毎日の業務を細かく確認しながら進めてミスやトラブルを防止するために、さまざまな業種で「チェックリスト」が取り入れられています。そして、チェックリストの作成手段として多数のツールがあるなかで「エクセル」が使われているのです。
しかし、「エクセルでチェックリストを効果的に作成する方法が分からない」「エクセルによるチェックリストの運用が上手くいかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルを使ったチェックリストの作り方やメリット、デメリットを中心にご紹介します。
- エクセルでチェックリストを作りたいが効果的な方法が分からない
- エクセルでチェックリストを管理しているが運用方法に不安がある
- エクセルの長所と短所が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、効果の高いチェックリストを作成する方法が分かり、業務のミスを防ぐのに役立てられます。
目次
エクセルを使った見やすいチェックリストの作り方
以下では、Windows環境でエクセルのチェックリストを作る方法を、画像付きでご紹介します。
（1）開発タブを表示させる
エクセルでチェックボックスを作成するためには、エクセルアプリ上部のリボンに「開発」のタブを表示させる必要があります。
はじめに、リボン（メニューバー下）の任意の場所を右クリックし「リボンのユーザー設定」を選択します。
「リボンのユーザー設定」内の「開発」にチェックを入れます。
下記の写真のように「開発」タブが追加されます。
（2）チェックボックスを挿入する
開発タブを表示させたら、実際にチェックボックスを挿入しましょう。
はじめに、「挿入」をクリックしてから「フォームコントロール」欄の「チェックボックス」を選択します。
次に、チェックボックスを挿入させたい場所をクリックします。
チェックボックスの選択枠を外すために、任意のセルをクリックします。そして、挿入したチェックボックスにチェックが入るかをクリックして確認しましょう。
上記のようなチェックマークが表示されたら、正しく挿入できています。
（3）チェックボックスをコピーしてリストを作成する
次に、複数項目のチェックリストを作成するためにチェックボックスをコピーしましょう。下図のような、セルを選択したときに右下に表示される”黒い四角”を「フィルハンドル」と言います。
はじめに、「フィルハンドル」をクリックしたまま、下にドラッグします。
上記のようにチェックボックスがコピーされてチェックリストを作成できます。
（4）セルの背景色の設定をする
基本的なチェックリストの作成が完了したら、より見やすいものにするために背景色を変更しましょう。
まずは、チェックボックスを右クリックして「コントロールの書式設定…」を選びます。
「コントロール」欄の「リンクするセル」に隣のセル番号を記入し「OK」で決定します。
リンクが完了すると、下記のようにチェックボックスにチェックを入れた場合に「TRUE」の文字が表示されます。
つづいて、「ホーム」タブ内のメニューから「条件付き書式」を選びます。
「新しいルール…」をクリックします。
「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。
以下のような画面になるため、下の空欄に数式「=（色を変えたいセルの番号）=TRUE」を記入します。
次に、数式の下にある「書式…」から塗りつぶしの色を選択して「OK」で決定します。
設定が完了すると、下記の画像のようにチェックを入れたセルの背景色が変わります。
背景色の変更を設定すると、一目で完了したタスクが把握できるため、チームの進捗共有に役立ちます。
【注意】エクセルでチェックリストを管理する問題点とは？
エクセルでチェックリストを作成すると、ファイルで管理しなければなりません。ファイル管理には以下のようなデメリットがあります。
- ファイルが増えて管理が面倒になる
- 共有に手間がかかる
ファイルが増えすぎると管理が煩雑になり、どこに保存したのか分からなくなります。また、誤って必要なファイルを削除してしまうリスクもあるのです。
チェックリストのファイルを共有するためには「作成→ファイルに保存→共有」と工数がかかり面倒です。つまり、スピード感が阻害されるという大きなデメリットがあるのです。
このように、ファイル管理ではすべてのプロセスで無駄に工数がかかります。そのため、直感的に利用できるシンプルな「Stock」のようなノート型ツールが必須です。
エクセルよりもチェックリストを管理しやすいおすすめのツール
以下では、エクセルよりもチェックリストを管理しやすいおすすめツールを紹介します。
チェックリストの管理はエクセルファイルが一般的です。しかし、ファイル管理では共有に工数がかかるため、チェックリストが形骸化する可能性があります。
また、チェックリストの更新には開発タブを利用する必要があるので面倒です。したがって、チェックリストの管理には作成や共有がスムーズにできる「ノート型」が必須です。
結論、チェックリストの管理に最適なツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるノート型ツール「Stock」一択だと言えます。
