介護施設では、利用者の様子や体調の変化など、共有すべき情報が多くあります。現場の連携不足は利用者の健康に関わるトラブルにつながりかねないので、正確でスムーズな情報共有が求められるのです。
そこで、今日ではオンライン上でスムーズにやりとりできる「介護記録アプリ」を活用する施設も増えています。しかし、「種類が多くどれを選べばよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、職員・家族間の情報共有におすすめの介護記録アプリ6選を中心にご紹介します。
- 職員・家族間で使える介護アプリを探している
- 人気の介護記録アプリを比較して、自社に合ったものを選びたい
- 介護記録を電子化して、スムーズな情報共有を実現したい
という方はこの記事を参考にすると、介護現場の情報共有に最適なアプリが見つかり、職員・家族間の連携を強化できます。
目次
介護施設における情報共有の方法
介護施設における情報共有の方法として、以下の方法が挙げられます。
- 申し送りノートを活用する
- ICTツールを導入する
“申し送りノート”とは、シフト交代時に、後任者に伝えるべき情報を記載したノートのことです。簡単かつ自由に書き込める一方で、「持ち運びがしづらい」「欲しい情報を見つけづらい」というデメリットもあります。
介護記録アプリや情報共有ツールなどのICTツールを使う方法です。現在、厚生労働省はICTの利用を促進しており、ICT導入の手引きを配布したり、セミナーのコンテンツ動画を公開したりしています。（参考：介護現場におけるICTの利用促進）
以上のように、昨今ではICTツールを使った情報共有が主流になりつつあるのです。ただし、申し送りノートやICTツールのどちらを使用するにしても、運用ルールを明らかにしておかなければ、職員が混乱する原因となりかねません。
そこで、たとえば厚生労働省の”介護分野における生産性向上ポータルサイト”では、情報共有を工夫するポイントとして「情報の拾い方」「情報の渡し方」のルール化を推奨しています。以下を参考に、スムーズな情報共有を実現しましょう。
介護施設で介護記録アプリを導入すべき3つの理由
以下では、介護施設で介護記録アプリを導入すべき3つの理由を解説します。これまで、アナログな方法でやりとりをしていた介護業界の方は必見です。
（1）クレームの発生を未然に防げる
1つ目の理由は、クレームの発生を未然に防ぐためです。
介護施設では、利用者の食事介助やおむつ交換などの業務が重なり、職員同士でのコミュニケーションが頻繁にはとれない場面が多くあります。その結果、重要な情報が十分に共有されず、トラブルやクレームにつながってしまうのです。
一方、介護記録アプリを使えば、スマホやPCから全職員に素早く情報を伝えられます。そのため、職員は都合の良いタイミングでアプリを確認して利用者の状況を把握できるため、早めの対応が可能になるのです。
（2）情報を簡単に共有できる
2つ目の理由は、職員間での情報共有が簡単になるためです。
介護施設ではシフト制勤務が基本のため、担当職員が定期的に入れ替わります。そのため、シフト交代時の引き継ぎが不十分だと、「誰が利用者の情報をもっているのか」が分からず、最適なケアができない恐れがあるのです。
そこで、アプリを導入すれば、職員同士の連携が強化され情報の共有・確認がスムーズになります。たとえば、スマホから簡単に利用者の情報を共有・確認できる「ナレカン」であれば、時間や場所を問わず、担当者間で円滑なコミュニケーションが可能です。
（3）情報へスムーズにアクセスできる
3つ目の理由は、情報へのアクセス性が高まるためです。
ノートや連絡帳でやりとりする場合、「どこに何の情報が記載されているのか分からない」となる恐れがあります。一方、アプリを使えば、すべての情報をオンライン上に集約して、”検索機能”で見たい情報をすぐに探し出せるのです。
このように、情報へスムーズにアクセスできる仕組みを整えれば、資料を探したり保管場所を他の職員に質問したりする手間を減らせます。その結果、介護業務へより多くのリソースを割けるようになるのです。
介護アプリの機能一覧
以下は、介護アプリの主な機能です。
| ＜機能名＞ | ＜機能説明＞ |
|---|---|
| 介護記録 |
利用者のバイタル、食事、服薬、入浴など、日々の情報を記録する機能です。自由にテキストを入力できるノート形式のアプリや、あらかじめ設定された項目を選択するタイプなど、使い勝手はアプリによって異なります。 |
| スケジュール作成・管理 |
職員のシフトや利用者のケア予定などを登録・管理できる機能です。リマインド機能があるアプリなら、予定が近づくと通知が送られるため、多忙な介護現場でもスムーズに業務を進められます。 |
| ケアプラン作成 |
利用者の状況を踏まえ、総合的な援助の方針や長期・短期目標、援助内容などをまとめた計画書を作成できる機能です。 |
| 各種帳票作成 |
利用者の基本情報をはじめ、介護記録や計画書、評価表などの帳票を作成できる機能です。CSV形式で出力できるアプリであれば、データの活用に役立ちます。 |
| 家族との情報共有 |
介護記録を利用者の家族と共有できる機能です。家族との円滑なコミュニケーションに役立ち、コメントやメッセージ機能を備えたアプリもあります。 |
