仕入管理は製造業において重要な役割を担っており、仕入管理を怠ると正しく製品の製造が販売ができません。また、仕入管理の方法として非IT企業では、アナログな管理であることが多いです。
しかし、仕入管理に関するデータ量は多く、「効率よく仕入管理ができない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕入管理を効率化させる方法を中心にご紹介します。
- 仕入管理における課題を把握し、自社に当てはまる項目がないか確認したい
- 自社の仕入管理が効率的ではないと感じている
- 仕入管理をはじめとする社内情報を簡単に共有・管理できるツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、仕入管理を効率化させる方法がわかるうえ、同時に情報管理のストレスも解消できるようになります。
目次
仕入管理とは
仕入管理とは、仕入先から調達した原材料や部品などの商品を適切に管理することです。
仕入管理を怠ると製造・販売・売上に悪影響が出るため、適切な管理が必須な業務です。また、管理手法として、多くの企業では紙やExcelを用いた管理が主流となっています。
しかし、管理する情報量が多かったり、物理的に離れた拠点間で情報共有をしたりできるように、今日では「クラウドツール」を活用する企業も増加傾向にあります。
仕入管理の仕事内容と業務フロー
以下では、仕入管理の仕事内容と業務フローをご紹介します。仕入管理に必要な業務を把握し、抜け漏れがないようにしましょう。
（1）見積書の発行依頼をする
最初に、取引先へ見積書の発行依頼をします。
初めて取引をする場合や、価格が変動する商品の場合には、必ず見積もり依頼をしましょう。仕入れる商品や品数、納期などを取引先に提示し、見積書を発行してもらいます。
見積書が届いたら内容を確認し、その内容で進めるべきなのかを検討します。1社だけでは提示された金額が妥当なのか判断しづらいため、複数社に依頼するのも重要なポイントです。
（2）購買契約をする
見積書の送付後、商品の購入を希望する場合は取引先と購買契約を結びます。
契約内容や契約期間、支払日、支払い方法、解約条件といった項目を含む契約書を作成し、購買契約を締結するのが一般的です。
仕入れる商品などによって契約書に記載すべき項目は異なるため、必要に応じて検討する必要があります。購買契約が締結されたら、自社内で取引先を管理するための「仕入先台帳」を作成しましょう。
（3）仕入商品の発注をする
購買契約を締結した後は、取引先に仕入商品を発注します。
発注に伴い、発注日や納入場所、商品、金額、納期などの項目を含む発注書を作成します。規模の大きい企業などでは、複数の部署にまたがって発注する場合があるため、部署同士の連携がうまくいかず、仕入がスムーズに進まない恐れがあります。
そのため、「Stock」のような情報共有システムを活用して、部署をまたいでいてもスムーズに情報共有できる体制を整えましょう。
（4）入庫作業や検品をする
発注した商品が入庫したら、商品の種類や品数、破損などに問題がないかを確認します。
また、商品の入荷と同時に納品書や受領書などの書類を受け取り、入荷した商品と書類に記載されている内容に相違がないかも確認しましょう。問題がなければ受領書に押印し、仕入業者もしくは配送業者へ渡します。
もし検品や確認をしないまま受領書へ押印してしまうと、あとから問題が発生した場合に対応してもらえずトラブルに繋がる恐れがあるので、慎重に確認作業を行いましょう。
（5）代金を支払う
最後に、仕入商品の代金を支払います。
支払方法には複数のパターンがありますが、基本的には契約時に取り決めた内容に基づいて支払われます。具体的には、支払予定表の作成や代金の振込、記帳、消込などの作業が含まれます。
支払いが完了したら、経理担当者は出金日や伝票番号、仕入先、金額、購入方法などを出金伝票に記帳しましょう。
仕入管理で使う用語一覧
仕入管理にはさまざまな用語があります。以下の用語は、確実に把握しておきましょう。
| 用語 | 意味 |
|---|---|
| 上代（じょうだい） |
定価や販売価格 |
| 下代（げだい） |
卸値や仕入価格 |
