トラブルを未然に防止して業務を円滑に進めるには、作業のポイントや見落としやすい項目を確認できるチェックリストが効果的です。
しかし、見やすいチェックリストを作成するには、項目の整理やデザイン作成に時間がかかります。そのため、「チェックリストを作成したいが時間が確保できない」と悩む方も少なくありません。
そこで今回は、見やすいチェックリストを作成できるテンプレートサイトや作成ポイントを中心にご紹介します。
- 自社に適したテンプレートを導入し、リストの作成時間を短縮したい
- 見やすいチェックリストを作成するコツを知りたい
- チェックリストの作成だけでなく、更新や共有も効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートを見つけることができるほか、手間をかけずにチェックリストを運用する方法が分かります。
目次
チェックリストとは？チェックシートの違いも解説
チェックリストとは、タスクやアイテムを確認するためのリストで、完了した項目を順にチェックしていきます。
一方、チェックシートはデータを記録し、整理するためのもので、品質管理や統計分析に使われます。形式の違いとして、チェックリストはチェックボックス付きのリスト形式で、チェックシートは表形式が多いです。
つまり、チェックリストの目的はタスク管理であり、チェックシートの目的はデータの収集と分析といえます。
チェックリストを利用するメリット
ここでは、チェックリストを利用するメリットを3つ解説します。
- 引き継ぎがしやすい
- 進捗状況が把握しやすい
- 業務上のミスを防げる
行動ごとにリスト化されているため、チェックリストとして引き継ぐ方が、口頭や文章よりも引き継ぎやすいです。引き継ぐべき作業が抜ける可能性が低く、漏れなく伝えられるのです。
業務の工程がリストアップされており、担当者が「何を、どこまで」できているのか一目で把握できます。結果、作業の抜け漏れを防止できるのです。
チェックリストに沿って作業を進めれば、必要なステップを漏れなく確認できます。そのため、作業の抜けや勘違いを防ぎ、ミスを削減できます。
上記のようなメリットがあるため、業種・業界を問わずチェックリストは利用するべきなのです。
＜Excel・Word＞チェックリストのテンプレートサイト6選
以下では、無料で使えるチェックリストのテンプレートサイト6選と、代表的なテンプレートをご紹介します。テンプレートを用意しておけば、項目を入力するだけで簡単にチェックリストを作成できます。
（1）Microsoft Office公式テンプレート
こちらのサイトには、請求書支払いチェックリストやイベント実施のためのチェックリストなどのテンプレートが用意されています。
色使いやデザインが洗練されていて、どのような職種でも取り入れやすいテンプレートが多いことが特徴です。ただし、有料のテンプレートも含まれているので、ダウンロードをするときには料金が発生するかを確認しましょう。
例）＜Word＞保存・共有できるチェック表のテンプレート
こちらは、「各書類を誰に共有すべきか」を確認できるチェック表のテンプレートです。とくに、書類や顧客が多い企業で役立ちます。
（2）ビズ研
こちらのサイトでは、ビジネス書式のテンプレートを無料かつ登録不要でダウンロードできます。チェックリストだけでなく、ガントチャートやスケジュール表など、進捗管理に役立つテンプレートも用意されています。
例）＜Excel＞おしゃれなチェックシートのテンプレート
こちらは、ビズ研でダウンロードできるおしゃれなチェックシートのテンプレートです。チェックリストに豊富な色合いを取り入れたい場合はおすすめです。
（3）［文書］テンプレートの無料ダウンロード
こちらのサイトでは、WordやExcelに対応したテンプレートを無料ダウンロードできます。手紙やはがきのテンプレートも用意されているのが特徴です。
例）＜Word＞ミス防止に役立つ確認書テンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、確認書テンプレートです。シンプルな構成なので、業界業種問わず利用できます。
（4）経費削減実行委員会
こちらのサイトでは、製品出荷検品表、コスト削減チェックリスト、生産管理チェック表など、経費削減につながるテンプレートを中心にダウンロードできます。ただし、ダウンロードには会員登録の手続きが必要なので注意しましょう。
例）＜Excel＞コスト削減チェックリストのテンプレート
こちらは、経費削減実行委員会でダウンロードできるコスト削減チェックリストです。費用は「接待交際費」「旅費通信費」等に分かれており、それぞれで削減できるコストがあるかチェックできます。
