業務の無駄や手順などの修正によって実現する業務改善は、すみやかな取り組みが必要とされています。とくに、工場における業務改善に関しても、生産性向上のために着手する企業が増加傾向にあります。
しかし、工場での業務改善はどのようにするべきか、またどのようにすれば成功させられるのかわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、工場での業務改善を成功させるコツと、業務改善に役立つアイデアをご紹介します。
- 工場での業務改善方法のコツを知りたい
- 工場における業務改善のアイデアが思いつかない
- 工場での業務改善に役立つおすすめのITツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、工場での業務改善を成功させるコツを理解したうえで、アイデアを参考に自社の業務改善を成功させられるようになります。
目次
工場が抱える課題とは
工場が抱える課題には、おもに以下の3つがあります。
- 生産ラインを改善していない
- 人材不足
- IT活用への遅れ
工場の生産ラインとは、原材料から製品を作るまでの全体の流れのことで、製品の納期や生産量を左右する重要な仕組みです。しかし、多くの工場では生産ラインの見直しをしておらず、生産効率の向上が課題になっています。
労働力の減少により、人材不足が大きな課題になっています。しかし、人材不足を今すぐ改善するの不可能なため、少ない人数でも製造できるように工場における業務を改善する必要があります。
工場では、ITツールを使わずに作業記録や検査表を紙で管理することが多いです。しかし、紙媒体での管理は紛失の恐れだけでなく、共有や保管に手間がかかるというデメリットがあるため、積極的にITツールを取り入れるべきなのです。
以上の課題と向き合い、改善に向けて自社の工場では何ができるか考えることが重要です。
工場での業務改善を成功させるコツ
まずは、工場での業務改善を成功させるコツを紹介します。以下のポイントを押さえて業務改善に取り組むことで、効果を最大限発揮できるようになります。
目的を意識して取り組む
業務改善をするときは、目的を意識して取り組みを進めましょう。
業務改善で最も重要なのは、改善内容によって生産性を向上させることです。目的を忘れたままでアイデアを取り入れては、結果としてそれが改善につながったのかが把握できなくなってしまいます。
とくに、他社で成功したアイデアや事例を参考にしても、自社との目的が異なれば生産性向上に繋がるとは限りません。したがって、業務改善をするときは、その改善策によってどのように問題を解決し、生産性を高められるのかの熟考が必要です。
業務改善の対象範囲を広げすぎない
業務改善をするときは、対象範囲を広げすぎず小規模な課題から改善していきましょう。
いきなりすべての業務を一挙に改善しようとすれば、膨大なコストや時間が必要となります。場合によっては、すべてが完了しないままに計画が頓挫する事態もありえます。したがって、まずは小規模な範囲から改善を進め、成功体験を蓄積していきましょう。
業務改善によって実際に生産性があがったという実績があれば、社内の理解を得やすくなり、より大きな規模の業務改善をするときの後押しになります。
業務負荷を考慮する
業務改善をするときは、アイデアの実施によって新たな業務負荷が発生しないかを十分に検討する必要があります。
たとえば工場では、「低コストの資材に切り替えることで作業手順が増える」といったケースがあります。改善策によって社員の負担が増す場合でも、総合的に見てプラスであれば問題ありませんが、かえって効率が下がるようでは本末転倒です。
また、業務負荷の増加は社員のモチベーション低下を招き、業務改善そのものに対して否定的な印象を与えるリスクもあります。そのため、改善アイデアは効果と負荷のバランスを考慮し、総合的に価値があるかどうかを見極めて導入することが重要です。
工場の業務改善に役立つ5つのアイデア
以下では、工場の業務改善に役立つ5つのアイデアを解説します。
自社での生産性向上にはどのアイデアが最適かを見極めたうえで、積極的に導入しましょう。
5Sの徹底
業務改善の最も簡単な方法が、5Sの徹底です。