| 掛け率 |
販売価格に対する仕入原価の割合 |
| 掛け |
商品の代金を後日支払うこと（後払い） |
| 注残（ちゅうざん） |
受注に対してまだ納品されておらず、後日納品される注文のこと（受注残） |
| 仕入台帳 |
仕入先や商品名、数量など、仕入に関する取引内容を記録する帳簿 |
とくに頻繁に使われる上記の用語は、確実に意味を押さえておくべきです。
仕入管理における3つの課題
ここでは、仕入管理における課題を解説します。以下の課題を自社が抱えている場合、業務上のトラブルが発生する可能性が高いので、現場メンバーとの確認が必要です。
（1）業務の属人化
仕入管理における課題の1つ目は、仕入管理の業務に属人化が発生することです。
ひとつの部署がすべての仕入管理をする場合、部署内で管理情報や進捗状況を把握しているメンバーが限られるからです。また、仕入担当者が固定化していると、担当者の不在時に対応ができず、業務が止まってしまうリスクもあるのです。
属人化を防ぐには、仕入管理の業務の分担やマニュアル化を進め、誰でも仕入れ管理ができる状態にする必要があります。そのため、仕入管理には、従業員が誰でも扱えるくらい操作がシンプルなITツールを活用しましょう。
（2）仕入のミス
仕入管理における課題の2つ目に、仕入のミスが発生しやすいことが挙げられます。
とくに、社内全体で「紙やExcelを使った非効率な管理」をしている場合は、情報が複数のファイルに散在しがちであり、情報の確認ミスが発生しやすいのです。また、紙での管理は紛失リスクがあることも無視できません。
仕入ミスは自社の機会損失につながるので、ミスが起きやすい管理手法を改善する必要があるのです。たとえば、「Stock」のような情報管理ツールを活用して、どこに何の情報があるのかメンバー全員が分かる環境を目指しましょう。
（3）仕入業務のフローが不明瞭
仕入管理における課題の3つ目に、仕入業務のフローが不明瞭で効率的な業務ができないことが挙げられます。
とくに、メンバーが業務フローを把握していなければ、全体像が把握できないので、後続の業務時間を考慮せずに業務を進めてしまうのです。その結果、業務が規定時間に収まらない恐れがあります。
したがって、いつでも業務フローを確認できるようにマニュアルにして「各業務で何をすべきか」を可視化させておくべきなのです。
【必見】エクセルよりも効率よく仕入・在庫管理ができる無料ソフト
以下では、エクセルよりも効率よく仕入・在庫管理ができるソフトをご紹介します。
仕入管理を効率化させるには、部署や担当者間で仕入状況を共有する必要があります。しかし、Excelや紙での管理では、情報を更新するたびにメールや手渡しで共有する手間がかかります。
そこで、資料を作成・更新とともに任意のメンバーに即共有できる、「情報共有ツール」を導入しましょう。また、最新の情報を共有し、仕入管理を効率化するには現場のメンバーもスマホで情報を更新・確認できる、マルチデバイス対応のツールを選ぶべきです。
結論、仕入管理の効率化には、スマホでも簡単に情報を残せて、管理・共有まで完結するツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、テイストや画像・表で仕入れ管理に関するあらゆる情報を残せます。また、マルチデバイス対応なうえに操作が直感的でシンプルなので、すべてのメンバーが気軽に情報を蓄積・更新できるのです。
最も簡単に仕入に関わる情報共有・管理ができる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで「仕入管理」した例＞
以下は、Stockを使って仕入管理をした例です。
下の画像は、Stockのテンプレート機能を使って仕入管理表を作成した例です。必要な項目をテンプレートに登録しておくことで、作成時間が短縮できるうえ、メンバーごとの書き方のばらつきも解消できるのです。
- メッセージ機能
- タスク管理機能
作成したそれぞれの「ノート」には「メッセージ」機能が備わっており、更新の周知やメンバー間でのスムーズなやり取りが可能です。そのため、仕入管理に関する情報がStockのノートで完結します。
