販売管理は、販売に関わる商品と金銭的コストを集約させ、正しく管理しなければなりません。また、仕入れ商品や在庫の管理も含まれるので、扱う数字が多いので、ミスも発生させないようにしなければなりません。
しかし、正しく販売管理をしたいものの、数値のミスなどが頻発して悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、販売管理の役割や目的、販売管理におすすめのツールをご紹介します。
- 抜け漏れや管理不足がないように、過不足なく商品を管理したい
- 担当者不在の場合でも、メンバー同士でフォローできる体制をつくりたい
- 過不足ない情報共有によって、商品の受注・発送漏れなどのミスを防ぎたい
という方はこの記事を参考にすると、販売管理における進捗状況の確認や共有をシンプルにする方法がわかり、受注・発注ミスなどのケアレスミスもを防げるようになります。
目次
販売管理とは
販売管理とは、商品やサービスの販売に関する「お金」や「モノ」の管理を指します。
販売管理により販売までのプロセスを可視化させ、損益や商品の売り上げを把握しつつ、二重対応や抜け漏れのリスクを解消しなければなりません。そのため、販売管理が正しくできていなければ、納期の遅れや商品の過不足を招きます。
販売管理で可視化しなければならない代表的なプロセスは「見積、受注、納品、売掛金の確定、請求、回収」となり、いずれかの管理が不足しているとトラブルになりかねないので注意すべきなのです。
販売管理の5つの役割とは
販売管理の業務は5つに分けられており、作業内容がフローごとに明確になっています。それぞれ以下の役割を果たすと、仕入れた商品の過不足や対応漏れのミスを防げます。
- (1)受注管理
- (2)入出荷管理
- (3)請求管理
- (4)在庫管理
- (5)仕入管理
受注管理は「見積」「契約」「受注」に分けられ、それぞれの数値を管理します。顧客や企業からの注文内容に沿って、見積を行い、契約に問題がなければ受注します。
受注後、出荷に必要な書類の作成や手配を行い、配送先の担当者と出荷情報を共有し管理します。また、出荷された商品が届いたときは、商品に過不足がないかを確認する納品作業をします。
販売管理の業務には、請求書の管理が含まれ、受注管理時に作成した見積金額の代金を回収し、支払われた金額の確認を行います。
在庫にある商品の個数に対し「仕入れた個数」「売れた個数」「売上金額」が一致するかを管理します。数に相違がある場合は、レジの打ち間違いや商品の紛失が疑われるので、原因を究明する必要があります。
仕入れ管理は仕入れるモノや金額に関わる数値を管理します。見積もりから発注、納品までモノの流れも正しく管理しなければなりません。
商品の情報は、仕入管理から在庫管理に至るまで一貫しているという大前提のもと管理されています。そのため、販売管理では業務フローごとに業務進捗を残しておく必要があるのです。
販売管理を行う目的とは
ここでは、販売管理を行う目的について解説します。効率的に販売管理が行えている企業は、以下の目的がチームで正しく踏襲されているのです。
トレンドを把握するため
販売管理の目的には、トレンドの把握が可能になることが挙げられます。
売れた商品は、欠品しないように定期的に仕入れる必要があります。そこで、正しく販売管理ができていれば「どの時期に・何の商品が・どの程度」売れたのかがわかるので、管理した数値からトレンドを把握できます。
また、アパレルや飲食店のような接客業の販売管理では、商品を購入した顧客の性別や年齢層など「現場で得た情報」を把握しつつ、トレンドを今後の指針へと活かせるようにもなるのです。
業務を適切に管理するため
「不要な業務の削減」をするために、業務を適切に管理しなければならないことも目的として挙げられます。
販売管理では、各フローでの業務内容が明確なので不要な作業を抽出できます。抽出した無駄な作業は排除して不要な作業がなくなれば、社員一人ひとりにおける業務負担の軽減にもつながるのです。
一方、業務フローが定型業務の場合、属人化が発生し成果のクオリティにばらつきがあることもあります。そこで、業務内容を「マニュアル」として管理しておけば教育にも活用できるので、人材育成にかかるコストの削減にもなることもポイントです。
顧客満足度の向上のため
顧客満足度の向上も目的のひとつとして挙げられます。
販売管理では「補充目的の商品」のほか「取り寄せ商品」など、さまざまな科目の商品を取り扱います。そこで、正しく販売管理が実践されていると商品の納期が遵守できるので、顧客からの信頼獲得に繋がり顧客満足度の向上につながるのです。
そのため、顧客に対して商品自体の情報はもちろん、納期といった情報も過不足なく伝えなければなりません。
そこで、顧客との取引履歴ややりとりの内容は「情報」として残しておく必要があります。たとえば、今日では「Stock」のようなITツールを活用し、履歴情報をシンプルに管理する企業が増えています。
販売管理システムの種類とは
