一般的な企業では、社外とファイルを共有する機会が多くあります。そのため、安全かつ簡単にファイルを共有する方法が必要です。
しかし、「社外とファイル共有できるサービスとして、どれを選べば良いのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は社外とファイル共有する方法や、おすすめのサービス7選を中心にご紹介します。
- 社外へのファイル共有を安全に行いたい
- 自社に適したファイル共有サービスを見つけたい
- 機能に過不足がなく、かつ操作が簡単なサービスを探している
というは今回の記事を参考にすると、ビジネス利用に適したファイルの共有方法が分かり、社外の方々とストレスなくやり取りができるようになります。
目次
社外へファイル共有する方法
社外へファイルを共有する方法としては、主に以下の3つが挙げられます。
- メールに添付する
- SlackやLINEなどのチャットツールで送信する
- ファイル共有サービスを使う
メールはビジネスで多用されるツールで、情報とファイルをまとめて送信できる利点があります。一方、社外と共有する際には、ファイルの大きさや送付先に不備がないように注意しなければなりません。
チャットは気軽に多くのメンバーに共有できることが利点です。ただし、社外との共有の際は、ファイルを見返せるように「チャットルームの区分け」や、検索性の向上のために「添付時の文言をルール化する」などの工夫が必要です。
ファイル共有サービスは、時間や場所を問わずに使えるという利点があります。ただし、「ランニングコストはデータ量や利用人数に左右される場合が多い点」に注意しなければなりません。
以上のように、社外とファイル共有をする方法は、基本的に「メール」「チャットツール」「ファイル共有サービス」の3つです。それらの中でも、ファイル共有サービスは、利便性が高いので近年導入する企業が増えています。
ファイル共有サービスとは？
ファイル共有サービスとは、「クラウド（インターネット上の保存場所）にファイルをアップロードして、場所や端末を問わずに共有できるサービス」のことです。
ファイルがクラウドに保存されるため、パソコンやスマートフォンの容量を圧迫することなくファイルを共有できます。また、簡単に複数人へ共有できるので、仕事がしやすくなるのがメリットです。
一方、一般的なファイル共有サービスには「スムーズに連絡をとり合える機能」がない点です。仮に、ファイルに関するやり取りをする場合、他のメッセージツールと併用しなければならないデメリットがあります。
しかし、ファイル管理だけでなく、同サービス上でやり取りもできる「Stock」のようなツールを活用すれば、わざわざ使い分ける必要がなくなるのです。
【法人向け】ファイル共有サービスを比較するときの3つのポイント
以下では、法人向けのファイル共有サービスの比較ポイントを解説します。ポイントを押さえてツールを検討することで、自社に最適なサービスが導入できます。
機能に過不足はないか
1つ目のポイントは、ファイル共有サービスを比較するときに「機能に過不足がないか」を確認することです。
たとえば、社外のメンバーとやり取りする場合、「アクセス可能なフォルダを設定できるか」「ユーザー管理はできるか」が重要になるので、権限機能の有無は必ず確認しましょう。ただし、必要な機能ばかりではなく、不要な機能がないかもチェックすべきです。
多機能なサービスでは使いこなせなくなる一方で、機能が不足している場合には、複数のサービスを併用しなければなりません。そのため、必要な機能に過不足がない「Stock」のようなファイル共有サービスを選びましょう。
使いやすい操作性か
2つ目のポイントは、ファイル共有サービスを比較するときに「使いやすい操作性か」を確認することです。
法人向けファイル共有サービスには、グループウェアのように多機能で操作が複雑なツールもあります。しかし、操作が難しいツールを導入すると、メンバーがURLの共有範囲やアクセス権限を間違えるなどして、意図しない情報漏えいが起こる恐れがあるのです。
したがって、ファイル共有サービスを選ぶときは、「共有や設定が簡単にできるか」「現場のメンバーが操作しやすいか」を重視して比較しましょう。無料トライアル期間で実際に使ってみると、使い勝手がわかるのでおすすめです。
サポート・セキュリティが充実しているか
3つ目のポイントは、ファイル共有サービスを比較するときに「サポート・セキュリティが充実しているか」を確認することです。
「どのように使えば良いのかわからない」「エラーになって動かない」など、トラブルに見舞われたときに、すぐに対応してくれるサポートがあれば安心です。無料で個別相談会などを実施しているサービスもあります。
また、第三者からのハッキングや、災害時のデータ損失を防げるサービスも重宝します。とくに、不正アクセスなどは、企業の存続が危ぶまれる自体になりかねないので、不測の事態に備えて対策が必要です。
したがって、ファイル共有サービスを選定するときは、サポート体制やセキュリティが充実しているかを必ず確認しましょう。
【無料あり】法人利用におすすめのファイル共有サービス7選
以下では、法人利用におすすめのファイル共有サービス7選をご紹介します。
ファイルを社外と共有する場合、取り扱いにはより一層の注意が必要です。そのため、社外とやり取りする際には、セキュリティが高いファイル共有サービスが適しています。
ただし、セキュリティが万全でも、多機能なサービスでは使いこなせない従業員も出てきます。そのとき、操作ミスなどが原因で情報流出する恐れもあるため、「誰でも簡単に操作できるシンプルなファイル共有サービス」を選びましょう。
