トラブルを未然に防止して業務を円滑に進めるには、作業のポイントや見落としやすい項目を確認できるチェックリストが効果的です。
しかし、見やすいチェックリストを作成するには、項目の整理やデザイン作成に時間がかかります。そのため、「チェックリストを作成したいが時間が確保できない」と悩む方も少なくありません。
そこで今回は、見やすいチェックリストを作成できるテンプレートサイトや作成ポイントを中心にご紹介します。
- 最適なテンプレートを見つけて、チェックリストの作成時間を短縮したい
- 見やすいチェックリストを作るコツを知りたい
- チェックリストの作成だけでなく、管理や共有も効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートを見つけられるほか、手間をかけずにチェックリストを運用する方法が分かります。
目次
チェックリストとは？チェックシートとの違いも解説
チェックリストとは、タスクやアイテムを確認するためのリストで、完了した項目を順にチェックしていきます。
一方、チェックシートはデータを記録し、整理するためのもので、品質管理や統計分析に使われます。形式の違いとして、チェックリストはチェックボックス付きのリスト形式で、チェックシートは表形式が多いです。
つまり、チェックリストの目的はタスク管理であり、チェックシートの目的はデータの収集と分析といえます。
チェックリストを利用するメリット
ここでは、チェックリストを利用するメリットを3つ解説します。メリットを抑えたうえで、効果的にチェックリストを活用していきましょう。
（1）引き継ぎがしやすい
1つ目のメリットは、引き継ぎしやすいことです。
チェックリストは行動ごとにリスト化されているため、口頭や冗長な文章よりも端的でわかりやすく、引き継ぎ時に後任者は業務への理解を深めやすいです。また、リスト形式で引き継ぐべき作業を書き起こすことで、引き継ぎ漏れのリスクが軽減します。
そのため、スムーズな引き継ぎを達成するためには、チェックリスト形式で業務をまとめることが必要なのです。
（2）進捗状況が把握しやすい
2つ目のメリットは、進捗状況を把握しやすいことです。
チェックリストに業務の工程をリストアップすると、チェックの有無で担当者が「何を、どこまで」できているのか一目で把握できます。結果、繰り返し同じ作業をしたり、工程を飛ばしていたりなどの非効率な過ちをなくせます。
このように、チェックリストを用いて進捗状況が適切に把握できるようになると、業務がスムーズに進行します。
（3）業務上のミスを防げる
3つ目のメリットは、業務上のミスを防げることです。
チェックリストに沿って作業を進めれば、必要なステップを漏れなく実行できます。そのため、作業の抜けや作業内容の勘違いによるミスの削減、さらには業務の質の改善につながるのです。
したがって、ビジネスにおいて仕事で成果を上げるためにチェックリストを利用することは大切だと言えます。
＜Excel・Word＞チェックリストのテンプレートサイト6選
以下では、無料で使えるチェックリストのテンプレートサイト6選と、代表的なテンプレートをご紹介します。テンプレートを用意しておけば、項目を入力するだけで簡単にチェックリストを作成できます。
（1）Microsoft Office公式テンプレート
こちらのサイトには、請求書支払いチェックリストやイベント実施のためのチェックリストなどのテンプレートが用意されています。
色使いやデザインが洗練されていて、どのような職種でも取り入れやすいテンプレートが多いことが特徴です。ただし、有料のテンプレートも含まれているので、ダウンロードをするときには料金が発生するかを確認しましょう。
例）＜Word＞保存・共有できるチェック表のテンプレート
こちらは、Microsoft Officeが提供する、「各書類を誰に共有すべきか」を確認できるチェック表のテンプレートです。とくに、書類や顧客が多い企業で役立ちます。
（2）ビズ研
こちらのサイトでは、ビジネス書式のテンプレートを無料かつ登録不要でダウンロードできます。チェックリストだけでなく、ガントチャートやスケジュール表など、進捗管理に役立つテンプレートも用意されています。
例）＜Excel＞おしゃれなチェックシートのテンプレート
こちらは、ビズ研でダウンロードできるおしゃれなチェックシートのテンプレートです。チェックリストに豊富な色合いを取り入れたい場合はおすすめです。
（3）［文書］テンプレートの無料ダウンロード
こちらのサイトでは、WordやExcelに対応したテンプレートを無料ダウンロードできます。手紙やはがきのテンプレートも用意されているのが特徴です。
例）＜Word＞ミス防止に役立つ確認書テンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、確認書テンプレートです。シンプルな構成なので、業界業種問わず利用できます。
（4）経費削減実行委員会
こちらのサイトでは、製品出荷検品表、コスト削減チェックリスト、生産管理チェック表など、経費削減につながるテンプレートを中心にダウンロードできます。ただし、ダウンロードには会員登録の手続きが必要なので注意しましょう。
例）＜Excel＞コスト削減チェックリストのテンプレート
