オンラインコミュニケーションは場所や時間を問わず、やり取りができるため、迅速に情報共有が可能です。一方で、相手の実際の様子がわからないため、認識のずれが生じてしまう場合があります。
なかには、適切なオンラインコミュニケーションの方法がわからず、苦労している担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、オンラインコミュニケーションが難しい理由と解決方法を中心に解説します。
- 適切なオンラインコミュニケーションの方法を知りたい
- オンラインでやり取りするコツを教えてほしい
- 自社に最適なオンラインコミュニケーションに役立つツールを探している
といった方は本記事を参考にすることで、認識のずれを起こさず、スムーズに意思疎通ができるオンラインコミュニケーションの方法がわかります。
目次
オンラインコミュニケーションとは
オンラインコミュニケーションとは、インターネットを使ってコミュニケーションを図ることを指し、おもに3つに分類されます。以下では、各コミュニケーションの概要を紹介します。
- 種類1｜テキストコミュニケーション
- 種類2｜ボイスコミュニケーション
- 種類3｜ビデオコミュニケーション
テキストコミュニケーションとは、チャットやメールなど、文字を使用したやり取りです。実際の会話と違い、話し手の表情や感情が直接見えないため、言葉の言い方や表現に工夫が必要になります。
ボイスコミュニケーションとは、電話や音声通話アプリなど、声のみでやり取りするリアルタイムの対話です。緊急性の高い連絡や、文字で伝えることが難しいニュアンスを伝えることに適しています。
ビデオコミュニケーションとは、Web会議ツールを用い、映像と音声でやり取りする方法です。相手の顔や様子がわかるため、オンラインでありながら対面に近い感覚で意思疎通を図れます。
このように、オンラインコミュニケーションでは種類ごとに異なる特徴があります。それぞれの性質を理解したうえで、最適な手段を選択しましょう。
オンラインコミュニケーションが難しい理由とは
以下では、オンラインコミュニケーションが難しい理由を解説します。
オンラインコミュニケーションは対面のやり取りと性質が異なるため、オンライン独自の問題が発生します。よって、対面のやり取りにおける問題とは切り離して問題を分析する必要があります。
（1） 相手に感情や意図が伝わりづらい
オンラインでのやり取りでは、表情が見えない分、相手に感情や意図が伝わりづらいことがあります。
対面なら顔色を伺い臨機応変に対応できますが、オンラインでは文面や声色のみで判断する必要があります。情報の受け取り手と感覚がズレたまま話が進んでしまうと、結果として一方的なコミュニケーションに陥ってしまいます。
たとえば、冗談のつもりで送った言葉が攻撃的に捉えられるなど、予想外の誤解を招く恐れがあります。そのため、受け取り手の状況を想像しながら、普段以上に丁寧な言葉選びを意識しましょう。
（2）やり取りのテンポが悪い
ボイスコミュニケーションやビデオコミュニケーションでは、電波の接続状況が悪い場合、タイムラグが発生し、やり取りのテンポが悪くなります。
すぐに通信状況が改善されないと、改めて情報共有をしなければならず面倒です。また、緊急事態があったときに早急に対応することができません。
ストレスなく業務を進めるためには、安定した通信環境の整備と、レスポンスは早く返すことを意識した運用ルールの徹底が欠かせません。
（3）対面よりも緊張する
オンラインのやり取りは対面よりも心理的な安全性を保ちにくいため、緊張をしてしまいます。
テキストでの発言は記録として残るうえ、画面越しでは誰に見られているかわからず不安になってしまうためです。自分の言葉が後に残ることや周囲の視線を意識すると、些細なミスも許されないと感じて萎縮してしまいます。
リラックスしてやり取りするためには、発言を否定せず受け入れる雰囲気を社内で作り、心理的なハードルを下げることが重要です。
（4）業務の進捗確認をしづらい
オンラインでの業務の進捗管理は難しく、メンバーの業務進捗の確認漏れが発生する可能性があります。
とくに、メールや日報での報告が人によって体裁が異なると、包括的にメンバーの進捗が確認できません。その結果、タスクの漏れや遅延の発見が遅れ、チーム全体のプロジェクト運営に支障をきたしてしまうことがあります。
円滑な管理を実現するには、報告形式を統一し、全員の進捗をリアルタイムで可視化できる仕組みの構築が必要です。
（5）機能が多すぎてうまく活用できない
オンラインコミュニケーションに役立つITツールを導入しても、操作が複雑すぎると一部のメンバーが使いこなせず、組織内に浸透しません。
社員のITスキルを考えずに多機能なツールを導入すると、ITツールに不慣れなメンバーは使いこなすことができません。結局、慣れ親しんだメールや電話でのやり取りに戻ってしまい、最新ツールを導入した意味がなくなるケースも少なくありません。
円滑な運用を実現するためには、全社員が直感的に操作できる、必要な機能が過不足なく揃った「Stock」のようなツールを選択しましょう。
【非IT企業必見】情報共有を円滑にするシンプルなツール
以下ではオンラインで円滑なやり取りができるツールをご紹介します。
オンラインコミュニケーションで一般的に使われるのはメールやチャットツールです。しかし、メールは記録として残るものの、宛先を間違えば情報漏えいに繋がるリスクも高い手法です。また、「メールの文言チェック」という非効率な確認も頻繁に発生します。