以上の機能によって、介護アプリはあらゆる介護業務の効率化や円滑な情報共有に役立ちます。ただし、アプリごとに機能や使い勝手が異なるため、必要な機能を整理したうえで最適なアプリを選びましょう。
無料あり！介護施設の情報共有に人気のアプリ・ソフト6選
以下では、介護施設の情報共有に人気のアプリ・ソフト6選をご紹介します。
介護施設では、申し送りや介護記録の情報共有が欠かせません。しかし、口頭での情報伝達や紙ベースの記録管理では、“伝達ミス”や“必要な情報が見つけにくい”といった問題が生じてしまいます。
そこで、「介護記録の情報をまとめて管理できるITツール」を導入すれば、情報を一か所に集約できます。ただし、必要な情報がすぐに見つからないと、情報を探したり管理したりする手間がかかるため、「必要な情報にすぐにアクセスできるか」を重視しましょう。
結論、介護施設が導入すべきなのは、簡単に介護記録を作成・共有でき、高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、テキストや画像を使って簡単に介護記録を作成できるほか、記録ごとの「コメント」でスムーズな情報共有が実現します。また、ヒット率100%の「キーワード検索」を含む充実した検索機能によって、見たい記録や情報へ瞬時にアクセス可能です。
【ナレカン】職員同士の介護記録の共有におすすめなアプリ
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】介護記録とタスクをまとめて管理できるアプリ
「Stock」はナレカンと同じく、ノート形式で介護情報を簡単に記録できるツールです。
Stockの「ノート」には、「タスク」が紐づいているので、介護における”やるべきこと”を忘れないように管理できます。また、「1フォルダゲスト」権限では、1フォルダ限定で何人でも無料招待できるので、利用者家族との安全な情報共有が可能です。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【まもる君クラウド】介護記録から売上管理までできるソフト
＜まもる君クラウドの特徴＞
- 介護業務に必要な機能が豊富に揃っている
- 長期的な運用がしやすい
「介護請求」や「介護記録」に加えて、「売上管理」なども搭載しており、介護施設の運営に必要な機能が豊富に揃っています。
初期費用に加え、サポート費用やバージョンアップ費用が無料なので、コストを抑えながら長期的な運用がしやすいです。
＜まもる君クラウドの機能・使用感＞
- 介護計画書機能
- 介護記録機能
任意の様式を選び、介護計画書を作成できる機能です。また、作成した計画書をもとに、別の文書に自動で転記する連動機能があるので、介護における文書作成の負担を軽減できます。
バイタル測定や経過の情報を詳細に記録できます。また、介護記録のデータから必要な項目を選択して、支援経過（介護記録）も作成できるため、急遽作成が必要になった場合でも対応が可能です。
＜まもる君クラウドの注意点＞
- 発行可能なユーザーIDは10個まで
- 契約期間の縛りがある
定額制のため、利用人数による料金の変動はありませんが、発行可能なユーザーIDは10個までです。そのため、11個以上必要な場合は問い合わせの必要があります。
60日間の無料体験期間を除いて、最低でも3か月は契約する必要があります。
＜まもる君クラウドの料金体系＞
| ＜サービスの種類＞ | ＜料金（月額）＞ |
|---|---|
|
居宅介護支援 |
7,800円 |
|
訪問介護 |
11,800円 |
|
通所介護（デイサービス） |
11,800円 |
|
訪問入浴 |
7,800円 |
|
訪問看護 |
7,800円 |
|
訪問リハビリテーション |
10,800円 |
|
通所リハビリテーション（デイケア） |
11,800円 |
上記のほかにも、福祉用具貸与や居宅療養管理指導、夜間対応型訪問介護などのサービスがあります。また、複数サービスを同時に利用すれば「セット割料金」となり、サービスごとの利用料金が半額になります。
【CareViewer】申し送り事項を一覧で確認できるソフト
＜CareViewerの特徴＞
- 使いやすい操作性
- カレンダーと記録を連携できる
CareViewerは、介護事業を展開するグループ会社が運営しているため、現場職員の使いやすさに特化しています。また、無料の導入支援サポートもあるので、ITに慣れていない方でも安心して使えるのです。
カレンダーに記載した予定と介護記録を連携できるので、ケアの内容を1日ごとに確認可能です。
＜CareViewerの機能・使用感＞
- 一括登録機能
- 申し送り事項
同時間帯に実施する介護の内容を一括で登録できる機能です。また、利用者の名前やケアの内容は、選択肢から選ぶだけなので、都度入力する手間を省けます。
利用者の健康状態や注意点などの”申し送り事項”を一覧で確認できます。そのため、担当者が交代するときの引き継ぎもスムーズです。
＜CareViewerの注意点＞
- 全職員分のアカウントを作成する必要がある
- スマホでは使いづらい恐れがある
利用する職員一人ひとりがアカウントを作成する必要があるので、大規模な組織が有料プランを使う場合、料金コストが膨大になる可能性があります。
