業務の「見える化」は生産性向上や課題解決を図るうえで必須であり、業務量の多い総務部でも積極的な取り組みが求められています。
とはいえ、「総務部ではどの業務を見える化すべきか分からず、負担を解消できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、総務業務を見える化すべき理由や具体的な業務内容、見える化の進め方を中心に解説します。
- 業務の進捗や対応状況・担当者が把握できず困っている総務担当者
- 申請・問い合わせ・社内連絡が分散し、管理負担が増えている管理職
- 属人化している業務が多く、引き継ぎや状況共有がうまくいかない部署・チーム
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、総務で見える化する業務やメリットが分かり、見える化をスムーズに進められるようになります。
目次
総務の業務を見える化すべき3つの理由
ここでは、総務の業務を見える化すべき理由を3つ解説します。総務業務の見える化は、企業と社員に以下のメリットを与えるため、早急な取り組みが必要です。
業務の属人化を防ぐため
1つ目の理由は、業務の属人化を防ぐためです。
総務の業務は幅広く、担当者ごとに進め方や管理方法が異なりやすい傾向があります。そのため、特定の社員しか作業手順・対応方法を知らない状況だと、異動や休職時に業務が回らなくなる恐れがあるのです。
したがって、業務フローや対応履歴を見える化し、誰でも業務内容を確認できる環境を整えて、属人化を防ぐ必要があります。
重複作業を防ぐため
2つ目は、重複作業を防ぐためです。
総務では、複数の担当者が同じ問い合わせや申請に対応してしまうケースがあります。担当範囲や進捗状況が共有されていないと、不要な確認作業や二重対応が発生しやすくなるのです。
その結果、同じ業務を複数人が進めてしまい、作業時間が無駄になる可能性もあります。したがって、業務や担当者、対応状況を見える化して、情報更新のミスや重複対応を防ぎ、不要な確認作業や手戻りを減らすことが重要です。
社内問い合わせへの対応を統一するため
3つ目は、社内問い合わせへの対応を統一するためです。
総務には、備品申請や各種手続きに関する問い合わせが日常的に集まります。しかし、担当者ごとに回答内容や対応方法が異なると、社内で混乱が生じる原因になります。
そのため、問い合わせ内容や対応方法を記録・共有し、誰が対応しても同じ案内ができる体制を整えるべきなのです。
総務業務で「見える化」すべき項目
ここでは、総務業務で「見える化」すべき項目を5つ紹介します。何から見える化すべきか分からず悩んでいる方は必見です。
担当者
まず、担当者を見える化する必要があります。
総務では、備品管理や社内申請対応など、複数の業務が並行して進みます。しかし、担当者が共有されていないと、確認先が分からず対応の遅れにつながる恐れがあるのです。
したがって、誰がどの業務を担当しているかを把握できる状態にしましょう。
進捗状況
次に、進捗状況を見える化する必要があります。
総務業務は申請受付から承認、対応完了まで複数の工程があります。そのため、進捗が把握できないと、対応漏れ・遅延や確認作業が増加したり、依頼者から何度も確認が発生したりする恐れがあるのです。
したがって、リアルタイムで業務の進捗が把握できる状態にする必要があります。
問い合わせ内容
総務への問い合わせ内容も、見える化すべきです。
総務には、経費申請や備品利用、福利厚生に関する質問など、多様な問い合わせが寄せられます。しかし、問い合わせ内容が把握できていないと、どのような依頼が多いのか、どこに業務負荷が集中しているのかを分析できません。
また、頻繁に寄せられる質問が分からなければ、マニュアルや社内ルールの改善にもつなげにくいです。そのため、問い合わせの内容や件数、発生傾向を把握できるよう見える化する必要があります。こうした状態だと、業務改善が必要な領域を把握しやすいです。
対応履歴
対応履歴も、見える化すべき項目です。
総務では、設備不具合や社内備品の故障など、突発的なトラブル対応が発生します。しかし、過去の対応内容が共有されていないと、同じ確認や対応を繰り返してしまうのです。
また、担当者が変わるごとにトラブルの原因調査からやり直す必要も生じるため、対応完了までに時間がかかるほか、同じトラブルへの対策が取れないまま再発してしまう恐れがあります。したがって、対応履歴や対応策をいつでも確認できる状態にしましょう。
関連資料・マニュアル
最後に、関連資料やマニュアルも見える化する必要があります。
総務では、申請手順書や社内ルールなど、多くの資料を扱います。しかし、保存場所が統一されていないと、必要な情報を探すだけで時間がかかってしまいます。
したがって、資料の管理体制を見直して、必要な資料やマニュアルをすぐ確認できる環境を整えましょう。
