多くの企業では、KPT法による振り返りを実施することで、次のアクションにつなげています。しかし、ただ実施するだけでは「継続すべき点」や「改善点」を十分に抽出することはできません。
とはいえ、なかには「KPT法を成功させるための仕組みを整えたいが、具体的な策が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPTの作成手順や無料テンプレートを中心にご紹介します。
- KPTの正しい作成方法を理解したい
- KPTのテンプレートを活用して、スムーズに会議を進めたい
- KPTの内容を振り返る環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、KPT法を成功させるコツが分かり、プロジェクトの計画や振り返りがスムーズにできるようになります。
目次
KPT法とは
ここでは、KPTの意味について解説します。KPT法と似たフレームワークである「YWT」との違いも把握して、適切にKPTを実施できるようにしましょう。
KPTの意味
KPTとは「Keep＝継続すること」「Problem＝改善すること」「Try＝新たに挑戦すること」の頭文字をとった言葉です。
KPT法には上記の3つの要素から、プロジェクトの振り返りや今後の指針を決定する役割があります。また、KPT法は結果だけでなく、過程や仕事の仕方にも焦点を当てるため、プロジェクトの全体を詳細に分析できるのが特徴です。
以上のように、業務を振り返りつつ、今後のプロジェクトを効率よく進めていくうえで、KPTは不可欠なフレームワークだと言えます。
KPTとYWTの違い
YWTとは「Y=やったこと」「W=わかったこと」「T=次にやること」の頭文字をとった言葉です。YWTは振り返り・内省の考え方で、考案したのは日本能率協会コンサルティング（JMAC）です。
YWT法の目的は自律的な人の成長を目指すことで、人を主体とした振り返りです。業務の振り返りだけでは、進捗ばかり注目されて個性が埋没する恐れがあるため、一人ひとりの内省によって次にやるべきことを考えていくのです。
したがって、プロジェクトについての振り返り・分析がKPTで、個人の経験についての振り返り・分析がYWT法であり、振り返りの主体が異なると言えます。
何を書くべき？KPTの作成方法
KPTの作成手順は以下の通りです。
- フレームワークを用意する
- 「Keep」欄に上手くいった点を書き出す
- 「Problem」欄に課題を書いて分析する
- 「Try」欄に対策を書き出す
- 対策を実行し、振り返りをする
「Keep」「Problem」「Try」の3要素に区切ったフレームワークを用意します。フレームワークを書き出すときは、紙やホワイトボード、PowerPoint、ITツールなど、自社に適したものを選びましょう。
プロジェクトを進めるうえで上手くいった点や、継続したい点を書き出しましょう。Keepに書き出した内容は、次回のプロジェクトでも同様に効果を見込めます。
課題に感じた点や見直したい点を書き出して、なぜそのような結果になったのか分析します。さらに、課題に対して各個人が考えたこともまとめましょう。
「Keep」と「Problem」で出た意見を参考にして、今後の対策や挑戦したいことを書き出しましょう。「Try」で出た施策案については、期限や実行者、施策方法まで具体的に決めておくと、実行まで円滑に進みます。
「Try」で決定した対策を実行し、再度振り返りを実施しましょう。次のアクションにつなげられるように、何度も振り返りを実施することが大切です。
以上のように、KPTは「プロジェクトの良い点や悪い点を洗い出して、解決策を練り、実行して振り返りをする」という手順で進めます。
KPT法を成功させる3つのコツ
ここでは、KPT法を成功させるコツを3つご紹介します。ただKPT法を取り入れただけでは課題解決は期待できないため、以下のポイントに注意して取り組みましょう。
（1）意見を交わしやすい環境を作る
KPT法では対話を基本として、メンバー間で多くの意見を交わしながら進めましょう。
KPT法では重大な問題点や効果的な対策を見逃さないために、どのような意見でも受け止める姿勢と意見を発言しやすい環境が大切です。また、グループを複数に分けたり、進行役を決めたりすると個人の意見を取り入れやすくなります。
このように、KPT法を円滑に進めるうえでは、「活発な意見交換ができる環境作り」が欠かせません。
（2）すぐに振り返れるようにする
KPTの内容はその都度保管して、振り返れるようにすると便利です。
以前の会議内容を保管しておくと、過去の問題点や改善方法を簡単に見直せるので、改善策を考えるときの参考になります。また、新しいメンバーが加入したときに、これまでの経緯を説明しやすくなるのです。
そのため、KPTの内容はいつでもすぐに見返せるように、会議ごとに整理して保管しましょう。
（3）テンプレートを活用する
KPT法を効率よく進めるためにテンプレートを活用しましょう。
