オンラインコミュニケーションは場所や時間を問わず、やりとりができるため、迅速に情報共有が可能です。一方で、相手の実際の様子が分からないため、認識のズレが生じてしまう場合があります。
なかには、適切なオンラインコミュニケーションの方法が分からず、苦労している担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、社内のオンラインコミュニケーションが難しい理由と解決方法を中心に解説します。
- オンラインで意思疎通が取りづらく、認識ズレや伝達漏れに悩んでいる管理職
- オンラインでの業務進捗の把握ができず困っているチームリーダー
- オンラインコミュニケーションに負担を感じているビジネスパーソン
上記に当てはまる方は本記事を参考にすると、認識のズレを起こさずにオンラインコミュニケーションを取る方法が分かります。
目次
なぜ社内のオンラインコミュニケーションは難しいのか？
ここでは、社内のオンラインコミュニケーションが難しい理由を5つ解説します。社内のオンラインコミュニケーションに課題を感じている方は必見です。
（1） 相手に感情や意図が伝わりづらい
オンラインでのやりとりでは、表情が見えない分、相手に感情や意図が伝わりづらいことがあります。
対面なら顔色を伺い臨機応変に対応できますが、オンラインでは文面や声色のみで判断する必要があります。情報の受け取り手と感覚がズレたまま話が進んでしまうと、結果として一方的なコミュニケーションに陥ってしまいます。
たとえば、冗談のつもりで送った言葉が攻撃的に捉えられるなど、予想外の誤解を招く恐れがあります。そのため、受け取り手の状況を想像しながら、普段以上に丁寧な言葉選びを意識しましょう。
（2）やりとりのテンポが悪い
オンラインでは相手の状況が見えないため、返信のタイミングが分からず、やりとりのテンポが悪くなることがあります。
対面であればその場で質問や確認ができますが、オンラインでは相手が会議中・外出中・別業務に対応している可能性があり、すぐに返答を得られるとは限りません。
また、チャットやメールなどの非同期コミュニケーションでは、既読になっていても返信が来ないケースもあり、認識のすり合わせに時間がかかることがあります。そのため、レスポンスは早く返すことを意識した運用ルールの徹底が欠かせません。
（3）情報が複数の場所に分散してしまう
オンラインではチャット・メール・オンライン会議・ファイル共有など複数のツールを利用するため、必要な情報が分散しやすくなります。
情報の保管場所が統一されていないと、必要な情報を探すだけで時間がかかり、返信が遅れる原因になります。また、情報の見落としや共有漏れによって、認識のズレが発生することも少なくありません。
そのため、情報の保管場所や共有ルールを統一し、誰でも必要な情報をすぐに確認できる環境を整えることが重要です。
（4）業務の進捗確認をしづらい
オンラインでの業務の進捗管理は難しく、メンバーの業務進捗の確認漏れが発生する可能性があります。
とくに、メールや日報での報告が人によって体裁が異なると、包括的にメンバーの進捗が確認できません。その結果、タスクの漏れや遅延の発見が遅れ、チーム全体のプロジェクト運営に支障をきたしてしまう場合があります。
そのため、報告形式を統一し、全員の進捗をリアルタイムで可視化できる仕組みの構築が必要なのです。
（5）機能が多すぎてうまく活用できない
オンラインコミュニケーションに役立つITツールを導入しても、一部のメンバーが使いこなせず組織内に浸透しないことがあります。
具体的には、社員のITスキルを考えずに多機能なツールを導入すると、ITツールに不慣れなメンバーは使いこなせません。結局、慣れ親しんだメールや電話でのやりとりに戻ってしまい、導入したツールが使われなくなってしまうのです。
このように、機能が多すぎるツールは、かえって現場の負担を増やし、社内での定着を妨げる原因になります。その結果、オンライン上での情報共有ややりとりにも十分に活用されなくなってしまうのです。
オンラインコミュニケーションの課題を放置するリスク
社内のオンラインコミュニケーションにおける課題を放置すると、以下3つの事態が起こり得るリスクが高まります。
- 情報共有に漏れや認識のズレが生じる
オンライン上で細かなニュアンスまで正確に伝えられていない状態だと、説明不足や認識違いが起こりやすくなります。また必要な情報が一部の人にしか共有されない状態が続くと、対応ミスや確認作業の増加につながる恐れもあるのです。 - 社員同士での相談や会議での発言が減少する
オンライン上でうまくコミュニケーションが取れないと、雑談や気軽な声かけをする機会が減り、社員同士の関係性が希薄になりやすくなります。その結果、周囲と連携が取れず、意見交換や相談が行われにくい環境になる恐れがあるのです。 - 業務の進捗状況や担当範囲が把握しづらくなる
オンラインでのコミュニケーションが不十分だと、社内・部署内で適切に情報が共有されず、誰がどの作業を担当しているのかが見えにくくなる場合があります。その結果、作業の重複や対応漏れが発生しやすくなるのです。
このように、社内のオンラインコミュニケーションの課題を放置すると、情報共有の不備や社員同士の連携不足が起こりやすくなり、業務全体にさまざまな悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、課題を早期に把握し、対策を講じることが重要です。
オンラインのコミュニケーションを改善する方法
ここでは、オンラインのコミュニケーションを改善する方法を3つご紹介します。自社のオンラインコミュニケーションに課題を感じている方は、以下を参考にして解決・改善しましょう。
情報共有のルールを統一する
1つ目は、情報共有のルールを統一することです。
