仕事の内容やアドバイスをメモに残すと情報を整理でき、ミスの防止にもつながります。また、ほとんどの会社ではメモを取るように勧められますが、なかにはメモを取らずに、同じミスを繰り返してしまう社会人も少なくありません。
チームによっては、同じ質問を繰り返したり、何度も同じミスをしたりする新人や部下に苦悩する方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メンバーがメモを取らない原因やデメリット、効果的なメモの作成方法を中心にご紹介します。
- メモを取らないと発生するデメリットを知り、メモの重要性を認識したい
- メモを取らない原因を探り、メモを取る動機付けをしたい
- メモの効果的な作成方法を知り、業務効率化を実現したい
という方はこの記事を参考にすると、メンバーがメモを取らない原因やデメリットを把握しつつ、メモを取る習慣づけができる仕組みを構築できます。
目次
メンバーがメモを取らない原因とは
ここでは、メンバーがメモを取らない原因をふたつ紹介します。メモを取らない状況が発生すると、業務スピードの遅延にもつながるので、以下を参考に、メモを取らない原因を正しく把握することがマネジメントに求められます。
メモを取るのに時間がかかる
メモを取らない原因のひとつに、メモを取るのに時間がかかる点が挙げられます。
内容を文字で書き留めなければならないので、メモそのものに時間がかかる点が面倒に感じやすいからです。そのため、情報を整理し、要点だけをまとめてメモする意識を醸成させることが必要です。
また、パソコンやスマホを普段から利用しており、紙やペンが手元になければ、書き出すまでに時間がかかってしまいます。この場合、要点を記憶して後からメモをしたり、パソコンやスマホに直接メモをしたりすることで解決できます。
メモが「後から見返す情報」であることを認識できていない
メモを「後から見返す情報」である、といった認識がメンバーにないことも、メモを取らない原因となります。
ホワイトボードを丸写ししたり、相手の言うことを一言一句メモをしても、活用できるメモにしなければなりません。結果として、走り書きのメモをしたものの、情報を構造化してメモに残しておらず、後から見返しても何のことかわからなくなってしまうのです。
また、メモの内容はもちろん、見返したいときにすぐにメモを取り出せる仕組みづくりも重要です。以上のように、メンバーに対し「メモは後から見返す情報」である意識の醸成や、メモの管理方法を整備することによって解消できます。
メモを取らないと発生するデメリット
ここでは、メモを取らないと発生する三つのデメリットを紹介します。以下のデメリットに当てはまるメンバーが増えると、業務スピードの低下や教育コストの増加を招くので早急に解消する必要があります。
物忘れが増える
メモを取らなければ、業務遂行に必要な情報を覚えられず、物忘れが増えます。
メンバー本人は完璧に記憶したつもりでも、時間が経つと忘れるケースはよくあるからです。必要な情報を忘れた場合、別のメンバーへと確認する手間が発生するうえ、教育担当者も再度教育しなければならず、教育コストが2倍になってしまうのです。
そのため、簡単な単語でも、記憶を呼び起こすきっかけとなるので、少しでもメモを取る意識が必要です。また、メモがあると「業務がわからなくなる不安を感じずに、目の前の業務に集中して取り組める」メリットをメンバーに教育することも効果的です。
情報が混乱してしまう
メモを取らなければ、情報が錯綜し混乱してしまうデメリットも引き起こします。
頭のなかだけで記憶しようとすると、情報の分類や流れの把握、優先順位の判断が困難になります。したがって、多くの情報を与えられた場合には、メモを取って情報を見える化し、整理しなければなりません。
メモを取らないことが原因で優先順位の低い業務に注力してしまったり、業務の効率を下げたりしないためにも、メモをとって情報の因果関係も明確に見える化すべきなのです。
周りに不信感を与える
メモを取らないと、周囲に不信感を与えてしまいます。
仕事内容やアドバイスをしても、聞き手がメモを取らなければ、話し手は聞き手が本当に話を聞いて、内容を理解できているのか不安になります。また、一度伝えたことを再度質問したり、同じミスを繰り返したりすると、周りに「仕事ができない人」という印象も与えかねません。
一方、メモを取れば「話し手の内容を真剣に聞きつつ理解しようとしている姿勢」を見せることにもつながるので、好印象につながります。社内や取引先における信頼関係を築くためにもメモは重要なのです。
【必見】効果的なメモの作成方法とは
実際にメモを作成する際には、ITツールを用いる方法が効果的です。
ITツールを用いるメリットに、紙やペンを用意しなくても、業務に使用するパソコンや、身近なスマホを用いて簡単にメモを取れる点があげられます。また、メモの内容を比較的容易に共有できる点もITツールの魅力です。
そのため、今日では「Stock」のようなツールを使い、フォルダで分類しわかりやすくメモを整理して、情報へのアクセス性向上を実践する企業も多いのです。
ただし、パソコンやスマホでのメモ利用が容認されていない場面では、紙にメモを取ってから、後からツールに写すように注意しましょう。
【非IT企業でも使える】メモの書き込み・管理・共有が簡単に実現するツール
以下では、非IT企業でも使える、メモの書き込みや管理、共有が簡単に実現するツールをご紹介します。
メモを取らなければ情報が整理できないため、メンバーは何度も同じミスをしてしまいます。マネジメント側からしても、部下の振る舞いが社内や取引先に不信感を与えるので、メンバーとマネジメント側の両者にとってデメリットとなります。
しかし、仕事でメモを取ることは必須ですが、紙のメモでは、メモを取っても後から振り返られずに忘れ去られるうえ、管理や共有も困難です。したがって、メモした情報を簡単に振り返れる環境を「情報共有ツール」を使って構築しましょう。
ただし、多機能なツールは複雑で利用が難しく、結局は放置されてしまいます。したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に情報を書き込んで、管理や共有ができる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にメモを簡単に残しつつ、万全なセキュリティのもとで一元管理し、任意のメンバーへ共有可能です。また、ノートは直感的な「フォルダ」に分けられるだけでなく、「タスク」も紐づけられるので、タスクの優先順位も整理できるのです。
最も簡単にメモの情報を管理・共有できる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
メンバーがメモを取らない原因やデメリットまとめ
これまで、メンバーがメモを取らない原因やデメリットを中心に紹介しました。
メモを取らない場合、物忘れの増加や情報の錯綜、さらには人間関係にも支障をきたすため、ビジネスにおけるメモは必須です。メモを取らないメンバーがいる場合は、個人の心がけへのアプローチのほかに、もしくは「メモが簡単に取れる仕組み」が必要です。
しかし、紙のメモでは管理や共有が難しく、紛失の恐れもあるので、情報共有ツールを使った管理がおすすめです。ただし、多機能なツールは複雑で利用が困難となり、結果としてメモが放置されかねません。
したがって、誰でもメモの作成・管理・共有が簡単な情報共有ツールの「Stock」が必須です。実際に非IT企業を中心に150,000社以上が、メモの共有・管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、メモの管理が簡単にできる仕組みを社内に構築しましょう。
