社内の重要事項の決定において、稟議は必須の業務です。ただ、紙の稟議書では非効率な面もあるため、電子化によって申請から決裁までの稟議フローを効率化する企業が増加傾向にあります。
一方、社内にアナログな稟議が根強く残っており、電子化への動きがなかなか進まない現状に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、稟議の電子化によるメリットと注意点を中心に解説していきます。
- 稟議を電子化して、業務の効率化を今すぐ実現したい
- 稟議の電子化を検討しているが、導入後使いこなせるか不安で躊躇している
- アナログな稟議から脱却し電子化するメリットや注意点を知って活かしたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、稟議を電子化するメリットと注意点を理解し、自社に役立つヒントを得られます。
目次
稟議の電子化とは
稟議が電子化される動きの背景には、紙の稟議書の非効率さが挙げられます。紙の稟議で発生する問題として代表的なものに以下3つがあります。
- 承認者の不在で稟議が進まない
- 無駄な金銭コストが発生する
- 管理や検索に時間がかかる
稟議書の申請時に、承認者がオフィスに不在の場合は稟議が進まなくなってしまいます。また、稟議の度に逐一帰社しなければならず、効率の悪い業務体系です。
紙や印刷代、ファイリングに無駄な金銭コストが発生します。稟議書を頻繁に作成する企業では、年間で見ると多くのコストがかかってしまうのです。
稟議書は適切に保管しなければならない書類です。しかし、紙では保管場所のスペースをとり、後から見つけるにも時間がかかったり紛失したりする可能性があります。
稟議が電子化されると、場所やタイミングを選ばず申請から決裁が完了するうえ、紙で発生していた金銭コストの削減と管理の簡素化に大きく貢献します。そして、社内における稟議フローのスピード感を向上させるだけでなく、フォーマットや稟議書が一元管理できるため、社員の労働負荷を低減させられるのです。
稟議を電子化するメリット
ここでは、稟議を電子化するメリットを具体的に解説します。稟議の電子化に成功したチームは、以下のメリットによって時間・金銭コストの無駄を発生させずに業務効率化を実現しているのです。
ワークフローの可視化
稟議の電子化によって、社内のワークフローが可視化されるようになります。
申請から決裁までの一連の流れが見える化され、稟議書が現時点でどこまで回付されているかを各メンバーが確認できるようになります。そのため、確認工数が大幅に軽減され、申請者の「稟議書の返答を待つ」ストレスが発生しません。
また、承認者目線ではタスク管理を簡素化でき、いつまでにどの稟議を完了させれば良いかが一目で分かるようになります。このように、アナログな稟議で発生していた“承認漏れ”も発生しにくくなるのです。
発生するコストの大幅な削減
稟議の電子化に成功すると、アナログな管理で発生していたコスト削減が期待できます。
紙のアナログな稟議では紙代や印刷代での金銭コストはもちろん、物理的な管理スペースといった無駄なコストが発生し、テレワークにも対応できません。一方、稟議を電子化しているチームは、稟議書の作成から決裁まで全てをシステム内で完結させています。
このように、ペーパーレス化だけでなく、稟議書に関する情報共有もシステムで簡単に行えるため、紙媒体で発生するコストを削減できるのです。
また、コストの削減に伴い社員の業務負荷も低減できます。“一から稟議書を作成しなければならない”業務や稟議書のファイリング業務が電子化によってスムーズになり、ほかの業務へ時間を割けるようになるのです。
稟議の電子化で注意したい4つのポイント
ここでは、稟議の電子化の際に注意したい4つのポイントについて解説します。業務を効率化する稟議の電子化ですが、以下のような落とし穴もあるため注意が必要です。
稟議の電子化をゴールにしない
稟議の電子化はゴールではなく手段と捉えるようにしましょう。
稟議の電子化にあたって自社にITツールを導入する際、ツールのスペックや課題解決能力などの機能性を重視し、自社に適したツールかを慎重に判断する企業が多いです。
同時に、導入時の選定は慎重に行っているにも関わらず、導入後にチームに浸透してるかをリーダーや担当者が確認していないケースが非常に多いのです。ツールの導入を成功させるには、導入後の継続的な評価と改善が必須です。
チームにツールを浸透させるためにも、ITツールの導入が手段であることを各メンバーが理解する必要があるのです。
