企業のプロジェクト管理には、プロジェクトに必要な人員を概算する「リソースヒストグラム（山積み表）」が役立ちます。
しかし、「一から山積み表を作成するのは面倒」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、リソースヒストグラム（山積み表）のテンプレート5選を中心にご紹介します。
- 山積み表の作成が面倒なので、テンプレートで簡単に作りたい
- 山積み表を活用して、社員の作業負荷を均等にしたい
- リソース管理そのものが上手くいかないので、別の方法で改善したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、自社に適した山積み表のテンプレートが見つかるだけでなく、プロジェクト管理を成功させる方法も知ることができます。
目次
リソースヒストグラム（山積み表）とは
リソースヒストグラム（山積み表）とは、要員計画を可視化し、現場の人員配置をもとに作業負荷を調整するための統計グラフです。
具体的には、横軸に時間、縦軸にリソース量を取り、各時間帯に割り当てられるリソースを視覚的に表現します。たとえば、作業が集中している場合にはスケジュールを調整して時期をずらしたり、人員が不足している現場には追加派遣したりと、状況に応じた柔軟な対応が可能です。
このように、プロジェクト全体の効率性を向上させる、プロジェクト管理において非常に有用なツールと言えます。
リソースヒストグラム（山積み表）で使われる2つの手法
ここでは、山積み表で使われる2つの管理手法について解説します。プロジェクトの種類や納期によって、使い分けが必要な点に注意しましょう。
積み上げ方式
積み上げ方式とは、プロジェクトの開始時点から作業を時系列に積み上げて管理する方式です。
プロジェクトの開始から完了まで順番に計画するので、プロジェクト完了までの大まかな時間を予測するのに役立ちます。また、あらかじめ作業にかかる人的リソースを念頭に計画できるので、プロジェクトの納期に余裕がある場合は、積み上げ方式が最適です。
ただし、納期が近い場合や、短期間で成果が求められる場合には積み上げ方式では計画を立てづらいので注意が必要です。
割り付け方式
割り付け方式は、納期やプロジェクトの完了日から逆算して、各メンバーへ作業負荷を配分する管理手法です。
具体的な納期が決まっている場合は、逆算して必要な人的リソースを無駄なく充てられます。一方、プロジェクトの予定が前倒しになったり、納期が早まったりするなど、急なスケジュール変更には対応しづらい点は考慮しましょう。
また、割り付け方式でプロジェクトを進めるためには、タスクを細かく設定することが重要になるため、スケジュールとタスクを紐付けて管理できる「Stock」のようなツールが最適です。
【エクセル】リソースヒストグラム（山積み表）に使えるテンプレート5選
以下では、リソースヒストグラムに使えるテンプレート5選を紹介します。テンプレートを複数ダウンロードしておくと、プロジェクトによってテンプレートを使い分けることもできます。
「フリー雛形」の山積み表
こちらは、最大31日間の時間軸に対し、必要となる累積工数の見積りに役立つテンプレートです。シンプルな表となっているので、入力工数がかからない点が特徴です。
「Excelプロ」の工程表テンプレート
こちらは1カ月単位から年間を通しての計画まで、幅広い期間を扱えるテンプレートになっています。プロジェクトの期間ごとに切り替えて管理できる点が便利です。
「Smartsheet」のリソースプランニングテンプレート
タスクの開始日から終了予定日や時間、リソースまでを一元管理できます。
ほかのテンプレートと異なり、各プロジェクトのリソース状況を全て可視化できる点がポイントです。
テンプレート・フリーBizのテンプレート
このテンプレートは月毎の計画が一目でわかるように、矢印を使っている点が特徴です。ガントチャートのように視覚的にわかりやすくリソース管理ができるので「誰がどのタスクに着手しているか」の確認が簡単です。
「Think IT」のリソースヒストグラムテンプレート
こちらは、一年を周期としたプロジェクトの進行計画が月ごとにわかる点が特徴です。旬計や月計にはすでに関数が入っており、稼働時間を記入するだけで合計時間が算出できる点もポイントです。
エクセルでリソースヒストグラム（山積み表）を管理するときの注意点
エクセルでリソースヒストグラムを作成・管理する際は、以下の4つのポイントに注意しましょう。
