仕事をスムーズにこなすには、抱えているタスクに優先順位（プライオリティ）をつける必要があります。しかし、業務量が多いとタスク管理自体に割ける時間がなく、優先順位をつけずにタスクへ取り組まざるを得ないケースがあるのも事実です。
とはいえ、タスクを効率的に処理できずトラブルになりかけた経験があることから「適切な優先度のつけ方を知りたい」と考える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスク管理における優先度のつけ方を中心に解説します。
- タスクの優先順位のつけ方が分からず悩んでいる
- 優先度をつけたタスクをうまく管理する方法が知りたい
- シンプルなタスク管理ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、正しくタスクの優先順位をつける方法が分かり、チームとしても適切なタスク管理の意識を定着させられます。
目次
タスクに優先度をつける重要性とは
タスクに優先度をつけることは、限られた時間でより多くの仕事をこなすために重要です。
タスクの優先度を適切につけることで、時間や労力が多くかかっていたり無駄になっていたりするタスクを洗い出せます。そのため、不要なタスクにリソースを割くのも防げるのです。
以上のような好循環が生まれれば、期限内で多くの仕事をこなせるようになり、プロジェクトを円滑に遂行できます。
5ステップ！タスクの優先順位のつけ方とは
ここでは、タスク管理における正しい優先順位のつけ方をご紹介します。案件をスムーズに進めるためにも、以下の内容を確実に押さえましょう。
（1）タスクをすべて洗い出す
まず始めに、やるべきタスクをすべて洗い出しましょう。
現在すべき行動を思いつく限りリストアップし、可視化することで自身の持つタスクの全体像を把握します。そうすることで、今日対応すべきタスクの総量に対し、どの程度タスクが消化できているかが明確化します。
そのとき、タスクの抜け漏れがあると、こなすべき業務を忘れたままになってしまう可能性があるため十分注意する必要があります。
（2）やらないことを決める
次に、やらないことを決めましょう。
1日や1週間で使える時間には限りがあるため、抱えているタスクの数や量によってはすべて遂行できない可能性があります。
今最も早く対応すべきことに優先して時間を割くためにも、自分にとって比重が高くない作業は対応スケジュールを見直しましょう。
（3）タスクの緊急度・重要度を確認する
やらないことが決定した後は、タスクの緊急度・重要度を確認しましょう。
タスクの期日やその後の業務への影響、社外・社内どこからの依頼かといった状況により、タスクの緊急度・重要度は決まります。そのため、重要なタスクの遅延や対応漏れが起こらないように、タスクの優先度を確認しましょう。
そのうえで、優先度の高いタスクから順に取り組むことで、着実に業務を進めることができます。
（4）それぞれのタスクにかかる時間を算出する
タスクの緊急度・重要度を把握した後は、タスクの振り分け後は各タスクにかかる時間を見積もりましょう。
タスクごとにかかる時間を見積もれば「どのようなペースで進めるべきか」を定量的に判断できるので、作業の遅れによるトラブルも防ぎやすくなります。
また、それぞれのタスクを少しだけ着手して時間を見積もると、実際にかかる時間と乖離しづらくなるのでおすすめです。
（5）各メンバーに共有する
タスクにかかる時間を見積もったら、タスクを優先順位に沿って各メンバーに振り分けましょう。
業務の進捗に合わせてタスクを管理しておけば、状況に応じて優先順位づけを変更することができます。
このとき、「Stock」のように、社内メンバー全員のタスクを一覧管理できるツールを使うと便利です。メンバーが持つ各タスクの量や期日が把握できるため、トラブルが起こる前に優先順位づけの変更がしやすくなります。
タスクの優先順位付けにおすすめのメソッド3選
ここでは、タスクの優先順位付けにおすすめのメソッド3選をご紹介します。タスクの優先度をどのように判断すれば分からない方は必見です。
（1）マトリクスのフレームワークを使う
マトリクスのフレームワークを用いて、タスクを優先度ごとに分類することができます。特に、下図のような「時間管理のマトリクス」では、「緊急度」と「重要度」を判断基準とし、タスクの優先順位を決めることが可能です。
