人事部門が担う業務は多岐にわたりますが、そのうちのひとつが「人材管理」です。最近では、人事部門のリソース不足に加え、リモートワークや時差出勤などで働き方が多様化により、さらに業務負担は高くなりました。
そのため、人材管理システムは業務効率化を図るには必要不可欠と言えます。しかし、「どのような人材管理システムを使えばいいかわからない」と導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、人材管理システムの選定ポイントとタイプ別におすすめのツールをご紹介します。
- 人材管理システムの機能や種類、メリットを知りたい
- タイプ別に比較し、自社の企業規模に最適なシステムを見つけたい
- 誰でも利用できるほど操作が簡単なシステムを探している
という方はこの記事を参考にすると、人材管理システムの選定ポイントを押さえつつ適切なツールが選べるようになるので、メンバー内で迅速な情報共有が実現します。
目次
人材管理システムとは
人材管理システムとは、組織内の人材に関する情報を管理するシステムを指します。
社員の雇用状況、スキル、評価、給与といった基本的な情報の管理はもちろん、採用プロセスや人事異動、休暇申請など人事業務に関わるあらゆる情報を管理できます。
また、人材管理システムに従業員一人ひとりの情報を管理しておけば、個人のスキルを伸ばしたりエンゲージメントを向上させたりするのに、必要な対策を講じやすくなります。
以上のように、人材管理システムの活用により、社員の情報が迅速かつ正確に把握できるので、コスト削減に繋げられるのです。
人材管理システム導入のメリット
人材管理システムを導入することで、以下のようなメリットを得られます。
- 人事業務の効率化
- 生産性の向上
従業員の勤務状況の把握や人事評価、各種保険の加入手続きなど、人事部門が請け負う多くの業務を自動化できます。また、従来の手入力のように入力ミスが発生する心配もないため、効率的な人事業務を実現できるのです。
各従業員の能力や上長からの評価を正確に記録することができます。結果、従業員の特性に応じた部署配属が可能となり、生産性の向上が期待できます。
以上が、人材管理システムを導入することで得られるメリットの一例です。ただし、人材管理システムにはいくつかの種類があり、それぞれ搭載されている機能が異なるため、自社に適したシステムを見極めることが重要です。
人材管理システムの種類と機能
人材管理システムは、大きく分けると以下の4種類です。それぞれの機能を把握してツールを選定しなければ、解決したい課題が解消できないだけでなく、かかった時間的・金銭的コストも無駄になるので注意が必要です。
- 勤務管理システム
- 人事評価システム
- 採用管理システム
- 労務管理システム
従業員の出退勤や残業時間、休暇の申請・承認などの勤務状況をリアルタイムで可視化し、管理するシステムのことです。タイムカードや手書きでの打刻による入力ミスを防ぎ、正しい勤務状況から給与を計算できるので、テレワーク環境にも最適です。
従業員一人ひとりの業績や能力、目標達成などを定量的に評価できる機能が搭載されたシステムです。人事評価をもとに昇給や昇進、人事配置を決定していくため、正確かつ公平な運用が求められます。
採用管理システムは、採用プロセスを一元管理するシステムのことです。採用管理システムによって、応募者情報の把握、面接スケジュール調整、採用候補者とのやりとりを効率よく実行できるため、より多くの人材との対話に時間を割けます。
労務管理システムは、入社・退社の手続きや雇用契約・社会保険や雇用保険の資格取得書類の作成、年末調整の手続きまで管理できるシステムのことです。労務に関する専門知識が十分にない人でも、複雑な業務を実行できます。
ただし、上記のシステムは専門性が高く、操作が複雑なものが多いので、慣れるまで使いこなすのが難しいです。一方で、汎用性の高い「情報ストックツール」なら、人材情報をはじめとする社内のあらゆる情報を最も簡単に管理できます。
人材管理システムの選定ポイント3選
ここでは、人材管理システムを導入するときの選定ポイントを解説します。社員の情報管理が徹底できている企業は、以下の注意点を押さえられています。
（1）企業規模に合っているか
1つ目は、システムが企業の規模に合っているかどうかです。企業の規模によって、抱えている課題は異なるので、ツールを導入するときは以下のポイントに着目しましょう。
- 大企業
- 中小企業
大企業は従業員数が多いため、勤務管理や人事評価等、人材管理に必要な情報を適切に管理できなければなりません。また、すでに従業員の情報が社内に点在しているケースも多く、情報を一元化する必要があるのです。
