仕事のミスを減らすには、業務の抜け漏れを防ぐためのチェックリストが有効です。
しかし、「そもそもチェックリストの作り方が分からない」「チェックリストを作成しても使わなくなるのではないか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Wordを使ったチェックリストの作り方や業務に浸透させるコツを中心にご紹介します。
- タスクのやり残しを防ぐためにチェックリストを使いたい
- 使い慣れたWordでチェックリストを作成する方法が知りたい
- チェックリストが無駄にならないように、業務に定着させたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、チェックリストを簡単に作成する方法や無駄なく活用する方法が分かります。
目次
チェックリストの基本的な作り方
以下では、チェックリストの基本的な作り方を解説します。チェックリストの目的は仕事のミスを減らすことなので、適切な手順に従って作成しましょう。
（1）作業手順を時系列に書き出す
はじめに、チェックリストにしたい業務の作業手順を時系列に書き出します。
時系列で書き出さないと、因果関係のある業務が成立しなくなるうえに、項目に抜け漏れが生じる可能性があります。
正しい順番で効率的に作業するために、必ず時系列に沿って書き出しましょう。
（2）チェックボックスを使用し、リスト化する
次に、チェックボックスを使ってリスト化します。
このとき、「カテゴリ別に分類すること」が見やすいチェックリストのポイントです。たとえば、「メール送信」「ミーティング準備」といった業務や「取引先A」「取引先B」といった顧客ごとに分類して見出しを設けましょう。
チェック項目が多すぎて見づらいと、確認が面倒になりチェックリストを使わなくなる原因になります。そのため、カテゴリ別に分類して分かりやすくする必要があるのです。
（3）重要な作業やダブルチェックが必要な項目を強調する
次に、チェックリストに色を付けたり、太字にしたりして強調しましょう。
チェックリストの項目にメリハリを付ければ、重要な箇所がすぐに分かるので確認漏れによるミスを防げます。
ただし、太字や色を使いすぎてどれが重要なのかが分からなくなってしまうことを防ぐためにも、タスクに優先順位をつけておくことが大切です。
（4）現場の利用者に共有する
次に、現場のメンバーにチェックリストを共有して、フィードバックをもらいましょう。
現場の意見を参考にすれば、作成時には見落としていたことが明らかになります。また、タスクの優先順位をすり合わせれば、形骸化しないチェックリストになるのです。
このように、作成して終わりではなく、現場で実際に使われるチェックリストにするために必ずフィードバックを受けて改善しましょう。
Wordでチェックリストを作成する方法
以下では、Wordによるチェックリストの作成手順について解説します。使い慣れたWordでチェックリストを作成したいときは、以下の手順に沿って進めましょう。
手順1｜開発タブを挿入する
Wordでチェックリストを作成するには、メニューバー（ワードの画面上部）に開発タブを挿入しなければなりません。以下では、WindowsとMacの場合を分けて説明します。
- Windowsの場合
- まずは、「ファイル」へ移動します。
- 「ファイル」へ移動したら、画面左下の「オプション」をクリックします。
- 次に、下のような画面が出てくるので「リボンのユーザー設定」を選択します。
- 最後に、「開発」にチェックを入れて「OK」をクリックしましょう。
- 最後に、元の画面に戻るため、下の画像のようにメニューバーに開発タブが追加されているか確認しましょう。
- Macの場合
- まず、メニューバーの「Word」から「環境設定」をクリックします。
- 次に、画面上部の「リボンとツールバー」を選択します。
- 「開発」にチェックを入れて保存ボタンを押します。
- 最後に「×」ボタンで環境設定画面を閉じると元の画面に戻るため、開発タブが挿入されているか確認しましょう。
以下ではMacの場合の開発タブの入れ方を解説します。
手順2｜リスト化したい項目を記入する
次に、チェックリストにしたい項目をテキストで入力しましょう。
手順3｜チェックボックスを挿入する
開発タブの挿入、項目の記入が終わってからチェックボックスを挿入します。
- Windowsの場合
- 開発タブの「コントロール」欄から「チェック ボックス コンテンツ コントロール」をクリックします。
- 以下のようにチェックボックスが挿入されていれば完了です。
- Macの場合
- 開発タブから「チェックボックス」をクリックしてチェックボックスを挿入しましょう。
- 以下のようにチェックボックスが挿入されていれば完了です。
チェックボックスが挿入されていてもチェックできない場合は、開発タブから「フォームの保護」を選択して保護機能をオフにしましょう。
【注意】チェックリスト作成にWordを使う3つのデメリット
以下では、チェックリスト作成にWordを使う3つデメリットを紹介します。
Wordは、使い慣れている社員が多いことから使用のハードルが低いと言えます。しかし、デメリットを正しく理解していないと、チェックリストが形骸化しやすくなり長期的な運用が難しくなるため注意しましょう。
（1）作成に手間がかかる