実際に利用しているユーザーからは、「自動スリープなどでスマホの画面が暗くなるたびにログインする必要があり面倒」との声が寄せられています。（参考：App Store）
＜CareViewerの料金体系＞
- フリー：0円
- シンプル：100円/ユーザー
- ライト：基本料金5,000円＋200円/ユーザー
- スタンダード：基本料金10,000円＋400円/ユーザー
【カイポケ】幅広いサービスに対応できるソフト
＜カイポケの特徴＞
- 機能が充実している
- 充実したサポート
請求業務から営業支援まで、介護業務を幅広くサポートします。
電話やメールをはじめとするオンラインサポートに加え、全国の事業所からの訪問サポートもあるため、利用者の状況やITスキルに応じた柔軟なサポートを受けることができます。
＜カイポケの機能・使用感＞
- レセプト機能
- スマホと連動できる
利用状況に応じて請求対応ができる機能です。訪問介護・福祉用具の販売・居宅療養など、介護に関するあらゆるレセプトに対応しているので、利用の幅が広いツールを求めている方に適しています。
PCのほかにスマホやタブレットでも使えるので、訪問介護などで外出している場合でも介護記録を作成・確認できます。また、タブレットでは音声入力にも対応しているので、入力操作に慣れていない方でも安心です。
＜カイポケの注意点＞
- 多機能で使いこなせない恐れがある
- バグが生じる場合がある
カイポケは請求や業務効率に役立つ機能が豊富に備わっています。一方で、ITに不慣れだとツールを使いこなせず、機能を持て余す恐れがあるのです。
実際に利用しているユーザーからは「実績入力したはずが、後日確認すると入力されていなかったりする」という声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜カイポケの料金体系＞
カイポケでは、基本料金月額1,000円に加えて、以下のサービス種類別の月額料金がかかります。
| ＜サービスの種類＞ | ＜料金（月額）＞ |
|---|---|
|
居宅療養管理指導 |
1,000円 |
|
居宅介護支援事業所 |
5,000円 |
|
通所介護事業所 |
25,000円 |
|
訪問介護事業所 |
25,000円 |
|
障害者総合支援（訪問系） |
25,000円 |
|
訪問看護事業所 |
25,000円 |
|
通所リハビリテーション |
25,000円 |
上記以外にも、さまざまなサービスがあるので詳細はHPにて確認しましょう。
【ケア記録アプリ】多くの機能を備える介護記録アプリ
＜ケア記録アプリの特徴＞
- ペンでの手書き入力ができる
- 帳票を簡単に作成できる
ペンで手書き入力ができるため、キーボード操作に不慣れな人でも使いやすいです。
CSVデータの出力で帳票を作成できるので、転記の手間が省けます。
＜ケア記録アプリの機能・使用感＞
- 利用者情報の入力
- LINE連携
バイタルや服薬情報、食事記録など、利用者のさまざまな情報を入力できます。入力した情報は表形式でまとめられるので、利用者の情報を一覧で把握したい場合に便利です。
ケア記録アプリに登録した介護記録のデータを、LINEで閲覧できる機能です。文書だけでなく写真も送信できるため、利用者の家族への情報共有に役立ちます。
＜ケア記録アプリの注意点＞
- PC・スマホからの入力には追加料金が発生
ケア記録アプリはタブレットでの利用が前提となっており、PC・スマホから利用するには別途有料オプションに加入する必要があります。また、最低料金で利用できるタブレットは1台までなので、職員は1人ずつ交代で入力しなければなりません。
＜ケア記録アプリの料金体系＞
iPad1台につき、月額5,500円で利用できます。
＜比較表＞ 無料あり！介護施設の情報共有で役立つアプリ6選
以下は、介護施設の情報共有で役立つアプリ6選の比較表です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | まもる君クラウド | CareViewer | カイポケ | ケア記録アプリ | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
職員同士の介護記録の共有を最適にするアプリ |
職員・家族間の情報共有が最も簡単なノート型アプリ |
介護記録から売上管理までできるソフト |
申し送り事項を一覧で確認できるソフト |
幅広いサービスに対応できるソフト |
多くの機能を備える介護記録アプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
発行可能なユーザーIDは10個まで |
スマホからは使いづらい恐れがある |
多機能で使いこなせない恐れがある |
PC・スマホからの入力には追加料金が発生 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※「カイポケケア連携」によって可能。 |
【×】 |
| 利用サポートの有無 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは500円/ユーザー/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは7,800円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは100円/ユーザー～ |
