業務の「見える化」は生産性向上や課題解決を図るうえで必須であり、業務量の多い総務部でも積極的な取り組みが求められています。
とはいえ、「総務部ではどの業務を見える化すべきか分からず、負担を解消できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、総務で見える化すべき業務や理由、おすすめのツールを解説します。
- 総務で見える化させるべき業務を把握して、早急に負担を解消したい
- 総務で業務を見える化する具体的なメリットを知りたい
- 総務業務を見える化するにあたり、効率的な方法を実践したい
という方はこの記事を参考にすると、総務で見える化する業務やメリットが分かり、見える化をスムーズに進められるようになります。
目次
総務で見える化すべき業務5選
ここでは、総務で見える化すべき業務を5つ解説します。以下の業務を見える化すれば、快適に仕事ができる仕組みをつくれるので必見です。
（1）備品管理
はじめに、総務で見える化すべき業務として、備品管理が挙げられます。
筆記用具やコピー用紙といった消耗品は、定期的な補充が必要なので、常に在庫を確認しておかなければなりません。また、机や椅子、パソコンなどの機器は、個数や状況を把握したうえで、メンテナンス依頼・新規購入・交換などの手続きをします。
したがって、「必要なときに消耗品や機材が足らなかった」とならないためにも、備品の状況は必ず見える化しましょう。
（2）建物管理
次に、建物管理も総務で見える化すべき業務です。
総務部では、清掃業者の手配や空調・照明設備の整備に加えて、ビル全体の防災活動やメンテナンスへの協力をする場合もあります。万が一、これらの業務が属人化していれば、人によっては手続きの進め方が分からず苦労してしまいます。
また、トラブルがあったときにも迅速な対応ができないため、建物管理では作業手順やスケジュールを見える化すべきなのです。
（3）株主総会の運営
次に、総務部の大きな仕事として、株主総会の企画・運営があります。
総務部では、株主へ招集通知を作成・発送したり、会場を確保したりします。さらに、当日に使用する資料を作成するケースもあることから、作業内容が可視化されていなければ総会の進行を阻害しかねません。
また、株主総会は通年行事のため継続して実施されます。したがって、作業の流れや必要な準備などを見える化しておくと、翌年度以降の作業効率を上げられるのです。
（4）サポート業務
次に、総務部では社内各部署へのサポート業務も見える化すべきです。
たとえば、受付専門のスタッフや顧客対応専門の部署が設けられていない場合、総務部に初期対応が任されるケースもあります。そこで、サポートの方法をマニュアルなどで見える化すると、対応の抜け漏れを防げるのです。
このように、サポート業務を見える化しておけば、経験の有無に関わらず最適な対応ができるため、社員教育にも無駄な時間がかかりません。
（5）社内イベントの運営
最後に、総務部では社内イベントの情報も見える化しましょう。
イベントを成功させるには、会場の確保やイベントの企画、社員への告知が必要になります。そこで、過去のイベントで評判の良かった企画や改善点などを見える化すれば、評価を上げるための施策も練りやすくなるのです。
また、イベントをWebページ上で告知したりITツールを使ったりすると、時間や場所を問わずに情報を確認できるので効果的です。
【担当者必見】総務における業務の見える化に最も役立つツール
以下では、総務における業務の見える化に最も役立つツールをご紹介します。
総務における業務の見える化で大切なのは「仕事の内容とチームの進捗が共有されること」です。情報共有が活発であれば、作業の抜け漏れや認識齟齬を防ぎやすくなり、負担の大幅軽減にもつなげられます。
とはいえ、電話やメールなどで情報共有をしていれば、メモをしたりファイルが埋もれたりといった手間がかかります。また、WordやExcelはそもそも別のツールを使わなければ共有できないので、すべての情報を集約する「ITツール」が必須です。
ただし、単に”便利そうだから”と多機能なITツールを導入すると、デジタルが苦手な人は正しく使いこなせません。したがって、非IT企業の65歳のメンバーでも直感的に情報を共有・管理できる「Stock」が最適なのです。
Stockの「ノート」には業務に関わるあらゆる情報を蓄積でき、ノートごとに「メッセージ」が紐づくのでやりとりが入り乱れません。さらに、直感的な「タスク」を使えば、チームの進捗も簡単に見える化されるため、業務量の多い総務部では重宝します。
ITが苦手な65歳の方でも簡単に使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
総務の業務を見える化すべき3つの理由
ここでは、総務の業務を見える化すべき理由を3つ解説します。総務業務の見える化は、企業と社員に以下のメリットを与えるため、早急な取り組みが必要です。
（1）業務負担の偏りを防ぐため
はじめに、総務業務を見える化すべき一番の理由は、業務負担の偏りを防ぐためです。
総務部では備品管理や建物管理、イベント運営など大量の業務を抱えているので、特定の人に負担が偏りがちです。しかし、業務が見える化されていれば、管理者は各メンバーの業務量を正確に把握できます。
その結果、タスクを適切に割り振れるようになるため、誰かひとりが過度な業務を抱える心配もなくなるのです。
（2）業務の属人化を防ぐため
次に、業務の属人化を防げることも、見える化のメリットです。
万が一、特定の社員しか作業手順を知らない状況では、本人が不在の場合は業務が回らなくなる恐れがあります。しかし、活発に情報共有をしたりマニュアルを用意したりして見える化すれば、進め方が統一されて作業ミスも防ぎやすくなるのです。
とはいえ、紙やExcelでマニュアルを管理したり、メールで連絡したりしていては、共有に時間がかかるうえに情報も埋もれやすいです。したがって、アナログな手法ではなく、すべての情報を一か所にまとめる「ITツール」で見える化しましょう。
ただし、多機能なITツールでは、操作が複雑で社員がこなせない可能性が高いです。一方、非IT企業の65歳の方でも直感的に使える「Stock」であれば、シンプルなので操作を覚える手間がかかりません。
（3）適切な評価をするため
最後に、総務業務の見える化は、適切な社員評価にも直結します。
業務が見える化すると、管理者は「各社員の進捗や成果はどれほどか」が分かります。その結果、明確なデータに基づいて評価ができるようになるのです。
とくに、総務の仕事は数値で目標を定めるのが難しく、業務量が多いにも関わらず適切な評価を受けにくい特徴があります。したがって、社員のモチベーションを維持するためにも、見える化によって人事評価の公平性を高めることが大切です。
総務で見える化すべき業務・理由・おすすめツールまとめ
ここまで、総務で見える化すべき業務や理由、おすすめのツールを解説しました。
総務では、ほかの社員が快適に仕事ができるように、備品管理や建物管理、イベント運営などを見える化する必要があります。また、業務を見える化すれば負担や属人化が解消されたり、適切な評価ができたりするメリットも得られるのです。
しかし、紙やExcelといったアナログな手法では、見える化に必須の「活発な情報共有」が難しいため、情報の蓄積から共有が一か所でできる”ITツール”が欠かせません。ただし、多機能なものでは社員が使えない恐れもあるので注意しましょう。
したがって、総務の業務を見える化するには「必要な機能に過不足のないシンプルなITツール」が求められます。つまり、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで利用できる「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」で総務の業務を見える化しましょう。
