企業において、社外とファイルを共有する機会は日常的に発生します。そのため、安全かつ簡単にファイルを共有する方法が必要です。
しかし、「どのサービスが自社に最適か分からない」「セキュリティ面で安心して使えるのか心配」といった悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は社外とファイルを共有するときの具体的な方法と、おすすめのファイル共有サービス7選を中心にご紹介します。
- 社外の人とファイルを共有する方法を知りたい
- アカウントがなくても社外の人と安全にファイルを共有したい
- 社外とのファイル共有時のリスクを最小限に抑えるアプリを探している
という方は今回の記事を参考にすると、リスクの少ないファイル共有方法が分かり、社外の方々と安全にやり取りができるようになります。
目次
- 1 社外へファイル共有する4つの方法
- 2 ファイル共有サービスとは？
- 3 【法人向け】ファイル共有サービスを比較するときの3つのポイント
- 4 【無料あり】社外・外部に使える法人向けのファイル共有サービス7選
- 4.1 【Stock】最も安全かつ簡単にファイル共有できるツール
- 4.2 【Fileforce】高セキュリティなファイル共有サイト
- 4.3 【Google Drive】Googleアカウントで利用できるクラウドサービス
- 4.4 【OneDrive】Microsoft Office 365のファイルを社外と共有できるツール
- 4.5 【PrimeDrive】法人向け特化のオンラインストレージ
- 4.6 【Box】安全なファイル共有を可能にするクラウドストレージ
- 4.7 【Dropbox】アカウントが無い社外の方とファイルを共有できるサービス
- 4.8 【SharePoint】Microsoft社が提供する情報共有サービス
- 5 【比較表】社外の人とファイルを共有できる法人向けツール
- 6 社外へのファイル共有の安全性を高めるポイント
- 7 社内・社外のメンバーが混在する場合のファイル共有方法
- 8 社外とのファイル共有に最適なサービス・共有のやり方まとめ
社外へファイル共有する4つの方法
ここでは、社外へファイルの共有をする方法4つをご紹介します。以下から、自社に最適なファイルの共有方法を選びましょう。
（1）パスワード付きファイルをメールで共有する
1つ目は、パスワード付きのファイルをメールで共有することです。
先にパスワード付きファイルのみをメールで送信し、その後にパスワードをメールで送るという方法です。一見安全そうに見えますが、ファイルとパスワードは同じネットワークを経由するため、ハッキングのリスクを伴います。
また、ファイルや送付先のアドレスが間違ってた場合、外部に情報漏えいの恐れもあります。そのため、パスワード付きファイルでの情報共有は情報セキュリティの面においては不十分であると言えるのです。
（2）SlackやLINEなどのチャットツールで共有する
2つ目は、SlackやLINEなどのチャットツールで共有することです。
チャットツールを用いると、手軽に多くのメンバーに情報を共有できるため便利です。また、多くのチャットツールにはセキュリティ機能が搭載されているため、メールなどと比べて情報が外部に漏れてしまうリスクは低いです。
一方で気軽にやりとりできるゆえに、送られてきたファイルがメッセージに埋もれてしまいやすいです。そこで、必要なファイルをすぐに見つけられるよう、チャットルームを用途ごとに分けたり、ファイル添付時にわかりやすい説明を付けるなどの工夫が必要です。
（3）USBやハードディスクで共有する
3つ目は、USBやハードディスクで共有することです。
USBやハードディスクを直接手渡しするというオフラインの方法であるため、インターネット上で第三者に不正アクセスされる危険は回避できます。一方で、USBやハードディスクが盗まれた場合、データの改ざんや書き換えが容易にできてしまいます。
また、USBやハードディスク内にウイルスが入り込むと、他の機器に感染させてしまうこともあります。そのため、社外へファイル共有するときにUSBやハードディスクを利用する方法はあまりおすすめできません。
（4）ファイル共有サービスを活用する
4つ目は、ファイル共有サービスを活用することです。
ファイル共有サービスは、クラウド上でファイルが保管されるため、細かいアクセス権限の設定で安全に共有できます。また、大容量のデータの共有が可能なほか、ネット環境があれば場所や端末を問わず確認できるというメリットがあります。
そのため、社外とのファイル共有には、ファイル共有サービスを利用しましょう。とくに、1フォルダゲスト機能を備えた「Stock」のようなツールを使えば、アクセス権限を細かく設定した上で、社外の相手とも安全にファイルを共有できます。
ファイル共有サービスとは？
ファイル共有サービスとは、「クラウド（インターネット上の保存場所）にファイルをアップロードして、場所や端末関係なく共有できるサービス」です。ファイル共有サービスは、大きく以下の2つに分類されます。
- クラウドストレージ
- ファイル転送サービス
ファイルを長期的に保存・管理できるサービスです。複数人でファイルにアクセスしたり、編集履歴の確認が可能です。
大容量ファイルを一時的に送信する目的で使われます。メールでは送れないようなサイズのデータも簡単に送信でき、受け取り手も特別な手続きなくダウンロードできます。
