多くの企業で業務の一環として取り入れられている日報ですが、事務所に滞在せずに移動時間が大半を占める運送業においても、運転日報の導入が進められています。
しかし、運転日報を導入しているものの「従業員によって書式にばらつきがある」「提出漏れが多い」と悩む管理者の方も多いのではないでしょうか。
そこで以下では、運送業での運転日報の項目や運用方法について解説します。
- 運転日報の必要性や役割りを従業員に浸透させたい
- テンプレートを使って、運転日報の作成時間を短縮したい
- 紙の日報から脱却したいが、どのようにデジタル化すべきか迷っている
という方は今回の記事を参考にすると、運送業における運転日報の重要性を理解しながら、自社での日報運用を効果的に進められるようになります。
目次
運転日報の概要
ここからは、運転日報の概要を紹介します。保存期間などの基本的な情報を押さえておきましょう。
運転日報とは？
運転日報とは、運転日時や走行距離、運転手などを記録した書類を指します。
また、交通事故や渋滞があった場合には、原因なども書き加えます。営業で社有車を利用している企業や運送業を営んでいる企業は、規則によって運転日報を記録・保存しなければなりません。
さらに、公安委員会から提出を求められる可能性もあるため、運転日報の管理体制は整えておく必要があります。
運転日報の作成を義務付ける法律
運転日報の作成は、以下の法律によって義務付けられています。
- 貨物自動車運送事業輸送安全規則
- 道路交通法施行規則
- ドライバーの氏名
- 該当車種とナンバー
- 乗務の開始日時と終了日時
- 行き先
- 乗務距離
- 運転を交替した地点と日時
- 休憩や睡眠をとった場所と日時
- 大型車の場合、貨物の積載状況
- 事故や大幅な遅延が発生した際は概要と原因
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
他者からの依頼でトラックを利用して荷物を運搬する一般貨物自動車運送事業者を対象した法律です。第8条で日報に記載すべき項目が指定されています。
参考：e-GOV 法令検索
運送業者以外で一定台数以上の自動車を使用する業者は、事業所ごとに安全運転管理者を選任しなければなりません。第９条で安全運転管理者は日報を作成・管理することが業務内容に定められています。
以上のように、運転日報の作成・管理は法律で義務付けられているので必ず作成しましょう。
運転日報の保存期間
貨物自動車運送事業輸送安全規則では、保存期間は最低1年間と定められています。
一方、道路交通法施行規則では、保存期間は1年と定められています。したがって、運転日報は作成して終わりではなく、その後の管理が重要なのです。
とはいえ、紙媒体の日報はファイリングする手間がかかるうえ、Wordのようなファイル形式では、日報の数が増えるにつれて「フォルダ」が煩雑化していきます。つまり、いずれも長期的に書類を管理していく手段として、不向きなのです。
そこで、「Stock」のようなツールを導入すれば、作成した日報はフォルダで分けて管理できるうえ、必要な情報に素早くアクセスできる仕組みがつくれます。
運送業での運転日報の役割とは
以下では、運送業での運転日報の持つ役割について解説します。運送業における運転日報を正しく運用すれば、以下のメリットが得られるのです。
（1）車両点検になる
運転日報の作成をルール化すると、車両点検として利用できます。
運転日報には走行距離や時間のほか、給油の時間や頻度なども記載されます。こうした車両に関する基本的な記録はもちろん、ドライバーが運転時に気付いた車両の変化などを記載しておけば、事前に異常がわかるので事故のリスクを軽減できます。
車両の故障の多くは発生前に何らかの兆候があるケースが多いです。したがって、日頃から車両の状況を確認し、日報を通じて管理することが大切です。
（2）運転の効率化に繋がる
運転日報の徹底は、運転の効率化にも繋がります。
運転日報では乗車開始時刻や終了時刻、乗務距離などの情報を記録します。そのため、実際の走行距離や所要時間が可視化され、業務に関わる課題に気づきやすくなるのです。
課題箇所が分かれば、所要時間を減らすために運転ルートの見直しができます。また、同一区間でも短時間で運送が終了している社員がいれば、その社員の持つノウハウを共有できるので、業務時間の短縮につながることもポイントです。
（3）社員の勤怠管理になる
運転日報の作成は、社員の勤怠管理としても活用できます。
運送業では、職業柄社員がどのように働いているのかを管理者が確認しづらい傾向にあります。一方で、運転日報の作成を義務化すれば、管理者は日報を通して社員の働きぶりを見られるので、社員が問題を起こした場合でも、早期の解決に繋がります。
また、運転日報を通して「社員の業務の進め方」がわかれば、成果を挙げている社員や、努力をしている社員が明らかになるため、人事評価にも活用できるのです。
＜無料テンプレートあり＞運転日報の書き方とは
以下では、運転日報の具体的な書き方やおすすめのテンプレートを紹介します。「日報に何を記載すべきかわからない」という方は必見です。
運転日報に記載すべき項目
一方、オリジナルで作る場合、運送業では「貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条」（※1）の規定通り、運転日報内には以下項目の記載が義務付けられています。
上記の項目に加えて、ドライバーの気づいたことなどを記載できる構成にしておけば、より効果的な運転日報の運用が可能になります。