たとえば、「チャットでは簡単な連絡のみ」「重要な内容は社内ツールへ記録する」などのルールが決まっていない場合、担当者ごとに情報の残し方が異なります。その結果、必要な情報を探すのに時間がかかったり、伝達漏れが発生したりするのです。
したがって、情報の共有方法や管理体制を見直し・ルール化する必要があります。また、あらかじめ運用ルールを統一しておくことで、誰でも必要な情報を確認しやすくなり、社員間の認識のズレも防げるのです。
コミュニケーションの場を整理する
2つ目は、コミュニケーションの場を整理することです。
内容に適さない連絡手段を使っていると、重要な連絡に気づくのが遅れたり、認識のズレが生じたりする恐れがあります。そのため、緊急連絡は電話、簡単な確認はチャット、認識合わせはオンライン会議というように、用途ごとに手段を決めておくべきなのです。
また、連絡手段を統一しておけば、社員ごとの対応のばらつきも防げます。このように、誰でも判断しやすい運用ルールを整えることで、オンライン上のやりとりもしやすくなるのです。
情報を蓄積できる仕組みを整える
3つ目は、情報を蓄積できる仕組みを整えることです。
チャットやメールは時系列で情報が流れていくため、業務資料やノウハウがほかの情報に埋もれてあとから振り返りづらくなります。また、担当者しか内容を把握していない状態では、異動や退職時に情報共有が滞る原因にもなりかねません。
そのため、あらゆる情報を一元的に管理できるツールを活用し、誰でも必要な情報を振り返れるようにするべきなのです。
オンラインコミュニケーションツールの選定ポイント・注意点
ここでは、オンラインコミュニケーションツールの選定ポイント・注意点を3つ紹介します。以下を参考にして、自社に合ったツールを導入し、ツールの形骸化を防ぎましょう。
誰でも簡単に使いこなせるか
1つ目は、「誰でも簡単に使いこなせるか」という点です。
オンラインコミュニケーションツールは、日常的に利用するため、操作が複雑だと現場の負担になりやすくなります。たとえば、ファイル共有・検索までの手順が多いツールでは、使うたびに手間がかかってしまい、結果的にツールが使われなくなるのです。
したがって、ITスキルに関係なく、直感的な操作ですぐに使いこなせるツールを選ぶようにしましょう。
十分なセキュリティはあるか
2つ目は、「十分なセキュリティがあるか」という点です。
オンライン上で業務に必要な顧客情報や社外秘の資料を共有する場合、セキュリティが不十分だと、情報漏えいにつながる危険性があります。そのため、アクセス権限の設定や二段階認証など、セキュリティ機能が充実したツールを選ぶことが重要です。
たとえば、「Stock」のように、「ISO27001（ISMS）」および「ISO27017」の国際認証を取得している高セキュリティな情報共有・管理ツールを使うのがおすすめです。
あとから簡単に振り返れるか
3つ目は、「あとから簡単に振り返れるか」という点です。
オンラインコミュニケーションでは、チャット・オンライン会議・ファイル共有など複数の機能を利用するため、必要な情報を探しづらくなりがちです。たとえば、検索機能が使いづらいツールでは、過去の履歴や資料を見つけるまでに手間がかかってしまいます。
すぐに必要な情報が見つからない状態では、確認作業が増えたり、誤った認識のまま業務を進めてしまったりする恐れがあります。そのため、キーワード・ファイル名検索など、高精度な検索機能を持つツールを選ぶようにしましょう。
【中小企業・非IT企業必見】必要な情報を即共有できるツール
以下では、必要な情報を即共有できるツールをご紹介します。
オンラインコミュニケーションがうまくいかないと、認識のズレや情報共有漏れが発生しやすくなります。また、「誰が何を確認したのか」が分からなくなり、同じ説明や確認作業を繰り返す原因にもなるのです。
そのため、オンライン環境では個人のコミュニケーションスキルだけでなく、情報共有のルールや仕組みを整えることが重要です。しかし、メールやチャットだけでは情報が時系列に流れてしまい、過去のやりとりや決定事項を後から確認するのに手間がかかります。
そこで、「共有した情報が1か所に蓄積されるツール」を使ってやりとりをすれば、あとから振り返りやすくなり、確認作業の削減につながります。また、誰でも簡単に使えるツールだと、現場にも浸透しやすく、継続的に活用されやすくなるのです。
なかでも「Stock」は、ノート形式であらゆる情報を簡単に蓄積・リアルタイム共有でき、高精度な検索機能で必要な情報に即アクセス可能なツールです。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、情報が埋もれることなくやりとりできます。
誰でも簡単に情報共有ができるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンラインコミュニケーションが難しい理由と解決策まとめ
ここまで、オンラインコミュニケーションが難しい理由と解決策、オンラインコミュニケーションツールの選定ポイントを中心に解説しました。
オンライン上でのやりとりでは、認識のズレや情報共有の漏れが発生しやすく、連絡手段や情報管理のルールが曖昧なままでは社内の混乱につながる恐れがあります。そのため、用途ごとに連絡手段を整理し、必要な情報を誰でも確認できるようにするべきです。
しかし、メールやチャットだと、情報が流れやすいほか、操作性が複雑だと、使いこなすのに時間がかかりツールが定着しない恐れがあります。したがって、「誰でも簡単に使いこなせて、必要な情報をあとからすぐに振り返れるツール」を導入しましょう。
結論、オンラインコミュニケーションには、ノート形式であらゆる情報を簡単に蓄積・リアルタイム共有でき、高精度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、必要な情報を社内で分かりやすく共有・管理できる環境を整えましょう。
