トラブルを未然に防止して業務を円滑に進めるためには、作業のポイントや見落としがちな要素を確認できるチェックリストが有効です。
見やすいチェックリストを作成するには、項目の洗い出しやリストのデザインなどに時間がかかります。そのため、「チェックリストを作成したいが、まとまった時間が取れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすいチェックリストを作成できるテンプレートサイトや作成ポイントを中心にご紹介します。
- 仕事のミスを減らすために業務フローにチェック作業を取り入れたい
- チェックリストの作成にまとまった時間が取れず後回しになっている
- チェックリストが放置されないための運用方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、手間をかけずにチェックリストを運用する方法が分かり、業務のミスを防ぐのに役立てられます。
目次
チェックリストとは
チェックリストとは、仕事の進捗やポイントを確認し、作業に抜け漏れが生じないように管理するための一覧表です。
たとえば、営業担当者による商談準備のチェック、物流業務における積み荷のチェック、また飲食店における清掃作業のチェックなど、業界業種を問わずさまざまな場面で活用されています。
チェックリストは、あらゆる業界で「業務が予定通り進んでいるか」や「作業に抜け漏れはないか」などを確認するために利用されるのです。
無料で使える！チェックリストのテンプレートサイト6選
以下では、無料で使えるチェックリストのテンプレートサイトと、代表的なテンプレートをご紹介します。テンプレートを用意しておけば、項目を入力するだけで簡単にチェックリストを作成できます。
（1）Microsoft Office公式
こちらのサイトには、請求書支払いチェックリストやイベント実施のためのチェックリストなどのテンプレートが用意されています。
色使いやデザインが洗練されていて、どのようなチームでも取り入れやすいテンプレートが多いことが特徴です。ただし、有料のテンプレートも含まれているため、ダウンロードをするときには料金が発生するかを確認しましょう。
例）保存・共有できるドキュメントのチェックリスト
こちらは書類ごとで誰に共有すべきかを確認できるチェック表のテンプレートになります。とくに、書類や顧客が多いチームにとって使えるテンプレートです。
（2）bizroute
こちらのサイトには、エクセル用のチェックリストテンプレートが用意されています。
シンプルなデザインのテンプレートが多く、業界業種問わず利用できる点が特徴です。また、無料で利用できるため、コストがかからないというメリットがあります。
例）合否付きのチェックリスト
こちらは合否が確認できるチェックリストです。チェック項目とチェック内容を記載する欄があるので、細かい確認が必要な業務のチェックリストに適しています。
（3）bizocean
こちらのサイトは、ExcelやWordの無料テンプレートが用意されています。
ToDoチェックリストのような基本的なものはもちろん、内部監査や就業規則のチェックリストなど専門的なものもダウンロード可能です。また、こちらのサイトで提供されているテンプレートはシンプルなものが多く、見やすいチェックリストを作成できます。
さらに、人気順やダウンロード数順に並べ替えたり部門を選択したりできるため、必要なテンプレートを探しやすいです。
例）就業規則作成チェックポイントのテンプレート
こちらは就業規則のチェックポイントのテンプレートです。ダウンロードに無料の会員登録が必要ですが、全6ページの充実したテンプレートになっています。
（4）無料のビジネス書式テンプレート
こちらのサイトでは、ExcelやWord、PowerPointのテンプレートを会員登録不要でダウンロードできます。
点検チェックシートや持ち出し表など、どのような業種でも必要なチェックリストのテンプレートがカテゴリごとに複数用意されているため、自社に適したテンプレートを探しやすいです。
例）持ち出し表のテンプレート
こちらは、無料のビジネス書式テンプレートでダウンロードできる、持ち出し表のテンプレートです。シンプルなレイアウトのものが多く編集作業に手間がかからないことも、こちらのサイトの特徴です。
（5）経費削減実行委員会
こちらのサイトでは、製品出荷検品表、コスト削減チェックリスト、生産管理チェック表など、経費削減につながるテンプレートを中心にダウンロードできます。
例）コスト削減チェックリストのテンプレート
こちらは、経費削減実行委員会でダウンロードできるコスト削減チェックリストです。細かく用途が分けられているため、専用のテンプレートが見つかりにくいものにも対応しています。
ただし、ダウンロードには会員登録の手続きが必要なので注意しましょう。
（6）プリントアウトファクトリー
こちらのサイトでは、Excelのテンプレートをダウンロードできます。
勤務チェックリストや生産管理表、棚卸表といった基本的なチェックリストのテンプレートをすべて無料でダウンロードできます。また、用途別に複数のテンプレートが用意されているため、自社に合ったフォーマットを選択できるのです。
例）勤務チェックリストのテンプレート
こちらは従業員の健康や勤怠・就業への姿勢をチェックできるリストのテンプレートです。とくに、1on1ミーティングなどの面談中に活用できます。
【注意】チェックリストのテンプレートを使う2つのデメリット
テンプレートは作成にかかる手間を解消できますが、以下の2つのデメリットもあります。上手く対処できないと運用が頓挫する可能性があるので注意しましょう。
（1）更新状況が分かりにくい
