「ヒヤリハット」はあらゆる場面で起こる可能性があるため、実際に大きな事故や被害につながる前に、あらかじめ対策しておくことが大切です。たとえば、「ヒヤリハット報告書」を作成し、社内で共有しておけば有効な対策になります。
しかし、なかには「ヒヤリハット報告書を作成するのに時間がかかってしまい困っている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ヒヤリハット報告書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- ヒヤリハット報告書を簡単に残せるテンプレート・ツールを探している
- ヒヤリハット報告書を適切に運用して、業務中の事故を防ぎたい
- 報告書を簡単に管理・共有できるツールがあれば活用したい
という方はこの記事を参考にすると、ヒヤリハット報告書の作成に役立つテンプレートのほか、適切な管理方法まで分かります。
目次
ヒヤリハットとは
以下では、ヒヤリハット報告書の重要性や身近な例を解説します。ヒヤリハットに関する基本的な事項を確認しましょう。
ヒヤリハット報告書の重要性
ヒヤリハット報告書は、「危険な状態を引き起こすミス」を予防するために重要です。
厚生労働省では、ヒヤリハットとは仕事中の重大な事故や怪我につながる危険があった出来事だと定義しています。「ヒヤリ」としたり「ハッ」としたりする危険な状況であることから「ヒヤリハット」と言われており、とくに、ビジネスでヒヤリハットが起きた場合には、同じ事態を繰り返さないように、報告書として記録しておくことが重要です。
さらに、ヒヤリハット報告書に、具体的な状況や原因などを記載して社内共有すれば、他の従業員への注意喚起になります。したがって、重大事故や取り返しの付かない損失を未然に防ぐためにも、ヒヤリハット報告書の作成は欠かせないのです。
事故報告書との違い
事故報告書は、“すでに起こった”事故の原因や状況、事後対応を報告するものです。
そのため、”事故に発展する可能性があった状況”をまとめたヒヤリハット報告書とは大きく違います。事故報告書と比較して、ヒヤリハット報告書は、重要性が低いと思われやすい傾向があります。
しかし、ヒヤリハットの共有・管理は、事故防止のためにとるべき最初の対策と考えるべきです。そのため、ヒヤリハット報告書を軽視せず、活用していくことが大切なのです。
ヒヤリハットの身近な例
ヒヤリハットは様々な場面で起こり得ます。例えば以下のような場面です。
ほかにも、厚生労働省が発信している「職場のあんぜんサイト」には、令和7年2月14日の時点で全441件ものヒヤリハットの事例が掲載されています。
- 高所で作業するのに脚立に上がろうしたところ、脚立が急に開き転落しそうになった。
- 介助利用者を抱えて立ち上がろうとしたとき、腰を痛めそうになった。
- 運送トラックを運転中、死角に入ったスクーターと接触事故を起こしそうになった。
以上のように、さまざまな場面でヒヤリハットは起きているので、事例をあらかじめ社内で共有できるよう「Stock」のような情報共有ツールを利用しましょう。
【例文あり】ヒヤリハット報告書の簡単な書き方とは
以下では、ヒヤリハット報告書に記載するべき項目やポイントを紹介します。基本的な書き方をおさえたうえで、自社に合わせたものを作成していくと良いです。
ヒヤリハット報告書に必要な項目
ヒヤリハット報告書を作成するときは、分かりやすくかつ情報に過不足がないように、以下4つの項目は必要不可欠です。実際の事例を記した見本を参考に確認していきましょう。
内容引用：厚生労働省のヒヤリ・ハット事例
- 当事者の基本情報
- ヒヤリハットの情報
- 想定される事故・トラブル
- 再発防止策
報告書作成者の氏名や所属部署などの基本情報を記載します。
ヒヤリハットが起きた経緯や原因を載せます。5W1h（いつ・どこで・誰が・何をしたら・どうなったか）を意識して書くこともポイントです。
実際にトラブルに発展してしまった場合、社員や企業、取引先などに与えたであろう影響を具体的に述べましょう。
再発防止策として、社員の心がけのほかにも現場の環境を整えることが必要です。そのため、当事者の所感だけでなく、現場のメンバーの意見も参考にしましょう。
なお、冗長な文章では注視してもらいたい内容が薄れてしまうので、簡潔な文章を心がけましょう。
ヒヤリハット報告書を作成するときのポイント
ヒヤリハット報告書を作成するときに意識すべきポイントは、「客観的な事実の記載」と「難しい言葉を使わない」の2つです。
- 客観的な事実を記載する
- 難しい言葉を使わない
当事者の意見や推測を含めずに、起きたヒヤリハットに関する事実を記載することが大切です。「〜と考えられる。」といった書き手の主観的な考えや表現が含まれると、当時の状況が正確に伝わらない可能性が高まるのです。
難しい言葉・専門用語の使用は避け、誰にとっても読みやすく記載すべきです。入社したばかりの新人や他部署の社員が読むことも想定して作成しましょう。
