多くの企業で業務の一環として取り入れられている日報ですが、出先での勤務がメインである運送業においても、運転日報の導入が進められています。
しかし、運転日報を導入しているものの、記入項目がメンバーによって異なるので、管理が煩雑なことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで以下では、運送業での運転日報の項目や運用方法について解説します。
- 運転日報を導入してメンバーの活動を見える化したい
- 自社の運転日報が形骸化しているため、項目の改善に努めたい
- 運転日報の運用方法を効率化できる方法があれば、すぐにでも導入したい
という方は今回の記事を参考にすると、運送業における運転日報の重要性を理解しながら、自社での日報運用を効果的に進められるようになります。
目次
運送業での運転日報の役割とは
以下では、運送業での運転日報の持つ役割について解説します。運送業における運転日報を正しく運用すれば、以下のメリットが得られるのです。
車両点検になる
運転日報の作成をルール化すると、車両点検として利用できます。
運転日報には走行距離や時間のほか、給油の時間や頻度などの記載も行われます。こうした車両に関する基本的な記録はもちろん、ドライバーが運転時に気付いた車両の変化などを記載しておけば、事前に異常がわかるので事故のリスクを軽減できます。
車両の故障の多くは発生前に何らかの兆候があるケースが多いです。したがって、日頃から車両の状況を確認し、日報を通じて管理することが大切です。
運転の効率化に繋がる
運転日報の徹底は、運転の効率化にも繋がります。
運転日報では乗車開始時刻や終了時刻、乗務距離などの情報を記録します。そして、実際の走行距離や所要時間が可視化され、業務に関わる課題に気づきやすくなるのです。
課題箇所が分かれば、所要時間を減らすために運転ルートの見直しができます。また、同一区間でも短時間で運送が終了している社員がいれば、その社員の持つノウハウを共有できるので、業務時間の短縮にもつながることもポイントです。
社員の勤怠管理になる
運転日報の作成は、社員の勤怠管理としても活用できます。
運送業では、職業柄社員がどのように働いているのかを管理者が確認しづらい傾向があります。一方で、運転日報の作成が義務化していれば、管理者は日報を通して社員の働きぶりを見られるので、社員が問題を起こした場合でも、早期での解決に繋がります。
また、運転日報を通して「社員の業務の進め方」がわかれば、成果を挙げている社員や、努力をしている社員が明らかになるため、人事評価にも活用できるのです。
運送業の運転日報に記載すべき項目とは
記載すべき項目について、各都道府県の一般社団法人が提供する「運転日報」のフォーマットを活用するのもひとつの手法です。
一方、オリジナルで作る場合、運送業では「貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条」（※1）の規定通り、運転日報内には以下項目の記載が義務付けられています。
- ドライバーの氏名
- 該当車種とナンバー
- 乗務の開始日時と終了日時
- 行き先
- 乗務距離
- 運転を交替した地点と日時
- 休憩や睡眠をとった場所と日時
- 大型車の場合、貨物の積載状況
- 事故や大幅な遅延が発生した際は概要と原因
上記の項目に加えて、ドライバーの気づいたことなどを記載できる構成にしておけば、より効果的な運転日報運用が可能になります。
また、記載する際は、読み手の立場に立ち明瞭かつ分かりやすい文章で記載しましょう。とくに、主観に基づいた記載と客観的な事実の混同は避けなければばなりません。
運送業の運転日報における問題点とは
運転日報における課題点とは「作成工数がかかる点」です。
配送業務で忙しいドライバーは運転中に運転日報を作成できず、多くのケースでは紙やExcelに記入するために帰社しなければなりません。一方、管理者としても、手書きやExcelで記載された情報を転記する工数もかかってしまいます。
また、ドライバーのは配送業務中に運転日報を作成したとしても、手書きでは誤字脱字や書き漏れなどのリスクもあります。そこで、今日では「Stock」のように、誰もが簡単にスマホからでも日報を作成できるツールを使って、作成・管理する企業も多いのです。
運転日報の運用方法
