メール営業やテレアポの反応率の低下に苦戦するなか、「営業手紙」を活用して顧客との接点を作ろうとする企業が増えています。とくに、デジタル施策が埋もれやすい時代だからこそ、手元に残る「手紙」は他社との差別化になります。
しかし「効果的な手紙を書くために気を付けるべき点が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、営業で手紙を送る重要性や書くときのポイントを中心にご紹介します。
- メール営業やテレアポの反応率が下がっており、手紙を検討している営業担当者
- 手紙営業を始めたものの、書き方やポイントがわからない法人営業チームの責任者
- 営業履歴や対応内容が属人化しており、顧客との継続的な接点を作れない管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、営業手紙を単なる「送って終わり」の施策にせず、顧客との関係構築や継続的な営業活動につなげる方法がわかります。
目次
営業で手紙を送る重要性とは
まず、手書きの手紙を送る重要性をご紹介します。手書きの手紙は電子メールよりも手間がかかりますが、営業活動においては以下のメリットがあります。
（1）メールよりも高い開封率が期待できる
はじめに、営業で手紙を利用すると、電子メールと比べて開封率が高まる効果が期待できます。
電子メールの場合、件名から内容を推測できるため、開封されずに削除されてしまう可能性が高いです。しかし、手書きの手紙は一度開封しないと中身を確認できないことから、電子メールよりも開封率が高まるのです。
また、手紙は手書きや封筒選びでほかと差別化できるため、メールよりも目立たせられるメリットもあります。
（2）決裁者へ直接アプローチしやすい
次に、手書きの手紙は決裁者に直接アピールでき、目に留まりやすくなります。
訪問営業やテレアポでは、受付や部門担当者が対応することが多く、決裁者とコンタクトを取れる前に商談が終了する恐れがあります。しかし、手紙は社長や部長といった決裁権を持つ人に直接送ることができるため、新規開拓につながりやすくなります。
新規顧客を開拓していくうえでは、決裁者にいかに最短でアプローチできるかが重要です。したがって、直接決裁者に送付できる手紙は有効な営業手段と言えます。
（3）信頼関係の構築につながる
最後に、営業手紙は顧客との信頼関係の構築にも役立ちます。
手紙は、手書きでの作成や郵送に手間がかかるため「相手のために時間を使っている」というプラスの印象を与えられます。また、相手企業の情報や過去の会話を盛り込むことで、一斉送信ではない特別感を演出できます。
したがって、営業手紙は単なる売り込みではなく、顧客との継続的な関係構築を目的として活用することが重要です。
【シーン別テンプレート】営業で手紙を書くときの例文
以下では、営業手紙を書くときの例文をご紹介します。シーン別にまとめているので、状況に合わせて参考にしてください。
新規営業でアプローチするとき
以下は新規営業でアプローチするときの例文です。
○○株式会社
営業部 ○○様
突然のお手紙失礼いたします。
株式会社△△の□□と申します。
貴社のホームページを拝見し、○○分野に力を入れている点に魅力を感じ、ご連絡いたしました。
弊社では、○○業界向けに△△の支援を行っております。
もしご興味がございましたら、一度情報交換のお時間をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
新規営業では売り込み感を出しすぎず、相手企業に魅力を感じた点を伝えることが重要です。
契約・導入のお礼を伝えるとき
以下は契約・導入のお礼を伝えるときの例文です。
○○株式会社
○○様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびは弊社サービスをご導入いただき、誠にありがとうございます。
数あるサービスの中から弊社をお選びいただき、大変嬉しく思っております。
今後も貴社のお役に立てるよう、精一杯サポートしてまいります。
引き続きよろしくお願いいたします。
契約後やサービス導入後のお礼は顧客との信頼関係を深め、長期的な関係構築につながります。
長期利用への感謝を伝えるとき
以下は長期利用への感謝を伝えるときの例文です。
○○株式会社
○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
長きにわたりご愛顧いただいておりますこと、心より感謝申し上げます。
今後もより良いサービスをご提供できるよう努めてまいりますので、引き続きよろしくお願いいたします。
長期利用への感謝を手紙で伝えることで、顧客満足度の向上や継続利用につながりやすくなります。
休眠顧客へ再アプローチするとき
以下は休眠顧客へ再アプローチするときの例文です。
○○株式会社
○○様
ご無沙汰しております。
