多くの企業で業務の一環として取り入れられている日報ですが、出先での勤務がメインである運送業においても、運転日報の導入が進められています。
しかし、運転日報を導入しているものの、記入項目がメンバーによって異なるので、管理が煩雑なことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで以下では、運送業での運転日報の項目や運用方法について解説します。
- 運転日報を導入してメンバーの活動を見える化したい
- 運転日報の作成が形骸化してしまっている
- 運転日報の運用方法を効率化できる方法があれば、すぐにでも導入したい
という方は今回の記事を参考にすると、運送業における運転日報の重要性を理解しながら、自社での日報運用を効果的に進められるようになります。
目次
運転日報の概要
ここからは、運転日報の概要を紹介します。保存期間などの基本的な情報を押さえておきましょう。
運転日報とは？
運転日報とは、運転日時や走行距離、運転手などを記録した書類を指します。
また、交通事故や渋滞があった場合には、原因なども書き加えます。営業で社有車を利用している企業や運送業を営んでいる企業は、規則によって運転日報を記録・保存しなければなりません。
さらに、公安委員会から提出を求められる可能性もあるため、運転日報の管理体制は整えておく必要があります。
運転日報の作成を義務付ける法律
運転日報の作成は、以下の法律によって義務付けられています。
- 貨物自動車運送事業輸送安全規則
- 道路交通法施行規則
- ドライバーの氏名
- 該当車種とナンバー
- 乗務の開始日時と終了日時
- 行き先
- 乗務距離
- 運転を交替した地点と日時
- 休憩や睡眠をとった場所と日時
- 大型車の場合、貨物の積載状況
- 事故や大幅な遅延が発生した際は概要と原因
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- はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。
- 画面右下の [＋テンプレート] をクリックして、登録しておいた運転日報のテンプレートを選択します。
- テンプレートに沿って記載すれば、形式の整った運転日報の完成です。
他者からの依頼でトラックを利用して荷物を運搬する一般貨物自動車運送事業者を対象した法律です。第8条で日報に記載すべき項目が指定されています。
参考：e-GOV 法令検索
運送業者以外で一定台数以上の自動車を使用する業者は、事業所ごとに安全運転管理者を選任しなければなりません。第９条で安全運転管理者は日報を作成・管理することが業務内容に定められています。
以上のように、運転日報の作成・管理は法律で義務付けられているので必ず作成しましょう。
運転日報の保存期間
貨物自動車運送事業輸送安全規則では、保存期間は最低1年間と定められています。
一方、道路交通法施行規則では、保存期間は1年と定められています。したがって、運転日報は作成して終わりではなく、その後の管理が重要なのです。
そこで、「ナレカン」のようなツールを導入すれば、作成した日報はフォルダで分けて管理できるうえ、Wordのように内容確認のために都度ファイルを開く必要がありません。
運送業での運転日報の役割とは
以下では、運送業での運転日報の持つ役割について解説します。運送業における運転日報を正しく運用すれば、以下のメリットが得られるのです。
車両点検になる
運転日報の作成をルール化すると、車両点検として利用できます。
運転日報には走行距離や時間のほか、給油の時間や頻度なども記載されます。こうした車両に関する基本的な記録はもちろん、ドライバーが運転時に気付いた車両の変化などを記載しておけば、事前に異常がわかるので事故のリスクを軽減できます。
車両の故障の多くは発生前に何らかの兆候があるケースが多いです。したがって、日頃から車両の状況を確認し、日報を通じて管理することが大切です。
運転の効率化に繋がる
運転日報の徹底は、運転の効率化にも繋がります。
運転日報では乗車開始時刻や終了時刻、乗務距離などの情報を記録します。そのため、実際の走行距離や所要時間が可視化され、業務に関わる課題に気づきやすくなるのです。
課題箇所が分かれば、所要時間を減らすために運転ルートの見直しができます。また、同一区間でも短時間で運送が終了している社員がいれば、その社員の持つノウハウを共有できるので、業務時間の短縮につながることもポイントです。
社員の勤怠管理になる
運転日報の作成は、社員の勤怠管理としても活用できます。
運送業では、職業柄社員がどのように働いているのかを管理者が確認しづらい傾向にあります。一方で、運転日報の作成を義務化すれば、管理者は日報を通して社員の働きぶりを見られるので、社員が問題を起こした場合でも、早期の解決に繋がります。
また、運転日報を通して「社員の業務の進め方」がわかれば、成果を挙げている社員や、努力をしている社員が明らかになるため、人事評価にも活用できるのです。
＜テンプレートあり＞運転日報に記載すべき項目
記載すべき項目について、各都道府県の一般社団法人が提供する「運転日報」のフォーマットを活用するのもひとつの手法です。
一方、オリジナルで作る場合、運送業では「貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条」（※1）の規定通り、運転日報内には以下項目の記載が義務付けられています。