ただし、どちらのサービスも、ファイルそのものの共有に特化しており、ファイルに関するやり取りは別途チャットツールを併用するのが一般的です。そのため、「ファイルの共有」と「やり取り」を完結できる「Stock」のようなツールを利用すれば、より効率的に業務を進められます。
【法人向け】ファイル共有サービスを比較するときの3つのポイント
以下では、法人向けのファイル共有サービスの比較ポイントを解説します。ポイントを押さえてツールを検討することで、自社に最適なサービスを導入できます。
使いやすい操作性か
まず確認すべきは、使いやすい操作性かです。
たとえば、必要以上に多機能なサービスは、操作が複雑で社員が使いこなせず、かえって業務効率を下げる原因となります。一方、必要な機能が不足している場合には、別のツールを併用する必要が生じるなど、手間が増えてしまう可能性があります。
そこで、ITに不慣れな方でも簡単に使いこなせて過不足なく必要な機能を備えた「Stock」のようなファイル共有サービスを選べば、導入後の運用に失敗しません。
アクセス権限を柔軟に設定できるか
次に重要なのが、アクセス権限を柔軟に設定できるかです。
法人利用では、機密情報を扱うケースが多いため、全社員がすべてのファイルにアクセスできる状態ではセキュリティ上のリスクが高まります。たとえば、部署ごとにアクセス可能な範囲を設定できるサービスであれば、情報の漏えいリスクを軽減できます。
とくに、外部の取引先やパートナーとのファイル共有時は、無関係のファイルをダウンロードされないように、アクセス権をコントロールできることが重要です。
サポート・セキュリティが充実しているか
最後のポイントは、「サポート・セキュリティが充実しているか」です。
「使い方がわからない」「不具合で動かない」といったトラブルが発生した場合、すぐに問い合わせができるサポート体制が整っているサービスを選びましょう。また、ハッキングやデータ損失といったリスクに備えたセキュリティ対策も欠かせません。
このように、ツール選びには、「個別相談といったサポートがあるか」や「不正アクセスの防止策が取られているか」「データの自動バックアップが用意されているか」といった点にも注意しましょう。
【無料あり】社外・外部に使える法人向けのファイル共有サービス7選
以下では、法人利用におすすめのファイル共有サービス7選をご紹介します。
ファイルを社外と共有する場合、情報漏えいや不正利用などを防ぐため、取り扱いには一層の注意が必要です。したがって、社外とやり取りするときには、セキュリティが高いファイル共有サービスだと安心です。
ただし、多機能なサービスを導入すると、使い慣れていない社外の人間は使いこなせない可能性があります。結果として、操作ミスなどが増えると本末転倒であるため、「誰でも簡単に操作できるファイル共有サービス」を選びましょう。
結論、利用すべきファイル共有サービスは、国際セキュリティ資格を取得していて、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるファイル共有サービス「Stock」が最適です。
Stockの「1フォルダゲスト機能」を活用することで、社外の方とファイルをリアルタイムで共有することでき、共有に工数がかかりません。また、1人1人アクセス権限を細かく設定できるので、安全に社外への情報共有ができます。
【Stock】最も安全かつ簡単にファイル共有できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Fileforce】高セキュリティなファイル共有サイト
＜Fileforceの特徴＞
- マルチデバイス対応
- 高度なセキュリティ
PC、スマートフォン、タブレットなど、あらゆるデバイスからファイル管理が可能です。
データの暗号化や細かなアクセス権限設定など、高度なセキュリティ対策が施されています。
＜Fileforceの機能・使用感＞
- ファイルの共有範囲が分かりやすい
- バージョンファイル管理機能
フォルダツリーに表示されるフォルダのアイコンが、「全社共有」「特定のメンバーと共有」「個人用」などで色分けされています。したがって、重要な情報が誤った相手に共有されるミスを減らせるのです。
ファイルを上書き保存すると、保存前のファイルも「バージョンファイル」として保管されます。そのため、ファイルを間違えて編集してしまっても編集前のファイルと差し替えられます。
＜Fileforceの注意点＞
- 全文検索は別途料金がかかる
- 多階層のアクセス権設定が難しい
ファイルの中身までの全文検索をするには、通常より高いプランを選択した上でオプション料金がかかります。
利用しているユーザーからは「階層が深くなった時のアクセス権の設定がやや難しい」という声があります。（参考：ITreview）
＜Fileforceの料金体系＞
- Small Business：990円/ユーザー/月
- Unlimited-1：60,000円/月
- Unlimited-3：108,000円/月
- Unlimited-10：216,000円/月
- Unlimited-30：360,000円/月
【Google Drive】Googleアカウントで利用できるクラウドサービス
＜Google Driveの特徴＞
- すぐに利用できる
- 豊富な連携機能
Googleアカウントさえあれば、誰でもすぐに使い始められます。
Gmailをはじめとする各種Googleサービスと連携できます。たとえば、Gmailで受け取ったファイルを直接Google Driveに保存可能です。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- フォルダ共有機能
