メモをとることは、ビジネスマンにとって基本中の基本です。メモした内容を仕事に応用することができれば、業務のポイントを覚える、タスクを忘れないようにするなど様々なシーンで役に立ちます。
一方で、「しっかりとメモをとっても”ぐちゃぐちゃ”になってしまうため、あとから見返しづらい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモがぐちゃぐちゃになってしまう5つの原因と解決策を中心にご紹介します。
- 仕事のメモの情報を適切に管理したい
- メモがぐちゃぐちゃになってしまう原因を知りたい
- 誰でも簡単にメモを整理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、メモがぐちゃぐちゃになってしまう原因が突き止められるほか、簡単に解決する唯一の方法も見つかります。
目次
仕事のメモがぐちゃぐちゃになる5つの原因
ここでは、仕事のメモがぐちゃぐちゃになってしまう5つの原因を解説します。以下を参考にして、メモを整理できない原因を特定して対策を練りましょう。
（1）情報を整理できていない
メモがぐちゃぐちゃになる原因の1つ目は、記載する情報を整理できていないことです。
相手の話をそのまま書き起こしたような冗長な文章で構成されたメモは、あとから見返したときに書いてある内容をすぐに把握できません。そこで、メモをするときには、”箇条書き”や”番号付きのリスト”を利用し、情報を見やすくまとめましょう。
たとえば、「業務成果などを上司に伝える”報告”と幅広く情報共有をする”連絡”がビジネスマンとして重要で、ほかの社員からアドバイスをもらう”相談”も同様に大切だ」というメモを、箇条書きを活用して書くと以下のようになります。
ビジネスマンとして重要なのは、以下の3点である。
- 報告｜業務成果などを上司に伝えること
- 連絡｜幅広く情報共有をすること
- 相談｜ほかの社員からアドバイスをもらうこと
以上のように、箇条書きにするだけで、あとから振り返ったときに瞬時に内容を思い出せるため、ぐちゃぐちゃしているという印象は一気に解消されます。
（2）タイトルを付けていない
メモがぐちゃぐちゃになる原因の2つ目は、メモにタイトルを付けていないことです。
メモの冒頭には「何の情報が書かれているのか」を示すタイトルを付けるだけで情報を振り返りやすくなります。タイトルがないと、中身をすべて確認しなくてはならないため、メモの数が増えたときに目的の情報を探す手間がかかってしまうのです。
また、タイトルをつけておけば検索機能の備わったアプリを使うときに、紙のメモよりも早く簡単に欲しい情報を絞り込めるので便利です。
（3）ページに余白がない
メモがぐちゃぐちゃになる原因の3つ目は、ページに余白がないことです。
ページに余白を残さずぎっしりメモで埋め尽くすと、振り返ったときに「どこに重要な情報が書いてあるのか」を一目で把握できません。また、あとから情報を追記したい場合も、余白がなければぐちゃぐちゃなメモになってしまいます。
メモの目的は記憶しきれないことを書き残しておくことなので、振り返りができるよう作成する必要があります。したがって、十分な余白が取れるように「1ページに1テーマまで」とルールを決め、情報を書き込みすぎないようにしましょう。
（4）メモする場所が複数ある
メモがぐちゃぐちゃになる原因の4つ目は、複数のメモ帳やメモアプリを利用していることです。
複数のメモを利用していると、メモを確認したいときに「探している場所に情報がない」という事態になります。また、用途ごとに使い分けていても、複数のメモを持ち歩くのは面倒です。
そのため、すべてのメモを一か所で管理するように心がけましょう。
（5）何をどこに書いたか分からなくなる
メモがぐちゃぐちゃになる原因の5つ目は、メモが適切にカテゴリ分けされておらず、どのページに何が書いてあるのかを把握できないことです。
仕事において、会議や商談、打ち合わせなど、さまざまな場面でメモをとる必要があるため、どのページに何をメモしたのかが分からなくなり、情報が振り返れなくなってしまいます。そこで、重宝するのがメモアプリの「フォルダ機能」です。
紙のメモ帳では、情報の移動がしづらいため整理するのが難しいです。一方、「Stock」のようなメモアプリであれば、任意の「フォルダ」にメモを作成できるほか、ドラッグ&ドロップで後から適切なフォルダに移動することも可能です。
ビジネスシーンには不向き？手書きメモの欠点
メモを手書きで作成することは、自由度の高さや記憶力の向上に効果的である一方、欠点も伴います。手書きメモの欠点として主に、以下の3つが挙げられます。
- スピードが遅い
- 共有しにくい
- 管理が煩雑化する