総務の業務を見える化する方法
ここでは、総務の業務を見える化する方法を解説します。総務業務の属人化や対応漏れを防ぎ、業務全体を整理したい方は参考にしましょう。
（1）現状の業務を洗い出して分類する
| 業務内容 | 分類 | 発生頻度 |
|---|---|---|
| 備品発注 | 定型業務 | 毎週 |
| 備品購入申請 | 申請業務 | 随時 |
| 設備トラブル対応 | 突発対応 | 不定期 |
| 契約更新管理 | 管理業務 | 毎月 |
まず、現状の業務を洗い出して分類します。
総務では、定型業務から突発対応まで幅広い業務を担当しています。そのため、業務内容を整理できていないと、何にどれだけ工数がかかっているか把握できません。
たとえば、問い合わせ対応・備品管理・契約更新などを分類すると、業務量や担当範囲を整理しやすくなり、特定の人に負担が偏ることも防げます。このように、業務全体を整理し、どのような業務が存在しているか把握することが重要です。
（2）業務フローを整理する
| 工程 | 対応内容 |
|---|---|
| ①受付 | 社員から修理依頼を受ける |
| ②確認 | 不具合状況を確認する |
| ③業者連絡 | 修理業者へ依頼する |
| ④完了報告 | 対応完了を依頼者へ共有する |
次に、業務フローを整理します。
業務内容を洗い出しても、作業の流れが整理されていなければ、確認漏れや対応遅延が発生する原因になります。また、業務フローが明確になれば、作業遅延・ミスが発生しやすい箇所が明確になり、改善策を検討・実行しやすくなるのです。
したがって、業務の流れを整理し、各工程を確認できる状態を整えましょう。
（3）問い合わせ窓口を統一する
次に、問い合わせ窓口を統一します。
総務への依頼がメール・口頭・チャットなど複数に分かれていると、対応漏れや確認ミスが発生しやすくなります。たとえば同様の依頼が口頭とメールで別々に届く場合、対応が重複したり、担当者ごとに認識が異なったりする可能性があるのです。
したがって、問い合わせ先を整理・統一し、依頼内容を確認しやすい状態にするべきなのです。
（4）情報を一元管理する
最後に、情報を一元管理することが重要です。
総務では、問い合わせ内容や申請状況、対応履歴など、複数の情報を同時に扱います。しかし、管理場所が分かれていると、最新情報が共有されず、部署全体で認識を揃えられません。
人によって認識が異なる状態だと、対応の優先順位にばらつきが生じ、業務がスムーズに進まなくなる恐れがあります。したがって、関連する情報をまとめて管理し、担当者全員が同じ情報を確認できる状態を整えましょう。
総務の業務を見える化するときのポイント
ここでは、総務の業務を見える化するときのポイントを3つ紹介します。以下を参考にして、業務の見える化を実際の業務改善につなげましょう。
イレギュラーな業務も記録する
1つ目は、イレギュラーな業務も記録するという点です。
定型業務だけを管理していると、実際の業務負担を正しく把握できません。また、過去に発生したイレギュラー対応を記録していない場合、同じトラブルが発生するたびに対応方針の確認に時間がかかってしまいます。
たとえば、停電時の対応手順や災害時の備品準備内容を残していないと、担当者ごとに対応方法が異なり、初動対応が遅れる恐れがあります。したがって、日常業務だけでなく、過去に発生した突発対応の内容や対応方法も記録しておくべきなのです。
更新ルールを決める
2つ目は、更新ルールを決めるという点です。
見える化した情報は、更新されなければ正しく機能しません。しかし、更新するタイミングや担当者が決まっていないと、古い情報が残りやすくなります。
情報が古いままだと、誤った内容をもとに業務を進めてしまい、確認ミスやトラブルにつながる恐れもあります。したがって、「誰が・いつ・何を更新するか」を事前に決めておくことが重要です。
ITに不慣れな人でも使えるツールを選ぶ
3つ目は、ITに不慣れな人でも使えるツールを選ぶという点です。
総務業務を見える化するには、問い合わせ内容や対応状況を継続的に記録・共有する必要があります。しかし、紙や口頭だけで管理していると、情報更新や共有に時間がかかり、管理漏れも発生しやすくなるため、情報をまとめて管理できるツールを活用すべきです。
一方で、操作が複雑なツールを導入すると、入力作業が負担になり、記録漏れや更新忘れが増えてしまう恐れがあります。したがって、誰でも直感的に操作できるシンプルなツールを活用して見える化した状態を継続させましょう。
【担当者必見】総務における業務の見える化に最も役立つツール
以下では、総務における業務の見える化に最も役立つツールをご紹介します。