- フォルダで階層を作れる
メールアドレスを知っていれば、任意のフォルダを社外の相手と共有できます。また、送付相手に「編集可」の権限を設定すれば、同じファイルを共同で編集できます。
フォルダの中にフォルダを作成し、ファイルを細かく分類して整理できます。しかし、階層を深くしすぎると、必要なファイルを探しにくくなるので注意が必要です。
＜Google Driveの注意点＞
- 共有先間違いによる情報漏えいリスクがある
- 共有や権限設定が難しい
簡単にファイルを共有できる反面、権限設定を誤ると意図しない相手に情報が漏えいする可能性があります。
利用しているユーザーからは「共有リンクの設定や権限変更がやや分かりにくく、誤操作によってファイルにアクセスできないといったトラブルが起きることがありました」という声があります。（引用：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用出来ますが、保存容量は15GBまでとなります。それ以上の容量の利用にはGoogle Oneで追加容量を購入するか、Google Workspaceの有料プランの契約が必要です。
以下の有料プランは、Google Workspaceの料金体系です。
- 無料プラン：0円
- Starter：950円/ユーザー/月
- Standard：1,900円/ユーザー/月
- Plus：3,000円/ユーザー/月
- Enterprise Plus：4,760円/ユーザー/月
【OneDrive】Microsoft Office 365のファイルを社外と共有できるツール
＜OneDriveの特徴＞
- 自動バックアップ
- ファイルの共同編集
自動でファイルをクラウドにバックアップできるため、万が一PCが故障しても大切なデータを失う心配がありません。
WordやExcelなどのOfficeアプリと連携し、同じドキュメントを複数人で同時に編集できます。
＜OneDriveの機能・使用感＞
- すべてのデバイスからファイルにアクセス可能
- AI機能
OneDriveでは、どこにいてもすべてのデバイスからファイルにアクセスし、編集できます。ファイルに加えた変更は、すべてのデバイスで更新され、オフラインでのアクセスも可能です。
ファイルを開かずに内容を要約するAI機能が備わっています。そのため、ドキュメントの概要を素早く把握でき、効率的に情報収集ができます。
＜OneDriveの注意点＞
- 同期に時間がかかるときがある
- 格納に時間がかかる
ユーザーからは「クラウド同期を取っても、別PCから見た時にタイムラグが長く感じる事がある」との声があります。（引用：ITreview）
ユーザーからは「ファイルの容量によりますが、格納まで時間がかかる」との声があります。（引用：ITreview）
＜OneDriveの料金体系＞
以下は一般法人向けの料金（税抜き）です。
- OneDrive for Business(Plan 1)：899円/ユーザー/月
- Microsoft365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月
【PrimeDrive】法人向け特化のオンラインストレージ
＜PrimeDriveの特徴＞
- 大容量ファイルの共有に最適
- 管理機能が充実
クラウド上で大容量ファイルを安全に共有できます。
企業利用に特化しており、アクセス権限や監査ログなど、高度な管理機能が充実しています。
＜PrimeDriveの機能・使用感＞
- 社外メンバーとフォルダ共有できる
- 共有リンクも使える
社外メンバーのアカウントを登録する必要はありますが、フォルダごとに共有できます。ファイルをURLで送付するよりも安全性が高く、ファイルをいちいちダウンロードして確認する手間もかかりません。
アカウントを登録しない相手には、共有リンクを使ってファイルを送付できます。メールやチャットを介す手間はかかりますが、送付相手はアカウント無しでファイルを受け取れます。
＜PrimeDriveの注意点＞
- 費用が予算に合わない可能性がある
- 2G以上のデータが送信できない
一番安価なプランでも月額1.2万円〜のため、費用を安く抑えたい場合には不向きです。
利用しているユーザーからは「現状は問題ないが、2Ｇ以上のデータ送信ができない」という声があります。（参考：ITreview）
＜Primedriveの料金体系＞
プランごとの人数制限がないため、必要な容量に合わせて導入する必要があります。いずれのプランでも最低契約期間は1か月で、別途初期費用30,000円が発生します。
- 1GB：12,000円/月
- 10GB：69,800円/月
- 100GB：180,000円/月
- 200GB以上：要問い合わせ
【Box】安全なファイル共有を可能にするクラウドストレージ
＜Boxの特徴＞
- AIを活用できる
- 高セキュリティ対策
AI機能を利用すれば、ファイルの中身を要約したり、質問に答えたりできます。
データの暗号化、厳格なアクセス権限設定、監査ログなど、大企業でも安心して利用できるほど高度なセキュリティ対策が施されています。
＜Boxの機能・使用感＞
- 簡単にコンテンツを共有・確認できる
- アクセス権限を細かく設定できる
共有リンクを作成して相手に知らせたり、特定のメンバーと直接共有設定をしたりできます。また、WordやExcel、PDF、Zipなど140種類以上のファイルをダウンロードせずにプレビューできるため、確認の手間を削減できます。
