アポ取りは、営業担当が顧客と関係性を構築するための第一歩であり、顧客にどのような印象を与えるかによって今後の関係性を大きく左右します。顧客に好印象を与えるには、顧客情報を正しく管理・共有し、顧客のニーズに沿ったアプローチが必須です。
しかし「好印象を与えるアポ取りの仕方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、電話やメールによるアポ取りの例文やコツ、失敗例を解説します。
- 何から始めればアポが取れるのか分からず悩んでいる新人営業
- テレアポのやり方が属人化し、チームの成果が安定しない営業リーダー
- アポ獲得のノウハウや改善方法を組織で共有できていない営業責任者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、電話とメールそれぞれにおけるアポ取りのコツがわかるので、新規顧客獲得の実現につなげられます。
目次
アポ取りとは
アポ取りとは、ビジネス上の打ち合わせや商談のために相手との約束を取り付けることです。
自社の商品やサービスが多くの人に利用されるには、まずは顧客に商品理解を深めてもらう必要があります。そこで、見込み客にアポ取りを実施し、商品をアピールする機会を確保したり顧客の潜在ニーズを引き出したりすることで、新規顧客の獲得に繋げるのです。
アポ取りで相手に与える印象は、その後の関係構築に大きく影響を及ぼすので、マナーに配慮しつつ目的を明確化させた円滑なやりとりが重要といえます。
【シーン別】アポ取りの例文
以下では、実際にアポ取りを実施するときの例文です。電話・メールそれぞれの例文をまとめているので、自社の営業スタイルに合わせて参考にしてください。
電話
以下は、電話でアポ取りを実施する例文です。
お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。
このたび、貴社の〇〇業務に関してお役立ていただけるサービスをご紹介したく、ご連絡いたしました。
現在、〇〇に関してお困りの企業様から、多くご相談をいただいております。
もしよろしければ、15分ほどお時間をいただき、簡単にご説明する機会をいただけますでしょうか。
来週の火曜日または木曜日の午後、ご都合はいかがでしょうか。
電話でのアポ取りでは、短時間で要点を伝えながら、相手が話を聞きやすい雰囲気を意識することが重要です。
メール
以下は、メールでアポ取りを実施する例文です。
株式会社〇〇
〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△の□□と申します。
このたび、貴社の〇〇に関する課題解決にお役立ていただけるサービスをご紹介したく、ご連絡いたしました。
弊社では、〇〇に課題を感じている企業様に向けた支援を行っております。
もしご興味をお持ちいただけましたら、15分ほどお時間をいただき、簡単にご説明させていただけますと幸いです。
以下日程のいずれかで、ご都合はいかがでしょうか。
- 〇月〇日（〇）〇時〜〇時
- 〇月〇日（〇）〇時〜〇時
- 〇月〇日（〇）〇時〜〇時
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
メールでのアポ取りでは、相手が内容をすぐ理解できるように、件名や候補日を分かりやすく整理して記載することを意識しましょう。
電話によるアポイントを増やすコツ
ここでは、電話を使ってアポイントを増やすコツをご紹介します。電話アポは、話の伝え方によって印象が大きく変わるため、事前準備や話し方を意識することが重要です。
要点をまとめて話す
まず、要点を簡潔にまとめて話すことが重要です。
電話アポは、顧客にとってはスケジュール外の出来事なので、話しを広げすぎて長電話にならないように注意が必要です。そのため、話す内容を以下の4つにまとめ、要件を明確にすることで次の機会に繋げやすくなります。
- 自己紹介
- 用件
- 日程の提示
- お礼
なお、資料請求が先にされている場合は「自社商品をどのような用途で検討しているのか」を伺うようにし、顧客情報を過不足なく収集しましょう。
声のトーンに気を付ける
次に、声のトーンに気を付けた会話を意識しましょう。
電話では相手の表情が見えないので、対面で話しているときよりも「暗い」「早口」「素っ気ない」といった悪印象を与えがちです。そのため、普段よりワントーン高い声でゆっくり話すことやこまめな相づちが大切です。
また「オウム返し」は、相手の発言に対し、聞き取った内容に誤りがないか確認したり、こちら側の理解を示したりするのに有効な手段といえます。ただし、執拗なオウム返しはかえって相手に不快感を与えるので、使用頻度に注意しましょう。
事前に情報を手元に準備しておく
最後に、事前に過不足なく顧客情報を把握しておくことが重要です。
電話アポの場合、顧客からの突発的な質問に対する応えに詰まったり、沈黙が続いたりすると、顧客に信頼できる会社・商品なのかと疑念を抱かれる恐れがあります。
そのため、顧客情報は事前に過不足なく共有・管理・把握しておきましょう。提案商品のどのような強みを重点的に伝えたらよいかなど、あらかじめ予測し共有することで誰が・どの顧客を担当しても円滑なやり取りが可能になるのです。
メールによるアポイントを成功させるコツ
ここでは、メールを使ってアポイントを取るコツをご紹介します。メールでは、相手の反応を見ながら対応ができないため、どのような文章が相手の関心を引くか分析することが大切です。
件名に要点を記載
まず、件名には要点を記載し、一目見て把握できるようにしましょう。