KPT法では話し合う内容は毎回異なるものの、必要となる項目は同じです。そこで、あらかじめテンプレートを用意しておくと、スムーズに会議を始められます。
しかし、テンプレートを活用しても、紙やPowerPointでは情報の更新や共有に時間がかかって不便です。一方、テキストベースで情報を記載するだけで、リアルタイムで社内に共有できる「ナレカン」のようなITツールを使えば、KPTがスムーズに進行します。
無料で使えるKPTのテンプレート2選
ここでは、無料で使えるKPTのテンプレートを2つご紹介します。KPTの書き方が分からない方は、ダウンロードして活用しましょう。
PowerPoint｜企画書・提案書テンプレート
こちらは、「企画書・提案書テンプレートの作り方」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。
「Keep」「Problem」「Try」が分かりやすく区別されており、直観的に使えるのが特徴です。実際に会議で使用するときは、付箋やマーカーペンで項目ごとに色分けをすると、さらに見やすくなります。
Excel｜ビジネス振り返りシート
こちらは、「楽しもう Office」が提供する、ExcelのKPTテンプレートです。
フォーマットに沿って数値や文章を入力するだけで、上半期の振り返りができます。また、ガントチャート形式で予定表も作れるので、KPT法による振り返りだけでなく、次期プロジェクトのスケジュールも立てたい方におすすめです。
KPT法を活用するときの欠点とは
KPT法の欠点とは、一回の実施で結果が出せないところです。
KPT法は、実施したからと言ってすぐに成果を実感できるものではなく、継続的な実施が必要です。たとえば、継続してKPT法を実施する際に、過去に実施したKPT法の内容と比較してP（Problem）を書き出すことで、精度が上がり効果が高まっていきます。
そのため、一度KPT法による振り返りを実施して終わりにするのではなく、継続して実施することが大切なのです。したがって、「ナレカン」のように必要な情報にすぐアクセスできるツールを導入し、振り返りやすい仕組みを整えましょう。
【振り返りが簡単】KPTの実施に役立つ情報管理ツール
以下では、KPTの実施に役立つ情報管理ツールをご紹介します。
プロジェクトごとにKPT法を活用して振り返りをすることは、業務改善をするうえで欠かせません。さらに、KPT法は”継続的に実施すること”や”何度も振り返ること”が重要なため、作成時間を短縮するためにテンプレートを活用するのがおすすめです。
ただし、紙やPowerPointのテンプレートは用紙やファイルが社内に散在しやすいため、一元管理できる環境を整える必要があります。したがって、「欲しい情報に即アクセスできるツール」を使い、必要なときにすぐに目的の情報が手に入るように管理しましょう。
結論、自社で導入すべきなのは、目的の情報に即アクセスできる高い検索性を持ち、作成したKPTをナレッジとして一元管理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には表作成・ファイル添付機能があるうえ、テンプレートを登録すれば体裁を統一できます。また、超高精度な検索機能で目的のプロジェクトにおけるKPTの記録に即アクセスできるため、あとから振り返るのに役立ちます。
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った振り返りの例
ここでは、ナレカンを使ったテンプレートの作成方法を解説します。以下の手順を追えば、KPT法を使って簡単に振り返りができます。
- はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。
- 画面右下の [＋テンプレート] をクリックして、登録しておいたKPTのテンプレートを選択します。
- テンプレートに沿って記載すれば、完成です。
このように、ナレカンを使えば、自作のテンプレートを活用して業務を振り返りやすくなります。
KPTの作成手順や成功のコツまとめ
これまで、KPT法の手順や成功のコツを中心にご紹介しました。
KPT法でプロジェクトの振り返りをするとき、テンプレートを活用すれば、フォーマットに沿ってスムーズに内容を書き出せます。しかし、紙やPowerPointで記録すると、保管場所が分かりづらくなり、振り返りに手間がかかってしまうのです。
そこで、ITツールを導入すれば、KPTの作成から管理・振り返りを効率化できます。ただし、ファイルサーバーのように検索性が低いツールでは欲しい情報がすぐに見つからず、運用にストレスが溜まるため注意しましょう。
したがって、KPT法のテンプレートや会議内容の保管に最適なツールは、欲しい情報に即アクセスでき、KPTをナレッジとして一元管理できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、KPTの作成や管理にかかる手間を削減しましょう。
関連記事： 【徹底解説】KPT法とは？進め方やコツも紹介
