アポ取りは、営業担当が顧客と関係性を構築するための第一歩であり、顧客にどのような印象を与えるかによって今後の関係性を大きく左右します。顧客に好印象を与えるには、顧客情報を正しく管理・共有し、顧客のニーズに沿ったアプローチが必須です。
しかし、「好印象を与えるアポ取りの仕方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、電話やメールによるアポ取りの注意点と上手なアポイントの取り方を解説します。
- 業績に結び付くアポの取り方を知りたい
- 顧客情報を過不足なく管理し、効果的なアプローチをしたい
- メンバーとアポ取りのスケジュールを共有し、アポ取りの重複を避けたい
という方はこの記事を参考にすると、電話とメールそれぞれにおけるアポ取りの注意点と効果的なアプローチ方法がわかるので、新規顧客獲得の実現に繋げられます。
目次
アポ取りとは
アポ取りとは、ビジネス上の打ち合わせや商談などのために相手との約束や商談の予約を取り付けることです。
自社の商品やサービスが多くの人に利用されるには、まずは顧客に商品理解を深めてもらう必要があります。そこで、見込み客にアポ取りを行い、商品をアピールする機会を確保したり顧客の潜在ニーズを引き出したりすることで、新規顧客の獲得に繋げるのです。
アポ取りで相手に与える印象は、その後の関係構築に大きく影響を及ぼすので、マナーに配慮しつつ目的を明確化させた円滑なやりとりが重要といえます。
電話によるアポイントの注意点
ここでは、電話を使ってアポイントを取る際の注意点をご紹介します。
電話アポのメリットは、「スピード感」「顧客の反応が見えやすい」といった要素が挙げられる反面、時間を確保する余裕がありません。したがって、以下の内容に注意して電話アポに臨まなければなりません。
要点をまとめて話す
要点を簡潔にまとめて話すことが重要です。
電話アポは、顧客にとってはスケジュール外の出来事なので、話しを広げすぎて長電話にならないように注意が必要です。そのため、話す内容を以下の4つにまとめ、要件を明確にすることで次の機会に繋げやすくなります。
- 自己紹介
- 用件
- 日程の提示
- お礼
なお、資料請求が先にされている場合は「自社商品をどのような用途で検討しているのか」を伺うようにし、顧客情報を過不足なく収集しましょう。
声のトーンに気を付ける
声のトーンに気を付けた会話を意識しましょう。
電話では相手の表情が見えないので、対面で話しているときよりも「暗い」「早口」「素っ気ない」といった悪印象を与えがちです。そのため、普段よりワントーン高い声でゆっくり話すことやこまめな相づちが大切です。
また、「オウム返し」は、相手の発言に対し、聞き取った内容に誤りがないか確認したり、こちら側の理解を示したりするのに有効な手段といえます。しかし、執拗なオウム返しはかえって相手に不快感を与えるので、使用頻度に注意が必要です。
事前に情報を手元に準備しておく
電話アポでは、事前に過不足なく顧客情報を把握しておくことが重要です。
電話アポの場合、顧客からの突発的な質問に対する応えに詰まったり、沈黙が続いたりすると、顧客に信頼できる会社・商品なのかと疑念を抱かれる恐れがあります。
そこで、顧客情報は事前に過不足なく管理・把握しておきましょう。提案商品のどのような強みを重点的に伝えたらよいかなど、あらかじめ予測することで円滑なやりとりを可能にします。
一方、担当者以外のメンバーでも状況把握ができるように、顧客情報はメンバー間で共有しておく必要があります。正しく顧客情報を管理し、共有することで誰が・どの顧客を担当しても適切なアプローチが可能になるのです。
メールによるアポイントの注意点
ここでは、メールを使ってアポイントを取る際の注意点を紹介します。
メールでのアポ取りは、電話アポと比較し時間的余裕はある一方、相手の反応を伺えないのでその場で機転を利かせて対応ができません。そのため、どのような文章が相手の関心を引くか分析しつつ、以下の注意点を押さえたメールを作成する必要があるのです。
件名に要点を記載
件名には要点を記載し、一目見て把握できるようにしましょう。
あらゆる企業がメールによるアプローチをかける中で、内容がわからないメールでは開封されないまま、ほかのメールと一緒に迷惑メールに振り分けられます。そのため、要件が一目でわかるような件名でなければなりません。
また、件名に「重要」「要返信」といったワードを導入することで、メールの重要度を示せるテクニックもおすすめです。
テンプレートを活用する
テンプレートの活用も有効といえます。
アポイントを取るべき対象企業が複数ある場合、メールをゼロから作成するのは時間的コストがかかってしまいます。そのため、テンプレートを使うと時間的コストの削減だけでなく、手打ちによる入力ミスも軽減できるのです。
さらに、テンプレートによってメンバー間でメール構成が統一化されれば、教育コストの削減だけでなく、業務クオリティの均一化も図れます。
アポイントの候補日を複数提案する
メールアポのときは、打ち合わせの候補日を複数提案するべきです。
メールアポでは、その場で日程調整ができないので、提案した候補日が不可だった場合、日程調整のためにメールを往復させる手間がかかります。逆に、「ご都合の良い日をご提示ください」といった相手任せの提案では、日程調整するのが面倒に感じてしまい、返信しなくなるリスクがあります。
そこで、メールの受け手へ不必要な手間をかけないように、あらかじめ3～5つほど日程を提案しましょう。ただし、場合によっては丸一日予定が詰まっている可能性もあるので、日にちや時間帯は広範囲で提示しておくとスムーズに日程調整を行えます。
【非IT企業でも簡単！】アポイント情報の管理・共有に最適なツール
以下では、アポ取りに必要な顧客情報の管理・共有におすすめのツールを紹介します。
アポ取りをするときは、顧客とのやりとりに注意を払うべきですが「アポ取り前後における顧客情報の管理」にも重点を置く必要があります。
正しい顧客情報の管理・共有によって、顧客への適切なアプローチや取り付けたアポの管理ができるほか、メンバー内で共有できるので、アポ取りの重複を防ぎます。ただし、メールやExcelでの管理では情報が流れやすく検索性も悪いので、顧客情報が流れずに残せるツールが必要になります。
したがって、情報が錯綜することなく顧客情報を一元管理でき、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報管理ツール：「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」で顧客ごとの情報を管理しつつ、直感的な「フォルダ」に分けられるので、誰でも簡単に情報を確認可能です。また、ノートに紐づく「タスク」を使うと、顧客やテーマごとにタスク管理ができるので、対応漏れや二重対応の防止にも貢献します。
チームの情報共有を最も簡単に効率化できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
アポ取りの注意点と上手なアポイントの取り方まとめ
ここまで、アポ取りの注意点と上手なアポイントの取り方について解説しました。
電話アポでは時間的余裕がないので、事前に準備した顧客情報をもとに要点をまとめておく必要があります。一方、メールアポではテンプレートの使用によってコストを削減するだけでなく、件名に要点を記載したり、複数日程調整の候補を提示したりする細かい気配りが大切です。
ただし、電話やメールによってアポイントを取れたとしても、メールやExcelでの顧客管理では、情報の錯綜やほかの話題に埋もれてしまうリスクがあります。したがって、誰でも簡単に情報を一元管理できる情報管理ツールが必須なのです。
ただし、担当者の独断によるツール選定では、ほかのメンバーが使えない可能性があるので、現場メンバー全員が操作できるシンプルなツールにしましょう。そのため、ITリテラシーの有無に関わらず誰でも簡単に操作できる情報管理ツールの「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を使って顧客情報は正しく管理・共有し、アポ取りに活用しましょう。