上記の項目に加えて、ドライバーの気づいたことなどを記載できる構成にしておけば、より効果的な運転日報の運用が可能になります。
また、記載する際は、読み手の立場に立ち明瞭かつ分かりやすい文章で記載しましょう。とくに、主観に基づいた記載と客観的な事実の混同は避けなければなりません。
運送業の運転日報における問題点とは
運転日報における課題点とは「作成工数がかかる点」です。
配送業務で忙しいドライバーは運転中に運転日報を作成できず、多くのケースでは紙やExcelに記入するために帰社しなければなりません。一方、管理者としても、手書きやExcelで記載された情報を転記する工数もかかってしまいます。
また、配送業務中に運転日報を作成したとしても、手書きでは誤字脱字や書き漏れなどのリスクもあります。そこで、今日では「ナレカン」のように、誰もが簡単にスマホからでも日報を作成できるツールを使って、作成・管理する企業も多いのです。
運転日報の運用方法
以下では、運転日報における3つの運用方法を解説します。いずれの方法もメリット・デメリットがあるため、どの方法を採用するのが自社にとって最適かを検討することが必要です。
（1）紙媒体での運用
運転日報を作成する際に、多く用いられるのが紙媒体での運用です。
あらかじめ作成したフォーマットを利用して、必要項目を手書きで入力していくだけで運転日報が作成できます。教育コストが低く、ITに不慣れなひとでも取り組みやすいのが特徴です。
しかし、業務に追われるドライバーにとって日報作成をする時間の捻出が難しいうえ、手書きで書かれた文字は視認性が低く、誤認を生む恐れがあります。したがって、紙媒体で運用するときは、記録を別に転記するなどの運用が必要です。
（2）Excelでの運用
表計算ソフトであるExcelでも、運転日報の運用が可能です。
Excelは日常業務で利用する頻度も高いので、新しく使い方を覚える必要がありません。また、インターネット上ではExcel用のテンプレートが数多く公開されており、任意のフォーマットを使って作成できます。
しかし、Excelで運用する場合、日付や個人名ごとに日報データが分散してしまい、どのような情報がいつ記載されていたかをあとから振り返るのが難しいというデメリットがあります。さらに、スマホによる出先での更新・編集がしづらいことも難点です。
したがって、Excelで運転日報の運用をするには、別途ツールを併用し、情報を一元管理しなければなりません。
（3）ITツールでの運用
今日では、ITツールを活用した運転日報の運用も主流です。
運転日報作成にITツールを利用することで、場所や時間、デバイスを問わずスムーズに作成・管理できるようになります。さらに、ツール内には社員すべての日報が記録されるため、活動内容の見える化も簡単です。
しかし、ツールによって利用できる機能や操作性には差があるので、「現場のITリテラシーに沿ったツールか」は、必ずチェックしなければなりません。
運送業での運転日報作成を効率化するツール
以下では、運送業での運転日報作成・管理を効率化する、おすすめのアプリをご紹介します。
運送業で運転日報を効率化させるには、紙やExcelでの非効率な管理ではなく、専用の「ITツール」が必須です。なぜなら、紙では管理が煩雑になり、Exclelは表計算ソフトなので日報の管理には不向きだからです。
そのため、社員全員が使いやすい日報を作成・管理するためのITツールを導入しましょう。ただし、作成した日報は、確認が必要になったときにすぐ探し出せるように、検索性に優れたツールで管理するべきです。
結論、運送業の日報作成・管理には、日報をはじめとした社内の情報をまとめて管理し、誰もが即アクセスできるアプリ「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には、テキストのほかに写真を添付すれば、日報運用のみならず配送ルートの管理やシフト管理にも活用できます。さらに、記事には「コメント」機能が紐づいているので、その日の業務に関するやりとりが他の話題に埋もれません。
最も簡単に日報作成・管理ができる情報共有アプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
＜ナレカンの料金＞
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った運転日報の記入例
ここでは、ナレカンを使った運転日報の記入例を紹介します。以下の手順を追えば、見やすい運転日報を簡単に作れます。
このように、ナレカンは自作のテンプレートで見やすい運転日報を簡単に作れます。
運送業における運転日報の項目・運用方法まとめ
ここまで、運送業の運転日報の項目や書き方・運用方法について解説しました。
運送業での日報作成は、勤怠管理や運送業務全体の効率化に貢献します。また、規定に従って正確に情報を残し、運送状況の明瞭化に努めることが大切です。
運転日報の運用方法はさまざまですが、紙やExcelでの作成・管理は非効率でありミスの原因となるので、ITツールでの運用が役立ちます。また、保管期間中に日報の確認が必要になった場合はすぐに探し出せるように検索しやすいツールを選びましょう。
したがって、運送業の日報を管理するなら、運送業の社員が作成した日報を確実に管理できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の運転日報の運用を効率化させましょう。
