社員名簿とは、労働者の情報をまとめた書類であり、企業の規模や職種を問わず作成が求められています。また、労働基準法では、作成した名簿を5年間保存することや、情報が変更した場合に「遅滞なく」訂正することが義務付けられています。
しかし、「社員名簿の書き方や記載すべき項目が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社員名簿の書き方と無料で使えるテンプレートをご紹介します。
- テンプレートを使ってスムーズに社員名簿を作成したい
- 社員名簿に記載すべき項目を把握したい
- 社員名簿を簡単に運用できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、社員名簿の概要が分かるだけでなく、手間なく作成できる方法が見つかります。
目次
社員名簿とは
社員名簿とは、社員の氏名や生年月日などの個人情報を記した書類です。「労働者名簿」や「従業員名簿」と呼ばれることもあります。
労働基準法第107条では、社員名簿の作成が義務付けられており、記入事項に変更があった場合には「遅滞なく」内容を訂正する必要があります。また、社員名簿の対象者は、原則雇っている労働者全員で、アルバイトやパートタイム労働者も含まれます。
引用：厚生労働省愛媛労働局
社員名簿を正確に作成・整備せずに、労働基準法第107条に違反すると、30万円以下の罰金刑に処される可能性があるため注意しましょう。
社員名簿に記載すべき9つの項目とは
社員名簿では、以下の9つの項目の記載が義務付けられています。
- 氏名、生年月日、性別
- 住所
- 履歴
- 業務の種類
- 雇用年月日
- 退職の年月日及び理由
- 死亡の年月日およびその原因
労働者の基本情報を記載します。なお、社員名簿には戸籍上の氏名を記載する必要があるため、間違いがないよう気を付けましょう。
住民票に掲載されている住所と実際の住所が異なる場合には、連絡が取れるように実際の住所を記載します。
記載範囲について法的な決まりはありません。移動や配置転換といった社内での履歴を原則とし、必要に応じて社外履歴や最終学歴などの情報を記載しましょう。
社内で労働者が担う業務内容を記載します。ただし、労働者が30人未満の場合、記入は任意です。
労働者の雇用を開始した日を記載します。労働者の採用が決定した日ではないため、注意しましょう。
退職後のトラブルを防ぐためにも、退社日とその理由をきちんと書き残しておきましょう。会社側が解雇する場合は理由の記載が必須となりますが、社員側の都合で退職した場合、理由の記載は必要ありません。
社員が事故や病気などで死亡した場合、死亡日と死亡原因を記載します。これは、労務において「死亡原因が労災に当たるか」という重要な項目です。
社員名簿を作成するときは、以上の項目が記載されているか確認して、情報に漏れがないようにしましょう。
社員名簿の作成にテンプレートを使うメリット
社員名簿の作成にテンプレートを使うと、時間を削減できるメリットがあります。
時間を削減することは、日々多くの業務を行う中でとても重要です。そこで、テンプレートを使用すると社員名簿をゼロから作成する手間が省けるので、浮いた時間を他の業務に充てることができます。
また、テンプレートを使って作成した社員名簿は体裁が整っているので、社員の入退社で編集が必要なときも作業しやすいのです。
上記のことから、日々業務に追われて少しでも時間を作りたい方や業務効率を上げたい方は社員名簿テンプレートを使うことを推奨します。
【無料】社員名簿のテンプレート4選
ここでは、社員名簿の作成に便利な無料テンプレートをご紹介します。テンプレートを使えば、一から名簿を作成する手間を省けるのでおすすめです。
PDF｜厚生労働省の労働者名簿テンプレート
こちらは、厚生労働省が提供する労働者名簿の無料テンプレートです。
厚生労働省の公式ホームページで配布されている政府推奨の労働者名簿なので、法律で規定された項目を漏らさずに記載できます。
Excel｜楽しもうofficeの従業員名簿テンプレート
こちらは、Microsoftが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。
ワンクリックで顔写真を入れられるので、従業員の顔と情報を一致させやすいです。また、表の色を自由に変更できるので、視覚的に見やすい名簿を作れます。
Excel｜フリーテンプレートの社員名簿テンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する社員名簿の無料テンプレートです。
