「従業員の最低5日以上の有給取得」が義務化されたことで、有給管理表の作成・運用が求められるようになりました。そこで、Excelを使うと、関数を使って有給日数を自動計算したり、テンプレートを使って管理表を簡単に作成したりできます。
しかし、「有給管理表の作り方やExcelでの計算方法が分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで使える有給管理表のテンプレートや作り方、関数を中心にご紹介します。
- テンプレートを使って簡単に有給管理表を作りたい
- Excelの関数を使って有給管理の計算を効率化したい
- 手間を省きつつ、正しく従業員の有給を管理したい
という方はこの記事を参考にすると、有給管理表のテンプレートや関数が分かるだけでなく、有給管理業務を効率化するツールまで見つかります。
目次
有給管理表とは
有給管理表とは、従業員の年次有給休暇を正確に管理するための帳簿を指します。
有給管理表を正しく運用すれば、社内の有給取得状況を把握できるだけでなく、「企業の労働基準法の遵守」や「労務管理業務の効率化」にもつながります。
そのため、有給管理表を運用することは、企業にとって重要な業務と言えるのです。
年5日の年次有給休暇とは
2019年4月から施行された働き方改革関連法により、企業は「年10日以上の有給休暇が付与される従業員については、最低5日以上の有給休暇の取得」が義務づけられました。
そのため、使用者は有給管理表を作成して、従業員の有給休暇の取得日数が年5日以上あるかどうかを正確に把握・管理しなければなりません。
また、作成した有給管理表は、有給休暇を与えた期間とその後3年間の保存義務があるため注意しましょう。
有給管理表の作り方とは
有給管理表は、主に以下の3つの必須項目を中心に作成しましょう。
| ＜項目＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
| 基準日 |
従業員の有給休暇を付与する権利が発生する日です。労働基準法では、基準日から1年以内に5日の年次有給休暇の取得が義務付けられています。 |
| 日数 |
従業員が基準日から1年間で取得した有給の日数です。 |
| 時季 |
従業員が実際に有給を取得した日付です。 |
以上の基本項目に加え、前年度からの「繰越日数」や「残日数」を記載すれば、より分かりやすい有給管理表を作れます。また、Excelで作成する場合、”関数やマクロ”を使うと正確かつ効率的に日数等の計算ができるのでおすすめです。
有給管理表で使える関数
以下では、有給管理表で使える関数について解説します。有給管理表をExcelで作成したい方は必見です。
DATEDIF関数
入社年月に合わせて継続月数を算出するときには、DATEDIF関数を使いましょう。
有給は勤務年月によって決まりますが、勤務から半年後に初めて有給が付与され、その月を基準に年ごとに付与されます。そのため、勤務月数を基準に式を計算するのがおすすめです。
勤務月数を計算するときの式は、以下を参考にしましょう。
- =DATEDIF(入社開始日,現在の日付,単位”月”)
IF関数
継続月数に合わせた有給を付与していくときには、IF関数を使用します。
有給の時効は2年間であるため、計算するときには「時効分」「昨年付与」「当年付与」のそれぞれで、有給が付与される日数を求める必要があります。
- =IF(判定式1,判定式1の真,IF(判定式2,判定式2の真,IF(判定式3,判定式3の真,……
IF関数では「判定する式」に対して「真」と「偽」の場合で、2種類を算出するやり方が一般的です。しかし、上記のように組み合わせることで「時効分」「昨年付与」「当年付与」それぞれの条件に合わせて有給の付与日数を計算できるのです。
OR関数
有給の付与月かをIF関数で判別するときには、OR関数を使います。
有給には時効がありますが、先に付与された方から消化されていきます。そのため、有給付与月とそうでない月とでは処理が異なり、以下の関数で付与月か否かの判別が必要なのです。
- =IF(OR(条件）” ● ”” – ”）
使い方としては、IF関数の中にOR関数を埋め込み、いずれかの条件を満たしている場合は「●」、そうでない場合は「-」を表示するようにして判別しましょう。
