オンラインマネジメントとは「オンライン環境で部下や組織のマネジメントをすること」です。今日では、リモートワークの普及を背景に、オンラインマネジメントを実施する企業が増えています。
一方で、「オンライン環境でのマネジメントが上手くいかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンラインマネジメントが上手くいかない原因や成功させるノウハウを中心にご紹介します。
- オンラインでは部下の進捗や状況が見えないことに悩む管理職
- リモートワークの導入に伴い、情報共有に遅れを感じるチームリーダー
- ツールを導入したものの、現場に上手く定着しなかった業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、オンラインマネジメントが機能しない原因は「対面前提の管理方法を続けていることにある」と理解できるようになります。
目次
オンラインマネジメント／リモートマネジメントとは？
オンラインマネジメントとは「部下や組織のマネジメントをオンラインで実施すること」です。
リモートワークの普及により、従来は対面で実施していたマネジメントをオンラインでおこなう必要性が生じました。オンラインでもマネジメントの内容を大幅に変える必要はありませんが、環境の変化により、従来の方法では上手くいかない場面も増えています。
たとえば、コミュニケーション不足や、組織の一体感の欠如などがその一例です。社会全体でリモートワークが定着する中、オンラインマネジメントのコツを学び、実践していくことが求められています。
オンラインマネジメントを難しいと感じる理由
以下では「オンラインマネジメントが難しいと感じられる理由」を解説します。効果的なマネジメントをするために、まずはオンラインマネジメントの課題を確認しましょう。
関係構築が難しい
オンラインマネジメントの1つ目の課題は、社員との関係構築が難しいことです。
社員が同じオフィスにいれば、お互いの様子を見ながら仕事を進められるほか、何かあったときに気軽に声をかけられる状態を保てます。しかし、リモート環境では、チャットやビデオ通話など、意識的に時間をとらなければコミュニケーションを図りづらいのです。
以上のように、社員同士が会話しづらいと、業務がスムーズに進まなかったり、社員がストレスを感じやすくなってしまいます。
業務のプロセスが見えにくい
オンラインマネジメントの2つ目の課題は、業務のプロセスが見えにくいことです。
リモート環境では、対面と違って社員の業務状況を把握しづらく「結果や業績でしか評価できない」という問題が生じます。しかし、業務のプロセスを加味せずに評価や指導をしてしまうと、社員の不満やモチベーション低下につながる恐れがあるのです。
このように、オンラインマネジメントでは、業務過程での細かな頑張りや工夫に気づきにくくなり、モチベーションや信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があります。
一体感を維持しづらい
オンラインマネジメントの3つ目の課題は、一体感を維持しづらいことです。
ほかの社員の仕事が見えにくいと、一人ひとりが個人のタスクを追いかける感覚になってしまい、組織の一体感を維持しづらくなります。具体的には、組織の目標やプロジェクトの進捗状況が見えにくくなってしまい、結果として生産性が下がってしまうのです。
以上のように、リモート環境では組織の一体感が希薄になりやすいため、「組織の目標や進捗の共有」など、意識的な情報共有の仕組みづくりが不可欠です。
オンラインマネジメントを成功させる5つのノウハウ
以下では、オンラインマネジメントを成功させるための5つのノウハウをご紹介します。マネジメントに悩んでいる人は、すぐに確認しましょう。
（1）フィードバックを実施する
オンラインマネジメントにおける1つ目のコツは、フィードバックを実施することです。
リモート環境では、ひとりで業務を進めることが多く、疎外感を感じたり、モチベーションが低下したりしがちです。そのため、適宜フィードバックを実施することで、自身のやるべきことを認識でき、モチベーションの向上も期待できます。
また、フィードバックでは「意識的に褒めること」を意識すれば、社員のやる気を引き出し、信頼関係の構築にもつながります。このように、オンラインマネジメントではチャットなどで積極的にコミュニケーションをとり、細かな点も褒めることが重要です。
（2）定期的な1on1ミーティングを実施する
オンラインマネジメントにおける2つ目のコツは、定期的な1on1ミーティングを実施することです。
リモート環境では、社員同士のコミュニケーションが不足し、進捗状況や課題などが見えづらくなります。そこで、1on1ミーティングを定期的に実施することで、社員一人ひとりの状況を把握し、適切なサポートができるようになるのです。
さらに、社員が抱える悩みや今後のキャリアプランを理解し、必要に応じてアドバイスをすることができます。このように、定期的な1on1ミーティングは社員との信頼関係を深め、組織の一体感を維持するためにも効果的です。
