「ヒヤリハット」はあらゆる場面で起こる可能性があるため、実際に大きな事故や被害につながる前に、あらかじめ対策しておくことが大切です。たとえば、「ヒヤリハット報告書」を作成・管理しておくことも必要な対策のひとつだと言えます。
しかし、なかには「ヒヤリハット報告書を作成するのに時間がかかってしまい困っている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ヒヤリハット報告書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- ヒヤリハット報告書に記載する項目を含め、書き方を知りたい
- すぐに使えるヒヤリハット報告書のテンプレートを探している
- ヒヤリハット報告書を作成・共有しやすい環境を整えて、大きな事故・被害を未然に防ぎたい
という方はこの記事を参考にすると、ヒヤリハット報告書の書き方や役立つテンプレートのほか、業務品質の向上・トラブル予防の方法まで分かります。
目次
ヒヤリハットとは
以下では、ヒヤリハット報告書の重要性や身近な例を解説します。ヒヤリハットに関する基本的な事項を押さえておきましょう。
ヒヤリハット報告書の重要性
ヒヤリハットとは、事が起こる直前にミスを回避できたものの、大きなトラブルに発展しかねなかった出来事を指します。
ミスに対して「ヒヤリ」としたり「ハッ」としたりすることから「ヒヤリハット」と言われています。とくに、ビジネスシーンでヒヤリハットが起きた場合には、同じことを繰り返さないように、ヒヤリハット報告書の作成が重要です。
ヒヤリハット報告書に、具体的な状況や原因などを記載して社内共有すれば、他の従業員への注意喚起になります。
したがって、重大事故や取り返しの付かない損失を未然に防ぐためにも、ヒヤリハット報告書の作成は欠かせないのです。
「事故報告書」との違い
事故報告書は、”すでに起こった”事故の原因や状況、事後対応を報告するものです。
そのため、事故に繋がりかねなかった状況をまとめたヒヤリハット報告書とは大きく違います。事故報告書と比較して、ヒヤリハット報告書は、軽く受け止められやすいです。
しかし、ヒヤリハットの共有・管理は、事故防止のためにとるべき最初の対策と考えるべきです。そのために、ヒヤリハット報告書を活用しましょう。
ヒヤリハットの身近な例
ヒヤリハットは様々な場面で起こり得ます。例えば以下のような場面です。
- 高所で作業するために脚立に上がろうとしたところ、脚立が急に開き、転落しそうになった。
- 介助利用者を抱えて立ち上がろうとしたとき、腰を痛めそうになった。
- 運送トラックを運転中、死角に入ったスクーターとの接触事故を起こしそうになった。
身近に潜む危険を未然に防ぎ、事故や損失を出さないためにも、ヒヤリハット報告書の作成・共有は非常に重要です。
ヒヤリハット報告書の書き方とは
以下では、ヒヤリハット報告書に記載するべき項目やポイントを紹介します。基本的な書き方をおさえたうえで、自社に合わせたものを作成しましょう。
ヒヤリハット報告書に必要な項目
ヒヤリハット報告書を作成するときは、分かりやすくまとめることが大切です。また、情報に過不足がないようにするためには、以下4つの項目は必要不可欠だと言えます。
- 当事者の基本情報
- ヒヤリハットの情報
- 想定される事故・トラブル
- 再発防止策
報告書作成者の氏名や所属部署などの基本情報を記載します。
ヒヤリハットが起きた経緯や原因を載せます。5W1h（いつ・どこで・誰が・何をしたら・どうなったか）を意識して書くこともポイントです。
実際にトラブルに発展してしまった場合、社員や企業、取引先などに与えたであろう影響を具体的に述べましょう。
再発防止策としては、社員の心がけのほかにも現場の環境を整えることが大切です。そのため、当事者の所感だけでなく、現場のメンバーの意見も参考にしましょう。
なお、冗長な文章では、最も注視してもらいたい内容が薄れてしまうので注意しましょう。
ヒヤリハット報告書を作成するときのポイント
以下では、ヒヤリハット報告書を作成するときに意識するべきポイントを2つ紹介します。
- 客観的な事実を記載する
- 難しい言葉を使わない
当事者の意見や推測を含めずに、起きたヒヤリハットに関して事実を記載することが大切です。「〜と考えられる。」といった表現が含まれると、書き手の主観的な考えが読み手に伝わり、当時の状況が正確に伝わらない可能性が高まるのです。
難しい言葉・専門用語の使用は避け、誰にとっても読みやすく記載するべきです。入社したばかりの新人や他部署の社員が読むことも想定して作成しましょう。
ヒヤリハット報告書は正しく・分かりやすく読み手に伝えることが重要なので上記の2つは特に意識しましょう。
ヒヤリハットの報告を定着させる方法とは
ここからは、社員からのヒヤリハットの報告を定着させる方法を2つ紹介します。
- 報告内容の活用事例を共有する
- 記入者に負担のかからないフォーマットを用意する
研修などを通して、報告を受けたヒヤリハットは社内に周知しましょう。報告書を作成して終わりとなってしまい、トラブル防止に活用されていないと、わざわざ報告書の作成に時間を割かなくなってしまうのです。
記入欄や項目が多すぎると、報告書の作成が大きな負担となり、社員は面倒に感じてしまいます。そのため、必要最低限の項目に絞り、社員にとって記入しやすいフォーマットを用意しましょう。
上記の2つを意識してヒヤリハットの報告を定着させることで、大きなトラブルを未然に防げるのです。
【業界別】無料で使えるヒヤリハット報告書のテンプレート2選
ヒヤリハット報告書の作成には、テンプレートの活用がおすすめです。テンプレートを使えば、一から作成する手間を省けるうえに、報告書の体裁を揃えるのにも役立ちます。