【無料】Excelで使える有給管理表のテンプレート4選
以下では、Excelで使える有給管理表のテンプレート4選をご紹介します。自社に最適な有給管理表のテンプレートを探している方は必見です。
個人別の有給休暇管理表
こちらは、Microsoft社の提供する「有給管理表」のテンプレートです。
従業員ごとに、有給休暇の残日数や使用日数を管理できます。また、有給取得日を入力すれば、残日数が自動計算される機能が付いているので、有給休暇のスケジュールを立てやすくなります。
付与日数を自動計算できる年次有給管理簿
こちらは、Office Hackが提供する「有給管理表」のテンプレートです。
全従業員の有給休暇の取得日や残日数を一覧で管理できます。前年繰越日数は手入力する必要がありますが、時効による消滅などは自動で反映される点が便利です。
月ごとの取得状況を確認できる有給管理表
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する「有給管理表」のテンプレートです。
全従業員の有給休暇の消化状況を1シートで管理します。前年度の繰り越し分と今年度の付与日数、各月ごとの消化日数を入力すれば、残日数が自動計算されるのです。
時間休に対応した有給管理表
こちらは、エクセルテンプレートuconnectが提供する「年次有給休暇管理」テンプレートです。
社員1人につき1シートを使って有給休暇を管理します。大きな特徴は、「時間取得時間」の入力欄があり、時間休での有給消化に対応している点です。
Excelで有給管理をするデメリットとは
Excelで有給管理をするデメリットとして、ファイル数が膨大になる点や、管理が煩雑になりミスが起きやすい点が挙げられます。
具体的には、「似た名前のファイルが増えるため、いちいちファイルを開いて確認しなければならない」「共有するときにファイルを誤って外部に流出してしまう」などのデメリットやリスクがあるのです。
したがって、導入の簡単さやコストの観点からExcelで有給管理をしている企業は多くあるものの、有給管理にはITツールの導入が必要と言えます。
【必見】有給管理におすすめのツールとは
以下では、有給管理におすすめのツールについてご紹介します。
労務担当者は、各人の有給取得状況を厳密に把握する必要があります。しかし、Excelで管理するとファイル数が膨大になるほか、管理ミスにもつながりやすいので非効率です。
そこで、社員の稼働率が一目で分かるような別の方法で有給管理しましょう。たとえば、「リアルタイムで情報を共有できるノート型のツール」であれば、ファイルを開かずに効率よく有給管理ができるうえ、ファイルを誤送信するリスクもありません。
したがって、大手～中堅企業の有給管理には、ノート単位で社員の有給管理が簡単にでき、組織の稼働率も分かりやすい「ナレカン」一択です。
ナレカンの「ノート（記事）」で有給管理をすれば、ファイルが増えて管理が煩雑になる心配がありません。また、ナレカンには有給の取得状況だけでなく、「日報取得のルールマニュアル」や「社員ごとの作業報告」もストックして、社内のナレッジとして活用できます。
最も簡単に有給管理ができるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
有給管理表のExcelテンプレートや関数まとめ
これまで、有給管理表のExcelテンプレートや関数を中心にご紹介しました。
従業員へ年5日の年次有給休暇を確実に取得させるために、有給管理表は必ず作成しなければなりません。ただし、Excelの有給管理表は管理が煩雑になるうえ、誤送信をはじめとする管理ミスのリスクがあるため注意しましょう。
ファイル形式での有給管理に限界を感じている企業は、勤怠管理システムなどを導入すれば簡単に有給管理ができます。ただし、勤怠管理システムは機能が複雑なものが多く、たまにしか使わないので”従業員への使い方の周知”に苦労するのです。
結論、自社が導入すべきなのは、従業員の有給取得状況をノートで管理でき、ほかの社内情報やマニュアル共有にも利用できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、有給休暇表の運用を最適化する仕組みをつくりましょう。