したがって、自社に最適な状態で利用していくための「運用方法の提案」や「既存データの移行支援」が実施されてるサービスが備わっているかに注目するのがおすすめです。
中小企業では、ITに不慣れな方が多い傾向にあるため、多機能なツールでは操作が難しくそのうち放置されてしまいます。したがって、「誰でも簡単に使えるか」を注視しましょう。
以上のように、企業の規模によってシステムの検討すべきポイントは異なるため、システムを導入する際は、自社の規模を考慮した上で選定しましょう。
（2）セキュリティ対策は万全か
2つ目は、セキュリティ対策が万全かどうかです。
人材管理では、個人情報や給与データといった重要な情報を取り扱います。これらの情報が社外に漏洩してしまうと、会社の信用低下に繋がってしまうほか、漏洩した情報を悪用したトラブルに発展する危険性があります。
そのため、人材管理は高セキュアなシステムで行う必要があるのです。たとえば、フォルダに対して細かくアクセス権限を設定できる「ナレカン」のようなシステムだと、不正アクセスによる情報漏えいを未然に防ぐことができます。
（3）欲しい情報にアクセスしやすいか
3つ目は、欲しい情報にアクセスしやすいかです。
特に従業員数が多い大企業では、何千、何万人もの従業員の情報を管理することになります。そのため、情報の管理が煩雑な状態では、目当ての情報にたどり着くまでに膨大な時間がかかってしまうのです。
情報へのアクセス性を高めるためには、データを階層的に管理することができる「フォルダ機能」や、キーワードを入力することで該当するデータを抽出することができる「検索機能」が備わったシステムを導入しましょう。
情報ストック型｜おすすめ人材管理システムランキングTOP3
以下では、情報ストック型の人材管理におすすめのシステム3選を紹介します。
社員情報の中には、個人的な情報から給与に関わる情報までが含まれているので、確実に管理できなければなりません。とくに、大企業では扱う情報が多いので、必要な情報にすぐアクセスできるような体制を整えておく必要があります。
したがって、情報を確実かつ安全に管理するためにデータは一元管理しましょう。ただし、単純に情報を一元化するだけでは煩雑化してしまうので「社員ごとに情報を整理でき、記載内容をすぐに確認できる」ことが大前提です。
結論、社員情報の管理・共有を効率化するには、あらゆる人材情報をナレッジ化し、最もシンプルに管理できるシステム「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」は一人ひとりのあらゆる情報を蓄積できるほか、多階層の「フォルダ」にまとめられるので、膨大な量の情報でも管理が簡単です。また、AIを活用した「自然言語検索」により、目当ての情報を即座に見つけられます。
1位【ナレカン】大企業の人材管理のストレスを解消するアプリ
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
2位【Stock】中小企業でも簡単に人材情報を管理できるツール
Stockは、あらゆる情報を残した「ノート」に、業務に関わる「タスク」や「メッセージ」を紐付けられる情報共有ツールです。
また、人材管理に関する情報は、2階層の「フォルダ」でシンプルに管理できるので、ITに不慣れな方が多い企業では、「Stock」の利用が適しています。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
3位【SmartHR】情報を集約・蓄積・活用できるアプリ
SmartHRの特徴
- 人事・労務管理、人材マネジメントの両側面に役立つ機能が搭載
入社手続きをはじめ、年末調整や雇用契約などのあらゆる労務手続きを管理しつつ、評価プロセスをデータで透明化できるので、納得のいく人事評価に繋がります。
SmartHRの機能・使用感
- 入社手続きのペーパーレス化
- Web給与明細
「雇用契約」「個人情報収集」などの入社手続きをペーパーレス化できます。入社人数の多い新卒採用の際などに、業務効率化の高い効果を見込めます。
給与・賞与明細・源泉徴収票をSmartHR上で配布できます。ペーパーレス化だけではなく、配布時のミス防止にもなります。
SmartHRの注意点
- チャットサポートの利用に制限がある
- 大企業で利用する場合の想定が弱い
HPのチャットサポートによる使い方や機能説明は、管理者のみ使用可能なので、確認事項があった際は管理者を仲介する手間がかかります。
ユーザーの口コミでは「弊社は６社の管理を本社人事課で行っていますが、例えば給与明細の登録などは、各会社ごとに切り替えて登録する必要がありますので、同じことを６回繰り返します。」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
SmartHRの料金体系