5Sとは「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」のSから始まる5つの言葉の総称です。5Sの徹底は、職場環境の改善や維持に直結するため、製造業では基本となる考え方です。各項目について、たとえば以下のような行動を取ることが求められます。
- 「整理」：必要なものと不要なものを分け、不要なものは処分する
- 「整頓」：必要なものをすぐ取り出せるよう所定の場所に保管する
- 「清掃」：掃除し、ごみや汚れがない状態に保つ
- 「清潔」：「整理」「整頓」「清掃」の実施により常に汚れのない状態に保つ
- 「しつけ」：「清潔」を維持できるよう、ルールを作り、実行させる
5Sの徹底は一見単純な内容に見える一方で、すぐに定着しづらいです。そのため、継続的な呼びかけやルール作りを行い、社員の意識改革に努めましょう。
教育方法の変更
教育方法の変更も業務改善の一例です。
すべてを口頭で伝える教育方法の場合、ベテラン社員がつきっきりで教育しなければならないので非効率です。仮に、別の作業をするのにベテラン社員がその場を離れるようなことがあれば、疑問点や不明点があった場合にわからないまま作業を進めなくてはならず、事故に繋がる恐れもあります。
労働力を無駄に使わせず事故のリスクを軽減するためにも、口頭での教育は辞め、マニュアルの活用や作業工程チェックリストの活用を行いましょう。確認せずとも課題が解消できる環境が構築できれば、より生産性高く業務を進められるようになります。
業務サイクルの見直し
作業手順や業務サイクルを見直し、無駄をなくした運用を実現しましょう。
とくに前任者から引き継いだ作業では、古い慣例や不要なプロセスが残っているケースがあります。こうした無駄な作業を減らせれば、業務をより効率的に進められるようになります。
したがって、実施している作業の手順や業務サイクルに無駄が生じていないか徹底的に見直しましょう。ルーティン作業など実行頻度の高い作業であれば、手順をひとつ減らすだけでも膨大な時間短縮に繋がる可能性があります。
レイアウトを見直す
レイアウトを見直すことも業務改善に役立ちます。
工場におけるレイアウトとは、製品製造のための設備や施設の配置のことを指します。適切なレイアウトになっていない工場は、無駄な移動が増えるだけでなく、作業員同士の接触事故も起きやすいです。
そのため、物の配置や移動の動線を見直すことで、作業員が最短ルートで行動できるようになり、事故も防げます。また、これらは生産性の向上につながるため、少ない人数でも生産量を安定させることが可能なのです。
ITツールの活用
ITツールの活用も、工場での業務改善に効果的です。
業務を進めるうえで、製品の仕様に関する情報や依頼内容などの情報は不可欠です。しかし、こうした情報がすべて紙媒体で管理されている場合、必要な情報を探すのに多くの時間を費やす必要がでてきます。さらに、場合によっては「格納したはずの場所に資料がない」という事態も考えられます。
一方、情報をすべてITツール内に格納しておけば、必要なタイミングで必要な情報を即時に確認可能です。その結果、これまで資料を探すのにかかっていた時間を大幅に短縮し、生産性高く業務を進められるようになります。
工場における業務改善の3STEP
以下では、工場における業務改善の3STEPをご紹介します。業務改善の具体的な手順を知りたい方は必見です。
STEP1｜課題の特定
まずは、自社の工場における課題を特定しましょう。
工場におけるあらゆる課題を挙げ、その中で最も解決したい課題を決めます。ここで重要なのが、チーム全員で考えることです。たとえば、管理者や責任者だけで決めてしまうと、課題を解決しても実際に働いてる従業員には何の解決にもならない可能性があります。
そのため、課題の特定をするときはチーム全員で考え、実際に働く従業員の悩みを解決するようなものにすべきです。
STEP2｜実施する業務改善案の選定
次に、実施する業務改善案の選定をします。
業務改善を実現するために、情報収集や改善のアイデアを広く集め、その中から実施する業務改善案を決めます。この作業でのポイントは、課題を解決するような案を選定することです。
良いアイデアがあっても、特定した課題を解決するような案でなければ意味がないので注意しましょう。また、もし良いアイデアがあれば、次回の業務改善のために記録しておくと便利です。
STEP3｜業務改善の実施と評価
