優秀な営業マンは常に営業目標を掲げ、目標を達成するための行動計画を練る習慣がついています。行動計画を習慣化する方法はいくつかありますが、たとえばリクルートでは「ヨミ表」を取り入れることで売り上げ予測を立てているのです。
 
なかには、ヨミ表を取り入れようとしているものの、「どのように使えば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、営業におけるヨミ表のメリットや管理方法を中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、ヨミ表がどのようにして営業活動に役立つか分かり、営業の進捗を可視化できるようになります。


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ヨミ表とは

ここでは、ヨミ表とは何かを解説します。ヨミ表の特徴や見方を知りたい方は、以下の内容を確認しましょう。

ヨミ表の特徴

ヨミ表とは、営業活動の進捗を管理し、売上予測を立てる表です。「ヨミ」という概念は営業会社のリクルートで発案されました。
 
商談途中の案件について、受注予定の時期や金額、受注確度(ヨミ)を表にまとめることで、具体的な数値とともに目標に対する現状を把握できます。さらに、取引状況や顧客の特性なども記載すれば、営業活動の進捗をより具体的に記録として残せるのです。
 
したがって、ヨミ表は進捗管理表としての役割だけでなく、売上管理にも役立つ資料だと言えます。

「ヨミ表」と「CRM」の違い

ヨミ表とCRMの違いは、クライアントごとの商談履歴がすぐに分かるか否かです。
 
ヨミ表は進行中の案件におけるデータを一覧化したものであり、クライアントごとの過去のデータはすぐに確認できません。一方、CRM (Customer Relationship Management=顧客関係管理)であれば、案件を獲得した時点からの商談履歴が分かります。
 
したがって、現状のデータ分析から売上予測を立てるにはヨミ表を、過去のデータを振り返るにはCRMを使って、営業活動をする会社も多いのです。

ヨミ表の見方

ヨミ表では、「ランク」から受注確度を確かめて売り上げ予測を立てます。
 
以下の表のように、受注確度をランクで示すと確度が高い企業と低い企業がひと目で分かります。
 
ヨミ表の例
※表中のランク:A=受注確度90%、B=70%、C=50%、D=30%、ネタ=検討不能
 
また、ヨミ表は多くの企業が独自で作成しており、決まった書き方はありません。作成する場合は、日付、受注確度のランク、クライアント名、案件名、商談の金額を記載しつつ、必要に応じて売り上げ予定や受注までの流れなども記しましょう。


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ヨミ表を使うメリット3つ

以下では、営業活動でヨミ表を使うメリットを3つご紹介します。社内でヨミ表の導入を検討している方は必見です。

(1)受注できない原因を見つけられる

まずは、ヨミ表を活用すれば「受注できない原因」を見つけられる点がメリットです。
 
ヨミ表は、受注確度に応じて商談をランク分けするため、「商談が滞っている原因」をデータを使って分析し、仮説を立てて検討できます。また、情報を共有することで視野が広がり、個人では気づかなかった課題や解決策を見出しやすくなるのです。
 
したがって、ヨミ表は受注へつながる有効な分析手段となります。

(2)売上予測の確度が高くなる

次に、ヨミ表を使うことで売上予測を立てやすくなるメリットがあります。
 
営業現場は顧客との接点が多く、新鮮で正確なデータに基づいてヨミ表を作れます。有力な過去のデータをもとに売上予測を立てられるので、確度の高い売上予測ができるのです。
 
このように、ヨミ表を使うことで売上予測が立てやすくなり、営業戦略の立案にも役立ちます。

(3)営業の進捗管理が簡単になる

ヨミ表によって、営業の進捗を管理するのが簡単になる点もメリットです。
 
営業マンは顧客対応に追われやすく、進捗管理まで手が回らないケースも少なくありません。そこで、ヨミ表を取り入れると自然と進捗を管理する環境が作られ、今後の営業方針を立てやすくなります。
 
そのため、社内の業績を把握しやすいヨミ表は、営業の進捗管理に効果的です。


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ヨミ表のマネジメントポイント

ここでは、ヨミ表を活用するうえで注意したいポイントを3点ご紹介します。注意点を理解せずにヨミ表を取り入れると、上手く運用できない可能性があるので、以下の点を押さえておきましょう。

商談終わりにヨミ表を更新する

1つ目は、ヨミ表を更新するタイミングを商談終わりに設定することです。
 
商談直後にヨミ表を更新すれば、正確な情報を書けるだけでなく、各々が達成すべき目標をリアルタイムで認識できます。そして、目標が明確になれば達成に向けての戦略も練りやすくなるのです。
 
そのため、ヨミ表は商談終わりに更新するのが最も効果的です。

ヨミ会を開催する

2つ目は、ヨミ表に基づいたヨミ会を開催することです。
 
ヨミ会とは、ヨミ表を使って実施する営業ミーティングを指します。個人だけでなく他の営業マンとヨミ表を共有することで、社内全体の進捗を確認でき、営業目標を達成するための戦略を都度修正できる点がメリットです。
 