株式会社△△の□□です。
以前は弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございました。
その後、ご状況はいかがでしょうか。
現在、○○に関する新しい取り組みを開始しており、貴社にもお役立ていただけるのではないかと思い、ご連絡いたしました。
もしご興味がございましたら、お気軽にご相談いただけますと幸いです。
休眠顧客への手紙では一方的に売り込むのではなく、再度相談しやすい関係性を作ることが重要です。
営業で手紙を書くときのポイント
実際に営業の手紙を書くときのポイントは以下の通りです。
- 時候の挨拶を書く
時候の挨拶は礼儀を大切にする日本の慣習であり、手紙の冒頭に書かれているだけで相手に好印象を与えることができます。ただし、時候の挨拶は旧暦に基づいていることが多いため、相手の地域の気候に考慮した言葉を選びましょう。 - 自己紹介と目的を簡潔に述べる
相手の興味をひくためには、最初の3行が肝心となります。そのため、自分が何者か、なぜ手紙を送ったのかを最初の3行で簡潔に説明しましょう。 - 自社のサービスや商品を具体的に伝える
自社のサービスや商品について具体的な数値を用いて伝えることで、担当者が導入をイメージしやすくなります。 - 締めの文章で分かりやすくまとめる
手紙の最後に締めの文章として内容をまとめると読みやすくなるうえ、好印象を残せます。また、面談の可否や次回連絡日も一緒に記載することで、相手が興味を持った場合に連絡しやすくなります。
このように、4つのポイントを意識して手紙を書くことで受け手が抱く印象が大きく変わり、商談の成功確率も高まります。
営業の手紙を作成するときの注意点
営業の手紙を作成するときの注意点は以下の通りです。
- 手紙は信頼を築く手段にする
売り込みの強い文章では、相手に良い印象を与えられず、むしろ警戒心を強めます。手紙の目的は「目先の売上」ではなく「信頼関係の構築」であると心に留めましょう。 - 手紙とハガキは使い分ける
ハガキは親しい間柄で送られるケースが多いため、面識のない相手には手紙、面識のある相手にはハガキを送るのが適切です。 - すぐに結果が出ると思わない
手紙での営業活動は、定期的かつ相手に有益な情報を届けることで、相手の心を開いていく地道な手段です。そのため、焦らずに長い目で見ることが、成約につなげる秘訣になります。
このように、営業の手紙は単なる売り込みではなく、顧客との信頼関係を築くための手段として活用することが重要です。また、相手との関係性に応じて手紙やハガキを使い分けながら、長期的な視点で継続的にアプローチしていきましょう。
【必見】営業の手紙を効率的に運用する方法とは
以下では、営業の手紙を効率的に運用する方法をご紹介します。
手紙は誰にいつ送ったのか・どのような反応があったのかが管理できなければ、結局「送って終わり」になってしまいます。また、顧客情報や送付履歴が担当者ごとに管理されることで、過去のやり取りが引き継がれず、顧客との関係が途切れる原因にもなります。
こうした状況を防ごうとExcelや紙で営業情報を一元管理しても、更新漏れや転記ミスが発生しやすく、営業メンバー全員でリアルタイムに共有するのは困難です。
つまり「顧客情報や送付履歴の管理・共有を一元化できる仕組みを導入する」ことで、効率的に営業を進めていく必要があるのです。
この条件に最も当てはまるのが、営業手紙の履歴や顧客情報を簡単に一元管理できるツール「Stock」です。Stockの『ノート』では、送付した手紙の内容や顧客とのやり取りを簡単に蓄積できるため「誰が・いつ・何を送ったのか」をチーム全体で把握できます。
営業に関するあらゆる情報の管理・共有を一元化するアプリ「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
営業で手紙を活用する重要性やポイントまとめ
これまで営業で手紙を送る重要性や注意点、手紙を書くときのポイントを中心にご紹介しました。
手紙は誠意や送り手の気持ちが伝わりやすく、営業において、顧客との関係構築や新規開拓の手段として有効です。一方で、手紙に合わせて紙で顧客情報を管理すると保管場所を見失ったり、欲しいときにすぐ情報が見つからなくなったりと無駄な作業時間がかかってしまいます。
手紙での営業は時間や労力がかかるため、ほかの業務は短時間で効率よく進めるのが理想です。そこで「顧客情報を管理し必要なときにすぐアクセスできるアプリ」を取り入れると、営業活動における情報共有がスムーズに進められます。
したがって、効率よく営業活動を進めたい方は、営業手紙の履歴や顧客情報を簡単に一元管理できる情報共有ツール「Stock」を導入すべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、顧客情報を適切に管理し新規開拓につなげましょう。