フォルダやファイル単位で、アクセス権限や共有リンクのパスワードを細かく設定できます。これにより、社内のセキュリティポリシーに合わせた柔軟な運用が可能です。
＜Boxの注意点＞
- ユーザー管理が複雑
- ページ読み込みに時間がかかる
Boxでは、ユーザーごとに異なるアクセス権限を設定できるため、組織の規模やプロジェクトの数が増えると、ユーザー管理が複雑になる可能性があります。
ユーザーからは「ページ読み込みに時間がかかることがある。速度アップして欲しい。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Boxの料金体系＞
ユーザー数や機能によって料金が変動するため、詳細な料金は問い合わせが必要です。
- 個人またはチーム向け
- 法人向け
・Individual：無料
・Personal Pro：1,390.40円/個人/月
・Business Starter：636.90円/ユーザー/月
・Business：2,084.50円/ユーザー/月
・Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月
・Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月
・Enterprise Plus(年払いのみ)：6,600円/ユーザー/月
【Dropbox】アカウントが無い社外の方とファイルを共有できるサービス
＜Dropboxの特徴＞
- 多様なファイルの共有
- 社外との共有が容易
ファイル以外にも、動画や写真なども手軽に共有できます。
共有リンク機能を使えば、Dropboxアカウントを持っていない社外の人とも簡単にファイルを共有できます。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- ファイルの共同作業
- PDF変換機能
Dropbox Paperなどのツールを使えば、複数人で同時にドキュメントを編集できます。また、コメント機能を使って、ファイルに関するフィードバックややり取りもできます。
WordやPowerPointなどのドキュメントを簡単にPDFに変換できる機能が備わっています。これにより、ファイルの形式を統一できます。
＜Dropboxの注意点＞
- ファイル共有に時間がかかる
- デバイス間の同期がスムーズにいかない
利用しているユーザーからは「大容量ファイルをアップロードする際、通信環境によってはアップロードに時間がかかることがあります」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「デバイスとの同期がスムーズにいかないタイミングがあります」という声があります。（参考：ITreview）
＜Dropboxの料金体系＞
- Basic：無料
- Plus：1,500円/ユーザー/月
- Standard：1,800円/ユーザー/月
- Professional：2,400円/ユーザー/月
- Advanced：2,880円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
＜SharePointの特徴＞
- AI機能
- 社外との共有が可能
AIを活用した検索機能が備わっており、関連性の高い情報やファイルを素早く見つけられます。
外部ユーザーを招待することで、チームのサイトや特定のファイル、フォルダを安全に共有できます。
＜SharePointの機能・使用感＞
- Microsoft製品との連携
- セキュリティ対策
SharePointは、Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft製品とシームレスに連携できます。これにより、各ツールで作成したドキュメントをSharePoint上で一元管理し、共同編集ができます。
「制限付きアクセス制御」といった機能が備わっており、閲覧権限や編集権限を細かく設定できます。これにより、社外とも安心してファイルを共有できます。
＜SharePointの注意点＞
- 使い方が難しい
- 検索の精度が低い
利用しているユーザーからは「資料の共有の仕方が最初はわからなかったため、マニュアルのようなものがあれば、
より利用はスムーズ」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「引っかかる範囲が今は広いため、結局大量の資料の中から探し出すことがあります」という声があります。（参考：ITreview）
＜SharePointの料金体系＞
- SharePoint (Plan 1)：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月
【比較表】社外の人とファイルを共有できる法人向けツール
以下は紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社のファイル共有に適切なツールを検討しましょう。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Fileforce | Google Drive | OneDrive | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も安全かつ簡単にファイル共有をできるツール |
高セキュリティなファイル共有サイト |
Googleアカウントで利用できるクラウドサービス |
