メモをとることは、ビジネスマンにとって基本中の基本です。メモをとることで早く仕事を覚えたり、大切な連絡を忘れないようにしたりと、さまざまなシーンで役立ちます。
一方、しっかりとメモをとっても”ぐちゃぐちゃ”になってしまうため、あとから見返さないケースもあります。しかし、何が原因でメモがぐちゃぐちゃになるのか分からず「どのように対策すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ぐちゃぐちゃなメモに多い5つの原因と解決策を中心にご紹介します。
- ビジネスのメモがバラバラになる原因を把握したい
- 仕事ができる人のメモの管理方法を知りたい
- 誰でも簡単にメモを整理できるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、メモがぐちゃぐちゃになってしまう原因が突き止められるほか、簡単に解決する唯一の方法も見つかります。
目次
仕事のメモが整理されていないことの弊害とは
仕事のメモがぐちゃぐちゃになってしまうと、早急にメモを整理しない限り、以下の3つの弊害を被り続けます。
- 何が書いてあるのか分からない
- 目的のメモがすぐに見つからない
- メモはするが見返さなくなる
文章が冗長だったり字が汚かったりするので、何をメモしたのか分かりません。
メモ自体が整理されていないので、必要なときに必要なメモが確認できません。
探しても見つからない、見つかっても分からないため、次第に見返さなくなります。
このような、メモを上手く活用できない3つの弊害を回避するためには、原因を把握して解決するしかありません。
仕事のメモがぐちゃぐちゃになる5つの原因
仕事のメモがぐちゃぐちゃになり、見返さなくなるのには原因があります。以下では、メモが整理できない原因を解説するので、具体的な対策を練りましょう。
（1）箇条書きを利用していない
箇条書きでメモを残していないことは、メモが整理できていない原因のひとつです。
冗長な文章で構成されたメモは、あとから見返したときに何が書いてあるのかが分かりません。あとから振り返ったとき、すぐに内容を理解できるようなメモにするには、箇条書きが必要です。
たとえば、「報告は業務成果などを上司に伝えること、連絡は幅広く情報共有をすることがビジネスマンとして重要で、ほかの社員からアドバイスをもらう相談も同様に大切だ」というメモを、箇条書きすると以下のようになります。
ビジネスマンとして重要なのは、以下の3点である。
- 報告｜業務成果などを上司に伝えること
- 連絡｜幅広く情報共有をすること
- 相談｜ほかの社員からアドバイスをもらうこと
以上のように、箇条書きにするだけで、あとから振り返ったときに瞬時に内容を思い出せるため、ぐちゃぐちゃしているという印象は一気に解消されます。
（2）タイトルを付けていない
メモがバラバラで目的の情報にたどり着けないのは、メモにタイトルを付けていないからです。
メモはあとから振り返るために残すものなので、メモの冒頭には「何の情報が書かれているのか」を示すタイトルを付けましょう。タイトルがないメモは中身をすべて確認する必要があるため、メモの数が多くなると整理しにくくなります。
以上のように、これまでのメモにタイトルを付けるだけで、目的のメモがすぐに見つかったり、簡単にメモを分類したりできるのです。また、優れた検索機能が付いた「Stock」のようなアプリを使えば、紙のメモよりも簡単にメモを見つけられます。
（3）メモを複数使っている
メモを整理できないビジネスマンは、複数のメモ帳を併用しているケースが多いです。
複数のメモを利用していると、メモを確認したいときに「どのメモ帳に書いたのか思い出せない」という事態になります。
また、適切に使い分けている場合でも、そもそも複数のメモを持ち歩くのは面倒なうえに、持ち忘れたときは別のメモ帳を使わざるをえないので、結局内容がぐちゃぐちゃなメモになるのです。
以上のように、複数のメモ帳を併用すると、どのメモ帳に記録を残したのか分からなくなり、次第に使い分けも曖昧になります。そのため、すべてのメモを一か所で管理するように心がけましょう。
（4）同じページにメモしている
メモが雑然としているビジネスマンは、同じページに別のメモをする傾向があります。
