オンラインコミュニケーションは場所を問わずやりとりを可能にするため、情報共有が迅速に行えるようになり業務効率化が図れます。一方で、正しく情報伝達を行わなければ、誤った情報の伝達などの原因で認識齟齬が生まれてしまいます。
 
なかには、適切なオンラインコミュニケーションの方法がわからず、苦労している担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで本記事では、オンラインコミュニケーションが難しい理由と解決方法を中心に解説します。
 
といった担当者の方は本記事を参考にすることで、認識齟齬を起こさずスムーズに意思疎通ができるオンラインコミュニケーションの方法がわかります。


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オンラインコミュニケーションが難しい理由とは

以下では、オンラインコミュニケーションが難しい理由を解説します。
 
オンラインコミュニケーションは対面のやりとりとは性質が異なるため、オンライン独自の問題が発生します。よって、対面のやりとりにおける問題とは切り離して問題を分析する必要があります。

(1) 相手に感情や意図が伝わりづらい

オンラインでのやりとりでは、メールやチャットを利用したテキストコミュニケーションがほとんどであるため、相手に感情や意図が伝わりづらいことがあります。
 
対面のやりとりでは相手の顔色を伺い柔軟に対応することが可能です。しかし、オンラインのやりとりでは相手の文面や声色から判断する必要があるため、一方的なコミュニケーションとなってしまう場合があります
 
たとえば、共有事項をほかのメンバーにわかりやすく伝えたつもりでも、該当のメンバーにとってはわかりづらく、正しく情報が伝達されていなかったというケースもあるのです。また、ボイスコミュニケーションにおいてもお互いの顔が見えないため、冷たい印象に感じられるリスクがあります。

(2)やりとりのテンポが悪い

ボイスコミュニケーションやビデオコミュニケーションでは相手とリアルタイムでやりとりを行えます。しかし、電波の接続状況が悪い場合はタイムラグが発生し、やりとりのテンポが悪くなります。
 
仮に、回線が切断されてしまった場合は改めて情報共有を行わなければならず、急を要する場合には対応が不可能になります。
 
また、テキストコミュニケーションにおいても返信が滞った場合にはテンポが悪くなり、情報共有の遅さによってストレスを感じることがあります。

(3)ITツールに不慣れなメンバーとのやりとりに工数がかかる

オンライン上のやりとりにおいてITツールを利用する場合は、ITツールに不慣れなメンバーとのやりとりに工数がかかる可能性があります。
 
仮に、多機能なツールを利用してコミュニケーションを行うと、ITリテラシーの高くないメンバーがツールを使いこなせない可能性が高くなります。そのため、円滑なコミュニケーションも厳しくなり業務が円滑に進まず、メールを利用した従来のやりとりへと戻ってしまう場合があるのです。
 
とはいえ、メールを利用した情報共有では返信や転送を繰り返すと情報が錯綜したり、緊急を要する内容でもすぐにメールが開封されない可能性もあります。また、情報のアクセス性も低下し、情報を探す時間的コストが生まれてしまうのです。

(4)業務の進捗確認が行いにくい

オンラインで業務の進捗管理を行うことは難しく、メンバーの業務進捗の確認漏れが発生する可能性があります。
 
とくに、チームメンバーのタスク管理を日報やメールで行う場合は、メンバーによって体裁が異なる業務報告をし、包括的にメンバーの進捗が確認できません。
 
たとえば、対面の進捗確認のように細かい指摘や確認がしづらく、一度にメンバー全員の進捗確認を行うと必要以上に時間がかかってしまい進捗確認以外の業務に遅れが出てしまいます。


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【解決策】オンラインでスムーズなやりとりを行う方法

以下では、オンラインでスムーズなやりとりを行う方法を解説します。以下のポイントを理解し、自社のオンラインコミュニケーションにおける問題の解決に役立てましょう。

(1)記号や絵文字を使い柔軟な表現をする

相手に感情や意図が伝わりやすくするためには、記号や絵文字を適度に利用すると文面でも自分の感情や意図を表現できます。
 
特に、相手を褒めたり感謝したりする際にはメールであれば絵文字を、チャットであればスタンプを利用することで細かい感情表現が可能になります。また、確認した旨を伝える際にもスタンプで反応することで、メッセージを送る必要がなくなり、無駄なやりとりを減らせるのです。
 