こちらは、経費削減実行委員会でダウンロードできる、コスト削減チェックリストです。費用は「接待交際費」「旅費通信費」等に分かれており、それぞれで削減できるコストがあるかチェックできます。
（5）プリントアウトファクトリー
こちらのサイトでは、Excelのテンプレートをダウンロードできます。
勤務チェックリストや生産管理表、棚卸表といった基本的なチェックリストのテンプレートをすべて無料でダウンロードできます。ただし、ダウンロードするには会員登録が必要です。
例）＜Excel＞勤務チェックリストのテンプレート
こちらは、プリントアウトファクトリーが提供する、従業員の健康や勤怠・就業への姿勢をチェックできるリストのテンプレートです。とくに、1on1ミーティングなどの面談中に活用できます。
（6）Canva
こちらのサイトでは、Power Pointのテンプレートをダウンロードできます。
Canvaではデザイン性に優れたテンプレートをダウンロード可能です。ただし、テンプレートによっては有料のものもあります。
例）＜Power Point＞おしゃれな業務チェック表テンプレート
こちらは、Canvaが提供するおしゃれでかわいい業務チェック表テンプレートです。使いやすいだけでなく、デザイン性も重視する方に適しています。
＜注意＞チェックリストをExcelやWordで管理するデメリット2選
ExcelやWordのテンプレートはチェックリストの作成にかかる手間を解消できる一方で、以下の2つのデメリットもあります。上手く対処しなければ、運用が失敗する可能性があるので注意しましょう。
（1）更新状況が分かりにくい
1つ目のデメリットは、ExcelやWordでは更新状況が分かりにくいことです。
ExcelやWordでチェックリストを作成すると、更新内容や更新日の確認にはわざわざファイルを開く必要があります。またどのファイルが最新かわかりづらく、次第に利用されなくなり「実際にチェックリストを活用できているのか」が不透明になってしまうのです。
その結果、チェックリスト通りに実務ができなくなり、製品やサービスの品質に関するマネジメントも難しくなります。このような管理方法では従業員だけでなく、マネジメントをする立場にも悪影響があるのです。
（2）確認漏れの差し戻しに手間がかかる
2つ目のデメリットは、確認漏れの差し戻しに手間がかかることです。
チェックリストをExcelやWordで管理していると、確認漏れがあった場合には「確認漏れの指摘をする＞チェックリストを更新する＞チェックリストを共有・アップロードし直す」という手間がかかります。
このように、確認漏れの差し戻しに手間がかかると、プロジェクトや作業全体の進捗も遅れてしまうのです。一方、作成したチェックリストをリアルタイムで共有・編集できる「Stock」のようなITツールであれば、差し戻しの工数を一気に省けます。
【手間を軽減】テンプレート機能が備わったおすすめのツール
以下では、テンプレート機能が備わったおすすめのツールをご紹介します。
Excel・Wordのテンプレートを利用したチェックリストは、逐一ファイルを開かなければ中身がわからないため、管理が煩雑化しやすいです。また、共有にはメールやチャットツールなどを併用する手間がかかるため、非効率です。
結果的に、確認作業や進捗共有がスムーズにできず、作成されてから放置されて「形骸化したチェックリスト」になるのです。こうした事態を防ぐには、チェックリストの作成だけでなく、管理・共有が簡単にできるツールが求められます。
結論、自社が導入すべきは、チェックリストの作成・管理・共有を円滑化するツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、チェックリストをすぐに作成できるほか、「テンプレート機能」で任意のテンプレートの保存が可能です。また、内容を一目で確認できる「ノート」とノートの整理整頓に使える「フォルダ」で煩雑な管理から脱却します。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
＜チェックリスト作成＞
Stockでは、紙のノートに書く感覚で、簡単にチェックリストを作成できます。
＜チェックシートのテンプレート作成＞
作成したチェック表はテンプレートとして登録しておくことで、次回以降、簡単に呼び起こせるようになります。そのため、チェックシートを活用しやすくなり、チェックシートの形骸化を防げます。
【5ステップ】見やすいチェックリストの作り方
ここでは、チェックリストの作り方を解説します。以下の手順で作成すれば、見やすいチェックリストが作れます。
（1）管理したい項目のリストアップ
まずは、チェックリストで管理したい項目を過不足なくリストアップします。
業務の全体像や目的を想像して項目を洗い出します。たとえば、備品の品質管理を目的とした場合、「購入数」や「値段」、「保管場所」の確認などの項目を追加します。
したがって、業務に応じてチェック項目を加減し、項目の過不足がないようにリストアップしましょう。
（2）項目の粒度を整理する
次に、項目の粒度を整理します。