上図の4パターンを優先度が高い順に並べると1＞2＞3＞4となります。したがって、1や2に分類されるタスクを優先的に処理しましょう。
（2）ABCDEメソッドを活用する
ABCDEメソッドを使って、タスクに優先順位をつけるのも効果的です。
ABCDEメソッドでは、タスクにA（最優先）からE（できれば削除）までのランクを割り当てることで、タスクの優先度を評価します。タスクの優先度を5段階で評価できるシンプルな手法です。
A～Eまでの分類が終わったら、優先度の高いA、Bのタスクから進めていきましょう。
（3）ICEスコアを割り当てる
ICEスコアで、タスクの優先度を評価することもできます。ICEスコアとは、Impact（影響力）、Confidence（信頼性）、 Ease（容易さ）の3つの観点から重要度を判断する指標のことです。
影響力はタスクがビジネスに与える影響の大きさを、信頼性はタスクが成功する確率や自信を、容易さはタスクにかかる時間、コスト、労力を表します。これら3つの数値を合算したものがICEスコアになります。
ICEスコアの利点は優先度が数値化されることにあります。スコアの高いものから優先的に処理しましょう。
【担当者必見】社内メンバー全員のタスク管理に最適なツール
以下では、社内メンバー全員のタスク管理に最適なツールをご紹介します。
チームでタスクを管理する場合、ある社員のタスクに遅れが生じたとき、早い段階でそれを把握し対応しないと、チームの仕事が滞ってしまいます。そのため、常に最新の優先順位をつけて取り組むためには、リアルタイムでタスクを共有できるツールが必須です。
ただし、ツールの選定では「ITに詳しくなくても使いやすいか」を基準にしましょう。多機能なツールでは、ITに詳しくないメンバーが使いこなせずに放置されることになります。
以上のような事態を防ぐには、タスク管理に必要な機能が過不足なく備わっており、非IT企業の65歳でも即日で使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に資料やデータをストックして、ノートに紐づく「タスク」で抜け漏れがないように仕事を管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりできる点も、情報が流れてしまうチャットツールとは異なる強みです。
非IT企業の65歳でも簡単にタスク管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タスクの優先順位をつけられないときの対処法2選
ここでは、タスクの優先順位をつけられないときの対処法を2つご紹介します。現在抱えているタスクにおける重要度・緊急度の判断に時間がかかっている方は必見です。
（1）負荷が少なく簡単なタスクを処理する
はじめに、負荷の少ない簡単なタスクから取り組むと、優先度の判断に迷わずタスクを消化できます。
タスク管理において負荷に応じたタスクの振り分けは重要ですが、振り分けの判断に時間がかかっていてはタスクの着手が遅れてしまいます。したがって、判断の時間を省くためにも、まずは「一目で負荷が少ないと分かるタスク」から着手すべきなのです。
以上のように負荷の少ないタスクから完了させれば、抱えているタスク量も減るので、振り分けるべきタスクも自然と浮き彫りになります。
（2）工数がかかるタスクを優先的に取り組む
後続のタスクを遅れさせないために、工数がかかるタスクから取り組むのも対処法のひとつです。
プロジェクトの規模が大きくなれば、タスクの量や完了にかかる時間、関わるメンバーも増えます。そのため、一人のタスクが完了されないことが原因で後続のタスクも遅延し、プロジェクト全体の遅れにつながってしまう恐れもあるのです。
以上のように、工数がかかるタスクほど後続のメンバーが控えている（タスク同士に依存関係がある）ケースも多いです。したがって、複雑なタスクはスケジュールの期日から逆算して取り組みましょう。
タスクの優先順位を決めた後の仕事の進め方
ここでは、タスクの優先順位を決めた後の仕事の進め方について解説します。優先順位をつけた上で、以下のポイントを押さえることでより円滑に仕事を進めることができます。