結論、国際セキュリティ資格を取得していて、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるファイル共有サービス「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に画像やファイルを添付して情報をまとめつつ、ノートに紐付いた「メッセージ」を使えば、やりとりが混ざりません。加えて、1フォルダ内であれば何人でも無料で招待できる「1フォルダゲスト権限」を設定すれば、スムーズな社外への情報共有が実現します。
【Stock】最も安全かつ簡単にファイル共有をできるツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Google Drive】Googleアカウントで利用できるクラウドサービス
＜Google Driveの特徴＞
Google Driveは、Googleアカウントがあれば誰でも利用できるファイル共有サービスです。Gmailなどの各Googleサービスとの連携ができるのが特徴になります。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- フォルダ共有機能
- フォルダで階層を作れる
メールアドレスを知っていれば、任意のフォルダを社外の相手と共有できます。また、送付相手に「編集可」の権限を設定すれば、同じファイルを双方が編集できるので、メールでファイルを往復する手間を省けます。
フォルダのなかにフォルダを作って、ファイルを細かい分類で整理できます。一方で、フォルダの階層を作りすぎると、必要なファイルをどこに格納したか分からなくなってしまうケースもあるため注意が必要です。
＜Google Driveの注意点＞
- 通信環境に左右されやすい
- 共有先間違いによる情報漏洩リスクがある
- 閲覧やダウンロードに時間がかかる
通信環境が悪いと、共有が不安定になりやすいです。
Google Driveでは簡単に共有ができる一方で、設定をミスすると情報漏えいが起こる可能性があります。
利用しているユーザーからは「動画を開く際は時間がかかる。容量が大きいから仕方がないかもしれないが、閲覧やダウンロードがもう少し早くできればより使いやすいものになりそう。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用出来ますが、保存容量は15GBまでとなります。それ以上の容量の利用にはGoogle Oneで追加容量を購入するか、Google Workspaceの有料プランの契約が必要です。
以下の有料プランは、Google Workspaceの料金体系です。
- 無料プラン：0円
- Business Starter：816円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Fileforce】高セキュリティなファイル共有サイト
＜Fileforceの特徴＞
Fileforceは、「あらゆるデバイスからファイル管理ができる、法人向けクラウドストレージサービス」です。自社製のハードウェアやデータセンターを使っているので、セキュリティが高いのが特徴です。
＜Fileforceの機能・使用感＞
- ファイルの共有範囲が分かりやすい
- バージョンファイル管理機能
フォルダツリーに表示されるフォルダのアイコンが、「全社共有」「社内・社外の任意のメンバーと共有」「個人」などで色分けされています。そのため、格納する情報が間違ったメンバーに共有されてしまうミスを減らせるのです。
ファイルを上書き保存すると、保存前のファイルも「バージョンファイル」として保管されます。そのため、ファイルを間違えて編集してしまった場合などに、いつでも編集前のファイルと差し替えられます。
＜Fileforceの注意点＞
- 無料プランがない
- 全文検索は別途料金がかかる
- Macでは使用できない
30日間の無料トライアルのみで、以降の利用には必ず料金が発生します。
ファイルの中身まで全文検索するには、通常より料金が高い「Unlimited Pro」プランを契約する必要があります。
利用しているユーザーからは「Macにも対応していると、ほとんどの人が作業できよりスムーズになるのではないかなと思いました。」という声があります。公式サイトによると、現在開発中とのことですが、すぐには利用できないので注意しましょう。（引用：ITreview）
＜Fileforceの料金体系＞
- Small Business：900円/ユーザー/月
- Unlimited-1：55,000円/月
- Unlimited-3：98,000円/月
- Unlimited-3 Pro：117,600円/月
- Unlimited-10：198,000円/月
- Unlimited-10 Pro：237,600円/月
- Unlimited-30：330,000円/月
- Unlimited-30 Pro：396,000円/月
- Enterprise：要問い合わせ
【PrimeDrive】法人向け特化のオンラインストレージ
＜PrimeDriveの特徴＞
PrimeDriveは、クラウド上で大容量ファイルを共有できる、法人向けに特化したオンラインストレージサービスです。管理機能が充実しているのが特徴です。
＜PrimeDriveの機能・使用感＞
- 社外メンバーとフォルダ共有できる
- 共有リンクも使える
社外メンバーをアカウント登録する必要はありますが、フォルダごと共有して中のデータをやり取りできます。ファイルをURLで送付するよりも安全性が高く、いちいちダウンロードして確認する手間もかかりません。