実施する業務改善案を選定したら、業務改善の実施と評価をします。
業務改善による効果を測定し、大きな効果が得られたらその業務改善案は良い評価をつけます。逆に、業務改善による効果をあまり得られなかった場合は、現場観察やデータ収集などから改善点を見つけ次回の業務改善に役立てる必要があります。
以上の3STEPを繰り返すと、自社の工場が抱えるすべての課題を改善することができるのです。
工場の業務改善に役立つおすすめのITツール
以下では、工場の業務改善に役立つおすすめのITツールをご紹介します。
工場における業務改善の方法に5Sの徹底や教育方法の見直しなどが挙げられますが、最も迅速かつ効率的に業務改善をする方法は、あらゆる情報をITツールで管理することです。
とはいえ、製造業では高齢化が問題となっている背景もあり、これまで活用していなかったITツールを業務に組み込むには社員への負担は避けられません。したがって、ITツールに対して抵抗感を感じる社員の負担を軽減するためにも、ツールは知名度では選ばず、社内のITリテラシーに沿ったものを選定しましょう。
結論として、効率的に業務改善を実現するには「Stock」のように、工場におけるITリテラシーの差に左右されない直感的な操作で、情報を簡単に管理・共有できる情報共有ツールが必須です。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく画像やファイル・動画の添付もできるので、業務で得た情報すべてを管理可能です。さらに、「メッセージ」を利用すれば、コミュニケーションの活性化と同時に、工場における情報管理の効率化も実現できます。
ITリテラシーの差に左右されず情報を簡単に残せるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
工場の業務改善案がネタ切れになったときの対処法
以下では、工場の業務改善案がネタ切れになった時の対処法をご紹介します。「業務改善を一通りしたけどまだ働きづらく感じる」と悩んでいる方は必見です。
「問題」ではなく「不満」や「違和感」に目を向ける
「問題」ではなく、「不満」や「違和感」に目を向けることで業務改善案が思い浮かびやすくなります。
業務改善において、問題点だけでなく従業員の不満や違和感を解決することも重要です。たとえば、やりづらい作業や面倒に感じている工程を従業員にアンケートを取ると、業務改善案が思いつきやすくなります。
現場の“当たり前”を疑ってみる
現場の“当たり前”を疑ってみることも、業務改善案がネタ切れになった時ときに役立ちます。
現場で当たり前になっている作業や工程は注目されにくいため、効率が悪い作業でも気づきにくいです。そのため、当たり前になっている作業に注目してみる必要があります。
たとえば、細かい作業手順まですべて書き出すと、当たり前になっている作業や工程が見つけやすくなり、改善点に気づけるのです。
データを見て考える
データを見て考えることも、対処法の1つです。
工場の業務におけるデータや製品に関するデータを見ると、工場での業務を俯瞰して見れるので、改善点を探しやすいです。たとえば、金銭的コストが高い作業や、納期が遅れがちな製品などから製造工程を見直すことが可能です。
工場での業務改善を成功させるコツとアイデアまとめ
これまで、工場での業務改善を成功させるコツとアイデア、手順を中心にご紹介しました。
工場での業務改善を成功させるには、いきなりすべてを改善しようとはせず社員の負担を考慮したうえで取り組むのが成功へのカギです。業務改善のアイデアとしては、紙で管理しがちな工場においてITツールを利用すればあらゆる情報を簡単に管理できます。
しかし、多機能で操作性が複雑なツールでは、ITリテラシーが低い従業員は使いこなせず、ツールが定着しません。
そこで、工場で業務改善を図るなら「ノート」「メッセージ」「タスク」のシンプルな構成で情報共有に必要な機能が過不足なく搭載された「Stock」一択です。非IT企業を中心に現在240,000社以上の企業に導入されており、情報共有の活性化による業務改善に貢献しています。
ぜひ「Stock」を導入して、工場における業務改善を実現させましょう。
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