導入の目的を明確にする
稟議の電子化では、各メンバーが導入の目的を理解しているかが重要になります。
ITツールを導入する背景やメリットをチームのメンバーに共有して使うことで、ツールへの理解を深め、使用するタイミングもチームで共有できます。
また、ITリテラシーが高くない非IT企業こそ、導入の明確化を重視しましょう。ツールへの意識や理解が曖昧だと、ツールを使いこなせないどころか「ツールを使わない」メンバーが出て、チームに根付く非効率な手法から脱却できない可能性があるのです。
ITへの抵抗感があるメンバーにもストレスなくツールを利用できるように、導入前に目的を共有しておきましょう。
稟議フローや社内ルールを見直す
ツール導入と同時に、稟議フローや社内ルールの見直しが必要です。
稟議では、承認から決裁までの一連の流れが全社でクリアになっていなければなりません。そのため、ツールの導入時に申請者・承認者間で具体的な流れを策定できていなければ、ツールを導入しても従来のフローより煩雑となってしまうのです。
また、社内ルールの見直しも必須です。たとえば、備品購入時に「金額をシステム上で入力し、上長に承認依頼を投げる」という承認ルートを策定したり、取引の際はクライアントの規模によって担当者を変更させたりなどを事前に共有しておけば、ツール導入後スムーズにチームに浸透させられます。
このように、稟議フローや社内ルールの継続的な見直しによって、課題の顕在化や業務効率化のヒントを得られるのです。
稟議に関わる情報を「簡単に」管理できるツールを選ぶ
ツール導入では、「稟議に関わる情報を簡単に管理できるか」を重視しましょう。
稟議フローを細分化すると起案者の稟議書作成から決裁まで、多くのプロセスを踏む必要があります。そして、決裁後も保管し活用することもあるため、稟議で発生するさまざまな情報を整理しつつ管理しなければなりません。
確認工数の多い稟議フローでは、いかに稟議に関わる情報管理を簡単に行えるかが重要なのです。しかし、ツールの操作性が複雑だと稟議フローでメンバーにストレスが発生し、情報の管理も難しくなってしまいます。
そこで、稟議に関わる情報を「簡単」に共有し、管理できるツールが必要です。たとえば、「Stock」のようなシンプルなツールであれば、稟議のあらゆる情報をシンプルに共有・管理できます。
稟議の電子化に使えるおすすめのITツール
以下では、稟議の電子化に使えるおすすめのITツールをご紹介します。
稟議の電子化はアナログな稟議で発生していた「承認者の不在で稟議が中断する」、「無駄な金銭コスト」といった課題を解決し、申請から決裁までの稟議フローのスピード向上に大きく貢献します。
電子化には「ワークフローシステム」が必須ですが、一般的に有名なツールを導入したとしても複雑な機能が多く、突然の電子化に現場の理解が追いつきません。そこで、「誰でも使えるシンプルな情報共有ツール」で既存の稟議フローをベースに稟議情報を確実に管理するだけでも、稟議業務の効率化に貢献するのです。
したがって、「Stock」のように非IT企業の65歳以上のメンバーでも、シンプルに稟議情報を共有・管理できるツールの導入一択です。
Stockの「ノート」に稟議のあらゆる情報を確実に残しつつ共有されるうえ、直感的な「フォルダ」で管理も簡単です。またノートに紐づく「メッセージ」「タスク」によって、情報の混在を防ぎながら申請者と承認者間でストレスのない意思疎通が実現します。
最も簡単に社内稟議を電子化するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
稟議を電子化するメリットと注意点まとめ
ここまで、稟議を電子化するメリットと注意点について解説しました。
“稟議の電子化”はアナログな稟議と比較すると、申請者・承認者にかかる業務負荷を低減し、申請から決裁まで一連の稟議フローを高速化させるため、稟議業務の効率化が期待できます。
一方、稟議の電子化を推進するあまり「導入者数が多いワークフローシステムを導入する」選定方法をとったり、導入時のルール策定や継続的なフローの見直しがが疎かになったりすると、ツールが浸透せず最終的にチームで使われなくなってしまうのです。
したがって、最小工数で稟議の電子化を達成するにはStockのような、非IT企業の65歳以上でも即日で扱えるほどシンプルな情報管理ツールを使い、継続的な運用のための「情報管理」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でシンプルに情報を共有・管理し、社内稟議の電子化を成功させましょう。