ページに余白にほかのメモを残してしまうと、あとから見返したときに「どこまでが、何のメモなのか」が分かりません。メモの目的は記憶しきれないことを書き残しておくことなので、振り返りができなければメモをする意味がないのです。
結論、紙のメモであっても、メモを混在させないように「1ページ1テーマ」をルールとしましょう。
（5）メモをどこに書いたか分からない
メモが適切にカテゴリ分けされておらず、どこに書いたか分からないのも、メモがバラバラになる原因です。
会議や商談、打ち合わせなど、さまざまな場面でメモをとりますが、それぞれのメモを分けて管理していないので、どこに何のメモがあるのかが分からなくなります。そこで重宝するのがメモアプリの「フォルダ機能」です。
紙のメモ帳では分類は難しいですが、メモアプリであればフォルダに任意のメモを振り分けられるため、すぐに目的のメモを探し出せます。
【解決策】仕事ができる人のメモの管理方法
メモがぐちゃぐちゃになる5つの原因をすべて解消し、かつ仕事ができる人も取り入れている管理方法は「メモアプリ」です。メモアプリがあれば、メモの整理が「仕組み化」されるので、早速導入しましょう。
具体的には、以下のような特徴・機能があるメモアプリが最適です。
- メモを分類する「フォルダ」がある
- タイトル順に並べ替えたり、キーワードで検索したりできる
- あらゆるカテゴリのメモを一元管理できる
カテゴリやテーマごとにメモを分けてフォルダで管理すれば、どこに何のメモがあるか分からなくなることもありません。
メモアプリの並び替え機能や検索機能を使えば、目的のメモをすぐに探し出せます。また、メモの数が増えても管理しやすくなります。
メモを一元管理できるアプリであれば、複数のメモ帳やアプリを併用する必要がないので情報が散らばりません。
このように、メモアプリを選ぶときには「ぐちゃぐちゃになる原因」を解決するものを選びましょう。とくに、誰でも簡単に使いこなせるアプリであれば、素早く運用へ乗せられます。
バラバラな仕事のメモをまとめるのに役立つメモアプリ
以下では、バラバラな仕事のメモを簡単にまとめられるメモアプリをご紹介します。
メモが綺麗に書かれていないのは文章が冗長になっていたり、ひとつのメモに情報を詰め込んだりしているのが原因です。また、メモが分類できていないのは、複数のメモ帳を使っていたり、カテゴリに分けられていなかったりする可能性があります。
そのため、ぐちゃぐちゃなメモを改善するには、紙のメモ帳をやめて「メモを綺麗に残せる機能と、適切に分類できる機能があるメモアプリ」を使うべきなのです。
結論、メモの管理に最も役立つのは、箇条書きなどのメモを分かりやすくする機能に過不足がなく、フォルダでメモを分類できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には箇条書きのほかに、表やチェックリスト、文字色の変更など、見やすいメモを残せる機能があります。また、Stockはデジタルが苦手な65歳でも説明なしで使えるほどシンプルなので、紙のメモ帳からでもすぐに乗り換えられるのが特徴です。
仕事のメモを最も簡単に整理できるアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ぐちゃぐちゃなメモに多い5つの原因と解決策まとめ
これまで、ぐちゃぐちゃなメモになる原因と解決策をご紹介しました。「紙のメモ帳」を使っていると、以下の原因によりメモがぐちゃぐちゃになってしまいます。
- 箇条書きで情報を整理するのが難しい
- 何のメモか分からなくなる
- 複数のメモに情報が散在している
- 同じページに色々書いている
- どこに何を書いたのか分からなくなる
紙のメモ帳を整理するのには限界があり、仕事におけるメモの抜け漏れはミスに直結するため、効率的かつ確実な方法である「メモアプリ」を利用しましょう。メモアプリであれば自由にページを作成できるだけでなく、メモの分類もデジタルなので簡単です。
とくに、ぐちゃぐちゃなメモを整理する機能に過不足がない「Stock」であれば、ワンクリックでノートを増やせるうえに、”フォルダ”や”タグ”でメモを分類できるため、多機能で複雑なメモアプリよりも自社に最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でぐちゃぐちゃなメモを「見返しやすく分かりやすいメモ」にしましょう。
