働き方が変化するなか、オンライン商談を実施するケースが増えています。オンライン商談を効果的に進められれば、効率よく営業の成果を上げることができます。
しかし、「オンライン商談に慣れていない」「オンライン商談の準備の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンライン商談を成功させるための準備やコツを中心にご紹介します。
- オンライン商談に不慣れで不安がある
- オンライン商談の準備の方法を知りたい
- オンライン商談に便利な営業ツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、オンライン商談を成功させるコツが分かるので、自信をもってオンライン商談に臨むことができます。
目次
オンライン商談のメリットとデメリット
オンライン商談にはメリットだけでなく、デメリットもあります。オンライン商談を本格的に始める前に、必ずチェックしておきましょう。
メリット
オンライン商談には、以下2つのメリットがあります。
- 移動の時間を減らせる
- 取引先の負担を減らせる
オンライン商談には、移動の時間をかけずに商談を効率的に進められるメリットがあります。浮いた時間でプレゼンの質を上げたり、商談数を増やすための施策をしたりと良いことばかりです。
対面の商談では、取引先に時間や場所を合わせてもらう必要があります。しかし、オンライン商談であれば場所を問わないだけでなく、隙間時間でも実施できるので負担が少ないのです。
以上のように、オンライン商談は業務効率化に大きく貢献するメリットがあります。
デメリット
メリットがある一方で、オンライン商談には2つのデメリットもあります。
- コミュニケーションが取りづらい
- プレゼン資料の質が問われる
非対面でのコミュニケーションに不慣れな場合、表情の読み取りや対話のキャッチボールが上手くいかないことがあります。
また、画面共有で資料を見せるため、より伝わりやすい資料作成が求められます。
以上のように、オンライン商談にもデメリットがあるので、自社で導入を検討する場合には注意しましょう。
オンライン商談を成功させるコツ【プレゼン】
オンライン商談を成功させるためには、プレゼンテーションを工夫しましょう。オンライン特有のポイントを以下で解説します。
会話を短く区切る
はじめに、オンライン商談を成功させるためには、相手の反応を引き出すために会話を短く区切りましょう。
具体的には、会話を短く区切り、相手に「ご興味はいかがですか」「不明点はありますか」と投げかけます。オンライン商談は対面とは異なり、相手の反応が分かりづらい側面があるため、一方的な商談は避けて相手の反応を確認しながら進めるのです。
以上のように、だらだらと一方的にプレゼンするのではなく、相手の反応を見ながら会話に抑揚をつけましょう。
表情を明るくする
次に、オンライン商談を成功させるためには、普段以上に表情を明るくしましょう。
オンライン商談は対面とは違い、画面越しなので表情が読み取りづらく、相手が不安に感じることも多いです。そのため、対面での商談以上に表情に気は明るくして、リアクションも大きくしましょう。
また、頻繁にPC画面に映る相手を見てしまうと、相手のPC画面には視線がズレて見えてしまいます。そのため、基本的にはPCのカメラに視線を向けるようにして、相手の反応を確認するときに画面をチェックするようにしましょう。
以上のように、オンライン商談では相手に与える印象が悪くなることが多いので、表情を明るくするなどの工夫をすべきなのです。
オンライン商談を成功させるコツ【仕事環境】
オンライン商談を成功させるために、仕事をするための周辺環境を整えましょう。以下では、すぐに対策すべき仕事環境に関するコツを紹介します。
周辺機器を確認する
はじめに、オンライン商談を成功させるためには、以下3つの機器が揃っているかを確認しましょう。
- イヤホン・ヘッドホン
- マイク
- Webカメラ
PCのスピーカーから直接音声を聞くと、相手の声が跳ね返ってしまい聞き取りづらいです。そのため、イヤホンやヘッドホンなど、相手の声を拾うツールは必須です。
マイクはPC本体にも内蔵されていますが、音声をよりクリアに伝えるために導入を検討しましょう。マイクが内蔵されているイヤホンであれば、マイクとイヤホンの二役をこなしてくれます。
多くのPCにはカメラが内蔵されていますが、内蔵されていない場合には外付けWebカメラの購入も必要です。
このように、イヤホンやマイク、Webカメラはオンライン商談に欠かせない機器なので、可能な限りグレードの高いものを選びましょう。
部屋の明るさを調整する
次に、オンライン商談を成功させるには、部屋の明るさを調節して、顔を明るく見せる工夫をしましょう。
部屋が暗いだけで表情もよく見えなくなるので、印象が悪くなってしまいます。そのため、「可能な限り、逆光にならないように窓を背にしない」「カーテンを閉めて、部屋のライトをつける」などの工夫が必要です。
以上のように、オンライン商談では相手に与える印象が悪くなりがちなので、部屋の明るさを調整して表情がよく見えるようにしましょう。
オンライン商談を成功させるコツ【資料】