以下では、運転日報における3つの運用方法を解説します。いずれの方法もメリット・デメリットがあるため、どの方法を採用するのが自社にとって最適かを検討することが必要です。
紙媒体での運用
運転日報を作成する際に、多く用いられるのが紙媒体での運用です。
あらかじめ作成したフォーマットを利用し、必要項目を手書きで入力していくだけで運転日報が作成できるため、教育コストが低く、ITに不慣れなひとでも取り組みやすいのが特徴です。
しかし、業務に追われるドライバーにとって日報作成をする時間の捻出が難しいうえ、手書きで書かれた文字は視認性が低く、誤認を生む恐れがあります。したがって、紙媒体で運用するときは、記録を別に転記するなどの運用が必要です。
Excelでの運用
表計算ソフトであるExcelでも、運転日報の運用が可能です。
Excelは日常業務で利用する頻度も高いので、導入費用を削減して利用可能です。また、インターネット上ではExcel用のテンプレートが数多く公開されており、任意のフォーマットを使って作成できます。
しかし、エクセルで運転日報を運用する場合、日付や個人名ごとに日報データが分散してしまい、どのような情報がいつ記載されていたかをあとから振り返るのが難しいデメリットがあります。さらに、スマートフォンでは出先での更新・編集がしづらいことも難点です。
したがって、Excelで運転日報の運用をするには、別途ツールを併用し、情報を一元管理しなければなりません。
ITツールでの運用
今日では、ITツールを活用した運転日報の運用も主流です。
ITツールを運転日報作成に利用することで、場所や時間、デバイスを問わずスムーズに作成・管理できるようになります。さらに、ツール内には社員すべての日報が記録されるため、活動内容の見える化も簡単です。
しかし、ツールによって利用できる機能や操作性には差があるので「現場のITリテラシーに沿ったツールか」は、必ずチェックしなければなりません。
運送業での運転日報作りを効率化するツール
以下では、運送業での運転日報作りを効率化する、おすすめのツールをご紹介します。
運送業で運転日報を効率化させるには、紙やExcelの非効率な管理ではなく「ITツール」が必須です。そして、ツールの選定時には、機能性と操作性の2点を重視しましょう。
機能性に関して、該当のツールで問題なく日報作成・管理ができる「過不足のない機能が備わっているか」を見極める必要があります。また、操作性については仕事柄、全社で集まる機会を作りにくく、ツールの教育に時間がかけられないので「社員誰もが迷わず使いこなせる操作性」が求められます。
結論、機能性と操作性を満たす最適なツールとして、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、簡単に日報作成・管理ができる情報共有ツール：「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなく写真の添付もでき、日報運用だけでなく配送ルートの管理やシフト管理も可能です。さらに、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づけられるので、該当の情報に関するやりとりや連絡・業務指示も混ざりません。
最も簡単に日報作成・管理ができる情報共有ツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
運送業における運転日報の項目・運用方法まとめ
ここまで、運送業の運転日報の項目や書き方・運用方法について解説しました。
運送業での日報作成は、勤怠管理や運送業務全体の効率化に貢献します。また、規定に基づいた正確に情報を残し、運送状況の明瞭化に努めることが大切です。
運転日報の運用方法はさまざまですが、紙やExcelでの作成・管理は非効率でありミスの原因となるので、ITツールでの運用一択です。しかし、社員はそれぞれ異なるITリテラシーを持つため、多機能なツールを導入すると最終的に放置されます。
したがって、ツールが使えない社員が出ないように、運送業のメンバー誰もが説明不要で使いこなせる情報共有ツールのStockを使うべきです。非IT企業を中心に200,000社以上の企業に導入され、日報運用をはじめとした情報共有の円滑化に成功しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社の運転日報の運用を効率化させましょう。
