毎日の業務を漏れなく遂行するのに役立つ「チェックリスト作成アプリ」は、スマホ対応のものが多いため、こまめにリストを確認すればミスを防止できます。
しかし、チェックリスト作成アプリは機能・デザイン・料金などさまざまな種類があり「使いやすいチェックリストアプリが探し出せない」「ビジネス用に何が最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、毎日の業務に役立つチェックリスト作成アプリ9選や選定ポイントを中心にご紹介します。
- 毎日のタスクや手順を可視化し、業務漏れやミスを防止したい
- チェックリストを簡単に作成・管理したい
- ビジネス用のチェックリスト作成アプリの選び方が分からない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に必要なアプリの選定方法が分かり、メンバー全員がアプリを使って正しくタスク管理できるようになります。
目次
- 1 チェックリスト作成アプリの比較ポイント4選
- 2 無料あり！毎日の業務に役立つチェックリスト作成アプリ9選
- 2.1 【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるアプリ
- 2.2 【Todoist】やることの全体像をはっきりと把握できるアプリ
- 2.3 【Checklist】項目を階層化できるチェックリストアプリ
- 2.4 【Any.do】受賞歴のあるToDo管理アプリ
- 2.5 【Google ToDo リスト】Googleが提供するToDo管理アプリ
- 2.6 【Microsoft To Do】Microsoftが提供するToDo管理アプリ
- 2.7 【ChecksWidget】アプリを開かずにタスク管理ができるアプリ
- 2.8 【ToDoリスト】1リストでタスクを管理するアプリ
- 2.9 【Check】シンプルなチェックリスト管理アプリ
- 3 チェックリスト作成アプリを使う3つのメリット
- 4 毎日の業務に役立つチェックリスト作成アプリまとめ
チェックリスト作成アプリの比較ポイント4選
以下では、チェックリスト作成アプリの比較ポイントを4つ解説します。長期的にチェックリストアプリを運用し、日々の業務に役立てるために必見です。
（1）マルチデバイス対応か
1つ目は、アプリが複数のデバイスに対応(マルチデバイス)することです。
たとえば、パソコン業務が中心の場合、スマホでしか利用できないアプリは起動する手間がかかります。一方で、外回りが多く移動時間にタスク管理したい場合、パソコンからしか利用できないアプリは不便です。
したがって、時間や場所を問わず利用するために、スマホやパソコンを含めたマルチデバイスに対応したアプリが必要です。また、チームで同じアプリを導入する場合は、チームメンバーのスマホ機種に対応しているか確認しましょう。
（2）誰でも簡単に使えるか
2つ目は、誰でも簡単に使いこなせることです。
多機能なアプリは使い慣れるまでに時間がかかったり、操作の複雑さからストレスを感じてしまったりする可能性があります。また、チェックリストアプリは長期的に使うことで業務効率化が実現するので、長期的な運用が大前提です。
したがって、ストレスなく長期的にチェックリストを運用するために、必要な機能に過不足がなく、直感的に操作できるアプリが求められます。
（3）チームですぐに共有できるか
3つ目は、チェックリストをチーム内で瞬時に共有できることです。
業務漏れを防ぐダブルチェックや、メンバーのタスクを可視化して進捗を把握するには、タスクの共有が不可欠です。しかし、メールやほかのチャットツールを使った情報共有は、スピーディに共有ができません。
したがって、面倒な設定をせずにチェックリストを共有できる機能が必須です。また、タスク漏れを防ぐために、リマインダー機能があると便利です。
（4）メッセージでやりとりできるか
4つ目は、共有されたチェックリストに対してコメントできる「メッセージ機能」があることです。
たとえば、メッセージ機能があれば「タスク漏れをコメントで指摘する」「業務の引継ぎについて相談する」などの使い方ができます。作業内容や進捗に関するコミュニケーションがひとつのアプリで完結するため、業務効率の向上に役立ちます。
したがって、チームでチェックリストを共有し、積極的なフィードバックを実施するには、簡単にチェックリストを作成・共有でき、メッセージが使える「Stock」のようなツールが最適です。
無料あり！毎日の業務に役立つチェックリスト作成アプリ9選
以下では、業務に役立つチェックリストアプリ9選をご紹介します。
チェックリストの作成方法はさまざまですが、ExcelやWordなどのファイルで作成したチェックリストを共有するには「作成→ファイルに保存→共有」と工数がかかります。そのため、簡単に運用できるアプリが必須です。
