仕事のミスを減らすには、業務の抜け漏れを防ぐためのチェックリストが有効です。
しかし、「そもそもチェックリストの作り方が分からない」「チェックリストを作成しているが仕事のミスが減らない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Wordを使ったチェックリストの作り方や業務に浸透させるコツを中心にご紹介します。
- Wordのチェックリストを作りたいが方法が分からない
- Wordのチェックリストを管理しているが運用方法に不安がある
- Wordよりも簡単にチェックリストを作成できるアプリを知りたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、チェックリストを簡単に作成する方法や正しく活用する方法が分かります。
目次
チェックリストの基本的な作り方
以下では、チェックリストの基本的な作り方を解説します。チェックリストの目的は仕事のミスを減らすことなので、適切な手順に従って作成しましょう。
（1）作業手順を時系列に書き出す
はじめに、チェックリストにしたい業務の作業手順を時系列に書き出します。
時系列で書き出さないと、因果関係のある業務が成立しなくなるうえに、項目に抜け漏れが生じる可能性があります。
そのため、正しい順番で効率的に作業するためにも、必ず時系列に沿って書き出しましょう。
（2）チェックボックスを使用し、リスト化する
次に、チェックボックスを使ってリスト化します。
このとき、「カテゴリ別に分類すること」が見やすいチェックリストのポイントです。具体的には、「メール送信」「ミーティング準備」といった業務や「取引先A」「取引先B」といった顧客ごとに分類して見出しを設けましょう。
チェック項目が多すぎて見づらいと、確認が面倒になりチェックリストを使わなくなる原因になります。そのため、カテゴリ別に分類して分かりやすくする必要があるのです。
（3）重要な作業やダブルチェックが必要な項目を強調する
次に、チェックリストに色を付けたり、太字にしたりして強調しましょう。
チェックリストの項目にメリハリを付ければ、重要な箇所がすぐに分かるので確認漏れによるミスを防げます。
ただし、太字や色を使いすぎてどれが重要なのかが分からなくなってしまうことを防ぐためにも、タスクに優先順位をつけておくことが大切です。
（4）現場の利用者に共有する
次に、現場のメンバーにチェックリストを共有して、フィードバックをもらいましょう。
現場の意見を参考にすれば、作成時には見落としていたことが明らかになります。また、タスクの優先順位をすり合わせれば、形骸化しないチェックリストになるのです。
このように、作成して終わりではなく、現場で実際に使われるチェックリストにするために必ずフィードバックを受けて改善しましょう。また、チームで共有する場合には、チェックリストを簡単に作成できて、更新内容がすぐに反映される「Stock」が最適です。
Wordでチェックリストを作成する方法
以下では、Wordによるチェックリストの作成手順について解説します。使い慣れたWordでチェックリストを作成したいときは、以下の手順に沿って進めましょう。
手順1｜開発タブを挿入する
Wordでチェックリストを作成するには、メニューバー（ワードの画面上部）に開発タブを挿入しなければなりません。以下では、WindowsとMacの場合を分けて説明します。
- Windowsの場合
- まずは、〔ファイル〕へ移動します。
- 〔ファイル〕へ移動したら、画面左下の〔オプション〕をクリックします。
- 次に、下のような画面が出てくるので〔リボンのユーザー設定〕を選択します。
- 最後に、〔開発〕にチェックを入れて〔OK〕をクリックしましょう。
- 最後に、元の画面に戻るため、下の画像のようにメニューバーに開発タブが追加されているか確認しましょう。
- Macの場合
- まず、メニューバーの〔Word〕から〔環境設定〕をクリックします。
- 次に、画面上部の〔リボンとツールバー〕を選択します。
- 〔開発〕にチェックを入れて保存ボタンを押します。
- 最後に「×」ボタンで環境設定画面を閉じると元の画面に戻るため、開発タブが挿入されているか確認しましょう。
以下ではMacの場合の開発タブの入れ方を解説します。
手順2｜リスト化したい項目を記入する
次に、チェックリストにしたい項目をテキストで入力しましょう。
手順3｜チェックボックスを挿入する
開発タブの挿入、項目の記入が終わってからチェックボックスを挿入します。