締切を設定する
タスクの優先順位を決めたら、各タスクに締切時間を設定して取り組みましょう。
優先順位をつけたことに安心してダラダラと取り組んでしまうと、タスクに必要以上の時間がかかってしまいます。タスクの完了が遅れると、他のタスクの進捗に遅れが生じる可能性があるため、スピード感を持って想定時間内に終わらせるようにしましょう。
また、想定した時間よりも早く終わったら、次の優先順位のタスクに余裕を持って取り掛かれるため、限られた時間でより多くの業務をこなせます。このように、取り掛かる順番だけでなく時間も決めることで、よりスムーズに仕事を進めることができます。
タスクの状況を整理する
定期的にタスクの状況を整理し、新規に追加されたタスクを踏まえて優先順位をアップデートしましょう。
優先順位をつけて仕事のスケジュールを組んでも、「途中で新たに仕事が増える」「タスクのやり直し・変更箇所が生まれる」といった事態が起これば、予定通りに進められるとは限りません。そのため、定期的なタスクの優先順位の更新が必要です。
このとき、「Stock」のような、社内メンバー全員のタスクを一覧管理できるツールを使うと便利です。各メンバーの持つタスクの量や期日が把握できるため、チーム全体で状況に応じたタスク管理ができるようになります。
タスクの優先順位づけにツールが必須な3つの理由
今日では多くの企業がタスク管理にツールを利用しており、タスクの抜け漏れ防止や優先順位づけに役立てています。そこで以下では、タスクの優先順位づけにツールが必須な3つの理由を解説します。
理由1｜場所や時間を問わずにタスク管理ができる
ツールを使うと、場所や時間を問わずにタスク管理ができます。
多くのツールはオンライン上でデータを管理するマルチデバイス対応であり、PCやスマホ、タブレットといったデバイスを問わずに使えるため便利です。
リモートワークはもちろん、物理的に距離が離れている場合でも問題なく利用できます。
理由2｜メンバー間で情報共有がしやすくなる
次に、メンバー間で情報共有がしやすくなるのもポイントです。
タスク管理ツールでは更新した情報が常にリアルタイムで反映されます。さらに、ほとんどのツールにはスムーズな情報共有を促す「メッセージ」や「コメント」の機能も備わっているのです。
なかでも、情報を簡単に残せる「ノート」があり、各ノートにメッセージが紐づいている「Stock」のようなツールであれば、目的の情報が流れたり話題が混ざったりしません。
理由3｜情報の抜け漏れを防ぎやすくなる
最後に、ツールを使えば情報の抜け漏れも防ぎやすくなります。
仮に、メンバーが紙のノートや付箋でタスク管理していれば、紛失や抜け漏れのリスクが高くなります。また、紙であれば情報共有も口頭が多くなるため、認識の齟齬が起きる恐れもあるのです。
しかし、ツールを使えば紛失や抜け漏れのリスクを軽減できます。さらに、メッセージでやりとりができるため「言った・言わない」のトラブルも起こりません。
タスク管理がうまい人の特徴
タスク管理をうまく行える人は、「記録をとる習慣が身についている」という特徴があります。
計画と実際にかかった時間には、大きな差があります。この差を埋めるためには、タスクごとの所要時間を把握することが重要です。
過去の記録を参考に、再現性のある計画を立てることで、継続して適切なタスク管理を実行できるようになります。
タスク管理における優先度のつけ方まとめ
ここまで、タスク管理における優先順位のつけ方や対処法、最適なツールまでご紹介しました。おすすめなタスクの優先順位のつけ方は以下の通りです。
- タスクをすべて洗い出す
- やらないことを決める
- タスクの緊急度・重要度を確認する
- それぞれのタスクにかかる時間を算出する
- 各メンバーに共有する
タスクの優先順位が決まれば、適切にタスク管理をする必要があります。ただし、アナログ管理では、タスクの抜け漏れや認識の齟齬が起こるリスクがあります。
そのため、誰でも簡単に使える「タスク管理ツール」が必要です。結論、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳でも使いこなせるツール「Stock」が最適と言えます。
ぜひ「Stock」を導入し、社内のタスク管理を改善しましょう。