このように、定期的にヨミ会を開催して、各々がやるべきタスクを明らかにすることが大切です。

ヨミのチェック項目マニュアルを作成する

3つ目は、ヨミのチェック項目マニュアルを作成することです。
 
ヨミ(受注確度)を確定する際は、主観に依存しすぎると、正確な業績管理がおこなえなくなります。また、上司の営業マネージャーによる確認(ヨミ直し)に甘んじて、ヨミの精度がなかなか上がらない場合もあります。
 
したがって、マニュアルを作成して、「誰でも精度の高いヨミ判定ができる仕組み」を整える必要があるのです。


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【必見】ヨミ表の管理方法3選

ここでは、ヨミ表を管理するのにおすすめのツールを3つご紹介します。ヨミ表をどのように管理するか検討している方は必見です。

(1)営業の進捗を簡単に共有できる「ナレカン」

以下では、ヨミ表の情報を簡単に社内で共有できるITツールをご紹介します。
 
営業目標を達成するには、ヨミ表の作成だけでなく、社内で進捗をこまめに共有することが重要です。しかし、対面での確認が前提となると、全員の都合が合わなければ他の営業マンのヨミ表を閲覧できず、リアルタイムでの状況把握が困難になってしまいます。
 
そのため、「非対面でも全員がすぐにヨミ表を確認できる仕組み」が大切なのです。また、複数人でのヨミ(進捗状況)が一致するためには、ヨミのランクの区別を浸透される必要があります。
 
したがって、共有の手間をかけず情報をメンバーに共有できるツールで管理すべきです。結論、誰でも簡単にヨミ表を作成・共有・蓄積できる情報共有ツール「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンは「記事(ノート)」に文字や表、ファイルを簡単に残せるので情報をまとめやすく、進捗や売上の数値分析にも役立ちます。また、記事にヨミ判定のマニュアルを作成して、部署やプロジェクトごとに「フォルダ」で分けて整理することも可能です。
 
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
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    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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<ナレカンのヨミ表作成機能>

ナレカンの作成機能
  • 表挿入機能
  • ナレカンには、表挿入機能が備わっています。下の表アイコンから行と列の数を選択すると、簡単にヨミ表を作成できます。
     
  • ファイル添付機能
  • ナレカンには、ファイル添付機能が備わっているため、Excelで作成したヨミ表もまとめて管理することができます。

<ナレカンのヨミ表共有機能>

ナレカンの共有機能
  • コメント機能
  • ナレカンには、記事に紐づいたコメント機能が備わっています。他のチャットツールを活用しなくとも、ヨミ表に関するやり取りが可能です。
     
  • リアルタイム共有機能
  • ナレカンには、リアルタイム共有機能が備わっているため、記事に入力した内容はすぐに共有されます。

<ナレカンのヨミ表管理機能>

  • フォルダ管理機能
  • ナレカンには、フォルダ管理機能が備わっています。そのため、ヨミ表を年度や種別ごとに整理することが可能です。
     
  • 担当者による手厚いサポート
  • ナレカンには、担当者による手厚いサポートが付いていることが特徴です。運用時のトラブルにもスムーズな対処ができるようになります。


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(2)誰もが無料で使える「Excel」

計算に特化した表計算ソフトの「Excel」でもヨミ表管理ができます。
 
Excelは無料から使える表計算ツールであり、データの入力方法も比較的シンプルです。しかし、Excelはメンバーとのデータ共有に時間がかかるうえ、大量のデータを保存するとファイルが増えて見つけづらくなってしまいます。
 
そのため、Excelでヨミ表の管理をする場合は、管理方法の工夫が必要です。

(3)営業支援ツールである「SFA」

ヨミ表を専門的に管理するなら、営業活動に特化した支援システムである「SFA」が適しています。
 
SFAは営業活動で得た情報をデータ化し、活用することで営業活動の支援をするシステムです。営業活動の詳細が可視化されるので、顧客情報の把握や売上予測などがしやすくなります。
 
しかし、多機能ゆえに操作が難しく、メンバーが使いこなせない恐れがあるのです。そのため、社内にITが苦手なメンバーがいる場合は、ほかのツールを検討しましょう。


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ヨミ表のメリットや管理方法まとめ

これまで、ヨミ表の詳細やメリット、おすすめの管理方法を中心にご紹介しました。
 
ヨミ表を使用した営業活動は、進捗管理がしやすく、営業目標に対しての課題や解決策を見出すのに有効です。しかし、ヨミ表は社内で共有することで効果を発揮するため、「メンバーといつでも情報共有できる仕組み」が前提となります。
 
しかし、ファイルでのヨミ表管理は目的のデータへのアクセスしづらく、共有もスムーズにできません。したがって、「情報の検索性が高く、ヨミ表の共有が一か所で完結するツール」を導入すべきです。
 
結論、ヨミ表を”記事(ノート)”ごとに管理でき、記事に紐づく”コメント”でメンバーとやりとりできるツール「ナレカン」が最適です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、ヨミ表を通じて効率的な営業管理を実現しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。