毎日の業務を細かく確認しながら進め、ミスやトラブルを防止するために、さまざまな業種で「チェックリスト」が取り入れられています。そして、チェックリストの作成手段としてよく利用されているツールが「Excel(エクセル)」です。
しかし、「エクセルでチェックリストを作成する方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルを使ったチェックリストの作り方やメリット、デメリットを中心にご紹介します。
- エクセルでチェックボックスを作成する方法を知りたい
- テンプレートを活用して簡単にチェックリストを作成したい
- 簡単にチェックリストを作成できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、効果の高いチェックリストを作成する方法が分かり、業務のミスを防ぐのに役立てられます。
目次
エクセルのチェックリストとは
チェックリストとは「チェックボックスにレ点を入れる」ことで、日々のタスクを管理できるリストです。たとえば、プロジェクト管理や各種点検など、様々な業務で使われています。
エクセルには、チェックリスト作成に役立つテンプレートがいくつも用意されています。一方で、チェックリストを自身で作成すれば、項目に過不足がなく自社の業務にマッチしたリストを使えるのです。
このように、自社に適したエクセルチェックリストを作成すれば、タスクやプロジェクトの進捗状況を簡単に確認できます。
【基礎編】エクセルを使った見やすいチェックリストの作り方
以下では、Windows環境でエクセルのチェックリストを作る方法を、画像付きでご紹介します。基礎的な部分になるので、初心者の方は必見です。
手順1. 開発タブを表示させる
エクセルでチェックボックスを作成するためには、エクセルアプリ上部のリボンに「開発」のタブを表示させる必要があります。
まずは、リボン(画像赤枠内)の任意の場所を右クリックして、[リボンのユーザー設定]を選択します。

「リボンのユーザー設定」内の、[開発]にチェックを入れます。

下記の写真のように「開発」タブが追加されます。

手順2. チェックボックス・レ点を挿入する
開発タブを表示させたら、実際にチェックボックスを挿入しましょう。
はじめに、[挿入]をクリックしてから「フォームコントロール」欄の[チェックボックス]を選択します。

次に、チェックボックスを挿入させたい場所をクリックします。

チェックボックスの選択枠を外すために、任意のセルをクリックします。挿入したチェックボックスにチェックが入るかをクリックして確認しましょう。

上記のようなチェックマークが表示されたら、正しく挿入できています。
手順3. コピーしてリストを作成する
次に、複数項目のチェックリストを作成するために、チェックボックスをコピーしましょう。下図のように、セルを選択したときに右下に表示される”黒い四角”を「フィルハンドル」と言います。
はじめに、「フィルハンドル」をクリックしたまま、下にドラッグします。


上記のようにチェックボックスがコピーされてチェックリストを作成できます。
手順4. セルの背景色の設定をする
基本的なチェックリストの作成が完了したら、より見やすいものにするために背景色を変更しましょう。
まずは、チェックボックスを右クリックして[コントロールの書式設定…]を選びます。

「コントロール」欄の[リンクするセル]に隣のセル番号を記入し[OK]で決定します。

リンクが完了すると、下記のようにチェックボックスにチェックを入れた場合に「TRUE」の文字が表示されます。

つづいて、「ホーム」タブ内のメニューから[条件付き書式]を選びます。

[新しいルール…]をクリックします。

[数式を使用して、書式設定するセルを決定]を選びます。

以下のような画面になるため、下の空欄に数式「=(色を変えたいセルの番号)=TRUE」を記入します。

次に、数式の下にある[書式…]から塗りつぶしの色を選択して[OK]で決定します。


設定が完了すると、下記の画像のようにチェックを入れたセルの背景色が変わります。背景色の変更を設定すると、一目で完了したタスクが把握できるため、チームの進捗共有に役立ちます。

このように、エクセルでチェックリストを作成するには多くの手順を踏む必要があります。そのため、「Stock」のように簡単な操作でチェックリストを作成・管理できるアプリの導入がおすすめです。
【応用編】エクセルのチェックリストを見やすくするためのコツ
ここでは、エクセルのチェックリストを見やすくするためのコツを解説します。より詳細な作成方法を知りたい方は必見です。
コツ1|チェックボックスの大きさを変更する
まずは該当のチェックボックス上で右クリックをし、[コントロールの書式設定]を選択して、プロパティを開きます。
次に[セルに合わせて移動やサイズを変更する]にチェックを入れ、[OK]をクリックします。

行列の幅を変更すれば、チェックボックスの大きさが変わります。
コツ2|チェックボックスの色や書式を変更する
まずは該当のチェックボックス上で右クリックし、[書式のコントロール]を選択して、ダイアログボックスを表示します。
[色と線]または[サイズ]に移動して、チェックボックスの色や書式を調整します。

