パソコン内のファイルは放置すると数が増えた際に煩雑化し、必要な情報にたどり着けなくなってしまいます。そのため、日ごろからデータファイルは整理して使いやすい状態にしなければなりません。
しかし、効果的なファイルの整理方法が分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Windowsパソコンでのファイル整理方法を中心にご紹介します。
- パソコンのファイルが整理されておらず、仕事が進めにくい
- 正しいファイルの保存方法を踏まえて管理方法を見直したい
- データファイルの管理をストレスなく行う方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、パソコン内のファイルを適切に保管する手段が分かるので、情報が見つからないストレスを解消できるようになります。
目次
パソコンのファイル整理を行う重要性とは
パソコンのファイル整理は、業務を円滑に進めるうえで重要です。
仕事で使うパソコン内が整頓されていないと、以下の業務リスクを引き起こす可能性が高まります。
- 業務で必要なファイルが見つからない
- 納品用のファイルを誤る
- パソコンの動作が重くなる
不要なファイルが削除されずパソコン内に放置されていると、目的のファイルを探す手間が発生してしまいます。
「初期段階」「修正段階」「提出段階」とファイルごとにバージョン管理している場合、ファイル名だけで内容を判断し取引先に共有すると、誤った内容のファイルを選択する恐れがあるのです。
ファイルがパソコン本体に溜まれば、データ量が増え動作が重くなります。操作性が落ちれば素早く作業が進められず、業務が効率的に進められません。
このように、ファイルの整理不足は業務が円滑に進まない要因を生み出します。したがって、ビジネスにおいては、整理方法を把握して日ごろからファイルを正しく管理することが不可欠です。
適切なファイルの保存方法とは？
ここでは、適切なファイルの保存方法を紹介します。ファイルを管理しやすい状況を整えるには「ファイル名の名づけ」「保管場所」それぞれで注意が必要です。
ファイル名を付けるときの注意点
ファイル名を付ける際は、内容に関する情報だけでなく「日付やバージョン」も正しく記載しましょう。
管理の観点においては、ファイルを開かずとも、ひと目見たときに内容が分かる名前を付けることが重要です。そのため、たとえば「会議記録_最新版」としか書かれていなければ、いつ行った何の会議に関する記録か判断できません。
したがって、「230310_営業会議議事録_V2」といった具体的な表記を心がけましょう。
保管場所の注意点
チーム単位で利用するファイルは、適切な共有スペースへ格納しましょう
業務に必要なファイルを個人で所有すると、ほかのメンバーの仕事が停滞してしまいます。したがって、常に関係者が確認可能な共有場所でのファイル保管が必要なのです。
共有場所は「共有サーバー」「共有ディスク」などが挙げられますが、社内ネットワークがつながっていなければファイルが確認できません。そこで、「Stock」のように使いやすいクラウド型のツール上で保管すれば、時間や場所を問わず閲覧可能です。
【保存場所別】Windowsパソコンのファイル整理方法
以下では、Windowsパソコンのファイル整理方法を、保存場所別に紹介します。現在の利用状況に合わせて、適切に情報を整理しましょう。
フォルダ編
パソコン内のフォルダでファイルを整理する際は、以下の点に注意しましょう。
フォルダに数字を含めて命名する
フォルダのタイトルは内容を示すだけでなく数字を含めて命名すると、必要な情報を探しやすくなったり、整理しやすくなったりします。
フォルダは数字から識別されるので、名前の一番最初に数字を付けておくと番号に合わせてフォルダ順が並べ替えられるのです。
ただし、「9_写真フォルダ」「99_ノウハウ共有」のように同じ数字が連続すると、99のフォルダが9のフォルダの下に並んでしまいます。したがって、1桁の数字は「01_議事録」のように0を含めて記載しましょう。
ごみ箱の自動削除で不要なファイルをなくす
ごみ箱は自動削除設定をしておくと、一定の周期でファイルが削除されるので、パソコンが重くなりにくくなります。
Windowsの場合、Windowsの設定画面から自動削除設定が可能です。まず、Windowsの設定画面を開き、[システム] → [ストレージ]を選択します。
次に、ストレージの項目内の[記憶域の管理]下にある[ストレージセンサー]をクリックします。
ストレージセンサーの[ユーザーコンテンツの自動クリーンアップ]をオンに設定し、ごみ箱に移動してから削除する周期を設定します。なお、設定の周期は「1日」「14日」「30日」「60日」のいずれかが選べます。
階層を浅くする
フォルダの階層を浅くすることも、ファイルを見つけやすくする重要なポイントです。
カテゴリーを分けるためにフォルダでまとめれば情報は整理されます。しかし、フォルダ内の中にさらにフォルダを作り「入れ子構造化」すると、フォルダを開く回数が増えるのでかえってアクセス性が悪くなるのです。
