メモをとることは、ビジネスマンにとって基本中の基本です。メモをとることで早く仕事を覚えられたり、大切な連絡を忘れないようにしたりと、あらゆるシーンで役立ちます。
一方、なかには「しっかりとメモをとっても”ぐちゃぐちゃ”になってしまうため、あとから見返しづらい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモがぐちゃぐちゃになってしまう5つの原因と解決策を中心にご紹介します。
- 仕事のメモがバラバラになる原因を把握したい
- 仕事ができる人のメモの管理方法を知りたい
- 誰でも簡単にメモを整理できるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、メモがぐちゃぐちゃになってしまう原因が突き止められるほか、簡単に解決する唯一の方法も見つかります。
目次
仕事のメモがぐちゃぐちゃになる5つの原因
ここでは、仕事のメモがぐちゃぐちゃになってしまう5つの原因を解説します。以下を参考にして、メモを整理できない原因を特定して対策を練りましょう。
（1）情報を整理できていない
メモがぐちゃぐちゃになる原因の1つ目は、記載する情報を整理できていないことです。
相手の話をそのまま書き起こしたような冗長な文章で構成されたメモは、あとから見返したときに書いてある内容をすぐに把握できません。そこで、メモをするときには、情報を見やすく整理するために”箇条書き”や”番号付きのリスト”を利用しましょう。
たとえば、「業務成果などを上司に伝える”報告”と幅広く情報共有をする”連絡”がビジネスマンとして重要で、ほかの社員からアドバイスをもらう”相談”も同様に大切だ」というメモを、箇条書きを活用して書くと以下のようになります。
ビジネスマンとして重要なのは、以下の3点である。
- 報告｜業務成果などを上司に伝えること
- 連絡｜幅広く情報共有をすること
- 相談｜ほかの社員からアドバイスをもらうこと
以上のように、箇条書きにするだけで、あとから振り返ったときに瞬時に内容を思い出せるため、ぐちゃぐちゃしているという印象は一気に解消されます。
（2）タイトルを付けていない
メモがぐちゃぐちゃになる原因の2つ目は、メモにタイトルを付けていないことです。
メモはあとから情報を振り返るために残すものなので、メモの冒頭には「何の情報が書かれているのか」を示すタイトルを付けましょう。タイトルがないと、中身をすべて確認しなくてはならないため、メモの数が増えたときに目的の情報を探す手間がかかります。
以上のように、これまでのメモにタイトルを付けるだけで、目的のメモをすぐに探し出したり、簡単にメモを分類したりできるのです。また、優れた検索機能が付いたアプリを使えば、紙のメモよりも早く簡単に欲しい情報を見つけられます。
（3）ページに余白がない
メモがぐちゃぐちゃになる原因の3つ目は、ページに余白がないことです。
ページに余白を残さずぎっしりメモで埋め尽くすと、振り返ったときに「どこに何の情報が書いてあるのか」を一目で把握できません。また、あとから情報を追記したい場合も、余白がなければ分かりやすく書き足せず、ぐちゃぐちゃなメモになってしまうのです。
メモの目的は記憶しきれないことを書き残しておくことなので、振り返りができなければメモをする意味がありません。したがって、十分な余白が取れるように「1ページに1テーマまで」とルールを決め、情報を書き込みすぎないようにしましょう。
（4）メモする場所が複数ある
メモがぐちゃぐちゃになる原因の4つ目は、複数のメモ帳やメモツールを併用していることです。
複数のメモを利用していると、メモを確認したいときに「どこに何を書いたか思い出せない」という事態になります。また、用途ごとに使い分けていても、複数のメモを持ち歩くのは面倒です。
結果、複数のメモの利用はメモの管理が煩雑化する大きな原因です。そのため、すべてのメモを一か所で管理するように心がけましょう。
（5）適切に整理できていない
メモがぐちゃぐちゃになる原因の5つ目は、メモが適切にカテゴリ分けされておらず、どのページに何を書いたか把握できないことです。
仕事において、会議や商談、打ち合わせなど、さまざまな場面でメモをとる必要があるため、どのページに何をメモしたのかが分からなくなります。そこで、重宝するのがメモアプリの「フォルダ機能」です。
紙のメモ帳では、一度書いたメモはほかの位置にずらしづらく、整理するのが難しいです。一方、「Stock」のようなメモアプリであれば、任意の「フォルダ」にメモを作成できるほか、ドラッグ&ドロップで後から適切なフォルダに移動することも可能です。
ビジネスシーンには不向き？手書きメモの欠点
メモを手書きで作成することは、自由度の高さや記憶力の向上に効果的である一方、欠点も伴います。手書きメモの欠点として主に、以下の3つが挙げられます。
- スピードが遅い
- 共有しにくい
- 管理が煩雑化する