手書きでは、パソコンのタイピング入力やスマホのフリック入力と比べて情報を残すのに時間がかかってしまいます。また、情報の編集・追加にも適していません。
手書きメモは紙に情報を残すため、共有するときにコピーやデジタル化をしなければなりません。また、自身のみが分かるように書いてしまうと、他人に共有する場合、見やすいメモにまとめ直すのに時間がかかってしまいます。
手書きのメモ帳では付箋等でカテゴリー分けをすることが多いですが、メモが増えれば増えるほど情報の整理や検索が難しいです。また、紙は劣化しやすく長期間の保存が難しいうえに、紛失する恐れがあります。
以上のように、作成・共有・管理に手間がかかってしまうため、仕事のメモを手書きにするのはおすすめできません。そこで、直感的に書き込めて、メモの作成・共有・管理をスムーズに1つのアプリで完結できる「Stock」のようなメモアプリを利用しましょう。
バラバラな仕事のメモを整理するのに役立つメモアプリ
以下では、バラバラな仕事のメモを簡単にまとめられるメモアプリをご紹介します。
手書きでメモを管理していると、情報を整理したり更新したりするのに時間がかかります。また、内容を振り返りたいときに、目的のメモをなかなか見つけられない恐れがあります。
そのため、メモがぐちゃぐちゃになりやすい場合は、紙のメモ帳ではなく「メモを簡単かつ綺麗に書き残せる機能」と「メモを内容ごとに分類して整理・検索する機能」があるメモアプリを使うべきなのです。
したがって、ぐちゃぐちゃなメモから脱するには、非IT企業の方でも即使えるシンプルなメモアプリ「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には箇条書きのほかに、表やチェックリスト、文字色の変更など、見やすいメモを残せる機能があります。また、「フォルダ」ではメモを項目別に分類できるうえ、高度な検索機能で目的の情報をすぐに探し出せるため、情報を見失うこともありません。
『メモの整理ができない』を簡単に解消するアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【これで解決】仕事ができる人が使うメモアプリの選定ポイント3選
ここでは、仕事ができる人が取り入れているメモアプリの選定ポイント3選をご紹介します。メモがぐちゃぐちゃになる5つの原因をすべて解消したい方は、以下の項目を重視しましょう。
（1）直感的に使えるか
まずは、直感的に使えるかがポイントです。
たとえば、「便利そうだから」という理由で複雑なメモアプリを導入してしまうと、使いこなせない恐れがあります。また、多機能なものであっても、操作が多いメモアプリでは瞬時にメモをとれず、まとめ直す必要が生じてしまいます。
したがって、操作がシンプルで必要な機能が過不足なく備わったアプリを選びましょう。
（2）検索機能があるか
次に、検索機能が備わっているかを確認すべきです。
たとえば、「急いでいるので、○○に関する情報をすぐに確認したい」という場合には、検索機能を活用すればすぐに目的の情報を探し出すことが可能です。とくに、大量のメモを残している人であれば大幅に時間を節約できます。
したがって、検索機能はビジネスで日常的にメモを取る人には必須であるといえます。
（3）メモを整理しやすいか
最後に、メモを整理しやすいかも重要です。
メモは、項目別にフォルダ分けをして整理することが必須です。しかし、見返すことのないメモが多く残ってしまっていると、そのうち管理が煩雑化し、メモがぐちゃぐちゃになる大きな原因になります。
そこで、「Stock」のような「フォルダ機能」に加えて「アーカイブ機能」が備わっているアプリを選びましょう。アーカイブ機能があれば、「使わなくなったが、削除はしたくないメモ」もデータを圧縮して保管できるのです。
ぐちゃぐちゃなメモに多い5つの原因と解決策まとめ
これまで、メモがぐちゃぐちゃになる原因と解決策をご紹介しました。「紙のメモ帳」を使っていると、以下の原因によりメモがぐちゃぐちゃになってしまいます。
- 情報を整理しづらい
- 何のメモか分からなくなる
- あとから情報を追記したり更新したりしづらい
- 複数のメモに情報が散在している
- どのページに書いたか分からなくなる
メモを書いてもあとから確認できなければ、業務の抜け漏れやミスに直結するため、効率的かつ確実な方法である「メモアプリ」を利用しましょう。メモアプリであれば自由にページを作成・更新できるだけでなく、メモの分類もデジタルなので簡単です。
とくに、ぐちゃぐちゃなメモを整理する機能に過不足がない「Stock」であれば、シンプルな操作で”フォルダ”や”タグ”にメモを簡単に分類できるため、多機能で複雑なメモアプリよりも社内に浸透しやすいです。
ぜひ「Stock」を導入して、ぐちゃぐちゃなメモを「見返しやすく分かりやすいメモ」にしましょう。
