしやすくなります。

例えば、Aさんの作業の後続にBさんの作業があるとします。その場合Aさんの進捗度が分かると、Bさんは進捗度に応じて自分の作業の進め方を決めることが可能となります。
実際、進捗度の共有ができないと作業の見通しが立たず、後続の作業者に迷惑がかかることがあります。

 
関連記事: WBSとは?効率的な作業計画を作ってプロジェクト管理をする方法!
Stockのバナー

スケジュール管理の3つの極意

スケジュールの可視化

スケジュールの可視化を行うことで、スケジュールを整理しやすくなり、優先順位をつけることが可能になります。
優先順位をつけることで、自分のすべきことが明確になります。それにより、マルチタスクを防ぎ生産性が向上します。

また、スケジュールを可視化することで、タスクごとの時間を見積もることができます。作業を始める前に、1日の労働時間から逆算した効率的なスケジュールを組むことも可能になります。

所要時間を設ける

可視化の際に1タスクごとの所要時間を見積もっているので、その所要時間を「タイムリミット」として、時間内に終わらせるようにします。

なぜなら、時間制限を設けることで、「時間内に終わらせなければ」という精神的切迫感から生産性が増すからです。また、その時間内でタスクをこなすための工夫を考えることができ、効率化にも繋がります。

プロジェクト管理ツールを使う

プロジェクトの進捗度を把握するのに、プロジェクトマネージャーは会議などを開き、メンバーから進捗度を聞くことがあると思います。

しかし、プロジェクト管理ツールを使うことで、情報の共有やコミュニケーションを簡単にすることができます。

「ガントチャート」、「WBS」というプロジェクトの進捗度を把握するための手法を備えたツールや、チャット機能がついたものもあります。これらのプロジェクト管理ツールを取り入れることで、メンバー内での共有や意思疎通を円滑に行うことができるようになります。

 
関連記事: 個人でも使えるプロジェクト・タスク管理ツール【無料でも利用可能】
Stockのバナー

おすすめスケジュール管理ツール

上記の極意で説明したように、適切なスケジュール管理をしたい方には、プロジェクト管理ツールを使うことをおすすめします。

今回オススメする「Stock」は、現在60,000社に導入されており(2021年1月末現在)、幅広い規模や業界の企業へ導入実績を持っています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 
関連記事: プロジェクト管理ツール15選〜業務にマッチするツールを見つけよう〜
Stockのバナー

まとめ

今回は、プロジェクトを効率的に進めるためのスケジュール管理方法とツールのご紹介をしました。

ぜひ、今回の記事を参考にしてみてください!

 
関連記事: 【2021年版】プロジェクト管理ツール23選を紹介!プロジェクト管理について徹底解説!