（3）ナレッジを見える化する
オンラインマネジメントにおける3つ目のコツは、ナレッジを見える化することです。
リモート環境では、ほかの社員の仕事の進め方を直接見て学べないうえに、困ったときに気軽に相談することも困難です。一方で、自身が仕事の良いやり方を知っていても、それをほかの社員に伝えられないこともあります。
このように、仕事のナレッジが共有されないと、属人化が進んで引き継ぎが不十分になってしまいます。その結果、同じ質問やミスが繰り返され、組織全体としての生産性が下がってしまうため、個々が持つナレッジを全体に共有し見える化することが重要なのです。
（4）情報共有を重視する
オンラインマネジメントにおける4つ目のコツは、情報共有を重視することです。
リモート環境では、ほかの社員の業務プロセスや進捗状況が見えにくくなってしまいます。そのため、従来以上に「業務内容」や「進捗状況」の情報共有が重要なのです。
また、社員の進捗を可視化することで、業務の遅れを早い段階で察知でき、大幅な遅延やトラブルを防げます。このように、情報共有はオンラインマネジメントの成功に欠かせない要素なのです。
（5）明確な評価制度を取り入れる
オンラインマネジメントにおける5つ目のコツは、明確な評価制度を取り入れることです。
リモート環境では、社員の進捗や業務に取り組む姿勢が見えにくいため、従来の対面での評価方法では不十分な場合があります。そのため、明確な評価制度を導入することが重要です。
具体的には、評価項目や基準を明示することで「どのように取り組めば評価が上がるのか」を理解できるようになります。その結果、社員のモチベーションが向上し、業務に対する意識が高まるだけでなく、評価に対する納得感も生まれやすくなるのです。
なぜ？オンライン化した組織のマネジメントが崩壊する理由
オンライン化した組織のマネジメントが崩壊しやすい原因は、対面前提の管理方法をそのままオンラインに持ち込んでしまう点にあります。
オンライン環境では、隣の席で状況を確認できないため、多くの企業がZoom会議やチャットでの進捗確認を増やしがちです。しかし、会議やチャットを増やすほど、情報は複数の場所に分散し「どこを見れば最新情報が分かるのか」が不明確になります。
たとえば、業務の相談はチャット、進捗確認はZoom、議事録は別ツール、マニュアルはフォルダ内で保管されている環境では、「過去の判断経緯が見つからない」「同じ質問が繰り返される」といった問題が多発します。
そのため、会議やチャットに依存せず、あらゆる情報を一か所に蓄積・共有できる「Stock」のような仕組みを整えることで、オンライン環境でもスムーズな組織運営を実現できます。
【必見】オンラインマネジメントを成功に導くツール
以下では、オンラインマネジメントを成功させるためのツールをご紹介します。
オンラインマネジメントでは、離れて働くメンバーが、自分自身で考えて動ける環境づくりが重要です。しかし、対面での引き継ぎや口頭フォローが難しいため、「業務のやり方が分からない」「同じ質問が繰り返される」といった課題が生じます。
そこで、「業務マニュアルや社内情報を一元管理・検索できる情報共有ツール」を導入しましょう。また、「ツール内を検索すればやり方が分かる」という仕組みを整えることで、属人化を防ぎ、リモートでもメンバーが自律的に動ける組織を作れます。
結論、オンラインマネジメントには、あらゆる情報を簡単に共有・管理でき、高度な検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられる「Stock」がおすすめです。
Stockでは、「ノート」にノウハウをまとめたり、業務マニュアルを添付したりして、社内での情報共有・管理を効率化できます。また、高度な検索機能で目的の情報に素早くアクセスできるため、リモート環境でも自発的に業務を進められる環境が整うのです。
リモート環境でも簡単に情報を共有・管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンラインマネジメントを成功させるコツまとめ
これまで、オンラインマネジメントの概要や課題点、成功させるノウハウを中心にご紹介しました。
オンラインマネジメントを成功させるためには、社員の業務内容や進捗を共有し、ナレッジを見える化することが重要です。そこで、「社内のあらゆる情報を共有・管理できるツール」を導入すれば、業務の効率化や属人化の防止につながります。
一方、リモート環境ではコミュニケーションが取りづらいため、検索性の悪いツールを使うと都度質問する手間が増えたり、情報が活用されずに業務が属人化してしまったりする恐れがあります。そのため、「必要な情報にすぐアクセスできるか」を重視しましょう。
結論、オンラインマネジメントには、社内のあらゆる情報を容易に一元管理し、高度な検索機能で目的の情報に即アクセス可能なツール「Stock」がおすすめです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社のオンラインマネジメントを成功させましょう。