・無料プランなし
・有料プランは2,000円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは5,500円/iPad1台/月 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「まもる君クラウド」の詳細はこちら |
「CareViewer」の詳細はこちら |
「カイポケ」の詳細はこちら |
「ケア記録アプリ」の詳細はこちら |
介護職員同士で円滑に意思疎通を図るには「メッセージ機能」が欠かせません。また、「利用サポート」が充実しているアプリであれば、ITに慣れていない人でも疑問点をすぐに解消できます。
介護施設で情報共有の円滑化に成功した事例
ここでは、介護施設で情報共有の円滑化に成功した事例をご紹介します。介護の現場でスムーズに情報共有したい担当者の方は必見です。
画像引用：合同会社アクラスの公式サイト
合同会社アクラスは、訪問介護などの福祉事業を展開している企業です。合同会社アクラスでは、タイムライン形式のツールを使って利用者の情報を共有していましたが、情報がすべて流れてしまい、後から振り返れない課題がありました。
そこで、介護記録アプリの「Stock」を導入して、利用者に関する情報を一元管理しました。また、「日々の伝達事項」「業務マニュアル」などもすべてStockで共有することで、誰でも・どこからでも必要な情報をすぐに確認できる仕組みを整えたのです。
その結果、現場にいなくても利用者の情報を把握して、より質の高いケアを提供できるようになりました。また、Stockは「機能に過不足がないシンプルなアプリ」なので、70代の職員でも導入即日で使いこなすことができたのです。
介護業界で電子化をするうえでの課題と解決策
ここでは、介護業界で電子化をするうえでの課題について解説します。原因を突き止めて、解決策を探していきましょう。
（1）導入・ランニングコストが高い
はじめに、初期費用やランニングコストの高さから、情報の電子化を躊躇している施設が多いです。
しかし、介護施設にアプリを導入すれば、文書作成の負担が軽減されるほか、情報共有もスムーズになり業務効率が向上します。結果として、アナログな運営方法よりも、「人件費」や「残業代」を削減でき、コストカットにもつながるのです。
したがって、料金コストの高さから電子化を躊躇している方は、導入後の効果も踏まえたうえで判断するべきです。ただし、多機能なアプリは使用感が難しいうえ、使わない機能にまで費用が発生するので「機能に過不足がないシンプルなアプリ」を選びましょう。
（2）電子機器への抵抗がある
次に、電子機器への苦手意識がある人が多く、導入しても使いこなせないのではないかという課題も挙げられます。
導入当初には電子機器に抵抗があっても、使い方さえ覚えてしまえば業務効率を大幅に向上させることが可能です。事務作業の時間を減らせる分、ほかの業務に時間を割けるため、結果的にスタッフの負担を減らすことができます。
ITに詳しくない方が多い介護業界では、誰でも直感的に操作できるアプリを導入しましょう。とくに、「運用方法の改善提案」や「ご利用中サポート」などサポート体制が充実しているアプリであれば、ITアプリでの情報共有が形骸化する恐れもありません。
（3）データ改ざんの恐れがある
最後に、電子化をするうえで「データ改ざんのリスク」を懸念しているケースも挙げられます。
手書きでは書き直せない都合の悪い記録も、パソコン内にデータ源さえあれば簡単に書き直せます。そのため、問題が発生したときに責任の所在を突き止めることが難しくなり、トラブルに発展しやすいのです。
しかし、「ナレカン」のように編集履歴を追える機能が搭載されたアプリであれば、改ざんのリスクを防げます。また、ナレカンでは操作できる人を制限する「アクセス権限機能」もあるため、作業効率を高めつつ安心して利用できるのです。
介護施設の情報共有で役立つアプリ6選まとめ
ここまで、介護施設の情報共有で役立つアプリ6選を中心にご紹介しました。
利用者の様子や情報を全職員が把握することで、サービス向上や利用者家族へのスムーズな情報共有につながります。しかし、ノートや連絡帳などのやりとりでは、資料を探したり保管場所を他の職員に質問したりする手間がかかり、対応が遅れる恐れがあるのです。
そこで、時間や場所を問わずに介護資料を確認できる「情報共有アプリ」を導入しましょう。とくに、「検索性の高いアプリ」であれば、必要な情報に素早くアクセスでき、介護業務により多くのリソースを割いたり、トラブルを未然に防いだりすることができます。
結論、介護施設の情報共有には、誰でも簡単に情報共有でき、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。専属担当者による充実したサポートを受けられるので、導入に不安のある方でも安心して始められます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、介護サービスの向上を実現しましょう。