したがって、フォルダの階層は深く作りすぎないようにしましょう。また、フォルダを入れ子構造化してしまいがちな場合は、「Stock」のように2階層でシンプルに情報を管理するツールでファイルを保管する方法もひとつの手段です。
デスクトップ編
パソコン内のデスクトップでファイルを整理する際は、以下の点に注意しましょう。
デスクトップにはファイルを置きすぎない
デスクトップには、必要最低限のファイルのみ置くようにしましょう。
すぐに使わないファイルがデスクトップ上に保管されていると、視覚的に煩雑になり目的の情報が探しにくくなります。また、デスクトップのアイコンが多いと動作が重くなる恐れもあり、業務効率が悪化する原因になるのです。
そのため、デスクトップのファイルは定期的に整理しましょう。整理の基準がない場合は「アイコンを置くのは2列まで」などの保管ルールを定めると不要な情報が残っていないか確かめるきっかけが生まれます。
ショートカットを活用する
ショートカットを活用すれば、必要な情報にアクセスする手間が削減できます。
ショートカットとは、目的のファイルを早く見つけるためにアイコンを設定する手法のことです。Windows11では、該当のファイルを右クリックし[その他のオプションを表示] → [ショートカットの作成]から実施が可能です。
デスクトップにショートカットを設置すると利便性が高まりますが、一方で安易にショートカットを作成するとアイコンが増えて見づらくなってしまいます。したがって、ショートカットは毎日の業務で使うファイルに絞って設ける方法がおすすめです。
ハードディスク（記憶領域）編
パソコン内のハードディスク（記憶領域）でファイルを整理する際は、以下の点に注意しましょう。
ローカルディスクの容量を確認し、容量が少ない場合はクリーンアップを実施する
ハードディスク内を「クリーンアップ（不要なファイルを削除）」すれば、空き領域を増やせます。
Windows11において、クリーンアップは以下の手順で実施可能です。
- Windowsの設定画面から[システム] → [ストレージ]を選択する
- [記憶域の管理]から[クリーンアップ対象候補]を選択する
- 不要なデータを選択し、クリーンアップを実行する
まず、Windowsの設定画面を開き、[システム] → [ストレージ]を選択します。
続いて、ストレージの項目内の[記憶域の管理]下にある[クリーンアップ対象候補]を選択するとクリーンアップの実行画面が表示されます。
クリーンアップの対象候補として「ごみ箱」「ダウンロード（フォルダ）」が表示されるので、適宜チェックボックスを入れて「〇〇バイトをクリーンアップします」をクリックし、実行すれば完了です。
「ごみ箱」「ダウンロード（フォルダ）」以外のクリーンアップ対象ファイルは[大きなファイルまたは未使用のファイル]から確認・削除が可能です。
【必見】仕事におけるデータファイルの管理が円滑になる方法とは
以下では、仕事におけるデータファイルの管理が円滑になる方法を紹介します。
パソコン上でファイル整理をする方法は複数ありますが、いずれも「ほかのパソコンやスマホで確認できない」「パソコンが破損したらデータが回復しない」可能性があり、リスクを伴います。
そこで、業務で使うファイルは安全かつパソコン本体以外の端末でも閲覧可能な「クラウドサービス」上で管理すれば、確認時に時間や場所に左右されません。しかし、複雑なツールだと操作が難しく、使いこなせないメンバーが発生してしまいます。
したがって、「マニュアルなしでも利用できるシンプルなツール」を選びましょう。結論、仕事のファイルの整理方法は、非IT企業でも導入後すぐに運用を始められるほど簡単な情報共有ツールの「Stock」が最適です。
Stockは「ノート」にあらゆる種別のファイルが添付可能なうえ、高度な検索機能ですぐに必要なデータが探し出せます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」でメンバーとやりとりすれば、話題が錯綜しないのでチームでの業務も進めやすいのです。
ファイルの保管・検索が最も簡単に実現するツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
Windowsパソコンのファイル整理方法まとめ
これまで、Windowsパソコンのファイル整理方法を中心にご紹介しました。
ビジネスにおいて、パソコンのファイル整理は業務を円滑に進めるうえで重要です。必要な情報を素早く見つけたり、パソコンが重くなったりする事態を防ぐには、日ごろから「ファイルの命名」「適切な場所へのファイル保管」「不要なデータの削除」などの対策を実施しましょう。
しかし、パソコン本体でのファイル管理は、共有やデータ破損時の復元の観点でリスクがあると言えます。そこで、「誰でも簡単に使えるクラウド型ITツール」でファイルを保管すれば、面倒な設定なしで管理できるうえに、パソコン本体の容量も重くなりません。
したがって、ファイル管理はシンプルな階層のフォルダが備わった、直感的に操作可能な情報共有ツールの「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ファイル整理のストレスを解消しましょう。