- Windowsの場合
- 開発タブの〔コントロール〕欄から〔チェック ボックス コンテンツ コントロール〕をクリックします。
- 以下のようにチェックボックスが挿入されていれば完了です。
- Macの場合
- 開発タブから〔チェックボックス〕をクリックしてチェックボックスを挿入しましょう。
- 以下のようにチェックボックスが挿入されていれば完了です。
チェックボックスが挿入されていてもチェックできない場合は、開発タブから〔フォームの保護〕を選択して保護機能をオフにしましょう。
Wordでラジオボタンを作成する方法
以下では、Wordによるラジオボタンの作成手順について解説します。チェックボタンのほかに、複数の選択肢の中から1つを選べるラジオボタンの作り方も覚えておくと便利です。
手順1｜開発タブを挿入する
はじめに開発タブを挿入し、開発タブからラジオボタンを追加します。
- 開発タブを挿入する
- まずは、〔ファイル〕へ移動します。
- 〔ファイル〕へ移動したら、画面左下の〔オプション〕をクリックします。
- 次に、下のような画面が出てくるので〔リボンのユーザー設定〕を選択します。
- 最後に、〔開発〕にチェックを入れて〔OK〕をクリックしましょう。
- 最後に、元の画面に戻るため、下の画像のようにメニューバーに開発タブが追加されているか確認しましょう。
- ラジオボタンを追加する
- 〔開発タブ〕を選択し、〔オプションボタン〕をクリックします。
- すると、オプションボタン（ラジオボタン）が追加されます。
手順2｜テキストを変更する
1．ラジオボタンを右クリックし、〔オプション〕の中から〔編集〕を選択します。
2．テキストを編集しましょう。
手順3｜同じ手順を繰り返す
手順1と2を繰り返して、項目を追加していきます。
手順4｜ラジオボタンをグループ化する
ラジオボタンをグループ化すると「グループ内で1つだけ選択できる」ようになります。設定の手順は以下の通りです。
1．ラジオボタンを1つを右クリックして、〔プロパティ〕を選択します。
2．すると、プロパティパネルが開くので、〔GroupName〕に任意のグループ名を入力し、ほかのラジオボタンにも同じようにグループ名を入力しましょう。
3．最後に、コントロールパネルに表示されている「デザインモード」をクリックし「実行モード」に切り替えましょう。
ラジオボタンが正常に作動するかチェックし、問題がなければ設定は完了です。
【必見】Wordよりも簡単にチェックシートを作れるツール
以下では、チェックリスト運用の効率化に役立つツールをご紹介します。
チェックリストの作成方法には、ほかの業務で使い慣れたExcelやWordなどがあります。しかし、これらはファイル管理ツールなので更新したあとに最新のファイルを共有し直したり、「いつ、どこをチェックしたのか」を報告したりする手間が発生するのです。
チェックリストの運用方法が面倒では、チェックリストが使われなくなってしまいます。したがって、Wordなどでチェックリストを運用するのではなく、共有・更新も簡単にできる「ノート型ツール」を使うべきです。
結論、チェックリストを形骸化させないためには、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも直感的に使いこなせる「Stock」の導入一択だと言えます。
Stockの「ノート」ではチェックリストを簡単に作成でき、さらに任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づいており、ほかのツールを併用する必要がなくなるのです。
非IT企業の65歳のメンバーでも使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【2ステップ】Stockを使ってチェックリストを作る方法
ここでは、実際にStockを使ってチェックリストを作ってみます。Wordと比べて複雑な操作は全くないため、短時間で簡単に作成できます。
手順1｜タスクを書き出す
新しいノートに、自分がするべきタスクを書き出していきます。
手順2｜チェックボタンを押す
チェックリストにしたいタスクを全選択し、右下にある〔チェックボタン〕をクリックしたら完了です。
以上のように、Stockはノート内に「チェックリスト機能」が搭載されているため、Wordのような細かい設定が一切いりません。
【注意】チェックリスト作成にWordを使う3つのデメリット