1つ目のデメリットは、チェックリストの作成に手間がかかる点です。
Wordでチェックリストを作成するには、開発タブを挿入するという準備が必要です。また、一部の環境ではチェックボックスの一括挿入や一括削除ができないので、チェックボックスをひとつずつ挿入する時間がかかります。
このように、Wordではチェックリストの作成や編集に手間がかかるため、業務が滞る可能性があるのです。
（2）更新状況を常に把握できない
2つ目のデメリットは、チェックリストの更新がリアルタイムでない点です。
チェックリストに更新があった場合は、更新作業の担当者が最新ファイルをメッセージアプリなどでほかのメンバーに共有するか、更新の連絡をしなければメンバーは更新に気づきません。つまり、Wordではチェックリストの更新状況を常に把握できないのです。
Wordを活用してチェックリストを複数人で共有するには「誰が、いつ、何をチェックしたのか」を逐一報告する必要があります。
（3）チームで運用しにくい
3つ目のデメリットは、Wordのチェックリストはチームで運用しにくい点です。
基本的にWordファイルのチェックリストにチェックを入れた場合、更新したファイルをメールやメッセージアプリで共有し直す必要があります。つまり、Wordファイルの管理において、最新情報を共有し続けるには手間がかかるのです。
結果として、チェックリストの共有にストレスを感じる社員が多くなり、運用が形骸化してしまう恐れがあります。したがって、チームでチェックリストを運用する場合は、更新された瞬間から変更内容が反映される「Stock」のようなツールが必須です。
Wordよりも簡単にチェックシートを作れるツール
以下では、チェックリスト運用の効率化に役立つツールをご紹介します。
チェックリストの作成方法には、ほかの業務で使い慣れたExcelやWordなどがあります。しかし、これらはファイル管理ツールなので更新したあとに最新のファイルを共有し直したり、「いつ、どこをチェックしたのか」を報告したりする手間が発生するのです。
チェックリストの運用方法が面倒では、チェックリストが使われなくなるなどの問題にも発展します。したがって、Wordなどでチェックリストを運用するのではなく、共有・更新も簡単にできる「ノート型ツール」を使うべきです。
結論、チェックリストを形骸化させないためには、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも直感的に使いこなせる「Stock」一択だと言えます。
Stockの「ノート」ではチェックリストを簡単に作成でき、さらに任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づいており、ほかのツールを併用する必要がなくなるのです。
非IT企業の65歳のメンバーでも使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
チェックリストを業務に浸透させる3つのポイント
以下では、チェックリストを業務に浸透させるコツを解説します。チェックリストを形骸化させないために必見です。
（1）業務に組み込む
チェックリストを確認し更新する作業は、あらかじめ業務に組み込みましょう。
たとえば、「朝礼の場でチェックリストを確認する」「就業の5分前にチェックリストを確認する」など、チェックリストを確認・更新するための時間を確保すると形骸化しづらくなります。
チェックリストを無駄なく活用するためには、業務に組み込こんで確認する場を設けることが有効です。
（2）細かくルールを設定しない
リストを更新・共有するときのルールを複雑にせず、細かくしすぎない点にも注意しましょう。
たとえば「チェックリストのファイルを更新したら、メールの宛先とCcはこちら宛てで、文面には更新した日時と所感を記載してください」といった、細かく複雑なルールはリストを更新する社員のストレスになります。
このように、チェックリストが更新されない状況を防ぐために、運用ルールは最低限に抑えるべきです。
（3）運用しやすいツールを導入する
最後に、チェックリストを簡単に運用できるツールを導入しましょう。
WordやExcelは使い慣れているのでチェックリストにも利用されますが、面倒な設定が必要だったり、更新のたびにファイルごと共有し直したりと手間がかかります。結果、チェックリストが形骸化してしまうのです。
そのため、使い方の説明をしなくても直感的に使いこなせる「Stock」のようなツールが適しています。
チェックリストの作り方やポイントまとめ
ここまで、Wordのチェックリストの作り方や業務に浸透させるポイントを中心に解説しました。
Wordでチェックリストを作成するときには、複数の手順を踏む必要があります。また、チェックリストをチームで共有する場合、誰かがチェックするたびにファイルを共有し直す手間がかかり形骸化の原因となっていました。
したがって、チェックリストを形骸化させないためには「誰でも簡単に使えるツール」が必須です。
結論、自社で利用すべきツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも説明なしで使いこなせる「Stock」一択だと言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でチェックリストを運用しましょう。