建設・工場｜株式会社 石井マークが提供するテンプレート
こちらは、株式会社 石井マークが提供するヒヤリハット報告書のテンプレートです。自身のミスに関する改善策だけでなく、職場の設備・環境に関する提案もできます。
介護｜西予市が提供するテンプレート
こちらは、西予市の提供するヒヤリハット報告書のテンプレートです。障がいや認知能力の等級に関する項目も含まれており、介護におけるヒヤリハットの記録に特化しています。
ヒヤリハット報告書を電子化する3つのメリットとは
以下では、ヒヤリハット報告書を電子化するメリットを3つ解説します。ヒヤリハット報告書を紙資料で作成しているという方は、早急に電子化することが望ましいです。
（1）管理が簡単になる
1つ目のメリットは、長期的に情報を管理できる点です。
たとえば、紙ベースの報告書では、経年劣化に伴い、紙が汚れたり文字が薄れたりして読みづらくなってしまいます。また、紙資料はほかの資料に紛れやすく、保管するのに場所を要するため、定期的に整理しなければなりません。
つまり、紙ベースで情報を書き留めるのは、管理するうえでは不向きなのです。一方、報告書を電子化すれば、紙資料よりも簡単に整理でき、さらに保管スペースを確保する必要もなくなります。
（2）情報を過不足なく残せる
2つ目のメリットとして、報告書を電子化すれば、情報を過不足なく残せます。
紙資料にヒヤリハットの経緯や原因を記載する場合、文字で表現しなければならないため、相手がイメージしづらい可能性があります。また、読み手によってとらえ方に差が生じる原因にもなりかねません。
一方、ヒヤリハットに関する情報を電子化すれば、文字だけでなく、写真や画像を貼り付けて報告することができます。そのため、報告すべき内容を読み手に過不足なく、かつ分かりやすく伝えられるのです。
（3）すぐに振り返り可能になる
3つ目のメリットは、報告書の内容をすぐに振り返り可能になる点です。
紙で報告書を作成した場合、どこに保管してあるかを担当者しか把握していなければ、必要なときにすぐに情報を振り返ることができません。そこで、ヒヤリハットの報告書を電子化すると、紙よりも管理しやすくなるのです。
たとえば、検索機能が充実している「ナレカン」のような情報共有ツールなら、情報へのアクセス性が高いので目的の書類を探す手間がかかりません。
【必見】ヒヤリハット報告書の作成・管理に最適なツール
以下では、ヒヤリハット報告書の作成・管理に最適なツールを紹介します。
ヒヤリハットの共有に紙媒体を使用している場合は、早急に電子化することがおすすめです。報告書の作成を電子化すれば、こまめに整理したり情報が見つからなかったりするストレスを軽減できます。
ただし、現場の従業員に受け入れられる方法で電子化を進めなければ、ITに不慣れな現場に浸透せず、そのうち使われなくなってしまうので注意しましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、あらゆる報告書の作成・管理を一元化でき、非IT企業に勤める方でも簡単に使えるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「ノート（記事）」には、テキストだけでなく画像も添付可能で、一度作成したフォーマットは”テンプレート”として登録できます。また、検索機能も充実しているため、膨大な量の情報を蓄積している100名以上の企業でも、キーワードで絞って検索すれば欲しい情報にすぐにたどり着けるのです。
報告書の管理・共有を一元化するツール
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
「ナレカン」で作成したヒヤリハット報告書の例
以下は、ナレカンで簡単なヒヤリハット報告書を作成した見本になります。
ナレカンはテンプレート機能を備えており、あらかじめ登録しておいた報告書のテンプレートをわずかな操作で呼び出せます。ヒヤリハットを報告するたびに、一から報告書を作成する必要がないのです。
上記の画像のように、シンプルなUI（デザイン）で複雑な記法も必要ないので、誰にとっても使いやすいと言えます。
【防止策】ヒヤリハットを未然に防ぐためには
ヒヤリハットを未然に防ぐためには、事例を把握しておくこともポイントです。
たとえば、厚生労働省が発信している「職場のあんぜんサイト」には、令和4年8月8日の時点で全422件ものヒヤリハットの事例が掲載されています。なかでも、墜落・転落に関する事例が最も多く取り上げられています。
例として、以下の事例が取り上げられています。
以上のような事例をあらかじめ共有しておくことで、社員一人ひとりが意識しながら作業に取り組めるのです。
ヒヤリハット報告書テンプレートと電子化するメリットまとめ
ここまで、ヒヤリハット報告書のテンプレートや、電子化するメリットを中心に紹介しました。
ヒヤリハット報告書の作成にテンプレートを活用すれば、一から作成したり体裁を整えたりする手間を軽減できるので便利です。とはいえ、紙で報告書を作成すると、こまめに整理しなければ情報が入り乱れてしまい、欲しい情報にすぐにたどり着けません。
一方、ツールを使って報告書の作成・管理を電子化すれば、従来かかっていた負担を軽減できます。ただし、ITに不慣れな方でもすぐに使える方法を選択しましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、“テンプレート機能”や”検索機能”が充実しており、誰でも簡単に報告書の作成・管理ができるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ヒヤリハット報告書の作成・管理にかかる負担を軽減しましょう。