最後に[OK]を押して、変更完了です。
コツ3|余分なチェックボックスを削除する
まずは、該当のチェックボックスを[Ctrlキー]を押しながら左クリックします。複数ある場合は[Ctrlキー]を押したまま全てのチェックボックスを左クリックします。
最後に[Deleteキー]を押して、削除完了です。

コツ4|チェックリストを集計する
まずは[=COUNTIF]と入力し、範囲を選択します。
チェックマークの入っている数をカウントするので、検索条件として[TRUE]を設定します。

範囲内に[TRUE]は4つあるので、「4」と表示されます。

以上のような使い方も把握しておくと、より見やすいチェックリストを作成できます。
【注意】エクセルで業務チェックリストを管理する問題点とは?
エクセルでチェックリストを作成する場合、ファイル形式で管理しなければなりません。ファイル管理には以下のようなデメリットがあります。
- ファイルが増えて管理が面倒になる
- 共有に手間がかかる
ファイルが増えすぎると管理が煩雑になり、どこに保存したのか分からなくなります。また、誤って必要なファイルを削除してしまうリスクもあるのです。
チェックリストのファイルを共有するためには、「作成→ファイルに保存→共有」と工数がかかり面倒です。また、共有したとしても、メールではほかのメールに埋もれたり、チャットでは流れたりするので、見落としが起こることも少なくありません。
このように、ファイル管理ではすべてのプロセスで無駄な工数がかかります。そのため、「Stock」のような、”直感的に操作できるシンプルなノート型ツール”でリストを管理する必要があるのです。
【エクセルよりも簡単】チェックリストの作成におすすめのツール
以下では、エクセルよりも簡単にチェックリストを作成できるおすすめのツールを紹介します。
エクセルを使えば、自社の特性に適したチェックリストを作成できます。しかし、毎回一から作成するのは時間と手間がかかり面倒です。
また、テンプレートを活用すれば作成時間を短縮できるものの、共有には手間がかかるため、チェックリストの利用が形骸化する可能性があります。そのため、チェックリストの作成から管理までを「スピーディーかつ簡単にできるツール」を導入すべきです。
結論、チェックリストの作成や管理に最適なツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるノート型ツール「Stock」一択だと言えます。
Stockの「ノート」には、簡単にチェックリストを作成できるほか、テンプレートとして繰り返し呼び起こせるので、ルーティン作業の管理に最適です。また、ノートに紐づけて「タスク」を設定すれば、突発的な業務の抜け漏れ対策にも役立ちます。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
<Stockの口コミ・評判>
![]() 塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
![]() 加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
![]() 江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
※最低ご利用人数:5ユーザーから
Stockを使って業務チェックリストを作成する方法
実際にStockを使用した業務チェックリストの作成方法をご紹介します。ITに詳しくない方でもすぐに作成できるので、チェックリストの作成に時間と手間をかけたくない方には最適です。
1.はじめに、新しくノートを開き、日付ごとにタスクを書き出していきます。

2.チェックリストにしたい部分を選択し、下にある〔チェックリストボタン〕をクリックしたら完了です。

3.チェックを入れると自動で傍線が引かれ、タスクの完了を知らせてくれます。また、元に戻したい場合にはもう一度左側のチェックボタンを押してください。
以上のように、ノート内に「チェックリスト機能」が搭載されているので、エクセルのような細かい設定が一切必要ありません。
Stockを使ってタスク管理をする方法
Stockでは、日々の業務をチェックリストにして管理できるだけでなく「タスク」として管理することも可能です。以下では、Stockでタスク管理をする方法を紹介します。
「タスク」として管理すれば、作業の期日や担当者を明確にしたうえで仕事を進められます。そのため、より計画的に仕事をこなしたい方は、チェックリストではなくタスク管理がおすすめです。

1.はじめに〔タスク一覧〕を選択し、〔タスクを追加〕をクリックします。

2.つぎに〔新規タスク作成画面〕が表示されるため「タスク名」と「期限」、必要であれば備考を記載します。また、依頼主と担当は変更したり、複数人にタスクを割り振ったりでき、自由度が高く使いやすいです。
3.最後に、下にある〔青い保存ボタン〕をクリックすると、タスク設定が完了します。

4.Stockのタスク管理では、キーワード検索や絞り込み検索ができるため、目的の情報へすぐアクセスできます。また、自分だけでなく全員のタスクを閲覧でき、他のメンバーの進捗状況を把握しやすいため、仕事を振り分けやすいのです。
エクセルのチェックリストの無料テンプレート