（5）プリントアウトファクトリー
こちらのサイトでは、Excelのテンプレートをダウンロードできます。
勤務チェックリストや生産管理表、棚卸表といった基本的なチェックリストのテンプレートをすべて無料でダウンロードできます。ただし、ダウンロードするには会員登録が必要です。
例）＜Excel＞勤務チェックリストのテンプレート
こちらは従業員の健康や勤怠・就業への姿勢をチェックできるリストのテンプレートです。とくに、1on1ミーティングなどの面談中に活用できます。
（6）Canva
こちらのサイトでは、Power Pointのテンプレートをダウンロードできます。
Canvaではデザイン性に優れたテンプレートをダウンロード可能です。ただし、テンプレートによっては有料のものもあります。
例）＜Power Point＞おしゃれな業務チェック表テンプレート
こちらはおしゃれな業務チェック表テンプレートです。使いやすいだけでなく、デザイン性も重視する方に適しています。
＜注意＞チェックリストをExcelやWordで管理するデメリット2選
ExcelやWordのテンプレートはチェックリストの作成にかかる手間を解消できる一方で、以下の2つのデメリットもあります。上手く対処しなければ、運用が失敗する可能性があるので注意しましょう。
（1）更新状況が分かりにくい
1つ目のデメリットは、ExcelやWordでは更新状況が分かりにくいことです。
ExcelやWordでチェックリストを作成すると、更新内容や更新日の確認にはわざわざファイルを開く必要があります。またどのファイルが最新かわかりづらく、次第に利用されなくなり「実際にチェックリストを活用できているのか」が不透明になってしまうのです。
その結果、チェックリスト通りに実務ができなくなり、製品やサービスの品質に関するマネジメントも難しくなります。このような管理方法では従業員だけでなく、マネジメントをする立場にも悪影響があるのです。
（2）確認漏れの差し戻しに手間がかかる
2つ目のデメリットは、確認漏れの差し戻しに手間がかかることです。
チェックリストをExcelやWordで管理していると、確認漏れがあった場合には「確認漏れの指摘をする＞チェックリストを更新する＞チェックリストを共有・アップロードし直す」という手間がかかります。
このように、確認漏れの差し戻しに手間がかかると、プロジェクトや作業全体の進捗も遅れてしまうのです。一方、作成したチェックリストをリアルタイムで共有・編集できる「Stock」のようなITツールであれば、差し戻しの工数を一気に省けます。
【手間を軽減】テンプレート機能が備わったおすすめのツール
以下では、テンプレート機能が備わったおすすめのツールをご紹介します。
Excel・Wordのチェックリストテンプレートは、無料でダウンロードできるメリットがあります。しかし、ExcelやWordは逐一ファイルを開かなければ内容を確認できず、共有にも手間がかかるため非効率です。
結果的に、確認作業や進捗共有がスムーズにできず、作成されてから放置される「形骸化したチェックリスト」になってしまうのです。こうした事態を防ぐには、チェックリストの作成だけでなく、更新・共有も簡単にできる”ITツール”を導入しなければなりません。
結論、ExcelやWordテンプレートのデメリットを解消して、従業員にチェックリストを活用させるには、「ノート」に残したチェックリストがリアルタイムで共有・更新される「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にチェック項目を記入すると、チェックリストを簡単に作成できます。また、「テンプレート機能」を利用すると、WordやExcelを使わずにわずかな操作で業務ごとのチェックリストを呼び出せるので、作成時間の短縮に役立ちます。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
＜チェックリスト作成＞
Stockでは、紙のノートに書く感覚で、簡単にチェックリストを作成できます。
＜チェックシートのテンプレート作成＞
作成したチェック表はテンプレートとして登録しておくことで、次回以降、簡単に呼び起こせるようになります。そのため、チェックシートを活用しやすくなり、チェックシートの形骸化を防げます。
見やすいチェックリストの作り方
ここでは、チェックリストの作り方を解説します。以下の手順で作成すれば、見やすいチェックリストが作れます。
（1）管理したい項目のリストアップ
まずは、チェックリストで管理したい項目を過不足なくリストアップします。