たとえば、精密機械を使う作業のリストが大まかであった場合、細かな作業漏れのリスクが生じるため、作業を細分化しなければなりません。一方で、単純な事務作業に対して細かい項目設定は不必要です。
このように、リストアップされた項目の中から作業に応じて適宜項目を追加・削除します。
（3）時系列で項目をリスト化
次は、チェック項目のリスト化です。
チェック項目を実際の作業順（時系列）で並べます。このとき、実際に作業することを想定しながらリスト化しましょう。
業務によって項目をどれほど細分化するべきか変わりますが、優先順位をつけながら過不足の無いリストにしましょう。
（4）現場の意見を取り入れる
また、作業内容は必ず現場のフィードバックを取り入れましょう。
現行の作業内容とチェックリストの中身が異なっていれば、適切にチェックリストが活用されず、作業の抜け漏れや二重対応につながってしまいます。
そのため、チェックリストの中身は管理者のみでなく、実際にリストを利用する人の意見を取り入れて作成しましょう。
（5）共有しやすい環境での管理
最後に、共有しやすい環境でチェックリストを管理します。
チェックリストは進捗を確認したりダブルチェックをしたりと、社内で共有する機会が多いです。しかし、ExcelやWordでチェックリストを作成すると、逐一メールやSMSなどの別ツールを使わなければ共有できません。
したがって、共有のしやすさを考慮して、ノートに残したチェックリストをリアルタイムで共有できる、「Stock」のような情報共有ツールを使って管理しましょう。
チェックリスト作成上の注意点
チェックリストを作成するときは、以下の2点に注意しましょう。
- 簡潔な文章であるか
- 重要な点は分かりやすいか
誰が見ても瞬時に内容が理解できるようにするために、簡潔な文章を心がけましょう。文章作成後に、「相手に誤解を与える言い回しではないか」「短くまとめられるところはないか」を確認することがポイントです。
重要なポイントは目立たせるために色を変えたり、マーカーを引いたりするようにしましょう。集中力が低下している作業者でも大切な箇所を読み落とすことのないよう、工夫を凝らさなければなりません。
以上の2点を意識しながら、チェックリストを作成するとより効果を感じられやすいです。
【必見】チェックリスト運用を定着させるためのポイント
以下では、チェックリスト運用を定着させ、効果的に活用するための4つの条件を解説します。チェックリストを活用する際には、これらのポイントを押さえましょう。
チェックリストの目的を伝える
チェックリスト運用を定着させるために、作成する目的や活用する意義を明確に伝えましょう。
たとえば、「作業ミスの防止」や「業務の進捗確認」など、チェックリストがどのような効果をもたらすのかを説明すれば、利用者の理解を深められます。
これにより、社員が自発的にチェックリストを活用し、業務効率化や品質向上を実現しやすくなります。
適宜内容を更新する
チェックリストは、一度作成したら終わりではなく、常に最新の情報に更新しましょう。
たとえば、新しい作業工程が増えたり、手順の変更があったりした場合、現場からのフィードバックを積極的に収集し、それを基にチェックリストを更新します。これにより、実際の業務に即した内容を反映できるため、チェックリストの実効性が向上します。
こうした更新プロセスを定期的に実施すれば、最新の状況に対応したチェックリストを維持し、業務の効率化とミス防止に役立てられます。
確認しやすくする
チェックリストをスムーズに運用するためには、簡単に確認できる形での提供が大切です。
具体的には、チェックリストをフォルダで整理したり、必要な項目をすぐに探し出せる検索性能が高いツールを導入するなど、利便性を高める工夫をします。
たとえば、高度な検索機能を備えている「Stock」のようなツールを使用すれば、ヒット率100%で必要な情報にたどり着けます。
マルチデバイスに対応する
チェックリストがスマートフォンやタブレット、PCなど複数のデバイスで利用可能であれば、場所を選ばずに確認できるため便利です。
たとえば、外出先でもスマートフォンからチェックリストにアクセスできれば、現場作業の抜け漏れ防止や即時対応が可能になります。
このように、どこでもアクセス可能な環境を整えることで、業務全体の柔軟性が向上し、効率化が期待できます。
見やすいチェックリストのポイントやテンプレートまとめ
ここまで、見やすいチェックリストの作成ポイントや、おすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
チェックリストには、「引き継ぎがしやすい」「進捗状況が把握しやすい」などのメリットがあります。また、WordやExcelの無料テンプレートを使えば、一から作成する手間がかかりません。
ただし、WordやExcelでは、更新するたびにファイルを開いたりアップロードしたりと面倒です。したがって、「わずかな工数で確認や共有ができるITツール」を使い、チェックリストが活用しやすい仕組みをつくりましょう。
結論、自社で導入すべきITツールは、チェックリストを簡単に残せて、リアルタイムで更新・共有ができる『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、形骸化しないチェックリストを運用しましょう。