あらゆる企業がメールによるアプローチをかける中で、内容がわからないメールでは開封されないまま、ほかのメールと一緒に迷惑メールに振り分けられます。そのため、要件が一目でわかるような件名でなければなりません。
また、件名に「重要」「要返信」といったワードを導入することで、メールの重要度を示せるテクニックもおすすめです。
テンプレートを活用する
次に、テンプレートの活用も有効といえます。
アポイントを取るべき対象企業が複数ある場合、メールをゼロから作成するのは時間的コストがかかってしまいます。そのため、テンプレートを使うと時間的コストの削減だけでなく、手打ちによる入力ミスも軽減できるのです。
さらに、テンプレートによってメンバー間でメール構成が統一化されれば、教育コストの削減だけでなく、業務クオリティの均一化も図れます。
アポイントの候補日を複数提案する
最後に、メールアポのときは打ち合わせの候補日を複数提案すべきです。
メールアポでは、提案した候補日が不可だった場合、日程調整のためにメールを往復させる手間がかかります。逆に「ご都合の良い日をご提示ください」といった相手任せの提案では、日程調整するのが面倒に感じてしまい、返信しなくなるリスクがあります。
そこで、メールの受け手へ不必要な手間をかけないように、あらかじめ3～5つほど日程を提案しましょう。ただし、場合によっては丸一日予定が詰まっている可能性もあるので、日にちや時間帯は広範囲で提示しておくとスムーズに日程調整を実施できます。
＜なぜアポが取れない？＞よくある失敗例
ここでは、アポが取れない営業現場でよくある失敗例について解説します。「とにかく件数を増やしているのに成果が出ない」と感じている方は、以下の内容を確認しましょう。
（1）とにかく数を打っている
まずは「数を打てばアポが増える」と考えてしまう点です。
たとえば、顧客ごとの課題や反応を確認せずに電話やメールを送り続けても、相手のニーズに合わない提案を繰り返してしまいます。また、過去に断られた理由を整理していない状態では、同じ失敗を何度も繰り返しやすくなるのです。
したがって、件数だけを増やすのではなく、顧客ごとの反応や改善点を確認しながら営業活動を進めることが重要です。
（2）数値にして分析できていない
次に、営業活動を数値で分析できていない点です。
たとえば「何件電話して何件アポにつながったのか」「どのメール件名の反応率が高かったのか」を把握していなければ、成果が出るパターンを見つけることができません。また、勘や感覚だけで営業を続けると、改善すべきポイントも分からなくなります。
したがって、アポ率や返信率などを数値で確認し、成果につながる営業方法を分析することが重要です。
（3）ナレッジ共有されていない
最後に、対応履歴や営業ノウハウが共有されていない点です。
たとえば「どのような提案でアポが取れたのか・どのような反応があったのか」が個別管理されていると、営業手法が属人化します。また、過去の対応履歴が残っていないと、担当変更時に同じ説明を繰り返したり、断られた内容を再提案したりする恐れがあります。
したがって「アポ情報や顧客対応履歴、営業ノウハウをチーム全体で共有できる環境」を整えることが重要です。なかでも、高度な検索機能が備わっている「Stock」のような情報共有ツールであれば、自身が参考にしたい情報へすぐにアクセスできます。
【必見】アポイント情報の管理・共有に最適なツール
以下では、アポ取りに必要な「顧客情報の管理・共有におすすめのツール」をご紹介します。
アポが取れない原因として「とにかく数を打つこと」に集中しすぎているケースは少なくありません。しかし、過去の対応履歴を管理していなければ、以前どのような提案をしたのか、なぜ断られたのかが分からず、同じ営業を繰り返してしまいます。
また、成果が出たアプローチ方法も共有されないため、組織全体の成果が伸びにくくなります。一方で、アポに関する情報をExcelやチャットで管理しても、情報が複数箇所に散らばり「必要な情報が見つからない・更新されない」といった状況になりがちです。
つまり「個人ごとにアポ情報を管理し続ける」のではなく「対応履歴や成功ノウハウをチームで共有できる仕組みを導入する」ことが重要です。
この条件に最も当てはまるのが、アポイント情報や顧客対応履歴を簡単に共有・蓄積できるツール「Stock」です。Stockの『ノート』では、電話内容・メール文面・顧客ごとの対応履歴をノート形式でまとめて管理できるため、傾向と対策を練った営業アプローチが可能になります。
過去の対応履歴やアポ取りのノウハウを共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
アポ取りの例文と上手なアポイントの取り方まとめ
ここまで、アポ取りの例文と上手なアポイントの取り方について解説しました。
アポ取りでは、ただ件数を増やすだけではなく、相手に合わせた提案や分かりやすい伝え方を意識することが重要です。また、成果につながった営業方法や顧客の反応を分析しながら改善を続けることで、アポ率を高めやすくなります。
さらに、電話・メール履歴や顧客ごとの対応状況をチームで共有できれば「以前どのように対応したか分からない」「成果が出た営業方法が共有されない」といった属人化も防げます。
結論、自社が導入すべきなのは、アポイント情報や顧客対応履歴を共有・蓄積できるシンプルなツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、アポイント情報や顧客対応履歴を一元管理しましょう。