以下では、チェックリスト作成にWordを使う3つのデメリットを紹介します。
Wordは、使い慣れている社員が多いことから使用のハードルが低いと言えます。しかし、デメリットを正しく理解していないと、チェックリストが形骸化しやすくなり長期的な運用が難しくなるため注意しましょう。
（1）作成に手間がかかる
1つ目のデメリットは、チェックリストの作成に手間がかかる点です。
Wordでチェックリストを作成するには、開発タブを挿入するという準備が必要です。また、一部の環境ではチェックボックスの一括挿入や一括削除ができないので、チェックボックスをひとつずつ挿入する時間がかかります。
このように、Wordではチェックリストの作成や編集に手間がかかるため、業務が滞る可能性があるのです。
（2）更新状況を常に把握できない
2つ目のデメリットは、チェックリストの更新がリアルタイムでない点です。
チェックリストに更新があった場合は、更新作業の担当者が最新ファイルをメッセージアプリなどでほかのメンバーに共有しなければメンバーは更新に気づきません。つまり、Wordではチェックリストの更新状況を常に把握できないのです。
Wordを活用してチェックリストを複数人で共有するには「誰が、いつ、何をチェックしたのか」を逐一報告する手間がかかる点に注意が必要です。
（3）チームで運用しにくい
3つ目のデメリットは、Wordのチェックリストはチームで運用しにくい点です。
基本的にWordファイルのチェックリストにチェックを入れた場合、更新したファイルをメールやメッセージアプリで共有し直す必要があります。もしメッセージを見逃すと、メンバー同士で同じ業務をしてしまう恐れがあるため、確認作業も必要となります。
つまり、Wordファイルの管理において、最新情報を共有し続けるには手間がかかるのです。結果として、チェックリストの共有にストレスを感じる社員が多くなり、運用が形骸化してしまう危険があります。
チェックリストを業務に浸透させる3つのポイント
以下では、チェックリストを業務に浸透させるコツを解説します。チェックリストを形骸化させないためにも必見です。
（1）業務に組み込む
まず、チェックリストを確認し更新する作業は、あらかじめ業務に組み込みましょう。
たとえば、「朝礼の場でチェックリストを確認する」「就業の5分前にチェックリストを確認する」など、チェックリストを確認・更新するための時間を確保すると形骸化しづらくなります。
チェックリストを無駄なく活用するためには、業務に組み込こんで確認する場を設けることが有効です。
（2）チェックリスト内容を最適なものにする
次に、体制や業務内容の変化に伴って、チェックリスト内容を確認・更新することが大切です。
メンバー編成や業務の手順が変わった場合、古いチェックリストを運用し続けていると、かえって業務の対応ミスが発生しやすくなってしまいます。したがって、業務の実態に合わせてチェックリストは更新する必要があるのです。
チェックリストを正しく運用するために、チェック項目が体制に適しているか、定期的に確認することが重要です。
（3）運用しやすいツールを導入する
最後に、チェックリストを簡単に運用できるツールを導入しましょう。
WordやExcelは一般的に利用されているツールですが、面倒な設定が必要だったり、更新のたびにファイルを共有し直す手間がかかります。そのため、WordやExcelをチェックリストとして運用する場合、かえって使いにくくなる恐れがあるのです。
したがって、チェックリストは「運用しやすい操作が簡単なツール」での作成・共有が適しています。たとえば、「Stock」のようなシンプルなツールは使い方の説明をしなくても直感的に使いこなせます。
チェックリストの作り方やポイントまとめ
ここまで、Wordのチェックリストの作り方や業務に浸透させるポイントを中心に解説しました。
Wordでチェックリストを作成するときには、複数の手順を踏む必要があります。また、チェックリストをチームで共有する場合、誰かがチェックするたびにファイルを共有し直す手間がかかる点がデメリットです。
そこで、ビジネスで使うチェックリストは「誰でも簡単に使えるツール」で作成すると、共有するときにもスムーズに運用できます。
結論、自社で利用すべきツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも説明なしで使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でチェックリストを運用しましょう。