総務の業務は幅広く担当者ごとにやり方が異なりがちなため、担当者や進捗が不明瞭になりやすいです。そのため、業務が属人化して業務負担の偏りや対応の遅れが発生します。そこで、担当者や進捗などの情報を明確にして管理する必要があるのです。
しかし、ExcelやWordで管理すると、ファイルが分散しやすく、最新情報の確認や過去履歴の検索に時間がかかります。また、担当者や進捗状況をリアルタイムで共有しづらいため、対応漏れや引き継ぎミスの原因にもなります。
したがって、「総務業務の担当者・流れ・進捗をリアルタイムで共有・管理できるツール」を使うと、見える化するのに手間がかかりません。しかし、操作性が複雑だと、使いこなせずかえって負担となるため、操作が簡単なツールを選ぶべきです。
なかでも「Stock」は、直感的な操作で総務業務のあらゆる情報をノートにまとめてリアルタイム共有できるツールです。また、「ノート」に紐づく「タスク」機能により業務の進捗や担当者を明確にして管理できます。
ITが苦手な65歳の方でも簡単に使えるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
総務で見える化すべき業務5選
ここでは、総務で見える化すべき業務を5つ解説します。以下の業務を見える化すれば、快適に仕事ができる仕組みをつくれるので必見です。
社内問い合わせ対応
1つ目は、社内問い合わせ対応です。
総務には、設備利用や社内ルールの確認、各種申請に関する質問など、さまざまな問い合わせが寄せられます。しかし、問い合わせの受付状況や担当者が共有されていないと、対応漏れや二重対応が発生しやすくなります。
また、誰がどの問い合わせに対応しているか分からない状態では、進捗確認のための連絡や確認作業も増えてしまいます。そのため、問い合わせの受付状況・担当者・対応履歴を見える化し、対応状況をリアルタイムで把握できる状態にしましょう。
備品・アカウント管理
2つ目は、備品・アカウント管理です。
総務では、パソコンや社用スマホ、システム権限など、多くの備品・アカウントを管理します。しかし、利用状況を把握できていないと、不要な備品購入やライセンス費用が発生する原因になるのです。
例として、使われていないアカウントが残っている場合、不要な利用料金が継続して発生することが挙げられます。そのため、利用状況や保有数を定期的に確認できる状態を整えましょう。
契約書・社内文書管理
3つ目は、契約書・社内文書管理です。
総務では、契約書や社内規程など、定期的な更新や長期保管が必要な文書を多く扱います。しかし、管理状況が不明瞭なままだと、最新版ではない文書が利用され、現状に適していない対応をしてしまう恐れがあるのです。
たとえば、古い社内ルールを参照して業務を進めた場合、現在の運用方法と異なる対応をしてしまうケースもあります。したがって、更新しやすい状態で文書を管理することが必要です。
社内イベントの運営
4つ目は、社内イベントの運営です。
イベントを成功させるには、会場の確保やイベントの企画、社員への告知が必要になります。そこで、過去のイベントで評判の良かった企画や改善点などを見える化すれば、評価を上げるための施策も練りやすくなるのです。
そのため、社内イベントを見える化して、準備状況や担当者、過去の運営内容を共有できる状態にしましょう。また、イベントをWebページ上で告知したりITツールを使ったりすると、時間や場所を問わずに情報を確認できるので効果的です。
各種申請対応
5つ目は、各種申請対応です。
総務では、備品購入や稟議など、複数の申請業務を担当しています。しかし、申請数や対応期間を把握できていないと、対応漏れや遅延に気付きにくくなるのです。
また、業務の偏りも把握できないため、特定の担当者に申請処理が集中していても、改善できず承認待ちが長期化する原因になります。したがって、申請件数や対応期間を確認し、業務量を把握できるようにすべきです。
総務で見える化すべき業務や理由、見える化の進め方まとめ
ここまで、総務で見える化すべき業務や理由、見える化の進め方を中心に解説しました。
総務では、問い合わせ対応や備品管理、契約書管理など、幅広い業務を担当しています。しかし、見える化されていないと、対応漏れや重複作業、認識違いが発生しやすくなるため、担当者や進捗状況、対応履歴の共有が必須です。
また、総務業務を継続的に見える化するには、問い合わせ内容や対応履歴、関連資料などをまとめて管理できる環境が欠かせません。そこで、誰でも簡単に使えるITツールを導入してあらゆる情報を一元管理しましょう。
結論、総務業務の見える化におすすめなのは、直感的な操作で「ノート」にあらゆる情報を蓄積・リアルタイム共有でき、タスク機能で進捗・担当者まで管理可能なツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で総務の業務を見える化しましょう。