たとえば、「正確さが求められる業務」や「怪我のリスクがある業務」のチェックリストは、チェック項目が少ないと重大なミスや事故を引き起こす可能性があります。一方で、項目が多すぎると従業員が面倒に感じ、確認作業が形骸化してしまうのです。
したがって、業務に応じてチェック項目を加減し、項目の過不足がないようにリストアップしましょう。
（2）時系列で項目をリスト化
次は、チェック項目のリスト化です。
チェック項目を実際の作業順（時系列）で並べます。項目の粒度を整理し、実際に作業することを想定しながらリスト化しましょう。
業務によって項目をどれほど細分化するべきか変わりますが、優先順位をつけながら過不足の無いリストにしましょう。
（3）現場の意見を取り入れる
また、作業内容は必ず現場のフィードバックを取り入れましょう。
現行の作業内容とチェックリストの中身が異なっていれば、適切にチェックリストが活用されず、作業の抜け漏れや二重対応につながってしまいます。
そのため、チェックリストの中身は管理者のみでなく、実際にリストを利用する人の意見を取り入れて作成しましょう。
（4）共有しやすい環境での管理
最後に、共有しやすい環境でチェックリストを管理します。
チェックリストは進捗を確認したりダブルチェックをしたりと、社内で共有する機会が多いです。しかし、ExcelやWordでチェックリストを作成すると、逐一メールやSMSなどの別ツールを使わなければ共有できません。
したがって、共有のしやすさを考慮して、ノートに残したチェックリストをリアルタイムで共有できる、「Stock」のような情報共有ツールを使って管理しましょう。
チェックリスト運用を定着させるためのポイント
以下では、チェックリスト運用を定着させ、効果的に活用するための4つの条件を解説します。チェックリストを活用する際には、これらのポイントを押さえましょう。
チェックリストの目的を伝える
チェックリスト運用を定着させるために、作成する目的や活用する意義を明確に伝えましょう。
たとえば、「作業ミスの防止」や「業務の進捗確認」など、チェックリストがどのような効果をもたらすのかを説明すれば、利用者の理解を深められます。
これにより、社員が自発的にチェックリストを活用し、業務効率化や品質向上を実現しやすくなります。
適宜内容を更新する
チェックリストは、一度作成したら終わりではなく、常に最新の情報に更新しましょう。
たとえば、新しい作業工程が増えたり、手順の変更があったりした場合、現場からのフィードバックを積極的に収集し、それを基にチェックリストを更新します。これにより、実際の業務に即した内容を反映できるため、チェックリストの実効性が向上します。
こうした更新プロセスを定期的に実施すれば、最新の状況に対応したチェックリストを維持し、業務の効率化とミス防止に役立てられます。
確認しやすくする
チェックリストをスムーズに運用するためには、簡単に確認できる形での提供が大切です。
具体的には、チェックリストを多階層のフォルダで整理したり、必要な項目をすぐに探し出せる検索性能が高いツールを導入するなど、利便性を高める工夫をします。
たとえば、超高性能な検索機能を備えている「Stock」のようなツールを使用すれば、ヒット率100%で必要な情報にたどり着けます。
マルチデバイスに対応する
チェックリストがスマートフォンやタブレット、PCなど複数のデバイスで利用可能であれば、場所を選ばずに確認できるため便利です。
たとえば、外出先でもスマートフォンからチェックリストにアクセスできれば、現場作業の抜け漏れ防止や即時対応が可能になります。
このように、どこでもアクセス可能な環境を整えることで、業務全体の柔軟性が向上し、効率化が期待できます。
見やすいチェックリストのポイントやテンプレートまとめ
ここまで、見やすいチェックリストの作成ポイントや、おすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
チェックリストは項目を過不足なく設定したり、時系列で並び替えたりすることがポイントです。また、WordやExcelの無料テンプレートを使えば、一からチェックリストを設計する手間が省けます。
ただし、WordやExcelでは、更新するたびにファイルを開いたりアップロードしたりと面倒です。したがって、「わずかな工数で確認や共有ができるITツール」を使い、チェックリストが活用しやすい仕組みをつくりましょう。
結論、自社で導入すべきITツールは、チェックリストを簡単に残せる「ノート」があり、リアルタイムで更新・共有もできる『Stock』一択です。Stockはシンプルなため、ITが苦手な方でも直感的に使いこなせます。
ぜひ「Stock」を導入して、形骸化しないチェックリストを運用しましょう。
