面談記録は、評価やフィードバックの判断材料となるほか、面談する両者が話した内容に齟齬がないかの確認に使われます。そのため、一目で内容を理解できるように分かりやすく、過不足なく書くことが求められます。
しかし、面談記録を作成したいが「どう作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、面談記録の書き方やコツ、便利なテンプレートを中心に解説します。
- 個人面談記録の書き方やコツを知りたい
- フォーマットを準備して効率良く面談記録を作成したい
- 面談記録に即アクセスできるツールが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい面談記録の書き方だけでなく、作成後の効果的な管理方法も分かります。
目次
面接と面談の違い
「面談」と似た言葉に「面接」がありますが、両者には以下のような違いがあります。
- 面接
- 面談
「面接」は、相手の人柄や能力を見極めるのが目的であり、基本的に面接官からの質問にのみ受け答えするのが特徴です。主に学校の入試や企業の採用活動などで行われています。
「面談」は、互いに情報を共有して、相互理解を深めることを目的としています。そのため、面接とは違い、面談をする側とされる側の双方向のコミュニケーションが必要になります。
このように、面談は相手に合わせたコミュニケーションが求められるため、決まった質問をする面接よりも比較的難易度が高いと言えます。
面談が必要な3つのシーンとは
面談が必要となる主なシーンには「社内の人事考課面談」と「社外の営業面談・採用面談」が挙げられます。以下では、それぞれの特徴について解説します。
人事考課面談（社内）
人事考課面談は、「上司と部下」あるいは「人事担当者と従業員」で実施される面談です。社員の業務状況や目標に対する取り組みなどを聞き取り、人事評価や昇進の判断材料にします。
そのため、評価の軸がぶれないように面談の担当者間で共通認識を持っておかなくてはなりません。また、限られた面談時間で必要な情報を漏れなく聞き出すために、あらかじめ面談の内容をまとめておく必要もあります。
したがって、人事考課面談ではテンプレートに沿って面談を進めていくと、担当者間での内容のばらつきを防止できるうえ、面談記録も簡単に残せるのです。人事評価は社員のモチベーションを高める作用もあるため、適切に評価するようにしましょう。
営業面談（社外）
営業面談は、「顧客と営業担当者」の間で実施される面談です。顧客とのコミュニケーションを通じて顧客のニーズや悩みを把握し、信頼関係を築いていき、顧客に満足してもらえる提案をすることを目的としています。
ただし、営業面談の質は担当者の能力に依存しがちです。また、顧客情報が属人化しやすく、社内メンバーの異動や退職があると営業面談のノウハウも流れてしまい、社内にナレッジとして蓄積されません。
そのため、営業のトークスクリプトや顧客情報を社内で共有し、保管しておくことが必要です。たとえば、「ナレカン」のようなツールなら業務に関わる情報を一元管理し、任意のメンバーと共有できるので、業務の属人化を防げます。
採用面談（社外）
採用面談は、「採用担当者と候補者」との間で実施される面談です。面接とは異なり、選考課程外で仕事内容や雇用条件について話し合い、相互理解を深めることで採用後のミスマッチを防ぐのが目的です。
面接のように形式的な質問ではなく、候補者の本音を引き出せるように候補者が話しやすい雰囲気を作り、入社意欲を高めてもらうようにしましょう。また、候補者からも質問をしてもらい、会社や業務のことを理解してもらえる時間を作ることも大切です。
そのため、面談シートを作成するときは「ノート形式で自由に書き込めるツール」を利用するのがおすすめです。また、採用担当者間で情報を共有できるような仕組みも用意しておきましょう。
＜例文あり＞個人面談記録・報告書の書き方とは
ここでは、面談記録の書き方を解説します。以下を参考にすると、画像のような見やすい面談記録を作れるので必見です。
面談記録に書くべき6つの項目
面談記録に書くべき項目として、以下の6つが挙げられます。（※表は左右にスクロールできます。）
| ＜項目＞ | ＜書き方＞ |
|---|---|
|
1：議題 |
面談の議題やテーマ、実施する目的を記載します。 |
|
2：経緯 |
面談を実施するに至った経緯や、面談相手の状況などを記載します。 |
|
3：概要 |
面談内容の大まかな概要を記載します。また、採用面談では、面談相手を採用するか否かの結論を示しましょう。 |
|
4：詳細 |
面談相手の具体的な意見など、内容の詳細を記載します。 |
|
5：フィードバック |
面談担当者のフィードバックや意見を記載します。 |
|
6：今後の展望 |
面談を踏まえて、今後取るべき行動や指針を記載します。 |
上記以外にも必要な項目があれば、場面に応じて調整しましょう。また、項目が決まったら、今後も使い回しができるように「テンプレート」として保存しておくと便利です。
面談記録を書く4つのコツ
ここでは、面談記録の書き方のコツを4つご紹介します。以下の点を抑えると、分かりやすい面談記録が書けるようになります。
- フォーマットを活用する
- 情報を構造化する
- 表現をそろえる
- 簡潔にまとめる
フォーマットを活用すると、一から面談記録を作成する手間が省けます。また、レイアウトを統一できるので、作成者によって内容にばらつきが出ることもありません。