ただし、多機能なアプリは使い慣れるまでに時間がかかるので、ほとんど利用されずに放置されてしまいます。とくに、ITリテラシーの低いメンバーがアプリを使いこなせず、結果的にチームの進捗管理が上手くいかない場合があるのです。
したがって、誰でも簡単に使いこなせるアプリを導入しましょう。結論、チェックリストを業務へ役立てるには、必要な機能が過不足なく備わっており、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockは「ノート」にチェック項目をテキスト入力すると、すぐにチェックリストを作成できます。また、ノートは自動的にメンバーに共有されるうえ、ノートに紐づいた「メッセージ」で、チェックリストごとにタスクや作業進捗のフィードバックが可能です。
【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるアプリ
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【Todoist】やることの全体像をはっきりと把握できるアプリ
＜Todoistの特徴＞
- タスクの優先度を可視化できる
- ボード機能
タスクの優先度を色分けでき、優先度が高いものから順に表示されます。
タスクのステータスをカンバン方式で管理し、プロジェクト全体を俯瞰できるボード機能が搭載されています。
＜Todoistの注意点＞
- タスクの関連性が直感的に分からない
親タスクに子タスクを作成できますが、子タスクには親タスクの名称が入りません。そのため、タスク同士の関連性は編集画面で確認する必要があります。
＜Todoistの料金体系＞
- 無料プラン：￥0/月
- プロプラン：￥588/月（月払い）
- ビジネスプラン：￥888/月（月払い）
【Checklist】項目を階層化できるチェックリストアプリ
＜Checklistの特徴＞
- 項目を階層化できる
- 連続で入力できる
項目を階層化できるため、タスクを詳細に管理するのに役立ちます。たとえば、「買い物リスト」のなかに「食料品」をつくり、そのなかに「パン」「牛乳」などの項目を設定できます。
ほかの項目を入力したい場合、画面を移動せずに連続で入力できます。
＜Checklistの注意点＞
- Android版は利用できない
iPhoneやMacなどには対応していますが、Androidには対応していません。
＜Checklistの料金体系＞
- 基本的な機能はすべて無料で利用できます。
- ※広告を非表示にしたい場合は￥700の課金が必要です。
【Any.do】受賞歴のあるToDo管理アプリ
＜Any.doの特徴＞
- リマインダー機能
- カレンダー機能
タスク漏れを防止するリマインダー機能が搭載されています。「１回限り」「繰り返し」「位置情報付き」など、タスクの頻度や用途に応じたリマインダーを設定できます。
イベントと設定したタスクをアプリ上のカレンダーで一元管理できます。
＜Any.doの注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
リマインダーやカレンダーなど機能が多い分、ITリテラシーが高くなければ使いこなせない可能性があります。
＜Any.doの料金体系＞
- Personal：無料
- Premium：$3/月
- Teams：$5/月
【Google ToDo リスト】Googleが提供するToDo管理アプリ
＜Google ToDo リストの特徴＞
- マルチデバイスに対応している
- Googleのほかのツールと連携できる
Google ToDo リスト自体はスマートフォン用のアプリですが、デスクトップ版も用意されており、さまざまなデバイスから操作できます。
Googleの別ツールとToDoリストを連携できます。たとえば、Googleカレンダーとの連携によってカレンダーにタスクを反映させたり、Gmailと連携してメールをタスクに追加したりできます。
＜Google ToDo リストの注意点＞
- チェックリストを簡単に共有できない
アプリ内でチェックリストをスムーズに共有できません。また、タスクを振り分ける機能が欲しい場合は「Google Chat」という別のツールが必要です。
＜Google ToDo リストの料金体系＞
- 「Google ToDo リスト」は無料で利用できます。ただし、デスクトップ版の利用には初期費用￥1,000が必要です。
【Microsoft To Do】Microsoftが提供するToDo管理アプリ
＜Microsoft To Doの特徴＞
- リストを共有できる
- 時間や場所を問わずアクセスしやすい
アプリ内で設定したリストを、ほかのメンバーと共有できる機能があります。
デスクトップ、スマートフォン、タブレットに対応しているため、ToDoリストへのアクセス性が高いです。
＜Microsoft To Doの注意点＞
- チーム作業には別のツールが必要
リストの共有をより円滑にするためには、Microsoftの「Plannner」でチームを作成する必要があります。この場合は、ToDoリストとPlannerの2つのツールを使いこなさなければなりません。