以下のように、任意のメンバーへのタスクの割り当てが可能なので、チームで仕入管理をする場合でも効率的に業務に取り組めるのです。
Excelを使った仕入管理のメリット・デメリット
ここからは、Excelを使った仕入管理のメリット・デメリットを解説します。とくに、デメリットは把握したうえでExcelを利用するか検討しましょう。
メリット
Excelで仕入れ管理するメリットは以下の2つです。
- 関数やマクロで効率化できる
- 教育コストがかからない
Excelは関数やマクロを活用することで、作業工数を削減できるため、業務の効率化に役立ちます。しかし、属人化しやすく、関数を組んだ社員以外は修正が困難となる場合があります。
Excelは仕入管理に限らず、広く使われているツールのため、多くの社員が使い方を知っています。そのため、新しく使い方を教えるときも、他のツールと比較して、教育コストがかかりません。
とくに、Excelは複雑な計算を自動化したいときに重宝します。
デメリット
Excelで仕入れ管理するデメリットは以下の2つです。
- 支店・商品数が多くなると管理が煩雑になる
- データが増えすぎるとPCが重くなる
- 情報が散らばる
支店・商品数の増加とともにファイルの数も膨大になり、Excelを使った管理では煩雑になってしまいます。結果、必要な商品情報がなかなか見つからず、業務の効率低下に繋がるのです。
Excelは、データの量が多くなりすぎると、動作が重くなってしまいます。そのため、使い続けるうちにだんだんと遅くなり、ファイルを開くたびに時間がかかってしまうのです。
Excelファイルは、更新する度に関係するメンバーへ共有しなければならず、どれが最新のファイルか分からなくなりがちです。過去のデータも散らばってしまい、管理しづらくなってしまいます。
とりあえず・なんとなくでExcelを選択するのではなく、メリット・デメリットを比較したうえで、自社にとって適切な手法で仕入管理を実施しましょう。
仕入管理を効率化させる方法
ここでは、仕入管理を効率化させる方法をご紹介します。仕入管理にかかる社員の負担を軽減させつつ、スムーズに業務を進めるためにも、以下を中心とした対策が必須です。
（1）仕入管理の情報を共有する
仕入管理を効率化するには、情報共有が肝要です。
仕入に関わる進捗などの情報共有をしておけば、作業工程で不具合が起きても対処しやすくなります。また、情報をリアルタイムで共有できるようになると、「見積・契約・発注・入荷・支払い」の、どのプロセスにあるかが常に明確になるのです。
一方、仕入倉庫と事務所が離れている場合などは、メールや電話での情報共有が一般的です。しかし、抜け漏れや認識齟齬のリスクが大きいので「Stock」のようなシンプルなツールを使い、リアルタイムで情報共有する仕組みを整備する企業も多いです。
（2）Excelから仕入管理システムへ切り替える
Excelから仕入管理システムへ切り替えることも対策のひとつです。
Excelを使った仕入管理にはデメリットがありますが、仕入管理システムに変えることで、それらのデメリットを解決できます。煩雑になりがちなExcelのファイル管理から脱却して作業を効率化させましょう。
ただし、多機能なシステムでは使いこなせない社員が出てきてしまい、最終的にシステムが形骸化してしまう恐れがあるため、システムの操作性がシンプルなものを選ぶ必要があります。
仕入管理の効率化まとめ
これまで、仕入管理の業務内容や課題、効率化させる方法を中心にご紹介しました。
仕入管理は、Excelで管理すると情報の分散や、管理の煩雑化につながります。そのため、仕入管理のデータだけでなく周辺情報やメンバーとのやり取りまで完結する情報共有ツールを導入して、「ツールを見れば社内情報がすべてわかる」環境を作りましょう。
しかし、多機能でITに詳しいメンバーのみが扱えるツールを導入してもすぐに形骸化してしまいます。そこで、「メンバー全員が操作できるほどシンプルなツール」を導入するべきです。
結論、仕入管理を含むあらゆる情報を誰でも蓄積・更新できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、仕入管理の無駄を解消しましょう。