こちらは、ビズ研が提供しているチェックリストの無料テンプレートです。
タスクの内容や担当者、備考の記入欄を備えたシンプルなデザインとなっており、業界・業種関係なく幅広く利用することができます。また、必要に応じて記載項目の追加・削除が可能なため、自社に適したチェックリストにカスタマイズすることも可能です。
チェックリストをエクセルで作成する3つのメリット
以下では、チェックリストをエクセルで作成する3つのメリットを紹介します。メリットが分かれば、エクセルを使い続けるべきかの判断ができます。
(1)教育コストがほとんどかからない
1つ目のメリットは、エクセルを使い慣れている社員が多く、チェックリストの導入にあたって教育コストがほとんどかからないことです。
日常業務のさまざまな場面でエクセルが活用されており、デスクワークであれば「使い慣れている」「抵抗感はない」という社員は多いです。したがって、
教育コストを削減できる可能性が高いのです。
また、教育にコストがかからない分、チェック項目の厳選や運用体制の整備に時間をかけられるというメリットもあります。
(2)テンプレートが豊富にある
2つ目のメリットは、テンプレートが豊富に用意されていることです。
エクセルを運営するMicrosoftの公式ページや、インターネット上のさまざまなサイトには、エクセルによるチェックリストのテンプレートが用意されています。用途に合わせて幅広く用意されているため、自社に適したテンプレートを見つけやすいと言えます。
また、エクセルのテンプレートでは項目の追加・削除ができるため、ダウンロードしたテンプレートをより自社業務に適したフォーマットへと編集することが可能です。
(3)カスタマイズできる幅が大きい
3つ目のメリットは、カスタマイズできる幅が大きいことです。
エクセルには関数をはじめとした豊富な機能が搭載されています。そのため、専門的な知識があれば、業務内容や作業フローに合わせて自由にチェックリストをカスタマイズできるのです。
ただし、機能が豊富でカスタマイズ性に優れている分、ITに詳しくない社員にとっては操作が難しいツールでもあります。したがって、チェックリストの作成には、「Stock」のように、誰でも簡単に使いこなせるツールが求められます。
チェックリストをエクセルで作成する3つのデメリット
ここからは、エクセルでチェックリストを作成する3つのデメリットを解説します。
デメリットを事前に把握せず、使い慣れているからという理由だけでエクセルを選択すると、継続してチェックリストを運用できなくなる可能性があるため注意が必要です。
(1)更新に手間がかかる
1つ目のデメリットは、更新に手間がかかることです。
Excelのようなファイル形式は「ファイルを開くのに5秒かかる」とも言われており、編集や更新をすぐにできないのが難点です。さらに、内容を更新するたびに保存やメンバーへの共有の手間もかかってしまうのです。
また、手間がかかることを理由にチェックリストの更新を怠る可能性もあります。その結果、実務と管理シートに乖離が生じて、重大なミスにつながりかねないのです。
(2)項目の変更が面倒である
2つ目のデメリットは、「項目を変更するために、関数などを再度組み合わせなければならないこと」です。
エクセルの編集には関数の知識が必要なので、「作業の変更や追加に合わせて、すぐにチェックリストを修正できる社員」がいない場合、エクセルのチェックリストを使い続けるのは困難と言えます。
また、関数やマクロが組み込まれたテンプレートをほかの社員が誤って更新して、機能しなくなってしまうケースもあります。そのため、「Stock」のような「ITの知識に関係なく、誰にとっても使いやすいツール」で、チェックリストを作成するべきなのです。
(3)メンバーへの共有がリアルタイムではない
3つ目のデメリットは、リアルタイムに更新内容を共有できない点です。
エクセルで作成したチェックリストでは、更新する度に「保存」をかけ、最新の状態にしておく必要があります。しかし、誰かが該当のエクセルを開いている間、ほかのメンバーは更新前の情報しか閲覧できないので、情報のリアルタイム性に欠けるのです。
このように、エクセルは、スピード感が阻害されるという大きなデメリットがあるのです。メンバーが最新の情報をチェック・共有できていない場合、2重対応が起こる可能性もあるので注意しましょう。
エクセルでチェックリストを作成する方法まとめ
ここまで、エクセルを使ったチェックリストの作り方やメリット、デメリットを中心にご紹介しました。
エクセルでのファイル管理は、更新のたびに保存して共有し直す手間がかかるうえ、目的の情報へアクセスするには時間がかかります。そのため、エクセルよりも簡単に、チェックリストの作成・活用ができる方法に切り替えましょう。
具体的には、チェックリストを誰でも簡単な操作で作成でき、最新の情報がリアルタイムで共有されるようなツールがおすすめです。
結論、チェックリストの作成・管理に最適なのは、ITに詳しくない65歳の方でもすぐに使いこなせるほど簡単なアプリ「Stock」一択です。Stockは、非IT企業を含む200,000社以上の企業に導入されるほど、使いやすいツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使ってスムーズにチェックリストを運用しましょう。