社内の重要事項を決定する場では、「稟議」が重要な業務です。ただし、紙の稟議書では非効率な面もあるため、電子化によって申請から決裁までの稟議フローを効率化する企業が増加傾向にあります。
一方、社内にアナログな稟議が根強く残っており「電子化への動きがなかなか進まない」という現状に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、稟議の電子化によるメリットと注意点を中心に解説していきます。
- まだ稟議を紙ベースで実施しており不便を感じている
- 稟議を電子化しようか迷っているためメリット・デメリットを知りたい
- 稟議フローを効率化し、円滑な意思決定ができるツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、稟議を電子化するメリットと注意点を理解し、自社に役立つヒントを得られます。
目次
稟議書とは
稟議書とは、組織内で承認が必要な事例をまとめた書類であり、企業では契約が発生したときや費用がかかるプロジェクトの承認を上司から得るときに必要です。
たとえば、新入社員を採用するときは「採用稟議」、契約を締結するときは「契約稟議」を作成し、承認を得るプロセスを踏みます。
以上のように、稟議書は企業の方針を進めるうえで重要ですが、一方で作成に時間や管理コストがかかるので、業務効率化のために稟議書を電子化する企業も多いのです。
稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由
紙媒体による稟議フローを効率化すべき理由として以下の理由が挙げられます。
- 承認者の不在で稟議が進まない
- 無駄な金銭コストが発生する
- 管理や検索に時間がかかる
稟議書の申請時に、承認者がオフィスに不在の場合は稟議が中断されてしまいます。また、稟議の度に逐一帰社しなければならず、効率が悪いです。
紙や印刷代、ファイリングに無駄な金銭コストが発生します。稟議書を紙で作成する企業では、年間で見ると多くのコストがかかってしまうのです。
稟議書は適切に保管しなければならない書類です。しかし、紙では保管スペースをとり、ファイリングする手間や紛失したりするリスクが伴います。
そこで、稟議を電子化すると、場所を選ばず申請から決裁が完了するうえ、管理費用の削減と管理の簡素化に大きく貢献します。さらに、社内における稟議フローをスムーズに進められるので、結果として迅速な意思決定が可能になるのです。
稟議書の電子化による3つのメリット
ここでは、稟議書を電子化するメリットを具体的に解説します。稟議の電子化に成功した組織は、以下のメリットによって時間・管理コストの無駄を軽減しているのです。
ワークフローが可視化される
稟議書の電子化によって、社内のワークフローが可視化されるようになります。
申請から決裁までの一連の流れが見える化され、稟議書が現時点でどこまで回付されているかを各メンバーが確認できるようになります。そのため、確認工数が大幅に軽減され、申請者の「稟議書の返答を待つ」ストレスが発生しません。
また、承認者目線ではタスク管理を簡素化でき、いつまでにどの稟議を完了させれば良いかが一目で分かるようになります。このように、アナログな稟議で発生していた“承認漏れ”も防ぐことができるのです。
管理の負担を削減できる
稟議書の電子化に成功すると、アナログな管理では生じる負担の削減が期待できます。
たとえば、紙の稟議書では“物理的な管理スペース”や“目当ての書類を見つけるのにかかる時間”といった無駄が発生するうえ、テレワークにも対応できません。一方、稟議書を電子化していると、稟議書の作成～管理までをシステム内で完結するので、無駄な管理コストがなくなります。
このように、ペーパーレス化だけでなく、稟議書に関する情報共有もシステムで簡単にできるため、紙媒体で発生する負担を削減できるのです。
改ざんや漏洩えいのリスクの回避
稟議書を電子化すると情報改ざんや漏えいのリスクを回避できます。
紙媒体でのやり取りは、書類が紛失したり、後から改ざんされたりする恐れがあります。しかし、電子化することで、編集履歴によって誰がいつ編集したか分かったり、編集・閲覧制限をかけられたりするので、稟議のような重要な書類の扱いも安全です。
したがって、稟議書の電子化は情報の紛失や改ざん、漏えいの防止につながるのです。とくに、情報セキュリティの国際規格認証を取得している「ナレカン」であれば、大企業でも安心して稟議フローシステムとして導入できます。
稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット
ここでは、稟議書を電子化するにあたって、注意すべき3つのデメリットを解説します。業務を効率化する稟議書の電子化ですが、以下のような落とし穴もあるため注意が必要です。
社内に浸透しない
デメリットの1つ目は、稟議書の電子化が社内に浸透しなければ意味がない点です。
選んだツールが導入後に社内に浸透しなければ、稟議書の電子化は進みません。そのため、ツールの導入をする前に目的を明確化し、導入後の継続的な評価と改善が必須です。
また、社内にツールを浸透させるためには、ITツールの導入がゴールではなく手段であることを各メンバーが理解する必要もあるのです。
稟議フローの見直しが必要になる
デメリットの2つ目は、ツール導入と同時に、稟議フローや社内ルールの見直しが必要な点です。
稟議では、承認から決裁までの間に何人もの承認者を挟む場合、電子化してもどこかの工程で手続きがストップしてしまう可能性が否めません。そのため、ツールを導入するタイミングで稟議フローを見直し、無駄な工数は省くことが大切です。
したがって、ツールを導入するときは、稟議フローや社内ルールを見直して効率的に業務を進められるようにしましょう。
稟議の情報が社内に散在する恐れがある
デメリットの3つ目は、多機能なツールを導入すると情報が散在しやすい点です。
多機能なツールを選んで稟議フローを細分化すると、起案者の稟議書作成から決裁まで多くのプロセスを踏む必要があります。稟議書は、決裁後も保管し活用することもあるため、稟議で発生するさまざまな情報を整理しつつ管理しなければなりません。
そこで、稟議に関わる情報を簡単に共有し、管理できるツールを選びましょう。たとえば、「ナレカン」のようなツールであれば、あらゆる稟議書の作成・共有・管理が一か所で完結できます。
【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは
以下では、稟議フローを効率化する方法をご紹介します。
アナログな稟議には「承認者の不在で稟議が中断する」「改ざんや紛失のリスクがある」といった課題があるため、稟議フローを最適化させるには電子化が大前提です。
しかし、稟議書を電子化しても運用体制が整っていなければ、意思決定の判断基準がぶれてしまったり、円滑な手続きができなかったりしてしまいます。そのため、「社内の稟議書を一元管理し、適切に申請・承認できるツール」を選ぶべきです。
結論、稟議情報を簡単に電子化するには、社内の稟議書を作成から共有までを一か所で完結でき、申請・承認フロー体制も整備できるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、厳格な権限設定のもと稟議書の作成・管理・共有を一元化できるので、情報の改ざんや紛失のリスクがありません。また、「承認フロー機能」によって、わずかな操作で稟議を申請でき、承認者の適切な判断のもと円滑に意思決定を進められます。
最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」
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＜ナレカンの活用例＞
以下では、ナレカンを活用して稟議書を申請する流れを解説します。
ナレカンの「記事」では、テンプレートを登録して記事に呼び起こすことができるため、スムーズに稟議書を作成できます。稟議書の作成が終わったら、右上の「申請する」を押して担当者に申請できます。
「申請する」を押すと、以上のような画面が表示されます。ナレカンでは承認フローを細かく設定でき、ステップごとに別々の承認者を設定することも可能です。
また、ナレカンでは、以上のように承認待ちの記事を一覧で確認できます。同じ画面から、承認者からの修正依頼も確認できます。
稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ
ここまで、稟議を電子化するメリットと注意点について解説しました。
“稟議の電子化”はアナログな稟議と比較すると、申請者・承認者にかかる業務負荷を低減し、申請から決裁まで一連の稟議フローを高速化させるため、稟議業務を効率化できるのがメリットです。
一方、稟議書の電子化を推進しても運用体制が整っていなければ、社内に電子化した稟議フローが浸透せず、使われなくなってしまう恐れがあります。
したがって、最小工数で稟議の電子化を達成するなら、社内の稟議書を作成して、簡単に申請・承認フローも運用できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、稟議フローの効率化を図りましょう。
