多くの企業では、KPT法を使った振り返りを実施することで、次のアクションにつなげています。しかし、ただ実施するだけでは「継続すべき点」や「改善点」を十分に抽出することはできません。
とはいえ、なかには「KPT法を成功させるための仕組みを整えたいが、具体的な策が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPTの作成手順や無料テンプレートを中心にご紹介します。
- KPTの正しい作成方法を知りたい
- KPTのテンプレートを活用して、スムーズに会議を進めたい
- 仕事やプロジェクトの改善点につながる施策を導きたい
という方はこの記事を参考にすると、KPT法を成功させるコツが分かり、プロジェクトの計画や振り返りがスムーズにできるようになります。
目次
KPT法とは
KPT法とは「Keep＝継続すること」「Problem＝改善すること」「Try＝新たに挑戦すること」の頭文字をとった言葉です。
KPTは上記の3つの要素から、プロジェクトの振り返りや今後の指針を決定する役割があります。また、KPTは結果だけでなく、過程や仕事の仕方にも焦点を当てるため、プロジェクトの全体を詳細に分析できるのが特徴です。
以上のように、業務を振り返りつつ、今後のプロジェクトを効率よく進めていくうえで、KPTは不可欠なフレームワークだと言えます。
KPTの作成手順
KPTの作成手順は以下の通りです。
- フレームワークを用意する
- 「Keep」欄に上手くいった点を書き出す
- 「Problem」欄に課題を書いて分析する
- 「Try」欄に対策を書き出す
- 対策を実行し、振り返りをする
「Keep」「Problem」「Try」の3要素に区切ったフレームワークを用意します。フレームワークを書き出すときは、紙やホワイトボード、PowerPoint、ITツールなど、自社に適したものを選びましょう。
プロジェクトを進めるうえで上手くいった点や、継続したい点を書き出しましょう。Keepを書き出すことで、次回のプロジェクトでも同様の効果を見込めます。
課題に感じた点や見直したい点を書き出して、なぜそのような結果になったのか分析します。さらに、課題に対して各個人が考えたこともまとめましょう。
「Keep」と「Problem」で出た意見を参考にして、今後の対策や挑戦したいことを書き出しましょう。「Try」で出た施策案については、期限や実行者、施策方法まで具体的に決めておくと、実行まで円滑に進みます。
「Try」で決定した対策を実行し、再度振り返りを実施しましょう。次のアクションにつなげられるように、何度も振り返りを実施することが大切です。
以上のように、KPTは「プロジェクトの良い点や悪い点を洗い出して、解決策を練り、実行して振り返りをする」という手順で進めます。
KPT法を成功させる3つのコツ
KPT法を成功させるコツを3つご紹介します。ただKPT法を取り入れただけでは課題解決は期待できないため、以下のポイントに注意して取り組みましょう。
（1）意見を交わしやすい環境を作る
KPT法では対話を基本として、メンバー間で多くの意見を交わしながら進めましょう。
KPTでは重大な問題点や効果的な対策を見逃さないために、どのような意見でも受け止める姿勢と意見を発言しやすい環境が大切です。また、グループを複数に分けたり、進行役を立てたりすると個人の意見を取り入れやすくなります。
このように、KPT法を円滑に進めるうえでは、活発な意見交換のできる環境作りが欠かせません。
（2）すぐに振り返れるようにする
KPTの内容はその都度保管して、振り返れるようにすると便利です。
以前の会議内容を保管しておくと、過去の問題点や改善方法を簡単に見直せるので、改善策を考えるときの参考になります。また、新しいメンバーが加入したときに、これまでの経緯を説明しやすくなります。
そのため、KPTの内容はいつでもすぐに見返せるように、会議ごとに整理して保管しましょう。
（3）テンプレートを活用する
KPT法を効率よく進めるためにテンプレートを活用しましょう。
KPTでは話し合う内容は毎回異なるものの、必要となる項目は同じです。そこで、あらかじめテンプレートを用意しておくと、スムーズに会議をはじめられます。
しかし、テンプレートを活用しても、紙やPowerPointでは情報の更新や共有に時間がかかって不便です。一方、情報を「記事」に記載するだけで、リアルタイムで社内に共有できる「ナレカン」のようなITツールを使えば、KPTがスムーズに進行します。
KPT法を活用するときの欠点とは
KPT法の欠点とは、一回の実施で結果が出せないところです。
KPT法は、実施したからと言ってすぐに成果を実感できるものではなく、継続的に行うことで精度が上がり効果が高まっていきます。そのため、一度KPT法による振り返りを実施して終わりにするのではなく、継続して実施することが大切なのです。
以上のように、KPT法を活用するときは何度も振り返ることが前提となるため「必要な情報にすぐにアクセスできる仕組み」を整えていきましょう。
無料で使えるKPTのテンプレート2選
ここでは、無料で使えるKPTのテンプレートを2つご紹介します。KPTの書き方が分からない方は、ダウンロードして活用しましょう。
PowerPoint｜企画書・議定書テンプレート
こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、PowerPointのKPTテンプレートです。
「Keep」「Problem」「Try」が分かりやすく区別されており、直観的に使えるのが特徴です。実際に会議で使用するときは、付箋やマーカーペンで項目ごとに色分けをすると、さらに見やすくなります。
Excel｜ビジネス振り返りシート
こちらは、「楽しもう Office」が提供する、ExcelのKPTテンプレートです。
フォーマットに沿って数値や文章を入力するだけで、上半期の振り返りができます。また、ガントチャート形式で予定表も作れるので、KPT法による振り返りだけでなく、次期プロジェクトのスケジュールまで立てたい方におすすめです。
【無料から利用可】KPTの実施に役立つ情報管理ツール
以下では、KPTの実施に役立つ情報管理ツールをご紹介します。
プロジェクトごとにKPT法を活用して振り返りをすることは、業務改善をするうえで欠かせません。しかし、毎回一から項目を作成するのは面倒なうえに時間もかかるので、テンプレートを活用するのがおすすめです。
ただし、テンプレートを活用しても、紙やPowerPointでは情報が入り乱れやすく、すぐにKPTの内容を振り返れません。したがって、「フォルダごとに情報を管理できるツール」を使い、すばやくアクセスできる仕組みを整えましょう。
結論、自社で導入すべきなのは、会議の内容を直接「記事」に残すことができ、メールを使える方ならば誰でも簡単に振り返れる情報管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には表やグラフを貼り付けられるだけでなく、テンプレートを登録すればすぐに呼び起こせるため、KPTの作成がスムーズです。さらに、記事は「フォルダ」別に分けて管理でき、精度の高い検索機能によって、目的の情報をすぐに探し出せます。
社内情報をスムーズに共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
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- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
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KPTの作成手順や成功のコツまとめ
これまで、KPT法の作成手順や成功のコツを中心にご紹介しました。
KPT法でプロジェクトの振り返りをするとき、テンプレートを活用すれば、フォーマットに沿ってスムーズに内容を書き出せます。しかし、紙やPowerPointで記録すると、保管場所が分かりづらくなり、振り返りに手間がかかってしまうのです。
そこで、「記事」に残した情報をナレッジとして蓄積し「フォルダ」別に整理できる”ナレッジ管理ツール”を導入すれば、KPTの作成から管理を効率化できます。ただし、操作が複雑なツールでは社内に馴染まず、結局は誰も振り返らなくなるので注意しましょう。
したがって、KPT法のテンプレートや会議内容の保管に最適なツールは、あらゆる情報を簡単に共有・管理できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、KPTの作成や管理にかかる手間を削減しましょう。
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