ヒヤリハット報告書は正しく・分かりやすく読み手に伝えることが重要なので上記の2つは特に意識しましょう。
ヒヤリハットの報告を定着させる方法とは
社員からのヒヤリハットの報告を定着させる方法として、「報告内容の共有」と「フォーマットの用意」の2つがあります。
- 報告内容を共有する
- 記入者に負担のかからないフォーマットを用意する
研修などを通して、報告を受けたヒヤリハットは社内に周知させましょう。共有をしなければ、社員が報告書を作成する必要性を感じられず、作成を面倒に感じたり定着しなかったりする恐れがあります。
記入欄や項目が多すぎると、報告書の作成が大きな負担となり、社員は面倒に感じてしまいます。そのため、必要最低限の項目に絞り、社員にとって記入しやすいフォーマットを用意しましょう。
上記の2つに注意してヒヤリハットの報告を定着させることで、大きなトラブルを未然に防げるのです。
業界別｜ヒヤリハット報告書の例文
以下では、医療業と製造業のヒヤリハット報告書の例文を紹介します。
医療業のヒヤリハットは患者の命に直接かかわるため、重大なミスが発生する前に原因や再発防止策を詳細に書きましょう。
- 状況
- 想定される事故
- 外部の問題点
- 内部の問題点
- 再発防止策
外来患者に薬を渡す際、別の患者の薬を手渡しそうになったが、直前で氏名が違うことに気づき未配布で済んだ。
別人への投薬により、薬効の不足や重篤な副作用・アレルギー反応などの健康被害が発生する可能性。
薬剤部での梱包時に患者氏名ラベルの貼付が不明瞭で、薬剤袋の一部が他患者のものと似ており識別しづらかった。
受付・看護師による薬剤受け取り時のダブルチェック体制が不十分であり、氏名確認が薬の手渡し直前まで行われなかった。
薬剤受け取り時に氏名のダブルチェックを実施。薬袋のラベル確認を必須とし、識別しやすい袋の使用を薬剤部に依頼する。
製造業のヒヤリハット報告書は、誰が読んでも状況が想像しやすくまとめることで社内事故・社員の怪我の防止に役立ちます。
- 状況
- 想定される事故
- 外部の問題点
- 内部の問題点
- 再発防止策
機械のメンテナンス中、電源が完全に切れていない状態で作業を始めそうになった。直前で異音に気づき、作業を中断した。
感電や機械の急作動による作業者の重傷事故。
設備メーカーからのマニュアルに、電源遮断手順が分かりにくく記載されていた。
社内でのメンテナンス前の安全確認リストが未使用だった。作業者の安全教育が不十分。
電源遮断の確認を含む点検チェックリストを全作業前に義務化。作業マニュアルを社内向けに再整備し、定期的な安全教育を実施する。
上記の例文のように、ヒヤリハット報告書を通じて原因や再発防止策について都度考えていると、その後の安全な業務体制の構築に活かすことができます。たとえば「Stock」のように見返しやすいITツールで記録を残し、いつでも見返せるように管理しましょう。
ヒヤリハット報告書を電子化する3つのメリットとは
以下では、ヒヤリハット報告書を電子化するメリットを3つ解説します。ヒヤリハット報告書を紙で管理しづらいと感じている方は必見です。
（1）情報を簡単に残せる
1つ目のメリットは、情報を簡単に残せる点です。
たとえば、紙の報告書ではまとまった時間をとって、一から資料を作成する必要があります。しかし、電子化していればスマホを使ってその場で情報を残すことができるのです。
そのため、「あとで記録しようと思って忘れてしまう」といった事態を防ぐことができ、ヒヤリハット報告書の習慣化につながります。
（2）管理・共有の手間が減る
2つ目のメリットとして、管理・共有の手間が減ることです。
紙資料にヒヤリハットの経緯や原因を記載する場合、保管するのに定期的に整理したり、共有するために資料を印刷し、一人ずつ回したりする手間がかかります。また、ヒヤリハット報告書が本当に活用されているか、確認する術もないのです。
一方、ヒヤリハットに関する情報を電子化すれば、報告書を即共有できるうえ紙資料の管理をする必要もありません。そのため、効率よくヒヤリハット報告書を事故の防止に役立てられるようになります。
（3）すぐに振り返れる
3つ目のメリットは、報告書の内容をすぐに振り返れる点です。
紙で報告書を作成した場合、保管場所が決まっていないと他の資料に紛れやすく、必要なときに素早く情報を振り返れません。そこで、ヒヤリハットの報告書を電子化すると、必要な情報を瞬時に見つけられるようになるのです。
たとえば、「Stock」のように情報に紐づいた「メッセージ機能」でヒヤリハット報告書の作成をメンバーに周知し、関連するやり取りを一括で管理できるツールであれば、報告書をその後の業務に活かしやすいです。
【必見】ヒヤリハット報告書の作成・管理に最適なツール
以下では、ヒヤリハット報告書の作成・管理に最適なツールを紹介します。
紙媒体でヒヤリハット報告書を作成すると、共有に手間がかかり注意喚起が遅れてしまう可能性があります。また、Excelなどのファイル形式の報告書では、情報の管理・共有に別のツールを使う手間がかかるため、ヒヤリハット報告書の意義が薄れてしまいます。