Stockではわずかな操作で「ノート」にチェックリストをつくれるうえ、すぐにメンバーに共有されます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」でやりとりをすれば、情報が入り乱れる心配はありません。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
チェックリストをエクセルで作成する3つのメリット
以下では、チェックリストをエクセルで作成する3つのメリットを紹介します。メリットが分かれば、エクセルを使い続けるべきかの判断ができます。
（1）教育コストがほとんどかからない
1つ目のメリットは、エクセルを使い慣れている社員が多く、チェックリストの導入にあたって教育コストがほとんどかからないことです。
日常業務のさまざまな場面でエクセルが活用されており、デスクワークであれば「使い慣れている」「抵抗感はない」という社員は多いです。したがって、改めて操作方法を教育する必要がありません。
つまり、教育にコストがかからない分、チェック項目の厳選や運用体制の整備に時間をかけられます。
（2）テンプレートが豊富にある
2つ目のメリットは、テンプレートが豊富に用意されていることです。
エクセルを運営するMicrosoftの公式ページやインターネット上のさまざまなサイトには、エクセルによるチェックリストのテンプレートが用意されています。用途に合わせて幅広く用意されているため、自社に適したテンプレートを見つけやすいと言えます。
無料でダウンロード可能なテンプレートもあるため、エクセルを使えば時間や経費をかけずに見やすいチェックリストを作成できるのです。
（3）カスタマイズできる幅が大きい
3つ目のメリットは、カスタマイズできる幅が大きいことです。
エクセルには関数をはじめとした豊富な機能が搭載されています。そのため、専門的な知識があれば、業務内容や作業フローに合わせて自由にチェックリストをカスタマイズできるのです。
ただし、機能が豊富でカスタマイズ性に優れている分、ITリテラシーの低い社員にとっては操作が難しいツールでもあります。したがって、チーム全体で共有するチェックリストの作成には、「Stock」のように誰でも簡単に使いこなせるツールが求められます。
チェックリストをエクセルで作成する3つのデメリット
ここからは、エクセルでチェックリストを作成する3つのデメリットを解説します。
デメリットを事前に把握せず、使い慣れているからという理由だけでエクセルを選択すると、継続してチェックリストを運用できなくなる可能性があるため注意が必要です。
（1）更新に手間がかかる
1つ目のデメリットは、更新に手間がかかることです。
エクセルでチェックリストを作成すると、更新のたびに保存・共有の手間がかかります。たとえば、チームでエクセルのチェックリストを共有している場合、チェックをするたびに保存して報告しないと「いつ、誰が、どこをチェックしたのか」が分かりません。
また、手間がかかることを理由にチェックリストの更新を怠る可能性もあります。そして、実務と管理シートに乖離が生じて重大なミスにつながりかねないのです。
（2）項目の変更が面倒である
2つ目のデメリットは、項目を変更するには関数などを再度組み合わせなければならないことです。
そのため、作業の変更や追加に合わせて、すぐにチェックリストを作成できるほどのITリテラシーの高い社員がいない場合、運用するのが困難です。
また、関数やマクロが組み込まれたテンプレートをほかの社員が誤って更新し、機能しなくなってしまうケースもあります。
（3）メンバーへの共有がリアルタイムではない
3つ目のデメリットは、更新内容の共有がリアルタイムではないことです。
更新したエクセルファイルをメンバーに共有するには、ファイルを保存してメールやチャットに添付しなければなりません。最新のファイルの共有に気づかないまま古いチェックリストを利用する社員がいた場合、確認に不備が生じます。
エクセルは「メンバーが最新のチェックリストを利用している」と確認することが難しいため、業務のチェックで使うには適していないと言えます。
エクセルでチェックリストを作成する方法まとめ
ここまで、エクセルを使ったチェックリストの作り方やメリット、デメリットを中心にご紹介しました。
カスタマイズ性が高くさまざまな業務に使われるエクセルですが、使いこなすには高いITリテラシーが求められます。また、エクセルは更新のたびに保存して共有し直す手間がかかるので、チーム利用を想定したチェックリストに最適とは言えません。
そのため、チームでチェックリストを活用して仕事のミスを減らすには、誰でも直感的に使えるツールが必要です。
結論、チェックリストの管理に最適なのは、必要な機能に過不足がないのでITに詳しくない65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」一択です。Stockは非IT企業を含む150,000社以上に導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でチェックリストを運用しましょう。