一つ目のデメリットは、ExcelやWordでは更新状況が分かりにくいことです。
ExcelやWordでチェックリストを作成すると、更新内容や更新日の確認にはわざわざファイルを開く必要があります。そして、次第に利用されなくなり「実際にチェックリストを活用できているのか」があいまいになるのです。
その結果、製品やサービスの品質に関するマネジメントが難しくなり、チェックリストと実務との間に乖離が生じて、チェックリストの意味がなくなります。このような管理方法では従業員だけでなく、マネジメントをする立場にも悪影響です。
（2）確認漏れの差し戻しに手間がかかる
二つ目のデメリットは、確認漏れの差し戻しに手間がかかることです。
チェックリストをExcelで管理していると、確認漏れがあった場合には「確認漏れの指摘をする→チェックリストを更新する→チェックリストを共有・アップロードし直す」という手間がかかります。
このように確認漏れの差し戻しに手間がかかると、プロジェクトや作業全体の進捗に影響を及ぼします。したがって、チェックリストをスムーズに共有できるITツールが必要不可欠です。
テンプレートのデメリットを解消するおすすめのツール
以下では、テンプレートのデメリットを解消するおすすめのツールをご紹介します。
チェックリストのExcel・Wordテンプレートを利用すると、ファイルの操作とやりとりに手間がかかるため「更新状況が分かりにくい」「差し戻しに時間がかかる」という事態になります。
結果的に、確認作業や進捗共有がスムーズにできず、作成されてから放置される「形骸化したチェックリスト」になってしまうのです。したがって、チェックリストの作成だけでなく、更新・共有も簡単にできるITツールを導入しなければなりません。
結論、ExcelやWordテンプレートのデメリットを解消して、従業員にチェックリストを活用させるためには、必要な機能が過不足なく備わっており、誰でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にチェック項目を記入すると、チェックリストを簡単に作成できます。また、「テンプレート機能」を利用すると、WordやExcelを使わずにわずかな操作で業務ごとのチェックリストを呼び出せるので、作成時間の短縮に役立ちます。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
見やすいチェックリスト作成の4つのポイント
ここでは、見やすいチェックリストの作成に必要な4つのポイントを紹介します。チェックリストを作成するだけで終わらせず、以下のポイントを心がけましょう。
（1）管理したい項目の過不足をなくす
一つ目のポイントは、チェックリストで管理したい項目に過不足がないことです。
たとえば、「正確さが求められる業務」や「怪我のリスクがある業務」のチェックリストは、チェック項目が少ないと重大なミスや事故を引き起こす可能性があります。一方で、項目が多すぎると従業員が面倒に感じ、確認作業が形骸化してしまうのです。
したがって、業務に応じてチェック項目の粒度を変えて、項目の過不足がないチェックリストを作成する必要があります。
（2）時系列で項目を記載する
二つ目のポイントは、チェック項目を実際の作業順（時系列）で記載することです。
チェック項目を時系列にすれば、業務効率が良くなる可能性があります。たとえば、問い合わせ対応のチェック項目で「過去の問い合わせを確認」の次に「メールを送信」とあれば、対応済みの問い合わせを参考にできるため業務が効率化される余地があります。
そのため、実際の作業フローに従ってチェックリストを作成し、業務のムダを減らしましょう。逆に、時系列でチェックリストを作成しなければ、因果関係のある業務が進められないケースもあるので注意が必要です。
（3）作業内容の変更に合わせて更新する
三つ目のポイントは、チェックリストを作業内容の変更の都度更新することです。
現行の作業内容とチェックリストに乖離が生じていると、チェックリストを使う意味がありません。結果、適切にチェックリストが活用されず、作業のミスや抜け漏れを防げなくなってしまう可能性があるのです。
（4）共有のしやすさを考慮する
四つ目のポイントは、共有しやすい手段でチェックリストを作成することです。
チェックリストは進捗を確認したりダブルチェックをしたりと、チームで共有する機会が多いものです。チェックリストはExcelやWordで作成できますが、基本的に共有が難しいため個人向けだと言えます。
たとえば、あらゆる情報をストックできる「Stock」であれば、更新されたノートが強調されるため見落としません。
見やすいチェックリストのポイントやテンプレートまとめ
ここまで、チェックリストの作成ポイントやおすすめのテンプレートサイトを中心に紹介しました。
チェックリストは項目を過不足なく設定したり、時系列で並び替えたりするコツがありました。しかし、一から作成するのは非効率なので、WordやExcelのテンプレートを使えばすぐに運用できます。
ただし、更新するたびにファイルを開いたりアップロードしたりと手間がかかるので、チェックリストが形骸化してしまうのです。そのため、「確認や共有がしやすいITツール」を使い、チェックリストが活用しやすい仕組みをつくりましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、チェックリストを簡単に作成できる「ノート」があり、すぐに目的の情報を見つけられるほどアクセス生に優れている「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でExcelやWordのテンプレートから脱却し、形骸化しないチェックリストを運用しましょう。