そこで、ヒヤリハット報告書の作成から管理までを一元化できる情報共有ツールを導入しましょう。ただし、すべてのメンバーが情報を作成・確認するためには、操作がシンプルでITに不慣れなメンバーでも扱いやすいツールか注意して選ぶべきです。
したがって、自社が導入すべきなのは、あらゆる報告書を作成・管理・共有し、振り返りやすいツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、自作したテンプレートを瞬時に呼び起こして報告書を作成できるほか、リアルタイムで任意のメンバーに共有可能です。また、ノートに紐づいた「メッセージ」で、特に注意が必要な関係者に素早く共有でき、他の話題とも混ざりません。
報告書の管理から共有まで簡単なツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で作成したヒヤリハット報告書の例
以下は、Stockで簡単なヒヤリハット報告書を作成した見本です。
Stockは「テンプレート機能」を備えており、あらかじめ登録しておいた報告書のテンプレートをわずかな操作で呼び出せます。したがって、ヒヤリハットを報告するたびに、一から報告書を作成する手間がかかりません。また、ノートに紐づいたメッセージ機能でメンバーへの周知や、報告書に関する確認ができます。
また、上記の画像のように、シンプルなUI（デザイン）で複雑な記法も必要ないので、誰にとっても使いやすく、報告書が形骸化してしまうこともありません。
【エクセル】分かりやすい無料のヒヤリハット報告書テンプレート2選
以下では、ヒヤリハット報告書のExcelテンプレートをご紹介します。自社に合わせたテンプレートを探したい人は必見です。
幅広い状況に対応したヒヤリハット報告書のフォーマット
こちらは、内容・場面・その時の対応・原因・今後の対応などの基本的な5項目を記載できるヒヤリハット報告書Excelテンプレートです。職場や作業に応じて、自由に編集して使うことができます。
図が載せられるヒヤリハット報告書のフォーマット
こちらは、図が載せられるヒヤリハット報告書のExcelテンプレートです。図や写真を載せることで、現場の状況を視覚的にわかりやすく残せます。
【PDF/Word】業界別に無料で使えるヒヤリハット報告書のテンプレート5選
以下では、ヒヤリハット報告書のテンプレートを業界別にご紹介します。自社に適したテンプレートを選択しましょう。
建設・工場｜株式会社 石井マークが提供するテンプレート
こちらは、株式会社 石井マークが提供するヒヤリハット報告書のテンプレートです。自身のミスに関する改善策だけでなく、職場の設備・環境に関する提案もできます。
介護｜西予市が提供するテンプレート
こちらは、西予市の提供するヒヤリハット報告書のテンプレートです。障がいや認知能力の等級に関する項目があり、介護現場でのヒヤリハットの記録に特化しています。
医療｜日本医師会が提供するテンプレート
こちらは、日本医師会が提供するヒヤリハット報告書のテンプレートです。実際に起こった事故やヒヤリハットをチェックボックス形式で短時間で記入できます。
保育園｜川口市が提供するテンプレート
こちらは、川口市が提供するヒヤリハット報告書のテンプレートです。内容や原因などを記載する欄が1行で、見やすいかつ簡潔な報告書が作成できます。
全業種｜厚生労働省が提供するヒヤリ・ハット報告書
こちらは、厚生労働省が提供するヒヤリ・ハット報告書のテンプレートです。業界・職種を問わず使用できるテンプレートなので、書式にこだわりがない方におすすめです。
以上のように、テンプレートを用いるとヒヤリハット報告書がすぐに作成できる一方で、管理時に都度ファイルを開いて中身を確認する手間がかかります。そのため、すぐに確認したいヒヤリハット事例は「Stock」のような直接テキストや表を記録できるツールに残すと便利です。
ヒヤリハット報告書テンプレートと電子化するメリットまとめ
ここまで、ヒヤリハット報告書のテンプレートや、電子化するメリットを中心に紹介しました。
ヒヤリハット報告書の作成を電子化すると、テンプレートが使えて報告書の作成の手間が減らせます。ただし、ExcelやWordで作成すると、作成・保管・共有に複数のツールを使う必要が生じてしまいます。
そこで、報告書の作成・共有・管理が一括で可能なツールを活用すれば、従来かかっていた負担を軽減できます。また、ヒヤリハット報告書をより効果的に運営するために、シンプルな操作で簡単に報告書を残せるツールを選びましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、“テンプレート機能”で簡単に報告書を作成でき、振り返りやすく管理・共有も可能なツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、ヒヤリハット報告書の作成・管理を効率的に実施していきましょう。
