電話やメールを使用した営業が主流となっている現在、あえて手書きの手紙を送ることが営業の新規開拓に効果があると言われています。
しかし、「効果的な手紙を書くために気を付けるべき点が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、営業で手紙を送る重要性や書くときのポイントを中心にご紹介します。
- 営業で手紙を送るメリットが知りたい
- 手紙を書くときのポイントを踏まえて文面を作成したい
- 注意点を踏まえて効果的に手紙を営業活動に生かしたい
という方はこの記事を参考にすると、営業での手紙がどのように新規開拓につながるのかが理解できます。
目次
営業で手紙を送る重要性とは
ここでは、手書きの手紙を送る重要性をご紹介します。手書きの手紙は電子メールよりも手間がかかりますが、営業活動においては以下のメリットがあります。
（1）開封率が高まる
はじめに、営業で手紙を利用すると、電子メールと比べて開封率が高まる効果が期待できます。
電子メールの場合、件名から内容を推測できるため開封されずに削除されてしまう可能性が高いです。しかし、手書きの手紙は一度開封しないと中身を確認できないため、電子メールよりも開封率が高まるのです。
また、手紙は手書きや封筒選びで差別化できるため、メールよりも目立たせられるメリットもあります。
（2）決裁者の目に留まりやすい
次に、手書きの手紙は決裁者に直接アピールでき、目に留まりやすくなります。
訪問営業やテレアポでは、受付や部門担当者が対応することが多く、決裁者とコンタクトを取れる前に商談が終了する恐れがあります。しかし、手紙は社長や部長といった決裁権を持つ人に直接送ることができるため、新規開拓につながりやすくなります。
決裁者にいかに最短でアプローチできるかが、新規顧客を開拓していくうえでは重要です。したがって、直接決済者に送付できる手紙は有効的な営業手段と言えます。
（3）手元に残すことができる
最後に、手紙は手元に残るため、担当者の記憶に残りやすいメリットもあります。
手紙はメールに比べて物理的に残るため、手紙を目にする度に印象に残る確率が高まります。また、何度も見返すことができるため、担当者が商品サービスの内容を把握しやすくなるのです。
手紙によって記憶に残れば、商談にもつながりやすくなります。
営業で手紙を書くときのポイント
ここでは、実際に営業の手紙を書くときのポイントを解説します。以下のポイントを意識することで、相手からの印象が大きく変わり、成功率も高まるため営業マンは必見です。
- 時候の挨拶を書く
- 自己紹介と目的を簡潔に述べる
- 自社のサービスや商品を具体的に伝える
- 締めの文章で分かりやすくまとめる
時候の挨拶は礼儀を大切にする日本の慣習であり、手紙の冒頭に書かれているだけで相手に好印象を与えることができます。ただし、時候の挨拶は旧暦に基づいていることが多いため、相手の地域の気候に考慮した言葉を選びましょう。
相手の興味をひくためには、最初の3行が肝心となります。そのため、自分が何者か、なぜ手紙を送ったのかを最初の3行で簡潔に説明しましょう。
自社のサービスや商品について具体的な数値を用いて伝えることで、担当者が導入をイメージしやすくなります。
手紙の最後に締めの文章として内容をまとめると読みやすくなるうえ、好印象を残せます。また、面談の可否や次回連絡日も一緒に記載することで、相手が興味を持った場合に連絡しやすくなります。
このように、4つのポイントを意識して手紙を書くことで受け手が抱く印象が大きく変わり、商談の成功確率も高まります。
営業の手紙を書くときの3つの注意点
ここでは、実際に営業の手紙を書くときの注意点をご紹介します。以下の注意点を意識しなければ、労力をかけて手紙を書いても無駄になってしまう可能性があるため気をつけましょう。
（1）手紙は信頼を築く手段にする
1つ目は、手紙は単なる売り込みではなく、信頼を築く手段とする点です。
売り込みの強い文章では、相手に良い印象を与えられないうえに、拒絶されてしまうリスクも伴います。そこで、手紙は信頼を築く手段ということを念頭に置き、顧客に有益な情報を継続的に提供することで、相手の関心や興味を徐々に高められるのです。
したがって、手紙は相手との信頼を深める目的で使い、相手との関係構築が良好になったあとに営業活動につなげましょう。
（2）手紙とハガキは使い分ける
2つ目は、相手によって手紙とハガキを使い分ける点です。
ハガキは基本的に親しい間柄の相手に送るため、初見の相手にハガキを送るのはマナー違反です。面識のない相手には手紙、面識のある相手にはハガキを送り、相手に合わせた良好な関係を作りましょう。
また、ハガキで連絡する場合は返信ハガキも同封するといった「顧客から連絡を返しやすい工夫」もするとやりとりが続く確率が高まります。
（3）すぐに結果が出ると思わない
3つ目は、短期で結果を求めないことです。
営業活動では、長い時間をかけて関係を築き上げることが重要です。手紙での営業活動においても、返信がなくとも定期的に手紙を送り、相手に有益な情報を届け続けることで関係性が徐々に深まっていきます。
そのため、手紙で営業をするときには、焦らずに長い目で見ることで、最終的に結果に結び付くと念頭に置いて取り組みましょう。
【必見】顧客情報の管理に役立つ情報共有アプリ
以下では、顧客情報の管理に役立つ情報共有アプリをご紹介します。
手紙を使用した営業は新規の顧客を獲得するのに有効な手段です。しかし、手紙に合わせて顧客情報まで紙で管理してしまうと、保存場所がわからなくなり、探すのに手間がかかって効率が悪くなります。
そこで、顧客情報を管理できるアプリを導入しましょう。しかし、多機能だと操作が難しく、結局使わなくなってしまうため、誰でも直観的に操作できるアプリが最適です。
結論、顧客情報を管理するのに役立つアプリは、非IT企業の65歳以上の人でも使える「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」に残した顧客情報を「フォルダ」ごとに見やすく管理できるため、情報が入り乱れません。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」で関連情報もやりとりしやすいうえ、セキュリティも優れており安心して使用可能です。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
営業で手紙を活用する重要性やポイントまとめ
これまで営業で手紙を送る重要性や注意点、手紙を書くときのポイントを中心にご紹介しました。
手紙は誠意や自分の気持ちを伝えやすく、営業において新たな顧客を獲得する手段として有効です。一方で、手紙に合わせて紙で顧客情報を管理すると、保管場所を見失ったり、欲しいときにすぐ情報が見つからなくなったりと無駄な作業時間がかかってしまいます。
手紙での営業は長い時間や労力がかかるため、他の業務は短時間で効率よく進めるのが理想的です。そこで、「顧客情報を管理できるアプリ」を取り入れると、営業活動における情報共有がスムーズに進められます。
したがって、効率よく営業活動を進めたい方は、情報を簡単にストックでき、直観的に操作可能な「Stock」を導入すべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、顧客情報を適切に管理し、新規開拓につなげましょう。