太字や字下げを使って、情報を構造化してまとめましょう。たとえば、大まかな情報を「太字」、それに関連する細かな情報を「字下げ」すると、読み手が面談の流れを把握しやすいです。
表現や言い回しをそろえると、面談内容が読み手に伝わりやすくなります。文章には個人の癖が出やすいため、あらかじめ組織内で表現を統一しておくと良いです。
面談内容をすべて書き留めると、作成に手間がかかるうえ、欲しい情報がすぐに見つからない「ストレス」につながります。そのため、要点が確実に伝わるように不要な部分はカットして、面談記録は簡潔にまとめましょう。
以上のコツを踏まえて作成すれば、読み手にとって分かりやすい面談記録がつくれます。
【Excel】面談記録シートの無料テンプレート
こちらは、面談記録をするときに、記録すべき項目を記載したフォーマットです。面談の内容に合わせて項目を変更しながら活用しましょう。
面談記録に即アクセスできるおすすめの残し方
以下では、面談記録に即アクセスできるおすすめの残し方をご紹介します。
人事考課面談・営業面談・採用面談においては、あらかじめ話す内容のフォーマットを用意しておくと、担当者が変わっても必要な情報をきちんと訊くことができます。また、面談のスクリプトやテンプレートがあれば面談の実施や面談記録の作成も簡単です。
ただし、扱う情報の多い大企業では、WordやExcelで情報を管理していると、ファイルの保存場所が分かりにくくなり、検索もしづらいというデメリットがあります。そのため、「目的の情報をすぐに見つけられる情報共有ツール」に面談記録を残すべきです。
したがって、面談記録の作成・管理には、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセスできるITツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に面談内容を記録しつつ、過去に作成した書式を「テンプレート」に登録すれば、わずかな操作で呼び起こせます。また、ヒット率100％の検索機能に加え、記事にはコメントを残せるので、面談担当者が変わっても必要な情報を見失いません。
大企業で面談記録を最も簡単に蓄積できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜採用面談＞ナレカンを使った面談記録の運用例
以下は、ナレカンを使った面談記録の運用例です。
ナレカンでは、以下のようにシンプルに採用面談の記録をまとめておけます。
また、超高精度の「キーワード検索」によって、複数キーワードで思い通りに検索できます。ナレカンでは、添付ファイルの中身まで検索できるので、蓄積した面談記録から、欲しい情報へすぐにアクセス可能です。
面談を適切に進めるコツとは
ここでは、面談を適切に進めるコツを紹介します。面談を業務に最大限に生かせている企業は、以下のコツを実践できていると言えます。
（1）スケジュールを正しく管理する
まずは、面談実施のスケジュールを正しく管理しましょう。
面談は実施期間が決められており、期間内に対象者全員の面談を実施する必要があります。そのため、面談担当者は面談の実施が決まったらすぐに内容を共有し、参加予定者が余裕をもってスケジュールを調整できるようにしましょう。
また、実施期間が短いと聞き手となる担当者の負担となるうえに、面談時間が十分に確保できず、参加者の抱える悩みを見逃す可能性があります。したがって、面談スケジュールは余裕をもって正しく管理する必要があるのです。
（2）質問の軸を明確にする
次に、質問の軸を明確にしておくことが重要です。
もし、質問の軸が明確になっていなければ、ひとつの話題に時間をかけすぎたり、業務内容と関係のない方向に話題が逸れたりする恐れがあります。その場の流れに任せて質問をしていくと、ヒアリングするべき内容を聞きそびれるといった事態を招きかねません。
限られた時間の中で相手の悩みを引き出したり、解決策を提案したりするためにも質問の軸は事前に明確にしましょう。
（3）話しやすい雰囲気をつくる
最後に、相手が話しやすくなる雰囲気づくりもポイントのひとつです。
面談では、目上の人が聞き手に回ることがほとんどなので、話し手が萎縮しないような雰囲気づくりが重要です。たとえば、相づちを徹底すれば、話し手が「自分の話に熱心に耳を傾けてくれている」と認識でき、リラックスしやすくなります。
このように、雰囲気づくりを意識し、相手に寄り添いながら話を聞くことで、話し手からより多くの情報をを聞き出すことができます。それにより、話し手と聞き手の両者にとって有意義な時間になるのです。
面談記録の書き方やコツまとめ
ここまで、面談におけるコツや記録を書くコツについて紹介しました。
面談は、知りたいことを明確にし、話しやすい環境を整えることでスムーズに進められます。また、面談記録を作成すれば、面談に参加していないメンバーでもすぐに内容を把握できるのです。
そこで、テンプレートを活用すると効率よく面談記録を作成できます。ただし、テンプレートを活用しても紙やWordでの管理では、どこに保存したのか分からなくなり、欲しい情報へすぐにたどり着けません。
結論、面談記録の作成・管理には、高度な検索機能で、作成した面談記録から必要な情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、面談記録を効果的に運用しましょう。