Microsoft Office 365のファイルを社外と共有できるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
全文検索は別途料金がかかる |
共有先間違いによる情報漏えいリスクがある |
同期に時間がかかるときがある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは990円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは950円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは899円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Fileforce」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「OneDrive」の詳細はこちら |
| PrimeDrive | Box | Dropbox | SharePoint | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
法人向け特化のオンラインストレージ |
安全なファイル共有を可能にするクラウドストレージ |
アカウントが無い社外の方とファイルを共有できるサービス |
Microsoft社が提供する情報共有サービス |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
2G以上のデータが送信できない |
ユーザー管理が複雑 |
ファイル共有に時間がかかる |
使い方が難しい |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは12,000円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,390.40円/個人/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは法人向けの場合、1,500円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは法人向けの場合、899円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「PrimeDrive」の詳細はこちら |
「Box」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「SharePoint」の詳細はこちら |
とくに、検索機能があっても精度が十分かを必ず確認しなければ、業務効率化につながりません。
社外へのファイル共有の安全性を高めるポイント
以下では、社外へのファイル共有の安全性を高めるポイントを2つご紹介します。トラブルを未然に防ぐためにもしっかりと確認しましょう。
（1）従業員のリテラシーを高める
1つ目のポイントは、従業員のリテラシーを高めることです。
従業員の情報漏えいに対する認識が甘いと、確認作業を怠ったり社外共有時のルールを破る事態になりかねません。情報漏えいの危険性をしっかりと共有し、確認作業の徹底やルールの遵守を促しましょう。
また、従業員がファイル共有ツールの使い方を十分に理解できていない場合も危険です。操作ミスからデータが漏えいしてしまう危険性があるので、ツールの利用に関する講習の実施もおすすめします。
（2）高セキュアな仕組みを整える
2つ目のポイントは、高セキュアな仕組みを整えることです。
従業員の過失がない場合でも、外部からの不正アクセスによって社内情報が流出してしまう可能性があります。そのため、そもそもセキュリティが万全で安全性が高いツールを選びましょう。
たとえば、国際セキュリティ資格を取得しており、かつ社外への情報共有に最適な「1フォルダゲスト権限」の設定が可能な「Stock」のようなツールであれば、情報漏えいのリスクが大きく減少します。
社内・社外のメンバーが混在する場合のファイル共有方法
社内・社外のメンバーが混在するチームでは、クラウドストレージでファイル共有するべきです。
クラウドストレージを使って、ファイル・フォルダ単位でアクセス権限を設定すれば、社内外のメンバーに適切に情報を共有できます。メールでURLを送ってファイルを共有するツールもありますが、都度メールを送るのは手間がかかるのです。
そのため、社内外の人間が混在する場合は、クラウドストレージが最適と言えます。ただし、アカウント契約には費用がかかるので、1フォルダゲストとして社外メンバーを無料で招待できる「Stock」のようなツールを導入しましょう。
社外とのファイル共有に最適なサービス・共有のやり方まとめ
ここまで、「法人向けのファイル共有サービス」と「比較ポイント」をご紹介しました。
ビジネスでファイル共有する方法は、メール、チャットツール、USB、ファイル共有サービスの4つですが、「アクセス性」「安全性」「社外共有するときの利便性」を考えると、ファイル共有サービスが最適です。
ただし、ファイル共有は日々の業務と切り離せないだけに、使いこなすまでに時間がかかる多機能なツールを導入すると社内に浸透しません。よって、「誰でもすぐに使いこなせるか」を軸に選びましょう。
そこで、誰でも簡単に操作できるファイル共有サービスなら、シンプルな操作性で、非IT企業の65歳の方でも使いこなせるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、安全に社外とファイル共有できるようにしましょう。