シンプルで汎用性が高いテンプレートです。ただし、社員名簿として使う場合は、性別や雇用年月日などの項目を追加する必要があります。
Word・Excel・PDF｜テンプレルンの従業員名簿テンプレート
こちらは、テンプレルンが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。
従業員4人分のデータを用紙1枚で記録します。また、Word・Excel・PDFから形式を選べるので、使いやすい書式で従業員名簿の作成ができます。
社員名簿をExcelで管理する3つのデメリットとは
ここでは、社員名簿をExcelで作成・管理するデメリットについて解説します。手軽に使えるExcelですが、以下のようなデメリットもあるので注意しましょう。
（1）管理が属人化する
Excelを使うと、社員名簿の管理が属人化しやすいです。
Excelで関数やマクロを組み込むと、操作が効率化しますが、使いこなせる社員が限られて管理が属人化します。そのため、担当者が異動や退職した場合に、従来通りに名簿を運用できなくなる事態につながるのです。
とくに、ITに慣れていない社員が多い場合は、Excelよりも簡単かつ効率的に名簿を管理できるツールを使いましょう。
（2）セキュリティ面に不安がある
セキュリティ面に不安があることもExcelのデメリットです。
Excelは本来、表計算を目的としているため、情報管理において大切であるセキュリティ面は万全ではありません。具体的には、ファイルの誤送信による情報漏洩や、外部からの不正アクセスといったリスクが伴うのです。
社員名簿は住所や生年月日などの個人情報を扱うので、セキュリティに不安が残るExcelでの管理は控えましょう。
（3）権限の設定ができない
Excelでは閲覧者や編集者の範囲が大きく、細かい権限の設定ができません。
Excelでは、パスワードを設定して閲覧や編集を制限できますが、「シート内の一部の情報は管理者のみ閲覧可能」といった細かな権限設定はできません。そのため、特定の情報のみを共有したい場合は別のファイルを作る必要があり、管理が複雑になりやすいのです。
とくに、社員名簿には個人情報が含まれるので、必要に応じて閲覧権限を設定する必要があります。したがって、フォルダごとにメンバーの権限を細かく設定できる「ナレカン」のようなITツールを使いましょう。
【必見】社員名簿の作成・管理・共有に最適なツールとは
以下では、社員名簿の作成・管理・共有に最適なツールをご紹介します。
社員名簿を作成するときは、テンプレートを使用すると効率よく作成できるうえ、項目が抜け漏れる心配もありません。しかし、社員名簿を作成するたびにテンプレートを探すのは面倒なうえ、見つけるのに手間取り、逆に時間がかかってしまう可能性があります。
また、Excelは「セキュリティ面に不安が残る」「細かな権限設定ができない」といったデメリットがあり、社員名簿の管理には不向きです。したがって、「セキュリティが万全で、メンバーごとに権限を設定できるツール」を使いましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、社員名簿を最も簡単に作成・共有でき、国際レベルのセキュリティ基準を満たした「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、自作のテンプレートを1クリックで呼び起こして簡単に社員名簿を作れます。また、記事は多階層の「フォルダ」で見やすく管理できるうえ、フォルダごとにアクセス権を変えられるので、必要なメンバーにのみ情報を共有可能なのです。
メールを使える方なら即使えるシンプルなツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社員名簿の書き方やテンプレートまとめ
これまで、社員名簿の書き方やテンプレート、Excelで管理するデメリットを中心にご紹介しました。
法律で作成が義務付けられている社員名簿は、テンプレートを使うと効率よく作成業務を進められます。しかし、Excelで管理すると、作成のたびにテンプレートを探す手間がかかるうえ、セキュリティの観点からも不安が残るのです。
そこで、社員名簿の管理には「テンプレート機能が搭載されており、編集制限やアクセス制限をかけられるツール」を使いましょう。ただし、多機能で操作が複雑なツールは、使いこなせる社員が限られ、管理の属人化につながります。
結論、社員名簿の作成と管理に最適なツールは、メールを使える方ならばすぐに使えるほどシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、正しく社員名簿を運用しましょう。