共有リンクを使ったファイルの受け渡しもできます。共有リンクを送る場合は、メールやチャットを介する手間はかかりますが、送付相手はアカウント無しでファイルを受け取れるのです。
＜PrimeDriveの注意点＞
- 費用が予算に合わない可能性がある
- 一度に送れるデータ量に制限がある
一番安価なプランでも月額1.2万円〜のため、予算をオーバーする可能性があります。
利用しているユーザーからは「1度のデータ制限が2GB程度なので動画や高画質のものを扱うようになると気になるポイントかもしれないです。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Primedriveの料金体系＞
プランごとの人数制限がないため、必要な容量に合わせて導入する必要があります。いずれのプランでも最低契約期間は1か月で、別途初期費用30,000円が発生します。
- 1GB：12,000円/月
- 10GB：69,800円/月
- 100GB：180,000円/月
- 200GB以上：要問い合わせ
【desknet’s NEO】多業種対応の高機能グループウェア
＜desknet’s NEOの特徴＞
desknet’s NEOは、仕事の効率を上げて生産性が高められる高機能グループウェアです。あらゆる業種や規模に対応する機能があるのが特徴です。
＜desknet’s NEOの機能・使用感＞
- 共有URLを発行できる
- 権限を設定できる
desknet’s NEOのストレージである「文書管理」から、共有URLを発行できます。URLはツール内の「メール」や「ダイレクトメッセージ」に1クリックで添付できますが、ファイルごとに1つずつURLを発行していくため、手間がかかります。
「参照」「追加」「変更」「削除」など細かく権限を設定できるので、ファイルの誤削除などを防げる点が便利です。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- バックアップに手間がかかる
- 多機能すぎて使いこなせない場合がある
完全な形でバックアップをするためには、一時的にdesknet’s NEOのサービスを停止する必要があり、バックアップ中にデータが消えると復元できません。
ユーザーからは「多彩な機能が魅力的だが、そのすべてを十分に活用しているわけではない。もちろん、社内の研修強化も必要だが、もう少し直感的な操作ガイドやヒントが提供されると、より深く活用できる。」という声があります。（参考：ITreview）
＜desknet’s NEOの料金体系＞
ユーザー数や機能によって料金が変動するため、詳細な料金は問い合わせが必要です。
- クラウド版：400円/ユーザー/月～（税抜）
- パッケージ版
・基本ライセンス価格（初年度費用）:75,000円～（税抜）
・年間サポート価格（2年目以降/年）:18,000円～（税抜）
【J-MOTTO】低コストで導入できるグループウェア
＜J-MOTTOのポイント＞
J-MOTTOは、4,000社以上の企業に利用されている会員制グループウェアです。グループウェア以外に、オプションサービスを含めると「Web勤怠」「Web給与明細」などの機能を利用できるのが特徴です。
＜J-MOTTOの機能・使用感＞
- ホーム画面に情報が集約している
- 伝言・議事録機能
「通知」や「ToDo」、「カレンダー」等の情報がホーム画面に集約されています。ただし、J-MOTTOは非常に多機能なので、ホーム画面の情報量が多く、大切な通知を見逃してしまう恐れがあるのです。
文書管理だけではなく、「伝言・所在」「議事録」機能があります。受電記録などちょっとした伝達事項は伝言メモに、議事録は専用の場所に格納できますが、情報が拡散しやすい点には注意が必要です。
＜J-MOTTOの注意点＞
- 利用できる容量が少ない
- 他ツールとの連携機能が限られている
- 管理者権限の設定が分かりづらい
スタンダードなプランだと、1人あたり200MBまでしか利用できず、多くの情報を蓄積するには向いていない可能性があります。
連携可能なツールが限られており、複数ツールとの併用には使いづらいと言えます。
利用しているユーザーからは「管理者権限を持ち、設定を行う側の人間からすると、あまりにも使いづらい。というのも、管理者設定からしか行けない設定画面もあれば、各機能ページのスパナマークからしか行けない画面もあり、いつも迷子になる。」という声があります。（参照：ITreview）
＜J-MOTTOの料金体系＞
いずれのプランも「ユーザー数」「容量」が超過した場合、別途料金が発生します。
- ライトプラン：22,000円/年
- スタンダードプラン：3,300円/月（月払い）
【サイボウズGaroon】大企業での利用にも最適なデータ共有ツール
＜サイボウズGaroonの特徴＞
サイボウズGaroonは、サイボウズ社が提供する大企業向けのグループウェアです。管理機能が徹底しているため、大企業や大規模チームでも安心して利用できるのが特徴です。
＜サイボウズGaroonの機能・使用感＞
- 全文検索機能
- メール転送機能
ファイルの中身まで全文検索できるので、ファイルのタイトルを思い出せなくても目的のファイルを見つけ出せます。
サイボウズGaroon内でやり取りしたメッセージの件名と内容を、そのままメールに起こして転送できます。そのため、社内で共有された内容を社外メンバーに送る際に、メールを1から作成する手間を省けるのです。
＜サイボウズGaroonの注意点＞
- アクセス権変更がサブフォルダに反映されない