一方、チャットツールも気軽にやり取りができるものの、同一のチャットで複数の話題が錯綜し、情報が流れるという大きなデメリットがあるのです。したがって、オンラインコミュニケーションにはスピーディにやり取りしながら、情報が話題ごとに正しく「蓄積」されるツールを選択すべきです。
結論としては非IT企業の方でも簡単に情報共有・蓄積ができ、オンラインコミュニケーションにおけるストレスを解消するツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には共有された情報が蓄積され、必要に応じて即座に取り出せます。また、「メッセージ」はノートに紐づけられるので、情報の錯綜を防ぎながらやり取りできる点が既存のチャットツールとの大きな違いです。
誰でも簡単！オンラインコミュニケーションを円滑にするツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンラインコミュニケーションで気をつけるべきコツ3選
以以下では、オンラインでスムーズにやり取りするために気をつけるべきコツを解説します。以下のポイントを理解し、自社のオンラインコミュニケーションにおける問題の解決に役立てましょう。
（1）文脈・ニュアンスを伝える工夫をする
テキストコミュニケーションでは、とくに記号や絵文字を利用して、自分の感情や意図を表現しましょう。
文字だけでは冷たい印象を与えやすいため、視覚的な情報を使うことで、発信者の意図や熱量を正しく届けることができます。とくに、相手を褒めたり感謝したりする場合には、絵文字やスタンプを利用することで細かい感情表現が伝わり、チームの信頼関係も深まります。
このように、相手の立場に合わせた適切な表現を心がけることで、非対面であっても温かみのある円滑な交流が可能になります。
（2）目的やゴールを共有する
認識のずれを防ぐためにも、伝える内容の要点を整理し、目的やゴールを明確に示しましょう。
あらかじめ伝達事項の要点を整理しておき、結論を先に伝えるように心がけることでスピーディーな情報共有ができます。とくに、電話やWeb会議では接続が不安定になる可能性があるので、事前に内容を資料として送っておくとテンポ良く情報共有ができます。
常に「何のための連絡か」を明確にした説明を意識することで、スピード感のある情報共有が実現します。
（3）過不足なく情報を伝える
チャットなどのやり取りでは、重要な情報が流されないよう、背景を含めて過不足なく伝えることが大切です。
連絡の回数が多すぎると大事な話が埋もれ、逆に説明が足りないと、相手が内容を判断できず困ってしまうからです。後から見返す必要のある議事録や作業依頼などは、チャットで流さず、情報を蓄積できる場所に残す工夫が必要です。
重要な情報をバラバラにせず、社内の情報を一箇所にまとめて管理できる「Stock」のようなツールを利用することで、チーム全員が正しく状況を把握できるようになります。
オンラインで話すメリット
ここでは、オンラインで話すメリットを紹介します。うまく活用すると、業務で以下のような効果を得ることができます。
場所や時間を選ばない
まず、場所や時間を選ばずコミュニケーションが取れることが挙げられます。
メッセージやチャットでのやり取りだけでなく、Webミーティングを使用することで、対面と同じような環境で仕事をすることもできます。また移動時間や宿泊費・交通費などの諸経費がかからないため、金銭的なコスト削減も可能です。
削減できた時間や費用を、他のことに有効に活用することができ、業務をより効率的に進められます。
情報共有がしやすい
次に、情報共有がしやすいことが挙げられます。
オンライン上でのやり取りは、メッセージだけでなく、画像や動画、資料を一緒に送ることができます。また、複数人に同時に送ることができるため、連絡をする手間が省けます。
スムーズに情報共有をすることは、信頼関係の構築にも繋がるため、オンラインでのやり取りは、活性化させることが重要です。
多様な働き方ができる
最後に、多様な働き方ができることが挙げられます。
Web会議ツールやチャットを使えば、リアルタイムでやり取りができるため、同じ場所にいる必要がありません。また、働く場所を自分で選択することで、プライベートとの両立が可能です。
また、海外からでも働けるため、より多様な人材も雇用することができ、企業の成長にも繋がります。
オンラインコミュニケーションが難しい理由と解決策まとめ
ここまで、オンラインコミュニケーションが難しい理由と解決策を中心に解説しました。
オンラインのコミュニケーションでは相手に感情や意図が伝わりづらくテンポが悪くなりがちです。また、認識のずれを防ぎながら情報共有しなければならないので、記号や絵文字で感情や意図を表したり要点を事前にまとめたりすることが必要です。
しかし、メールやチャットツールには運用の工夫だけでは解消できない「情報共有・蓄積」の課題があります。したがって、「情報共有・蓄積に特化したツール」を用いて、情報を安全に管理しながらスピーディなコミュニケーションを実現しましょう。
結論、メールとチャットのデメリットをカバーしながら情報共有を効率化するには、65歳以上の非IT企業メンバーでも簡単にオンラインコミュニケーションが取れるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社のオンラインコミュニケーションの問題を解決し、快適なやり取りをしましょう。