＜Microsoft To Doの料金体系＞
- Microsoftアカウントを持っていれば無料で利用できます。
【ChecksWidget】アプリを開かずにタスク管理ができるアプリ
＜ChecksWidgetの特徴＞
- ウィジェットに対応する
- チェックを一括解除できる
ウィジェットとは、アプリを起動せずにホーム画面上に表示させる機能です。Checkswidgetを利用すると、ToDoリストの情報をウィジェットから把握できます。
「画面を引っ張る」という簡単な操作だけで、すべてのリストのチェックを一括解除できます。
＜ChecksWidgetの注意点＞
- 未対応の媒体がある
AndroidやWindowsパソコンに対応していないため、全てのデバイスでアプリを起動できるわけではありません。
＜ChecksWidgetの料金体系＞
- 無料プラン：￥0
- Pro version：￥300
【ToDoリスト】1リストでタスクを管理するアプリ
＜ToDoリストの特徴＞
- 1リストでタスクを管理
- タスクに色付けができる
複数のリストで管理するのではなく、1リストでタスク管理できます。
重要度に合わせてタスクに色付けができるため、タスクの優先順位を付けながら作業が進められます。
＜ToDoリストの注意点＞
- 共有機能がない
リストの共有機能はないため、チームで使う場合はほかのツールを併用する必要があります。
＜ToDoリストの料金体系＞
- ToDoリストは全機能を無料で利用できます。
【Check】シンプルなチェックリスト管理アプリ
＜Checkの特徴＞
- シンプルな操作性
- 複数のリストを作成可能
シンプルな操作性で、簡単にチェックリストを作成できます。
用途に合わせて、複数のチェックリストを作成して管理できます。
＜Checkの注意点＞
- iPhone/Macのみ対応
現在iPhoneとMacのみに対応しているため、Android端末やWindowsのパソコンでは利用できません。
＜Checkの料金体系＞
- Checkは全機能を無料で利用できます。
- ※広告を非表示にしたい場合￥100の課金が必要です。
チェックリスト作成アプリを使う3つのメリット
以下では、チェックリスト作成アプリを使用するメリットを3つご紹介します。アプリを利用すると、チェックリストを紙やExcel、Wordなどで作成するよりも確実に業務効率が向上します。
（1）業務の抜け漏れを防げる
まずは、業務の抜け漏れを防げるメリットです。
一部のチェックリストアプリは、作成したリストに期限を設定し、タスク管理できる仕様になっています。また、期限内にタスクを完了させるために通知機能が搭載されたアプリも多く、業務のやり残しを防げます。
紙やファイル形式でチェックリストを作成すると、何度もリストを見返す必要があります。しかし、アプリがあれば期限が近づくと通知がくるので、目の前の業務に集中できるのです。
（2）時間や場所を問わず確認できる
次に、時間や場所を問わずチェックリストを確認できるのもメリットの一つです。
マルチデバイス対応のアプリを導入すれば、移動中でもタスクを確認できます。パソコンを持ち歩けない場合や、外回りの仕事が多い方でも円滑なタスク管理が実現するのです。
ただし、なかには「Androidには対応していないアプリ」や「デスクトップ版は有料なアプリ」もあるため、アプリを選ぶときは対応端末や価格に注意しましょう。
（3）メンバーと簡単に連携がとれる
最後のメリットとして、メンバーと連携がとれる点が挙げられます。
アプリ内でチェックリストを共有できる機能を利用すれば、簡単にチームメンバーと連携がとれます。たとえば、メンバー全員のタスクが一覧で表示できれば、業務の進捗が一目で分かります。
したがって、作業報告の場を設けなくても「作業の抜け漏れの確認」や「業務負担の調整」ができるようになり、業務効率を高められるのです。
毎日の業務に役立つチェックリスト作成アプリまとめ
ここまで、おすすめのチェックリスト作成アプリと選定ポイントを中心にご紹介しました。
チェックリスト作成アプリはタスク管理やプロジェクトの進捗管理に役立ちます。ただし、共有機能がないアプリでは、チームでの共有にメールやチャットツールを経由しなければなりません。
そのため、チェックリストの運用を活性化させるには、作成だけでなく共有も簡単にできるアプリが必須です。しかし、多機能なアプリではITリテラシーが低い従業員が使いこないので、必要な機能を過不足なく備えたアプリを導入すべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業における65歳の方でも、説明なしで簡単に使いこなせるタスク管理アプリの「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でチェックリストを作成・共有し、業務の効率化に役立てましょう。