また、記載する際は、読み手の立場に立ち明瞭かつ分かりやすい文章で記載しましょう。とくに、主観に基づいた記載と客観的な事実の混同は避けなければなりません。
トラックの運転日報に最適なテンプレート
こちらは、各都道府県の一般社団法人が提供する、各項目に沿って「時間」「走行距離」「運送状況」などを細かく記載できる運転日報になります。
自社用にカスタマイズするより自由度は落ちますが、すぐに使える点が便利です。
運転日報の運用方法とは
以下では、運転日報における3つの運用方法を解説します。いずれの方法もメリット・デメリットがあるため、どの方法を採用するのが自社にとって最適かを検討することが必要です。
（1）紙媒体での運用
運転日報を作成するときに多く用いられるのが、紙媒体での運用です。
あらかじめ作成したフォーマットを利用して、必要項目を手書きで入力していくだけで運転日報が作成できます。教育コストが低く、ITに不慣れなひとでも取り組みやすいのが特徴です。
しかし、業務に追われるドライバーにとって日報作成をする時間の捻出が難しいうえ、手書きで書かれた文字は視認性が低く、誤認を生む恐れがあります。したがって、紙媒体で運用するときは、記録を別に転記するなどの運用が必要です。
（2）Excelでの運用
表計算ソフトであるExcelでも、運転日報の運用が可能です。
Excelは日常業務で利用する頻度も高いので、新しく使い方を覚える必要がありません。また、インターネット上ではExcel用のテンプレートが数多く公開されており、任意のフォーマットを使って作成できます。
しかし、「スマホでは更新・編集が難しい」「日付や個人名ごとにデータが分散する」というデメリットがあります。そのため、どのような情報がいつ記載されたかあとから確認しづらいので、別途ツールを使って情報を一元管理する必要があります。
（3）ITツールでの運用
今日では、ITツールを活用した運転日報の運用も主流です。
運転日報作成にITツールを利用することで、場所や時間、デバイスを問わずスムーズに作成・管理できるようになります。さらに、ツール内には従業員すべての日報が記録されるため、活動内容の見える化も簡単です。
しかし、ツールによって利用できる機能や操作性には差があるので、「現場のITリテラシーに沿ったツールか」の事前チェックが必須です。そこで、「Stock」のようなシンプルな機能と操作性で、マニュアルなしでも使えるツールがおすすめです。
運送業の運転日報における問題点とは
運転日報における課題点とは「作成から管理までの工数がかかる点」です。
とくに、配送業務で忙しいドライバーは運転中に運転日報を作成できず、多くのケースでは紙やExcelに記入するために帰社しなければなりません。
上記のように、紙やExcelでは日報の共有・管理の観点からも不便であるため、アプリの運用が望ましいです。ただし、多機能なアプリでは従業員が使いこなせないため、「Stock」のようなスマホからでも簡単に日報を提出できるアプリを選びましょう。
【Excelより簡単】運送業での運転日報の共有を効率化するツール
以下では、運送業での運転日報作成・管理を効率化する、おすすめのアプリをご紹介します。
運送業で運転日報を効率化させるには、紙やExcelでの非効率な管理ではなく、専用の「ITツール」が必須です。なぜなら、紙では管理が煩雑になり、Exclelは表計算ソフトなので日報の管理には不向きだからです。
加えて、運送業の場合、「社内からでも手間なく日報を作成できるか」はドライバーにとって大事な要素となり得ます。そのため、ITに詳しくない社員でも、スマホから直感的に操作できるシンプルな情報共有ツールを選定すべきです。
結論、運送業で導入すべきツールは、ITに不慣れな方でも即日使いこなせるうえ、日報などのあらゆる社内情報を一元化できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、運転日報テンプレートを呼び起こせるうえ、スマホからでも簡単に入力できるので、日報を作成するのに時間がかかりません。また、ノートに紐づけて、各従業員に「タスク」を設定しておけるので、日報の提出漏れを防げます。
IT不慣れでも日報作成・管理ができる情報共有アプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockを使った運転日報の記入例
ここでは、Stockを使った運転日報の記入例を紹介します。
上記のように、Stockの「ノート」には、直接日報の内容を記入したり、画像やファイルを添付できたりします。さらに、必要項目を記載したフォーマットは「テンプレート」として登録できるので、わずかな工数で瞬時に呼び起せるようになります。
運送業における運転日報の項目・運用方法まとめ
ここまで、運送業の運転日報の項目や書き方・運用方法について解説しました。
運送業での日報作成は、勤怠管理や運送業務全体の効率化に貢献します。また、規定に従って正確に情報を残し、運送状況の明瞭化に努めることが大切です。
運転日報の運用方法はさまざまですが、紙やExcelでは車内から日報を作成しづらいので、ITツールでの運用が最適です。ただし、車内の場合、スマホを使った日報作成が大前提となるので「スマホからの操作がしやすいか」に注意しましょう。
したがって、運送業の日報を管理するなら、スマホから簡単に日報を作成・共有でき、タスク機能で日報チェックの提出漏れも防げる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、自社の運転日報の運用を効率化させましょう。
