仕事の内容やアドバイスをメモに残すと情報を整理でき、ミスの防止にもつながります。また、ほとんどの会社ではメモを取るように勧められますが、なかにはメモを取らずに、同じミスを繰り返してしまう社会人も少なくありません。
チームによっては、同じ質問を繰り返したり、何度も同じミスをしたりする新人や部下に苦悩する方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、新人メンバーがメモを取らない原因やデメリット、効果的なメモの作成方法を中心にご紹介します。
- メモを取らない人に取るように促したい
- メモを取ることのメリットを理解したい
- メモを簡単に取れる仕組みをつくりたい
という方はこの記事を参考にすると、メンバーがメモを取らない原因やデメリットを把握しつつ、メモを取る習慣づけができる仕組みを構築できます。
目次
新人メンバーがメモを取らない原因とは
ここでは、新人メンバーがメモを取らない原因を２つ紹介します。メモを取らない状況が発生すると、業務スピードの遅れにもつながるので、以下を参考に、メモを取らない原因を正しく把握することがマネジメントに求められます。
メモを取るのに時間がかかる
新人がメモを取らない原因のひとつに、メモを取るのに時間がかかる点が挙げられます。
内容を文字で書き留めなければならないので、メモそのものに時間がかかる点が面倒に感じやすいからです。また、パソコンやスマホを普段から利用しており、紙やペンが手元になければ、書き出すまでに時間がかかってしまいます。
以上のように、アナログな方法でメモをしていると「メモを取るのが面倒」と感じやすいため、スマホからでも使える「メモアプリ」の活用を検討してみましょう。
頭のなかで記憶しようとしている
説明されたことを頭のなかで記憶しようとしているという点も、新人がメモを取らない原因として考えられます。
メモを取らなくても説明された内容を覚えておくことができる、と考える人は少なくはありません。しかし、人の記憶力には限界があるため、大事なことを忘れないためにもメモを取る習慣を身につけることが必要です。
また、メモを取っていれば「言った・言わない」などのトラブルを防ぐことにもつながるため、自分の頭のなかで記憶しようとするのではなく、メモを取ることが大切なのです。
メモが「後から見返す情報」だと認識できていない
メモを「後から見返す情報」である、といった認識が新人メンバーにないことも、メモを取らない原因となります。
しかし、上司や先輩社員に教わった内容はメモして置かなければ、そのうち忘れてしまいます。すると「同じ質問を繰り返す」「同じような指摘を受ける」ことになり、自身にとって2度手間になるだけでなく、相手の時間を奪うことにもなりかねません。
そのため、同じようなやりとりによる双方の負担をなくすためにも「メモは後から見返す情報」であることを周知していくことが大切です。
メモを取らないと発生するデメリット3選
ここでは、メモを取らないと発生するデメリットを3つ紹介します。以下のデメリットに当てはまるメンバーが増えると、業務スピードの低下や教育コストの増加を招くので早急に解消する必要があります。
（1）仕事が抜け漏れる
メモを取らなければ、業務遂行に必要な情報を覚えられず、仕事の抜け漏れが増えてしまいます。
メンバー本人は完璧に記憶したつもりでも、時間が経つと忘れるケースはよくあるからです。実際に、「エビングハウスの忘却曲線」では話を聞いた20分後には、半分ほどしか記憶できていないということがわかります。
引用：illustAC
必要な情報を忘れた場合、別のメンバーへと確認する手間が発生するうえ、教育担当者も再度教育しなければならず、教育コストが2倍になってしまうのです。そのため、簡単な単語でも、記憶を呼び起こすきっかけとなるので、少しでもメモを取る意識が必要です。
（2）情報が混ざってしまう
メモを取らなければ、情報が錯綜し混ざってしまうデメリットも発生します。
頭のなかだけで記憶しようとすると、情報の分類や流れの把握、優先順位の判断が困難になります。したがって、多くの情報を与えられた場合には、メモを取って情報を見える化し、整理しなければなりません。
メモを取らないことが原因で優先順位の低い業務に注力してしまったり、業務の効率を下げたりしないためにも、メモをとって情報の因果関係も明確に見える化すべきなのです。
（3）周りに不信感を与える
メモを取らないと、周囲に不信感を与えてしまいます。
例えば、仕事内容を伝達しても、聞き手がメモを取らなければ、話し手は聞き手が本当に話を聞いて、内容を理解できているのか不安になります。また、一度伝えたことを再度質問したり、同じミスを繰り返したりすると、周りに「仕事ができない人」という印象も与えかねません。
一方、メモを取れば「話し手の内容を真剣に聞きつつ理解しようとしている姿勢」を見せることにもつながるので、好印象につながります。社内や取引先における信頼関係を築くためにもメモは重要なのです。
【苦手な人必見！】メモを簡単に取れる方法とは
実際にメモを作成するにあたっては、ITツールを用いる方法が効果的です。
ITツールを用いるメリットには、紙やペンを用意しなくても、業務に使用するパソコンや、身近なスマホを用いて簡単にメモを取れる点があげられます。また、メモの内容を比較的容易に共有できる点もITツールの魅力です。
加えて、ITツールであれば「検索機能」が備わっているので、紙のメモのように”1ページずつ目視で確認する手間”も省くことができるのです。とくに、メモは次々と増えていくので「必要な情報を素早く見つけられるか」は、仕事の効率を高めていくのに有効です。
とくに、今日では「Stock」のようなシンプルなツールを使い、フォルダで分類しわかりやすくメモを整理して、情報へのアクセス性向上を実践する企業も多いのです。
【非IT企業でも使える】メモの書き込み・管理・共有が簡単に実現するツール
以下では、非IT企業でも使える、メモの書き込みや管理、共有が簡単に実現するツールをご紹介します。
メモを取らなければ情報が整理できないため、メンバーは何度も同じミスをしてしまいます。マネジメント側からしても、部下の振る舞いが社内や取引先に不信感を与えるので、メンバーとマネジメント側の両者にとってデメリットとなります。
しかし、仕事でメモを取ることは必須ですが、紙のメモでは、メモを取っても後から振り返られずに忘れ去られるうえ、管理や共有も困難です。したがって、メモした情報を簡単に振り返れる環境を「情報共有ツール」を使って構築しましょう。
ただし、多機能なツールは複雑で利用が難しく、結局は放置されてしまいます。したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に情報を書き込んで、管理や共有ができる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にメモを簡単に残しつつ、万全なセキュリティのもとで一元管理し、任意のメンバーへ共有可能です。また、ノートは直感的な「フォルダ」に分けられるだけでなく、「タスク」も紐づけられるので、タスクの優先順位も整理できるのです。
【おすすめ】最も簡単にメモを作成・管理・共有できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
新人メンバーがメモを取らない原因やデメリットまとめ
これまで、新人メンバーがメモを取らない原因やデメリットを中心に紹介しました。
メモを取らないと仕事の抜け漏れの増加や情報の錯綜、さらには人間関係にも支障をきたすため、ビジネスにおいてメモは必須です。メモを取らないメンバーがいる場合は、個人の心がけへのアプローチのほかに、もしくは「メモが簡単に取れる仕組み」が必要です。
しかし、紙のメモでは管理や共有が難しく、紛失の恐れもあるので、情報共有ツールを使った管理がおすすめです。ただし、多機能なツールは複雑で利用が困難となり、結果としてメモが放置されかねません。
したがって、誰でもメモの作成・管理・共有が簡単な情報共有ツールの「Stock」が必須です。実際に非IT企業を中心に200,000社以上が、メモの共有・管理の効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入し、メモの管理が簡単にできる仕組みを社内に構築しましょう。