- HRストラテジープラン：要問い合わせ
- 人事・労務エッセンシャルプラン：要問い合わせ
- タレントマネジメントプラン：要問い合わせ
ほかにも、無料で使えるプランや労務管理のみできるプランの用意もあるので、詳細はＨＰを確認しましょう。
【比較表】情報ストック型人材管理システムTOP3
以下は、情報ストック型人材管理システムTOP3の比較表です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | SmartHR | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
人材情報をナレッジ化できるクラウド型アプリ |
無料から使える！非IT企業でも簡単に情報管理できるツール |
情報を集約・蓄積・活用できるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
(ツールの注意点を記載) |
大企業で利用する場合の想定が弱い |
| 料金 |
・無料
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは要問い合わせ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「SmartHR」の詳細はこちら |
人事評価型｜おすすめ人材管理システムランキングTOP4
以下では、人事評価型の人材管理システムTOP4をご紹介します。人事評価に特化したシステムを導入して業務に役立てたい方は必見です。
1位【ヒトマワリ】従業員情報を一元管理できるツール
ヒトマワリの特徴
- 採用管理機能の搭載
- グラフを用いた可視化
流入経路ごとの応募数や入社までの選考状況を一目で把握できます。
有給取得率や昇格率、残業時間、男女ごとの離職率などをグラフで可視化できます。
ヒトマワリの機能・使用感
- 組織シミュレーション機能
- BI機能
社員の顔写真・基本情報付きの組織図を作成します。これにより、人事異動の計画を立てやすくなります。
人材構成分析や給与分析など社内の様々な項目での分析ができます。この機能により、昇給や採用活動の検討を効率化できます。
ヒトマワリの注意点
- 導入後のセットアップに時間がかかる可能性あり
- 外部サービスとの連携が不十分
専属のカスタマーサクセスマネージャーがフォローアップを実施するため、運用開始までに1週間~1ヶ月ほどかかる場合があります。
ユーザーの口コミでは「可視化したグラフを外部サービスと連携してシームレスに利用できる仕組みがあるといい」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
ヒトマワリの料金体系
- スタートプラン：20,000円（税抜き）/月～
- スタンダードプラン：60,000円（税抜き）/月～
2位【あしたのクラウド】人材評価の運用を一元化するツール
あしたのクラウドの特徴
- 人事評価業務を一元管理
- 人事評価制度構築支援
目標設定から面談・査定・評価まで全ての流れの管理が可能です。
人事評価のプロによる万全なサポート体制が特徴で、全国4,000社以上の導入実績がある、人事評価に関する制度の構築・運用のノウハウを活かした支援を受けられます。
あしたのクラウドの機能・使用感
- AI機能
- 給与シミュレーション機能
蓄積したビッグデータを活用することで、AIが目標添削や評価者モニタリングを実施し、人事評価の課題を解決します。
給与シュミレーション機能では、評価と給与の適切な調整が行えたり、人件費の変動が予測できたりします。
あしたのクラウドの注意点
- 各機能の詳細は要問い合わせ
- UIが見にくい
HP記載の情報だけでは機能性の詳細まで把握できないので、資料のダウンロードもしくは問い合わせが必要です。
ユーザーの口コミでは「勝手にスクロールされるが、スクロール位置が適正でないため見たい箇所にまた移動しないといけない」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
あしたのクラウドの料金体系
料金プランについては、問い合わせが必要です。
3位【ジンジャー人事労務】時系列に人材情報を管理できるシステム
ジンジャー人事労務の特徴
- 社内の人事情報をリアルタイムで可視化
- 人事管理・年末調整のペーパーレス化
ジンジャー人事労務に集約されたデータはリアルタイムでグラフ化することができます。対象グループや日時を選択することで、目的の情報にアクセスできるので業務効率化が期待できます。
労務手続きをペーパーレスにすることで、書類を探したり紛失したりするリスクをなくせます。
ジンジャー人事労務の機能・使用感
- ダッシュボード
- ロール管理