以下では、オンライン商談を成功させるために「資料」に関するコツを紹介します。対面での商談以上に注意すべき点があるので、営業担当者は必見です。
分かりやすい資料を作成する
はじめに、オンライン商談を成功させるためには、分かりやすい資料を作成しなければなりません。
オンライン商談では、提案資料を画面共有で見せながら進めるため、分かりやすく作成することが成功の鍵です。たとえば、テキストばかりにならないようにビジュアル重視の資料にしたり、情報過多を避けるために「1スライドに1情報」を目安にしたりしましょう。
また、テキストや背景に色を使いすぎると見づらいので、多くても3色程度に絞ります。以上のように、相手に伝えるために必要な情報を取捨選択して、ストレスなく提案を受けられる資料作りが必須です。
トークスクリプトを作成する
次に、オンライン商談を成功させるために、提案資料のほかに「トークスプリクト」を手元に用意しましょう。
事前に商談の流れを想定しておけば、説得力のあるプレゼンができるだけでなく、緊張して話を飛ばしてしまうことも減ります。スクリプトを作成するときは、商談の流れを綿密な台本ではなく、図やチャートでまとめておくと分かりやすいです。
また、商談のノウハウをスクリプトに盛り込めば、若手社員でも成果を出せる可能性が高くなるなど、チーム全体の資産になります。このように、対面の商談はもちろんですが、オンライン商談でもトークスクリプトは重要な役割を担っているのです。
オンライン商談を成功させるコツ【ツール】
オンライン商談を成功させるのに最も有効なのが「ツール」に関するコツです。以下では、円滑な商談を実現するためにやるべき2つのコツを解説します。
画面共有の練習をする
はじめに、オンライン商談を成功させるためには、画面共有の練習をしましょう。
オンライン商談では、提案資料が映っている画面を先方と共有しますが、設定に手間取ってしまうと印象が悪くなります。基本的には複雑な設定は不要ですが、ZoomやGoogle Meetなど、WEB会議ツールによって操作方法は異なるのです。
そのため、オンライン商談をする場合には、事前に社内メンバーと画面共有だけでなく、使用が想定される操作の練習をしましょう。練習をすることで、自信をもって商談に臨むことができます。
ノート型ツールを使いこなす
最後に、オンライン商談を成功させるために最も有効なのは「ノート型ツール」です。
営業チームでは提案資料だけでなく、商談記録やトークスクリプトなど、共有・管理しなければならない情報が山積みです。しかし、Excelで管理すると「目的のファイルが見つからない」「どれが最新版なのか分からない」などの問題が起こります。
そのため、「簡単に情報を残せるだけでなく、すぐに探し出せるノート型ツール」が必要です。たとえば、あらゆる情報をサクサクと「ノート」に保存できる「Stock」であれば、スマホの小さな画面でも簡単に操作できるので重宝します。
オンライン商談の課題を解消できるおすすめツール
以下では、オンライン商談の資料や記録を簡単に共有できるツールをご紹介します。
提案資料や商談記録をExcelや紙で管理すると「保存されている場所が分からない」「誰が資料を持っているか分からない」などの問題が起こります。そのため、社内メンバーが簡単に情報共有できる営業ツールが必要です。
ただし、SlackやLINEなどのチャットツールでは情報が流れてしまい、ノウハウの蓄積には不向きです。また、多機能な営業ツールはITに詳しくない従業員が使いこなせずに、次第に放置されることになるので避けましょう。
結論、オンライン商談において導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、必要な機能に過不足がない「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は顧客ごとにフォルダ分けができ、必要な資料や商談記録がすぐに見つかります。また、ノートごとに「メッセージ」を紐づけられるため、チャットツールのようにやりとりが入り乱れません。
ITに詳しくない65歳でも簡単に情報管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンライン面接を成功させるコツまとめ
これまで、オンライン商談を成功させるコツを中心にご紹介しました。
オンライン商談では、提案資料や記録を社内で共有して、誰もがすぐに活用できることが求められます。しかし、管理が面倒な紙書類を使っていたり、行方不明になりやすいExcelファイルで保管したりするのは不便です。
また、共有された情報が流れてしまうチャットツールでは、商談をするたびに過去のやりとりを探さなければなりません。そのため、「営業に関する情報を整理して残せておけるツール」が必要です。
つまり、オンライン商談におすすめの営業ツールは、あらゆる情報を「ノート」にストックでき、直感的に必要なノートへアクセス可能な『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で商談に関する情報を一元管理して、オンライン商談もスムーズにできるようにしましょう。