手書きでは、パソコンのタイピング入力やスマホのフリック入力と比べて情報を残すのに時間がかかってしまいます。また、書き直す場合にも、修正に時間を要してしまうのが欠点です。
手書きメモは紙に情報を残すため、共有するときにコピーやデジタル化をしなければなりません。また、手書きメモは自身のみが分かるように書いているため、他人に共有する場合、見やすいメモにまとめ直すのに時間がかかってしまいます。
手書きのメモ帳では付箋等でカテゴリー分けをすることが多いですが、メモが増えれば増えるほど情報の整理や検索が難しいです。また、紙は劣化しやすく長期間の保存が難しいうえに、紛失する恐れがあります。
以上のように、作成・共有・管理に手間がかかってしまうため、仕事のメモを手書きするのはおすすめできません。そこで、直感的に書き込めて、メモの作成・共有・管理をスムーズに1つのアプリで完結できる「Stock」のようなメモアプリを利用しましょう。
バラバラな仕事のメモをまとめるのに役立つメモアプリ
以下では、バラバラな仕事のメモを簡単にまとめられるメモアプリをご紹介します。
ルーズリーフや手帳など手書きでメモを管理していると、情報を書き足したり、更新したりするのに手間がかかります。また、紙のメモでは自分がメモした内容を振り返りたいときに、目的のメモをなかなか見つけられない恐れがあります。
そのため、メモがぐちゃぐちゃになりやすい場合は、紙のメモ帳ではなく「メモを簡単かつ綺麗に書き残せる機能」と「メモを内容ごとに分類して整理する機能」があるメモアプリを使うべきなのです。
したがって、ぐちゃぐちゃなメモから脱するには、非IT企業の方でも即使えるシンプルなメモアプリ「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には箇条書きのほかに、表やチェックリスト、文字色の変更など、見やすいメモを残せる機能があります。また、「フォルダ」ではメモを項目別に分類できるうえ、高度な検索機能で目的の情報をすぐに探し出せるのです。
仕事のメモを最も簡単に整理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【これで解決】仕事ができる人が使うメモアプリの選定ポイント3選
ここでは、仕事ができる人が取り入れているメモアプリの選定ポイント3選をご紹介します。メモがぐちゃぐちゃになる5つの原因をすべて解消したい方は、以下の項目を重視しましょう。
（1）直感的に使えるか
まずは、直感的に使えるかがポイントです。
たとえば、「便利そうだから」という理由で多機能で複雑なメモアプリを導入してしまうと、使いこなせない恐れがあります。また、メモ機能だけのアプリは簡単に操作できても、メモを見やすく整理するための機能がないので結局メモはぐちゃぐちゃなままです。
したがって、操作がシンプルで必要な機能が過不足なく備わったアプリを選びましょう。
（2）検索機能があるか
次に、検索機能が備わっているかは確認すべきです。
たとえば、「急いでいるので、○○に関する情報をすぐに確認したい」という場合には、検索機能を活用すればすぐに目的の情報を探し出すことが可能です。とくに、大量のメモを残している人であれば大幅に時間を節約できます。
したがって、ビジネスで日常的にメモを取る人には必須の機能であるといえます。
（3）メモを整理しやすいか
最後に、メモを整理しやすいかも重要です。
メモは、項目別にフォルダ分けをして整理することが必須です。しかし、見返すことのないメモが多く残ってしまっていると。そのうち管理が煩雑化し、メモがぐちゃぐちゃになる大きな原因になります。
そこで、「Stock」のような「フォルダ機能」に加えて「アーカイブ機能」が備わっているアプリを選びましょう。アーカイブ機能があれば、「使わなくなったが、削除はしたくないメモ」もデータを圧縮して保管できるのです。
ぐちゃぐちゃなメモに多い5つの原因と解決策まとめ
これまで、メモがぐちゃぐちゃになる原因と解決策をご紹介しました。「紙のメモ帳」を使っていると、以下の原因によりメモがぐちゃぐちゃになってしまいます。
- 情報を整理しづらい
- 何のメモか分からなくなる
- あとから情報を追記したり更新したりしづらい
- 複数のメモに情報が散在している
- どのページに書いたか分からなくなる
メモを書いてもあとから確認できなければ、業務の抜け漏れやミスに直結するため、効率的かつ確実な方法である「メモアプリ」を利用しましょう。メモアプリであれば自由にページを作成・更新できるだけでなく、メモの分類もデジタルなので簡単です。
とくに、ぐちゃぐちゃなメモを整理する機能に過不足がない「Stock」であれば、”フォルダ”や”タグ”でメモを簡単に分類できるため、多機能で複雑なメモアプリよりも社内に浸透しやすいです。
ぜひ「Stock」を導入して、ぐちゃぐちゃなメモを「見返しやすく分かりやすいメモ」にしましょう。