集約した人事情報は自動で集計され、グラフ化されます。社内の人員構成や人件費の比率をすぐに確認できるので、採用活動に役立てられます。
社員ごとに編集や閲覧などの権限・操作範囲を設定できるため、情報漏えいのリスクを減らせます。
ジンジャー人事労務の注意点
- 有料オプションあり
- 入力項目に分かりづらい箇所がある
月額費用＋利用する機能によっては有料オプションになるため、注意が必要です。
ユーザーの口コミでは「入力項目の名称で分かりづらい箇所があった。」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
ジンジャー人事労務の料金体系
- 初期費用＋月額料金300円～/利用者数/月払い
4位【スマカン】戦略人事に適したタレントマネジメントシステム
スマカンの特徴
- 機能のカスタマイズ
- 使いやすいインターフェース
様々な機能を自社の課題に合わせて、最適な形でカスタマイズできます。
ITに詳しくない社員でも、簡単に評価シート・人材データベースの作成が可能です。
スマカンの機能・使用感
- ダッシュボード機能
- データ分析・タレント分析
登録したデータや数値はグラフとして表示できます。データのダウンロードもできるため、資料作成等にも役立てられます。
人材情報を多様な方法で分析できるため、人材の個性が明白になります。
スマカンの注意点
- 別途コミュニケーションツールが必要
- 目標管理の設定が難しい
システム上にコミュニケーションツールがないので、別のツールが必要になります。
ユーザーの口コミでは「目標管理の設定が、少し難しいと感じました。途中で目標の変更があった場合に以前の目標もデータとして残しておくことができるように改善してほしいです。」などの声が寄せられています。（参照：ITreview）
スマカンの料金体系
- ベーシックプラン:50,000円/月～
- オプション料金等、要問い合わせ
【比較表】人事評価型人材管理システムTOP4
以下は、人事評価型人材管理システムTOP4の比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。
| ヒトマワリ | あしたのクラウド | ジンジャー人事労務 | スマカン | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
従業員情報を一元管理できるツール |
使いやすいクラウド・評価制度を実現できるツール |
従業員のコンディションを可視化できるシステム |
戦略人事に適したタレントマネジメントシステム |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 分析機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
外部サービスとの連携が不十分 |
UIが見にくい |
入力項目に分かりづらい箇所がある |
目標管理の設定が難しい |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは60,000円（税抜き）/月～ |
・料金プランは要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは、初期費用＋月額料金300円～/利用者数/月払い |
・無料プランなし
・有料プランは50,000円/月～ |
| 公式サイト |
「ヒトマワリ」の詳細はこちら |
「あしたのクラウド」の詳細はこちら |
「ジンジャー人事労務」の詳細はこちら |
「スマカン」の詳細はこちら |
人材管理システム導入のポイントとおすすめツールまとめ
ここまで、人材管理システムの種類・選定ポイントとおすすめのツールを紹介しました。
人材管理システムは機能ごとに種類をわけると「勤務管理システム」「人事評価システム」「採用管理システム」「労務管理システム」の4つあります。自社の課題にあった種類を選びつつ、操作性や安全性、情報を漏れなく管理できるシステムを選びましょう。
ただし、機能が多い情報ツールは便利な反面、操作が複雑になりがちです。一方、人材情報をはじめとする、あらゆる情報を簡単に管理できるツールであれば、業務のスピードやクオリティに差が生じるリスクをなくせるのです。
したがって、自社が導入すべきは、大企業のように管理すべき情報量が多くてもストレスなく使えるツール「ナレカン」一択です。ナレカンでは、専属担当者による「運用方法の提案」や「既存データの移行支援」などのサポート体制も充実しています。
ぜひ「ナレカン」を導入して、人材情報の管理を確実かつシンプルに実施しましょう。
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