販売管理をするにあたり、アナログな管理では手間がかかるので、販売管理に以下４つのシステムを使う企業が多いです。
- 業種問わず使える販売管理システム
- 特定の業種に特化した販売管理システム
- 業種ごとにカスタマイズできる販売管理システム
- 小規模向け販売管理システム
基礎的な機能が備わっており必要に応じてシステムを追加できる、幅広い業種に対応した販売管理システムです。自社の判断でシステムのカスタマイズが可能な点がメリットです。
自社に最適化されたシステムは膨大なコストがかかる一方、業種特化型のパッケージを持つ販売管理システムは運用コストが安価です。業種ごとに必要とされる機能が設定されているので、利用するまでの工数削減にもなります。
特定の条件(キャンペーンによる価格変動、在庫の賞味期限)を考慮した機能が必要な場合は、特定業種向けの販売システムが使えます。
複数の機能が備わっているシステムは便利な反面、金銭的・教育コストがかかるので、機能の充実度よりも使い勝手に優れた小規模向けの販売管理システムを使う企業も多いのです。
以上の特徴を押さえ、自社の課題にマッチしたシステム選びをすると、販売管理における業務効率化を図れるのです。
販売管理システムを使う際に押さえるべき注意点
販売管理の業務は多岐にわたるので、システムの導入により管理業務の効率化を図れます。ただし、システムを選ぶときは以下の注意点を留意しておく必要があります。
システムを活用したフローを構築する
システムを活用したフローを構築しましょう。
販売管理にシステムを活用する場合、販売管理の業務フローはシステムで一元管理する必要があります。従来の管理とシステムでの管理では、作業工数やフローが異なるので、導入当初は業務進捗の遅れや手作業による人的ミスが目立ちやすくなってしまうのです。
また、販売管理を複数人で分担している場合、メンバー全員が扱える操作性のシステムでなければメンバー間での業務負荷に偏りが生じる恐れがあるので注意が必要です。複雑なシステムを活用すると、運用が頓挫する可能性が高いので現場メンバーでも簡単に扱えるシステムにしましょう。
費用対効果を検討する
費用対効果を検討し、システムの導入を判断しましょう。
システムの導入には、初期費用のほか継続して運用するためのコストもかかります。導入後はシステムにおける管理画面の使い方など、新しい管理手法を浸透させなければ、業務ミスにも繋がってしまうのです。
そのため、企業の規模感や業務内容、使用人数にマッチした販売管理システムを導入しましょう。
【非IT企業必見】業務フロー管理・共有におすすめのツールとは
以下は、業務フローの管理・共有におすすめのツールを紹介します。
販売管理では、管理すべき情報は多岐に渡りますが、取引履歴や顧客ごとのやりとりを「情報」として管理しておくだけでも、管理工数の削減につながります。たとえば、やりとりで発生したトラブルはFAQやマニュアルとして活用するなど、ほかの顧客へも横展開ができるようになるのです。
そこで、販売管理に関わる情報は「情報共有ツール」でシンプルに管理しましょう。ただし、販売管理に携わる全メンバーが一目で内容を把握できるように、現場メンバーのストレスがかからない、簡単なツールであることは大前提です。
したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーであっても、簡単に販売管理に関わる情報を一元化できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には見積、受注、納品、売掛金の確定、請求、回収まであらゆる情報を残しつつ、リアルタイムでメンバーに共有できます。また、ノートに紐づく「タスク」を活用すると、テーマごとに各フローで発生するタスクも漏れが発生しません。
業務フロー管理・共有を最も簡単に実現できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
販売管理の役割や目的ほか、業務フローの管理におすすめのツールまとめ
今回は、販売管理の役割や目的、販売管理システム選定の注意点を中心にご紹介しました。
販売管理は「受注管理」「出荷管理」「請求管理」「仕入管理」「在庫管理」の5つの役割から成っており、いずれも正しく把握しておくべき情報です。また、販売管理を正しく行うと、業務の無駄をなくしつつ納期の徹底ができるので、顧客満足度の向上にもつながるのです。
そこで、業務効率化を図るために販売管理システムの導入が効果的です。しかし、システムを中心としたフローにしなければならなかったり、費用対効果を詳細に検討したりしなければ失敗してしまうので「ストレスなく誰でも使えるシステム」であることは必須です。
したがって、ITリテラシーの有無に関わらず、販売管理における情報を誰でも管理できるシンプルな情報共有ツール：Stockが必須です。
ぜひ「Stock」を使い、販売管理の進捗状況を過不足なく管理・共有しましょう。
関連記事： 【おすすめ】クラウド型販売管理ソフト7選！