- 入力ルールを決める
- リソース配分を定期的に見直す
- データ更新の遅れを防ぐ
- ファイル管理を徹底する
データの一貫性を保つため、日付やリソース量の単位など入力ルールを事前に決めておきましょう。一貫性が欠けると、正確なグラフ作成やデータ分析が難しくなります。
山積み表を活用して、作業負荷が集中していないかを定期的に確認しましょう。負荷が偏っている場合は、タスクや人員配置を再調整することで効率的な管理が可能になります。
エクセルは手動入力が基本のため、データ更新が遅れるとスケジュール全体に影響を与える可能性があります。最新の情報を反映できるよう、定期的なデータ更新のルールを設けましょう。
複数人でエクセルファイルを共有する場合、バージョン管理やデータ整合性に注意が必要です。「Stock」のようなツールを活用すれば、最新ファイルが即時メンバーに共有され、スムーズな管理が実現します。
これらのポイントを意識することで、エクセルを使ったリソースヒストグラム管理の精度と効率を向上させることができます
【必見】リソース管理・要員計画がうまくいくコツとは？
以下では、リソース管理・要員計画を成功させるためのポイントをご紹介します。
リソース管理を最適化するためには、計画と現状のズレを防ぐ仕組みを取り入れることが重要です。そこで「リソースヒストグラム（山積み表）」を導入すれば、要員計画が可視化され、現場の人員配置をもとに作業負荷を調整できます。
しかし、複数人でエクセルファイルを共有する場合、ファイルやバージョンの管理が煩雑になりがちです。そのため、ファイルをわかりやすく整理でき、メンバーとすぐに共有可能な「ITツール」を導入しましょう。
結論、プロジェクト管理を上手く進めるなら、フォルダでわかりやすく整理でき、最新ファイルをすぐに共有可能なツール「Stock」一択です。
Stockでは、「ノート」の情報を更新すればメンバーにすぐ共有されるため、最新バージョンが分からなくなる心配がありません。また、ノートに紐づいた「メッセージ」でやり取りができ、「タスク」も設定可能なので、プロジェクト管理が一カ所で完結します。
現場の進捗共有や工数管理が簡単にできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
リソースヒストグラム（山積み表）を運用するメリット
リソースヒストグラム（山積み表）を運用すると得られる具体的なメリットは以下の3つです。
- 作業負荷の偏りを防げる
- リソースの無駄を削減できる
- プロジェクト進行の遅延を防ぐ
リソースヒストグラムを活用することで、作業が特定の期間に集中していないかを視覚的に把握できます。これにより、過剰な負荷がかかっている場合はタスクを分散させたり、調整することでチーム全体の生産性を保つことが可能です。
現場のリソース配置を可視化することで、人員の過剰配置や無駄な作業が発生している箇所を特定できます。その結果、余剰リソースを別のプロジェクトに割り振るなど、効率的なリソース運用が実現します。
リソースヒストグラムを用いることで、スケジュール通りに進んでいない箇所を早期に発見できます。不足しているリソースを迅速に補うことで、プロジェクト全体の進行遅延を未然に防げるのです。
リソースヒストグラムを適切に運用することで、これらのメリットを活かし、プロジェクトの成功率を高められます。
リソースヒストグラム（山積み表）のテンプレートまとめ
ここまで、山積みで使われる手法やテンプレート、プロジェクト管理がうまくいくコツを中心に解説しました。
山積み表のテンプレートがあれば、書式も統一できるうえ、作成の手間を減らせるので時間を有効的に使えるようになります。ただし、山積み表を作成しただけで、共有や進捗とのすり合わせをしなければプロジェクト管理はうまくいきません。
そのため、作成した山積み表の効果を最大化して、プロジェクト管理を上手く進めるには「ITツール」の導入がおすすめです。なかでも、「タスク管理」と「進捗報告」の機能を備えたITツールであれば、プロジェクトに必要な情報を一元管理できます。
そこで、自社のプロジェクト管理には、プロジェクト情報を簡単に記載できる「ノート」があり、プロジェクトごとに「メッセージ」と「タスク」を紐づけられるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、プロジェクト管理を最適化しましょう。