ユーザーからは「ファイル管理のアクセス権の設定ですが、親フォルダを変更してもその配下のフォルダに自動で反映させる事ができませんので、少々手間がかかります。」との声があります。（引用：ITreview）
＜サイボウズGaroonの料金体系＞
- クラウド版：〜845円/ユーザー/月
- パッケージ版：〜600,000円/50ユーザー/月
【比較表】社外の人とファイルを共有できる法人向けツール
以下は紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社のファイル共有に適切なツールを検討しましょう。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Google Drive | Fileforce | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も安全かつ簡単にファイル共有をできるツール |
Googleアカウントで利用できるクラウドサービス |
高セキュリティなファイル共有サイト |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
多機能グループウェアのように、「安否確認」や「設備予約」の専用機能は備えていない |
共有先間違いによる情報漏洩リスクがある |
保存するデータが増えるとプラン変更が必要になる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは816円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは900円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「Fileforce」の詳細はこちら |
| PrimeDrive | desknet’s NEO | J-MOTTO | サイボウズGaroon | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
法人向け特化のオンラインストレージ |
多業種対応の高機能グループウェア |
低コストで導入できるグループウェア |
大企業での利用にも最適なデータ共有ツール |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
一度に送れるデータ量に制限がある |
多機能すぎて使いこなせない場合がある |
利用できる容量が少ない |
親フォルダのアクセス権変更がサブフォルダに反映されない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは12,000円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは400円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは22,000円/年～ |
・無料プランなし
・有料プランはクラウド版の場合、〜845円/ユーザー/月 |
| 公式サイト |
「PrimeDrive」の詳細はこちら |
「desknet’s NEO」の詳細はこちら |
「J-MOTTO」の詳細はこちら |
「サイボウズGaroon」の詳細はこちら |
社外へのファイル共有の安全性を高めるポイント
以下では、社外へのファイル共有の安全性を高めるポイントを2つご紹介します。トラブルを未然に防ぐためにもしっかりと確認しましょう。
（1）従業員のリテラシーを高める
社外へのファイル共有の安全性を高めるポイント1つ目は、従業員のリテラシーを高めることです。
従業員の情報漏洩に対する認識が甘いと、確認作業を怠ったり社外共有時のルールを破る事態になりかねません。情報漏洩の危険性をしっかりと共有し、確認作業の徹底やルールの遵守を促しましょう。
また、従業員がファイル共有ツールの使い方を十分に理解できていない場合も危険です。操作ミスからデータが漏洩してしまう危険性があるので、ツールの利用に関する講習も併せて実施することをおすすめします。
（2）高セキュアな仕組みを整える
社外へのファイル共有の安全性を高めるポイント2つ目は、高セキュアな仕組みを整えることです。
従業員の過失がない場合でも、外部からの不正アクセスによって社内情報が流出してしまう可能性があります。そのため、そもそもセキュリティが万全で安全性が高いツールを選ぶことが重要です。
たとえば、国際セキュリティ資格を取得しており、かつ社外への情報共有に最適な「1フォルダゲスト権限」の設定が可能な「Stock」のようなツールであれば、情報漏洩のリスクを大きく減少させることができます。
社外とのファイル共有に最適なサービス・共有のやり方まとめ
ここまで、「法人向けのファイル共有サービス」と「比較ポイント」をご紹介しました。
ビジネスでファイル共有する方法は、メール、チャットツール、ファイル共有サービスの3つですが、「アクセス性の良さ」や「社外共有するときの利便性」を考えると、ファイル共有サービスが最適です。
ただし、ファイル共有は日々の業務と切り離せないだけに、使いこなすまでに時間がかかる多機能なサービスを導入すると業務効率が悪くなります。そのため、ファイル共有サービスを選ぶときは「誰でもすぐに使いこなせるか」を重視しましょう。
そこで、誰でも簡単に操作できるサービスなら、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも使いこなせる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、安全に社外とファイル共有できるようにしましょう。