しかし、上司や取引先など立場を考えなければならない場合には、絵文字やスタンプをいきなり使用するのではなく、相手に合わせて柔軟な対応をすることが求められます

(2)要点をわかりやすくまとめる

認識齟齬を防ぐためにも、伝える内容の要点をわかりやすく端的に説明する必要があります。
 
あらかじめ伝達事項の要点を整理しておき、結論を先に伝えるように心がけることでスピーディーな情報共有が行えます。とくに、電話やWeb会議では接続が不安定になる可能性があるので、事前に内容を資料として送っておくとテンポ良く情報共有ができます。
 
このように、情報共有の際には端的で内容に過不足がないかを意識するのはもちろん、資料を使って情報共有の方法も工夫することが必要です。

(3)運用をあらかじめルール化する

コミュニケーションの方法が属人的にならないように、チームでのやりとりや情報共有の際にルールを設けておくと、情報の確認漏れがなくなります。
 
たとえば、日報を送る時間をあらかじめ定めておくことで、担当者は日報を確認する時間をルーチン化できるようになり業務時間の管理を効率化できます。ほかにも、確認の旨を伝える際には文章で返事をするのではなくスタンプで返事をするようにしておくと、確認していない人が一目でわかるようになります。
 
このように、やりとりの方法や進捗報告のルールを定めておくことで、メンバーの進捗管理も効率的に行えるようになるのです。

(4)情報の蓄積がシンプルにできるツールを使う

情報の蓄積がシンプルにできるツールを利用すると、情報へのアクセス性が向上します。
 
「メール」や今日のトレンドである「チャットツール」を利用して情報共有を行うと、情報が錯綜したり流れたりするため、情報を探す際に必要以上の時間がかかってしまいます。情報を探す時間は積み重なると時間を大きく消費するので、はじめから「情報が正しく蓄積できるツール」を利用するのもひとつの手法です。
 
また、ITリテラシーが高くなく多機能なツールを使いこなせないメンバーのためにも、誰でも簡単に使えるツールの導入・運用が求められます。
 
たとえば、「Stock」のように誰でも情報を蓄積・共有できるツールを利用することで、必要な情報を即座に確認できるようになります。


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【非IT企業向け】オンラインで円滑なやりとりを行えるツール

以下ではオンラインで円滑なやりとりを行えるツールをご紹介します。
 
オンラインコミュニケーションで一般的に使われるのはメールやチャットツールです。しかし、メールは証拠として残るものの、宛先を間違えば情報漏洩に繋がるリスクも高い手法です。また、「メールの文言チェック」という非効率な確認も頻繁に発生します。
 
一方、チャットツールも気軽にやりとりができるものの、同一のチャットで複数の話題が錯綜し、情報が流れるという大きなデメリットがあるのです。したがって、オンラインコミュニケーションにはスピーディにやりとりしながら、情報が話題ごとに正しく「蓄積」されるツールを選択すべきです。
 
結論としては非IT企業のメンバーでも簡単に情報共有・蓄積ができ、オンラインコミュニケーションにおけるストレスを解消するツールの「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」には共有された情報が蓄積され、必要に応じて即座に取り出せます。また、「メッセージ」はノートに”紐づく””紐づかない”を任意で選択可能なので、情報の錯綜を防ぎながらやりとりできる点がほかのチャットツールとの大きな違いです。

誰でも簡単にオンラインコミュニケーションができるツール【Stock】

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「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
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    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

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江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
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元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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オンラインコミュニケーションが難しい理由と解決策まとめ

ここまで、オンラインコミュニケーションが難しい理由と解決策を中心に解説しました。
 
オンラインのコミュニケーションでは相手に感情や意図が伝わりづらくテンポが悪くなりがちです。一方、認識齟齬を防ぎながら情報共有を行わなければならないので、記号や絵文字で感情や意図を表したり要点を事前にまとめたりする工夫が必要です。
 
また、メールやチャットツールには運用の工夫だけでは解消できない「情報共有・蓄積」の課題があります。したがって、「情報共有・蓄積に特化したツール」を用いて、情報を安全に管理しながらスピーディなコミュニケーションを実現しましょう。
 
ただし、機能が過不足なく備わっており、ITリテラシーを問わずにツールが使えなければ運用が頓挫します。しかし、今回ご紹介した65歳以上の非IT企業メンバーでも簡単にオンラインコミュニケーションが取れる「Stock」であれば、メールとチャットのデメリットをカバーしながら情報共有を効率化できます。
 
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入して自社のオンラインコミュニケーションの問題を解決し、快適なやりとりを行いましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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